erp財務管理模塊操作流程
erp財務管理模塊操作流程
隨著信息技術發(fā)展不斷加快，企業(yè)間的競爭力也逐步加強，這加劇了企業(yè)間運用信息化來提升自身經(jīng)營與管理水平的強度。一起來看看下面學習啦小編為你帶來的“erp財務管理模塊操作流程”，這其中也許就有你需要的。
ERP系統(tǒng)業(yè)務操作流程
一、目的
通過ERP系統(tǒng)實施，規(guī)范日常業(yè)務操作流程，提升企業(yè)管理水平，保障ERP系統(tǒng)正常運行。
二、基礎檔案設置和錄入
1、項目檔案：《銷售立項審批表》批準后，市場部在項目檔案中添加“銷售項目號”,計劃部在確定生產(chǎn)令號后，修改項目號中的生產(chǎn)令號與實際的生產(chǎn)令號一致。
2、客戶名稱檔案：銷售合同成立，銷售部按合同簽訂單位名稱(合同章名稱)在往來單位項下的客戶檔案下添加客戶名稱。
3、產(chǎn)成品編碼：工藝技術在圖紙定型后，錄入產(chǎn)品結構前給產(chǎn)成品命名、并按《物料編碼規(guī)則》在存貨檔案中加入產(chǎn)成品編碼檔案。
4、材料清單：工藝技術部在圖紙定型后，下達《設計通知單》時，將《材料清單》錄入產(chǎn)品結構
5、材料編碼：增加新的原材料品種和規(guī)格時，采購部根據(jù)《物料編碼規(guī)則》加入材料編碼檔案。
6、半成品編碼：產(chǎn)品定型后，工藝技術部對主機產(chǎn)品通用部件命名、并按《物料編碼規(guī)則》加入半成品編碼檔案。
7、供應商名稱檔案：增加新的供應商時，由采購部增加錄入供應商檔案。
三、采購業(yè)務系統(tǒng)操作流程
根據(jù)公司的經(jīng)營生產(chǎn)模式，生產(chǎn)用與辦公用物資(食堂生活物資除外)一律需先有計劃、申請，經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準后方可采購。主要流程如下：
1、采購計劃或申請：分工藝技術部主機材料清單、工程技術部發(fā)貨清單與臨時申請(請購單)兩類。由需用部門根據(jù)采購要求提前書面提出計劃或申請，批準后交采購部。 2、采購訂單：采購部根據(jù)計劃或申請尋找確定供應商，簽訂購貨合同，錄入“采購訂單”，通知財務部審核，并及時將采購任務交給采購員采購。
3、到貨：供應商必須提供兩聯(lián)送貨單，到貨后，倉庫保管員驗收數(shù)量和外觀質(zhì)量后根據(jù)“訂單”生成“采購到貨單”，并打印交質(zhì)量部作為“物資檢驗單”(為保證工作的流暢性，當日的業(yè)務應當日完成，各倉管員在收貨物時，請?zhí)嵝压屉S貨帶來送貨單，如只有一聯(lián)的請復印，可給我們以后的工作帶來方便)。
4、入庫：保管員根據(jù)“送貨單”和“物資檢驗單”修改“采購到貨單”的實收數(shù)量，生成“采購入庫單”。“采購入庫單”一式二聯(lián)(第一聯(lián)入庫聯(lián)、第二聯(lián)采購報帳聯(lián))。倉庫將“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”對應在次日9：00前交財務部稽核。
5、稽核：財務部人員核對“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”的內(nèi)容是否相符，項目是否齊全后在“采購入庫單”上簽字。第二聯(lián)交采購部報帳，入庫聯(lián)和“送貨單”、“檢驗單”對應由倉庫裝訂。
6、來票：提供增值稅專用發(fā)票;臨時采購應當時取得發(fā)票，往來供應商必須及時開出發(fā)票，采購部業(yè)務員根據(jù)“采購入庫單”拷貝生成發(fā)票或直接錄入發(fā)票，并將采購入庫單第二聯(lián)與送貨單、發(fā)票對應交財務部。財務部會計審核采購發(fā)票，根據(jù)發(fā)票情況作現(xiàn)付處理，并勾對采購入庫單與發(fā)票結算處理。
7、付款：供應部提出付款申請，財務部會計根據(jù)到票及合同約定付款條件審核付款。
8、退貨：已入庫退貨，錄入紅字“采購入庫單”退貨。
9、月結：財務部根據(jù)采購入庫單及實際情況在存貨核算管理中生成采購入庫暫估入賬，并進行月結。
四、庫存業(yè)務系統(tǒng)操作流程
1、材料出庫
——填單：由領料員填寫一式三聯(lián)的(必須注明生產(chǎn)令號)手工領料單(第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財務聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián))，經(jīng)部門經(jīng)理審批后(生產(chǎn)領料由生產(chǎn)計劃批準)，交倉管員錄入材料出庫單據(jù)，作為領取材料的依據(jù)。
——出庫：倉管員根據(jù)銷售項目或部門的領料單進行數(shù)據(jù)錄入，輸入的內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、倉庫、存貨編碼、數(shù)量、生產(chǎn)令號(銷售項目號)等項目，并打印一式四聯(lián)(第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財務聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián)、第四聯(lián)領料聯(lián))的材料出庫單。經(jīng)領料人確認簽字后，拿一式三聯(lián)的材料出庫單到倉管員處領料，倉管員核對后簽字發(fā)料，并審核庫存系統(tǒng)中的材料出庫單。
——稽核和核對：材料出庫單第一聯(lián)存根與原始單據(jù)由倉管員裝訂保存，材料出庫單第二聯(lián)財務聯(lián)與領料單第二聯(lián)于次日9：00之前交與財務部，第三聯(lián)倉庫聯(lián)倉管員進行實物核對，確認庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)并裝訂保存，第四聯(lián)領料聯(lián)留領料部門作領用材料依據(jù)。
2、產(chǎn)品入庫業(yè)務：
產(chǎn)品主機完工，質(zhì)量部貼好合格證，由生產(chǎn)部指定人員在當天辦理入庫，填寫“產(chǎn)成品入庫單”，倉管員根據(jù)到現(xiàn)場確認型號和清點數(shù)量無誤后簽字，錄入“產(chǎn)品入庫單”，輸入內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、生產(chǎn)批號、項目編號、存貨編號、數(shù)量等。
五、銷售業(yè)務系統(tǒng)操作流程
1、發(fā)貨清單：由工程技術部在設計通知單出來即時編制“發(fā)貨清單”錄入“銷售訂單”。并通知生產(chǎn)部審核。
2、發(fā)貨通知：計劃部跟蹤銷售合同，財務部收到符合發(fā)貨條件的貨款時，以書面形式通知計劃部，計劃部根據(jù)“銷售訂單”生成銷售發(fā)貨單，與《貨款回收擔保書》一起到財務部蓋放行章。
3、發(fā)貨：倉庫根據(jù)銷售訂單備貨，填寫實發(fā)數(shù)量，發(fā)貨員認可簽字后，票據(jù)員在系統(tǒng)中進行審核生成銷售出庫單。
4、補貨：由計劃部填寫發(fā)貨單到財務部蓋放行證章，發(fā)貨流程同上。
5、發(fā)票：財務根據(jù)金稅軟件開具的發(fā)票在用友系統(tǒng)中錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，發(fā)票類型與實際發(fā)票保持一致，錄入的發(fā)票保存時注意倉庫的正確性，錄入的發(fā)票保存后進行復核。
6、會計處理：在應收系統(tǒng)中對發(fā)票審核，收款時發(fā)票與收款單據(jù)核銷處理，同時在庫存管理中對發(fā)票生成的銷售出庫單據(jù)審核，在存貨核算中對銷售出庫單據(jù)記帳，生成銷售成本結轉憑證。
六、禁令
不許不按規(guī)定錄入相應的檔案資料和按時完成流程中規(guī)定的工作，因此而貽誤工作，視情節(jié)給予記過、罰款、直至賠償經(jīng)濟損失的處分。
七、其他
1、相關文件和表格
《計劃管理規(guī)定》、《材料清單》、《發(fā)貨清單》、《發(fā)貨通知單》、《貨款回收擔保書》、《銷售立項審批表》、《補發(fā)材料申請表》、《月采購計劃》、《請購單》。
基于流程優(yōu)化的ERP財務管理模塊研究
【摘要】隨著信息技術發(fā)展不斷加快，企業(yè)間的競爭力也逐步加強，這加劇了企業(yè)間運用信息化來提升自身經(jīng)營與管理水平的強度。作為如今先進的企業(yè)管理理論，ERP在提高企業(yè)間競爭力方面起著至關重要的作用。它采用了統(tǒng)一資金流與物流和信息流的方法，有效調(diào)配企業(yè)存在的資源，使企業(yè)獲得利潤最大化。
【關鍵詞】流程優(yōu)化 ERP 財務管理
由于我國的信息化水平不夠完善，導致ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)內(nèi)實施成功率較低，究其根本是由于ERP軟件不適應中國國情。ERP的實施并非簡單的構建信息系統(tǒng)，須針對企業(yè)業(yè)務流程，發(fā)揮信息化優(yōu)勢從而為企業(yè)帶來管理的變革。因此，ERP的實施應以業(yè)務流程的優(yōu)化為前提，構建企業(yè)財務系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的有效性。
一、ERP的概念
ERP由美國Gartner Group In公司于1990年提出。ERP全稱Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃，指通過系統(tǒng)化的管理，利用信息技術，為企業(yè)管理者及員工提供經(jīng)營運行方式的平臺。ERP系統(tǒng)結合了先進的管理思想和信息技術，幫助企業(yè)合理調(diào)配資源，提高其在信息時代的競爭力。
二、ERP財務系統(tǒng)功能
ERP系統(tǒng)，整合了企業(yè)的所有資源，強調(diào)事前計劃和使中控制，使企業(yè)通過信息、資金、物流的變化情況有效控制企業(yè)活動。傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)專門針對核算業(yè)務而設計，而ERP系統(tǒng)包含了財務系統(tǒng)，與企業(yè)的各項活動緊密聯(lián)系，使財務活動更加合理?，F(xiàn)有ERP系統(tǒng)財務模塊由財務會計、管理會計、財務決策支持三方面組成，包括總賬管理、應收款管理、應付款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理、成本管理、財務決策支持等主要功能。
ERP通過對企業(yè)資源的統(tǒng)一支配，使其得到有效利用，從而獲取做多的利潤。ERP系統(tǒng)的中樞財務管理模塊集成了企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、采購、庫存、人力等模塊，能夠?qū)崟r采集企業(yè)的信息，從而有效地控制其經(jīng)營活動。我國多數(shù)企業(yè)的財務系統(tǒng)獨立于其他業(yè)務系統(tǒng)，為提高企業(yè)財務管理水平，必然要使用高度集成化的ERP財務系統(tǒng)。
三、ERP和業(yè)務流程優(yōu)化的整合方式
企業(yè)實施業(yè)務流程化和ERP系統(tǒng)本來相對獨立，而實踐證明ERP的實施需要企業(yè)流程化的指導和幫助。業(yè)務流程化通過對企業(yè)活動各環(huán)節(jié)的分析和改進，為ERP的實施提供準備，以便ERP系統(tǒng)指導企業(yè)經(jīng)營。當對業(yè)務的提升產(chǎn)生新想法時，ERP系統(tǒng)可以促進業(yè)務流程化的提高。因此，應對ERP和業(yè)務流程化進行整合，可通過以下方式進行：首先要理解標準的ERP業(yè)務流程，其次對現(xiàn)有的企業(yè)業(yè)務流程進行分析和評估，還要對崗位和組織機構進行適當?shù)恼{(diào)整，最后實現(xiàn)在ERP中業(yè)務流程的優(yōu)化。ERP系統(tǒng)的設計和實施在完成業(yè)務流程化后進行，其功能模塊應覆蓋整個業(yè)務流程，以確保業(yè)務流程有效實施。
四、傳統(tǒng)財務系統(tǒng)存在的問題及解決方法
我國多數(shù)企業(yè)的財務系統(tǒng)相對傳統(tǒng)，只有基礎的會計電算化軟件，不能與其他業(yè)務建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，且財務部門內(nèi)部不能脫離手工處理，因此其財務處理過程不太理想。
一是會計人員手工編制憑證、記賬、算賬等工作強度較大，效率低，無法保證工作質(zhì)量，切浪費人力物力。由于人工編制，即使會計人員的素質(zhì)再高，也會由于個人的能力有限，難免出現(xiàn)錯誤，無法保整整個會計工作的準確性。
二是由于財務部門不能跟其他不能建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，故在整個財務處理流程中，財務部門不能及時對憑證進行收集并審核，這樣會導致財務活動滯后，影響后期會計處理。
針對財務處理業(yè)務流程中的問題，企業(yè)應用系統(tǒng)自動處理代替手工處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享?？梢酝ㄟ^以下幾個步驟實現(xiàn)財務系統(tǒng)的優(yōu)化：首先，通過系統(tǒng)提供的記賬憑證，將初始的賬務信息，生產(chǎn)數(shù)據(jù)進行人工輸入，形成臨時的憑證文件，等待下一步審核;其次，根據(jù)憑證文件進行審核，并對已經(jīng)審核的文集進行適當?shù)臉酥?然后，對正確的憑證進行下一步記賬處理，并進行分類記錄、自動進行標記;同時，根據(jù)以上文件生產(chǎn)總賬、明細等，并提供查詢、打印功能;再根據(jù)科目余額等進行期末處理，輸出臨時憑證文件;最后，將賬單數(shù)據(jù)存進的對應賬單文件，進行對賬處理并輸出對賬結果。
優(yōu)化后的財務處理業(yè)務流程在進行財務模塊總賬管理時，應能夠全面的進行會計核算，對核算信息進行有效地后續(xù)處理，并生成詳細準確的會計賬簿和業(yè)務報表。整個ERP系統(tǒng)應涵蓋企業(yè)財務流程中的各個環(huán)節(jié)，包括企業(yè)的生產(chǎn)、庫存、銷售、財務規(guī)劃等，這些信息在系統(tǒng)中應能夠自動的傳遞，為財務模塊輸送相關的財務信息，而財務人員只需要通過簡單的審核、制單、記賬等功能就能完成以前繁瑣的財務核算工作，這就大大減少了財務人員繁重的對賬工作，并且能夠保證數(shù)據(jù)的真實性、一致性。
五、ERP系統(tǒng)在財務管理中應達到的目標
一是大型企業(yè)要面對的賬務信息相當龐大，光靠人力處理是一個非常繁瑣的過程，而且不能保證賬務處理的準確性。應用ERP系統(tǒng)，應通過對基礎數(shù)據(jù)的初始化設置，使企業(yè)能夠系統(tǒng)的處理賬務。
二是人力處理賬務時，必然會出現(xiàn)賬務處理的延遲，信息傳達的滯后，因此，應用ERP系統(tǒng)，須使企業(yè)在系統(tǒng)中就可以及時收集各種憑證，保證財務業(yè)務流程的實時和準確。
三是傳統(tǒng)的財務流程會帶來大量的文檔，財務人員需要分出大量的時間和精力對這些文檔進行分類，任何細小的錯誤都會導致賬目的混亂。ERP系統(tǒng)的應用，可以自動并準確的完成記賬、算賬、報賬等業(yè)務。
四是傳統(tǒng)的財務流程中，要查詢某項信息是一個非常復雜的過程。通過ERP系統(tǒng)可以隨時查詢?nèi)我赓~戶在某個會計期間的所有會計業(yè)務及賬表，企業(yè)管理者可以通過這些信息做出準確的決策。
五是集成后的財務系統(tǒng)，能夠?qū)崟r的傳遞和共享各業(yè)務間與財務相關的數(shù)據(jù)。
六、總結
通過對ERP財務模塊功能及實施方案的研究，我們知道，通過信息技術，可以使企業(yè)的財務人員從繁瑣的工作中解脫出來，企業(yè)不必繼續(xù)采用原始的會計電算化記賬核算方式，其財務系統(tǒng)能夠與其他業(yè)務活動緊密聯(lián)系，能夠?qū)嵤┕蚕頂?shù)據(jù)，做到物流、資金流和信息流的完美統(tǒng)一。
參考文獻
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作者簡介：李鳳玲(1973-)，女，漢族，本科，唐山市陡河水庫管理處高級經(jīng)濟師，研究方向：財務管理。
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