什么是管理信息管理信息的要求
什么是管理信息管理信息的要求
有效性是管理信息的首要特征，它是對于管理目的和管理活動的需要說必須有效，那么你對管理信息了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是管理信息的內(nèi)容，希望大家喜歡!
管理信息的介紹
管理信息是指那些以文字、數(shù)據(jù)、圖表、音像等形式描述的，能夠反映組織各種業(yè)務(wù)活動在空間上的分布狀況和時 間上的變化程度，并能給組織的管理決策和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有參考價值的數(shù)據(jù)、情報資料。管理信息都是專門為某種管理目的和管理活動服務(wù)的信息。
管理信息的基本要求
從管理控制工作職能的角度來看，為了達(dá)到有效的控制，對管理信息具有以下基本要求：
?、俟芾硇畔⒌臏?zhǔn)確性
即信息必須真實(shí)，客觀地反映實(shí)際情況。虛假的信息往往對組織決策者產(chǎn)生誤導(dǎo)，使其作出錯誤的判斷和決策，從而給組織造成損害。
?、诠芾硇畔⒌募皶r性
信息具有時間價值，在管理活動中，信息的加工、檢索和傳遞一定要快，只有這樣，才能使管理者不失時機(jī)地對生產(chǎn)經(jīng)營活動作出反應(yīng)和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關(guān)人員，就會失去信息支持決策的作用，甚至有可能給組織帶來巨大損失。
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信息的可靠性除與信息的精確程度有關(guān)外，還與信息的完整性成正比關(guān)系。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應(yīng)全面、系統(tǒng)，而且應(yīng)具有連續(xù)性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，而從外部影響企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素又是眾多的。因而，企業(yè)必須全面收集反映企業(yè)各方面的信息，才能保證統(tǒng)一地指揮、協(xié)調(diào)、控制企業(yè)內(nèi)部的活動，才能使企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境的要求。同時，客觀世界是永恒變化的，其發(fā)出的信息也是連續(xù)不斷變化的，因而只有對這些不斷變更的信息進(jìn)行連續(xù)地收集和加工，才能正確地把握事情的本質(zhì)，從而為主管人員的決策提供可靠的依據(jù)。
?、芄芾硇畔⒌倪m用性
管理控制工作需要的是適用的信息。由于不同的管理職能部門，其工作業(yè)務(wù)性質(zhì)和范圍不同，因而其對信息的種類、范圍、內(nèi)容等方面的要求是各不相同的。因此，信息的收集和加工處理應(yīng)有一定的目的性和針對性，應(yīng)當(dāng)是有計劃地收集和加工。
管理信息的特征
①有效性
有效性是管理信息的首要特征，它是對于管理目的和管理活動的需要說必須有效，對管理過程中的調(diào)查
管理信息
預(yù)測、計劃目標(biāo)、戰(zhàn)略決策、組織結(jié)構(gòu)、人員配備、監(jiān)督控制等都要有用，包括信息的時間上要及時，數(shù)量上要適當(dāng)，質(zhì)量上要準(zhǔn)確，內(nèi)容上要適用。有效性也是信息的中心價值，如果信息在時間上不及時、數(shù)量上不足夠、質(zhì)量上不準(zhǔn)確、內(nèi)容上不適用的話，那么這種信息不僅無益，反而有害;
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這就是現(xiàn)在通常所說的資源共享的重要內(nèi)容。從管理信息角度來說，它的共享性主要表現(xiàn)在不同領(lǐng)域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認(rèn)識和順應(yīng)這一特征，對于建立管理信息系統(tǒng)并發(fā)揮其重要作用具有重要的意義，也可充分發(fā)揮信息的共同作用，避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重復(fù)勞動，在現(xiàn)代社會中，信息資源的國際共享，Internet國際互聯(lián)網(wǎng)的建立，信息高速公路的誕生，使信息的共享性達(dá)到前所未有的程度;
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信息既有有效性和共享性，但是管理信息又是分級的，同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同，就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異，從信息需要的重要性上可分區(qū)戰(zhàn)略級、戰(zhàn)術(shù)級和作業(yè)級。，戰(zhàn)略級主要指高層管理者需要的關(guān)系到全局和長期利益的信息，例如決定醫(yī)院的新建、改建、擴(kuò)建或停止等，戰(zhàn)術(shù)級為部門負(fù)責(zé)人需要的關(guān)系局部和中期利益的信息，例如醫(yī)務(wù)處(科)、護(hù)理部對每月業(yè)務(wù)工作情況的計劃和運(yùn)行情況結(jié)果比較分析、控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。作業(yè)級是關(guān)系基層醫(yī)療業(yè)務(wù)的信息，例如每天門急診和住院人次和各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、考勤等。
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對于某種客觀事實(shí)的真實(shí)情況往往是不可能完全得到的，數(shù)據(jù)的收集或信息的轉(zhuǎn)換與主觀思路關(guān)系甚大，所以只有舍棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息，這也就是信息的綜合性，管理必須全面地收集信息并進(jìn)行綜合分析、加工，才能充分認(rèn)識和考慮各種內(nèi)外因素引起的積極的或消極的影響程度，才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學(xué)管理上發(fā)揮重要作用，做到統(tǒng)籌兼顧、綜合平衡、協(xié)調(diào)發(fā)展;
?、萁?jīng)濟(jì)性
所謂信息的經(jīng)濟(jì)性就是信息同樣存在著投入產(chǎn)出的問題，對于信息的投入是必要的，但也要重視費(fèi)用效益的分析，要求花費(fèi)成本盡可能少而獲取的信息數(shù)量和價格量盡可能大，這就要求管理者既要重視對信息部門的經(jīng)濟(jì)投入，強(qiáng)調(diào)它們對于管理的重要性，健全信息管理組織和人員配備，又要注意信息的經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性;
⑥滯后性
信息是由數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而來的，因此它不可避免地落后于數(shù)據(jù)，而且信息的使用價值必須經(jīng)過轉(zhuǎn)換才能得到，這種轉(zhuǎn)換也必須從數(shù)據(jù)到信息再到?jīng)Q策，最后取得效果，它們在時間關(guān)系上是：
從前一個狀態(tài)轉(zhuǎn)換為后一個狀態(tài)的時間間隔總不會是零，這就是信息的滯后性。同時又由于信息是有壽命的，許多信息的壽命衰老很快，因此要重視及時轉(zhuǎn)換，否則信息難以轉(zhuǎn)換，不轉(zhuǎn)換就失去信息的價值。
管理信息的重要作用
有些單位對信息的收集比較完善，但信息資源卻沒有得到充分利用，沒有為經(jīng)濟(jì)管理發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是非?？上У?。因此，強(qiáng)調(diào)管理信息的作用，開發(fā)信息資源，非常必要。管理信息的重要作用主要表現(xiàn)如下：
(1)管理信息具有重要的心理作用
在管理實(shí)踐中，管理信息能夠發(fā)揮重大的心理作用。有經(jīng)驗(yàn)的管理成功人士都知道，員工的士氣能夠產(chǎn)生巨大的力量，促使組織成員鼓足干勁、努力地工作以完成組織的目標(biāo)或幫助組織走出困境。如何提高員工士氣，方法有很多。其中之一就是恰當(dāng)?shù)叵騿T工發(fā)布各類信息，搞好宣傳工作，這就是管理信息的心理作用。例如，在管理實(shí)踐中，有的企業(yè)定期將企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和銷售額增長的指標(biāo)向員工頒布，以鼓舞大家的工作熱情;將員工在完成產(chǎn)量和成本指標(biāo)方面的情況及獎懲結(jié)果定期公布，以落實(shí)責(zé)任制，激勵先進(jìn)者，鞭策后者;有時企業(yè)也把企業(yè)的經(jīng)營困境狀況告訴全體員工，以統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)員工的危機(jī)感，促使其將自己與企業(yè)的命運(yùn)聯(lián)系起來，主動地努力工作。
(2)管理信息是進(jìn)行預(yù)測的基礎(chǔ)
預(yù)測是對未來環(huán)境進(jìn)行估計。它是根據(jù)調(diào)查研究所獲得的客觀事物的各種信息資料，運(yùn)用科學(xué)的預(yù)測方
管理信息
法和預(yù)測模型，對事物未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向所作出的判斷和推測?？梢姡A(yù)測是以掌握信息為基礎(chǔ)的，要作出科學(xué)的預(yù)測，除了要有科學(xué)的預(yù)測方法之外，充分擁有信息資料是基本的前提。管理信息的預(yù)測作用對于管理來說是相當(dāng)重要的，沒有預(yù)見就沒有科學(xué)的管理，管理者必須充分發(fā)揮信息的預(yù)測作用。 (3)管理信息的流動是進(jìn)行管理控制的基本手段管理的本質(zhì)在于處理信息，管理的藝術(shù)在于駕馭信息。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，總是貫穿著物流和信息流，信息流伴隨著物流同時流動，并反作用物流，控制著其流動過程。管理者正是通過駕馭信息流來控制物流，進(jìn)而達(dá)到管理和控制生產(chǎn)經(jīng)營活動過程的目的，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)或組織的目標(biāo)。在現(xiàn)代的管理活動中，無論采用哪種方法進(jìn)行控制，都必須做到兩點(diǎn)：
系統(tǒng)要力圖保持自身穩(wěn)定于某種狀態(tài)之中，當(dāng)發(fā)生偏離時，系統(tǒng)首先應(yīng)能及時察覺，并采取必要的糾正措施，以使系統(tǒng)的活動趨于相對穩(wěn)定，這叫做“維持現(xiàn)狀”。系統(tǒng)要力圖使自己從某種現(xiàn)存狀態(tài)過渡到某種期望的狀態(tài)，即在某些情況下，組織內(nèi)外環(huán)境發(fā)生變化，從而對組織提出新的要求，主管人員就應(yīng)當(dāng)改革和創(chuàng)新，開拓新局面。這時，就應(yīng)當(dāng)對原有的計劃進(jìn)行修訂，確定新的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)，并采取措施突破現(xiàn)狀，達(dá)到新計劃的期望狀態(tài)。這叫做“突破現(xiàn)狀。”在以上兩種情況下，信息都起著非常重要的作用。
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