excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用方法

　　如何利用 Excel 軟件提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析財(cái)務(wù)，不知道沒(méi)關(guān)系。下面學(xué)習(xí)啦小編來(lái)告訴你。

　　excel 在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用：必要性

　　(一)財(cái)務(wù)管理的局限性

　　1、安全性與保密性差。企業(yè)財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對(duì)秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋，卻沒(méi)有幾家軟件認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。有些軟件所謂的加密，也無(wú)非是對(duì)軟件本身的加密,防止盜版，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。至于安全，則更讓人擔(dān)憂，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲,或者突然斷電，很難恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)。

　　2、會(huì)計(jì)軟件通用性差。財(cái)務(wù)軟件廠商對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠，基本是一套軟件使用于不同類(lèi)型、不同規(guī)模的用戶，導(dǎo)致不少施行會(huì)計(jì)電算化的單位，仍要會(huì)計(jì)人員做大部分的輔助工作。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用暴露出一些難以克服的弱點(diǎn)，如系統(tǒng)初始化工作量較大，系統(tǒng)體積大，企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等，就會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)看，其總賬、固定資產(chǎn)、工資、材料各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔，不能順利地相互傳遞數(shù)據(jù)， 以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能。

　　3、會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)人員在某些會(huì)計(jì)處理上對(duì)會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)規(guī)范的理解不夠。一些會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)擁有記賬憑證審核的人員不能再授權(quán)制單。這種情況的出現(xiàn)，是軟件開(kāi)發(fā)人員未能全面正確理解制單和審核的關(guān)系問(wèn)題造成的。會(huì)計(jì)制度中規(guī)定：本人不能審核自己所填制的憑證。在授權(quán)制單權(quán)、審核權(quán)時(shí)并非是互斥的非此即彼的關(guān)系，一個(gè)人是允許同時(shí)擁有制單權(quán)、審核權(quán)的，只是本人無(wú)權(quán)審核自己制作的憑證。

　　(二)EXCEL對(duì)財(cái)務(wù)管理的必要性

　　目前，我國(guó)企業(yè)解決會(huì)計(jì)核算問(wèn)題大多是利用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行。利用財(cái)務(wù)軟件解決會(huì)計(jì)核算問(wèn)題應(yīng)該說(shuō)既簡(jiǎn)單又方便，但也有其一定的局限性。第一，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)種類(lèi)繁多，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件解決不了的問(wèn)題①;第二，由于電算化軟件的功能有限，也使其不能完全滿足企業(yè)管理的需要;第三、財(cái)務(wù)軟件價(jià)格昂貴，一般中小企業(yè)負(fù)擔(dān)不了，而Excel則剛好可以減輕中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。第四、一般購(gòu)進(jìn)來(lái)的財(cái)務(wù)軟件都需要進(jìn)一步調(diào)整以達(dá)到符合企 業(yè)自身的情況，而Excel則沒(méi)這種麻煩。 。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及與深入以及會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的不斷提高，應(yīng)該讓會(huì)計(jì)人員了解更多的處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的工具，而不應(yīng)僅僅局限于財(cái)務(wù)軟件。我國(guó)中小企業(yè)居多，很多企業(yè)如果購(gòu)買(mǎi)大型財(cái)務(wù)軟件，幾十萬(wàn)元的花費(fèi)不僅得不償失，而且造成其中許多功能閑置;而另一方面，由于 ERP、CRM 等概念的引入，加上各單位業(yè)務(wù)情況的千差萬(wàn)別，大型財(cái)務(wù)軟件必須要經(jīng)過(guò)適當(dāng)改造才能真正得到應(yīng)用，而這個(gè)開(kāi)發(fā)工作并非易事，既使完成這項(xiàng)工作，在大型財(cái)務(wù)軟件上開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件也必須隨著大型系統(tǒng)版本的升級(jí)而改造，如果企業(yè)達(dá)不到一定規(guī)模，是不愿嘗試這項(xiàng)工作的。基于以上原因 Excel 因?yàn)?簡(jiǎn)單易學(xué)和具備基本開(kāi)發(fā)功能而有了自己的用武之地。

　　excel 在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用：財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

　　用EXCEL建立財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),可以充分發(fā)揮其靈活性,從各個(gè)維度、各個(gè)層次對(duì)企事業(yè)單位數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。盡管EXCEL2007已經(jīng)解除了以前版本只能處理65 536行數(shù)據(jù)的限制,但是也要考慮到數(shù)據(jù)庫(kù)如果過(guò)于龐大,運(yùn)行速度會(huì)降低。因此,建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)如果數(shù)據(jù)庫(kù)偏大,可以將數(shù)據(jù)庫(kù)拆分成幾個(gè)小的數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　明確了數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建目標(biāo)后,就可以從不同地方收集財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既可以從用友、金蝶等財(cái)務(wù)軟件獲取,也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導(dǎo)入,如醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)等等。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)既可以是用友等財(cái)務(wù)軟件整個(gè)科目數(shù)據(jù),也可以是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。

　　財(cái)務(wù)軟件和其他信息系統(tǒng)一般都有導(dǎo)出成EXCEL電子表格的功能,如果這些信息系統(tǒng)軟件可以導(dǎo)出成分隔符區(qū)分的文本文件,也可以通過(guò)EXCEL中的分欄工具進(jìn)行拆分。

　　1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段整理。在進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理時(shí),經(jīng)常會(huì)用到這些函數(shù):

　　(1)時(shí)期處理函數(shù)。如根據(jù)日期提取年、月、周的數(shù)據(jù):YEAR(),MONTH(),WEEK()。

　　(2)字符處理函數(shù)。如提取字符串中的某一內(nèi)容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串聯(lián)結(jié):CONCATENATE()。

　　(3)數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換函數(shù)。如將數(shù)字強(qiáng)制轉(zhuǎn)換成文本:TEXT()。

　　(4)邏輯判斷函數(shù)。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。

　　2、數(shù)據(jù)的歸類(lèi)。財(cái)務(wù)分析時(shí)經(jīng)常會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi),這時(shí)可以借助函數(shù)VLOOKUP()來(lái)實(shí)現(xiàn)。如對(duì)食品進(jìn)行分類(lèi)時(shí),可以首先建立一張字典表,然后在數(shù)據(jù)庫(kù)里面在目標(biāo)單元格輸入函數(shù)vlookup()并設(shè)置函數(shù)參數(shù),再對(duì)整個(gè)字段進(jìn)行填充,就可以根據(jù)字段食品名稱(chēng)獲取其對(duì)應(yīng)分類(lèi)了。

　　3、數(shù)據(jù)庫(kù)的定義。數(shù)據(jù)收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數(shù)據(jù)的區(qū)域定義為一張表,并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數(shù)據(jù)庫(kù)為例,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過(guò)醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后,存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內(nèi)。這時(shí)先選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域,點(diǎn)擊右鍵,選擇“命名單元格區(qū)域”,命名為如“數(shù)據(jù)表”。定義數(shù)據(jù)區(qū)域可以更方便地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)。