1、 辦事處應(yīng)設(shè)專人進(jìn)行庫房管理，針對庫房管理人員的實(shí)物保管責(zé)任，辦事

　　處應(yīng)制訂績效考核制度并報(bào)公司備案。原則上庫存盤虧率超過庫存平均余額0.1%以上的部分，應(yīng)按一定比例扣減庫管人員工資;連續(xù)三個(gè)月庫存盤虧率超過庫存平均余額1%以上的庫管，原則上應(yīng)進(jìn)行更換。

　　2、 庫管除對庫房內(nèi)存貨負(fù)有保管責(zé)任外，還應(yīng)負(fù)責(zé)登記庫房手工或電子系統(tǒng)

　　數(shù)量賬。庫管不登記電子系統(tǒng)數(shù)量賬的，應(yīng)該對手工數(shù)量賬與電子系統(tǒng)數(shù)量賬記錄進(jìn)行核對。庫管應(yīng)對賬賬相符、賬實(shí)相符負(fù)責(zé)。

　　3、 每月月末一天定為辦事處的盤點(diǎn)日，當(dāng)天庫房貨物應(yīng)處于靜止?fàn)顟B(tài)，不辦理發(fā)貨業(yè)務(wù)。

　　4、 辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)會同財(cái)務(wù)人員和庫房管理人員制訂盤點(diǎn)流程，組織并監(jiān)督月末盤點(diǎn)工作。會計(jì)主管負(fù)責(zé)提交盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)告以及對庫房管理人員的盤點(diǎn)考核結(jié)果。

　　5、 庫存盤點(diǎn)實(shí)行滾動(dòng)盤點(diǎn)和月底盤點(diǎn)相結(jié)合的方式。庫管應(yīng)如實(shí)按實(shí)存數(shù)量上報(bào)盤點(diǎn)數(shù)量，對于在盤點(diǎn)報(bào)告中虛報(bào)、瞞報(bào)庫存數(shù)量的行為，一經(jīng)查實(shí)，可對責(zé)任人給予辭退處理。

　　6、 辦事處應(yīng)于每月終了5日內(nèi)向公司財(cái)務(wù)部門報(bào)送庫存盤點(diǎn)表。對于盤點(diǎn)差異率高于公司要求的，應(yīng)于報(bào)送庫存盤點(diǎn)表后一個(gè)工作日內(nèi)，向公司報(bào)送庫存差異原因分析、責(zé)任落實(shí)處罰、以及降低盤點(diǎn)差異率的具體措施。

　　7、 辦事處經(jīng)理對發(fā)出存貨的安全和客戶收貨憑證的及時(shí)、完整回收負(fù)責(zé)。對為辦事處長期提供運(yùn)輸服務(wù)的物流公司或個(gè)人，辦事處應(yīng)以我方公司名義與物流公司或運(yùn)輸個(gè)人簽訂物流運(yùn)輸合同并交公司一份原件備案。辦事處的物流合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意。

　　8、 辦事處應(yīng)留存所有發(fā)貨車輛行駛證、司機(jī)身份證和駕駛證復(fù)印件并歸檔。保留期限不得低于一年。

　　9、 辦事處的所有入庫業(yè)務(wù)均應(yīng)開具入庫單，所有發(fā)貨業(yè)務(wù)均應(yīng)開具出庫單，物流方、庫管應(yīng)在出、入庫單據(jù)上簽字，并做好系統(tǒng)庫存數(shù)量賬的復(fù)核工作。

　　10、 庫存貨物的堆放應(yīng)結(jié)合貨物和包裝特點(diǎn)，合理安排貨位，要求做到存放安全、查點(diǎn)方便、碼放整齊、成行成列、過目見數(shù)。

　　11、 庫管應(yīng)督促搬運(yùn)、裝卸人員輕拿輕放，對于可能對貨物造成損壞的行為應(yīng)及時(shí)制止。

　　12、 庫存貨物如遭損壞，庫管應(yīng)填寫報(bào)損單，注明損壞日期、損壞行為、損壞人、損壞物品名稱及數(shù)量，并由損壞責(zé)任人簽字確認(rèn)。月底會計(jì)人員對損壞金額進(jìn)行計(jì)算，對損壞金額超過庫存平均余額0.05%以上的部分，應(yīng)由損壞責(zé)任人按出廠價(jià)的50%賠償。

　　13、 庫管離任，應(yīng)由原、接任雙方辦理交接手續(xù)。離、接任方對庫存共同進(jìn)行盤點(diǎn)，會計(jì)主管進(jìn)行監(jiān)盤，盤點(diǎn)后由接任方填制交接盤點(diǎn)表，并由離、接任雙方及監(jiān)盤人簽字確認(rèn)。除辦理庫存財(cái)產(chǎn)移交外，還應(yīng)辦理業(yè)務(wù)單證、賬務(wù)、未了業(yè)務(wù)的移交手續(xù)，移交中的未了事宜及業(yè)務(wù)憑證，應(yīng)列明清單，寫明情況，并由辦事處經(jīng)理見證簽字。

　　辦事處財(cái)務(wù)管理制度：業(yè)務(wù)基本規(guī)范

　　1、采購

　　1.1 辦事處采購進(jìn)貨

　　1.1.1公司向辦事處發(fā)貨時(shí)，應(yīng)開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，由運(yùn)輸司機(jī)在發(fā)貨單上

　　簽字，以示所運(yùn)輸貨物的保管責(zé)任轉(zhuǎn)移，客服應(yīng)將客戶聯(lián)交給承運(yùn)方轉(zhuǎn)交給辦事處，辦事處簽收后將數(shù)量金額匯總頁傳真給客服，以示運(yùn)輸責(zé)任消除和收貨確認(rèn)，并作為財(cái)務(wù)入賬和結(jié)算運(yùn)費(fèi)的憑證之一。

　　1.1.2辦事處收貨時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對所收貨物的品種、條碼、數(shù)量是否正確。辦事處清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)差異的，應(yīng)立即和公司客服人員取得聯(lián)系，客服負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)落實(shí)差異情況及確定相關(guān)責(zé)任，并做出相應(yīng)處理。貨物短少或破損，屬運(yùn)輸方責(zé)任的，應(yīng)按出廠價(jià)從運(yùn)輸費(fèi)用中扣除;屬發(fā)貨錯(cuò)誤的，應(yīng)調(diào)整修改發(fā)貨單記錄;確實(shí)無法落實(shí)差異責(zé)任的，統(tǒng)一按公司確認(rèn)數(shù)量開單，辦事處的實(shí)收數(shù)量和公司發(fā)貨單據(jù)數(shù)量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調(diào)整系統(tǒng)數(shù)量。“公司往來差異”戶發(fā)生的單次差異金額超過100元的或月累計(jì)差異金額超過300元的，辦事處經(jīng)理應(yīng)向公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行郵件報(bào)告。

　　1.2 辦事處采購?fù)素?/p>

　　1.2.1辦事處向公司退貨時(shí)應(yīng)開具退貨單一式三聯(lián)，由運(yùn)輸司機(jī)在退貨單上簽字，以示所運(yùn)輸貨物的保管責(zé)任轉(zhuǎn)移，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運(yùn)輸方轉(zhuǎn)交給公司客服，公司客服與退貨處的收貨清單核對后，將數(shù)量金額匯總頁傳真給辦事處，以示運(yùn)輸責(zé)任消除，并作為結(jié)算運(yùn)費(fèi)的要件之一。

　　1.2.2公司收貨時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對所收貨物的品種、條碼、數(shù)量是否正確。公司清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)差異的，應(yīng)立即和客服取得聯(lián)系，客服負(fù)責(zé)和辦事處協(xié)調(diào)落實(shí)差異情況及確定相關(guān)責(zé)任，并做出相應(yīng)處理。貨物短少或破損，屬運(yùn)輸方責(zé)任的，應(yīng)按出廠價(jià)從運(yùn)輸費(fèi)用中扣除;屬發(fā)貨錯(cuò)誤的，應(yīng)調(diào)整修改辦事處退貨單記錄;確實(shí)無法落實(shí)差異責(zé)任的，統(tǒng)一按公司確認(rèn)數(shù)量開單，辦事處實(shí)退數(shù)量與錄入系統(tǒng)內(nèi)的公司退單數(shù)量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調(diào)整系統(tǒng)數(shù)量。

　　2、銷售

　　2.1 辦事處銷售發(fā)貨

　　2.1.1辦事處向客戶發(fā)貨，應(yīng)開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)留底、一聯(lián)交給客戶、

　　一聯(lián)記賬。應(yīng)由運(yùn)輸司機(jī)在發(fā)貨單上簽字，以示所運(yùn)輸貨物的保管責(zé)任轉(zhuǎn)移。發(fā)貨后必須取得客戶收貨憑證，以作為運(yùn)輸責(zé)任消除、收貨方付款義務(wù)產(chǎn)生以及會計(jì)記賬的憑證?？蛻羰肇洃{證包括簽字后返回的我方發(fā)貨單或傳真件、客戶專用收貨憑證，或者其他能有效證明收貨事實(shí)的憑證?？蛻糁苯犹嶝浀?，發(fā)貨單上應(yīng)由客戶簽字。所有簽字應(yīng)清晰可認(rèn)，只寫姓氏、字跡潦草無法辨認(rèn)，均為不合乎要求的簽字，本文其他簽字要求同此。

　　2.1.2具備帶回回單條件的發(fā)貨業(yè)務(wù)，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)和記賬聯(lián)交給運(yùn)輸方轉(zhuǎn)交給客戶，客戶簽收后將記賬聯(lián)交給運(yùn)輸方帶回交給辦事處。

　　2.1.3運(yùn)輸方不具備帶回回單條件的，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運(yùn)輸方轉(zhuǎn)交給客戶，并要求客戶簽收后將數(shù)量金額匯總頁傳真給辦事處。

　　2.1.4出具專用收貨憑證的客戶，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運(yùn)輸方轉(zhuǎn)交給客戶，運(yùn)輸方應(yīng)將該客戶專用收貨憑證在一周內(nèi)交給辦事處。對于運(yùn)輸方不能及時(shí)完整交回客戶收貨憑證的，辦事處應(yīng)要求物流以傳真、快件等形式，在一周內(nèi)完成回單交接。對于以快件形式交接回單的，應(yīng)要求物流保留復(fù)印件以便對賬。

　　2.1.4辦事處銷售部門應(yīng)提供準(zhǔn)確的開單價(jià)格，應(yīng)杜絕我方開單價(jià)格與客戶驗(yàn)

　　收價(jià)格不一致的現(xiàn)象。

　　2.1.5 辦事處銷售部門(包括客服或文員)，應(yīng)對銷售業(yè)務(wù)記錄單證的正確性、

　　完整性、及時(shí)性負(fù)責(zé)。對客戶驗(yàn)收單與我方發(fā)貨單應(yīng)進(jìn)行核對，對于數(shù)量差異或價(jià)格差異，均須落實(shí)責(zé)任，是屬于我方開單錯(cuò)誤的，應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)在ERP系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。調(diào)整單應(yīng)在備注中寫明被調(diào)整單號。

　　2.2 辦事處銷售退貨

　　2.2.1辦事處客戶退貨的，退貨經(jīng)辦人應(yīng)向客戶索取退貨單，并清點(diǎn)核對退貨數(shù)量，在二者核實(shí)一致的情況下，方能和客戶辦理退貨手續(xù)。

　　2.2.2由第三方物流辦理退貨的，物流方應(yīng)與客戶清點(diǎn)退貨。辦事處在收到承運(yùn)方拉回的退貨時(shí)，應(yīng)要求對方提交客戶退貨單，并清點(diǎn)核對退貨數(shù)量，存在退貨差異的，應(yīng)向承運(yùn)方追究相應(yīng)責(zé)任。

　　2.2.3庫管在收到客戶退貨時(shí)，應(yīng)開具手工入庫單一式三聯(lián)，并和貨物移交方共同簽字確認(rèn)。其中一聯(lián)留底，一聯(lián)交給貨物移交方，一聯(lián)交給文員核對退貨差異，并作為系統(tǒng)開單依據(jù)。

　　2.2.4文員負(fù)責(zé)進(jìn)行退貨實(shí)物與退貨單據(jù)數(shù)量差異復(fù)核。辦事處ERP系統(tǒng)應(yīng)開具退貨單和差異調(diào)整單據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)留底，一聯(lián)給客戶或差異承擔(dān)方，一聯(lián)用于記賬。

　　2.2.5辦事處應(yīng)對退貨殘品單設(shè)庫房或庫位進(jìn)行實(shí)物和賬務(wù)管理。從退貨中整

　　理出的正品，可用于再次銷售的，應(yīng)從殘品庫調(diào)撥到正品庫進(jìn)行管理，庫管應(yīng)于實(shí)物轉(zhuǎn)移當(dāng)天開具調(diào)撥單，調(diào)撥單應(yīng)錄入ERP系統(tǒng)，及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)殘品和正品庫存數(shù)量。

　　3、 對賬

　　3.1辦事處在向客戶發(fā)、退貨時(shí)，負(fù)責(zé)銷售賬單處理的部門(客服或文員)，應(yīng)負(fù)責(zé)對客戶收貨憑證和退貨憑證進(jìn)行數(shù)量、單價(jià)、金額的核對，對于提供網(wǎng)上對帳業(yè)務(wù)并以網(wǎng)上顯示的收、退貨憑證為開票依據(jù)的客戶，還應(yīng)針

　　對發(fā)、退貨業(yè)務(wù)及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上對帳。財(cái)務(wù)部門應(yīng)就雙方單據(jù)一致性進(jìn)行復(fù)核，發(fā)現(xiàn)雙方總金額不一致的送、退貨業(yè)務(wù)，應(yīng)提交負(fù)責(zé)賬單的部門重新核對并調(diào)整。

　　3.2 辦事處財(cái)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)向總部提供開票金額和明細(xì)數(shù)據(jù)。

　　3.3 辦事處財(cái)務(wù)應(yīng)每月與總部進(jìn)行發(fā)、退貨的核對并及時(shí)進(jìn)行差異調(diào)整。總部

　　財(cái)務(wù)部相關(guān)會計(jì)人員應(yīng)于每月12日之前將辦事處的相關(guān)核算科目明細(xì)賬發(fā)給辦事處進(jìn)行帳務(wù)核對。發(fā)現(xiàn)差異的，辦事處應(yīng)及時(shí)與總部聯(lián)系調(diào)整。

　　3.4辦事處會計(jì)主管依據(jù)公司管理、核算要求，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督落實(shí)公司對業(yè)

　　務(wù)記錄單證格式、流程的規(guī)范工作。辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)辦事處對帳工作的組織、協(xié)調(diào)工作，會計(jì)主管負(fù)責(zé)具體安排實(shí)施和報(bào)告。

　　4、 開票

　　辦事處的銷售業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總部對外開具發(fā)票?？偛恳罁?jù)辦事處財(cái)務(wù)提供的開票金額和明細(xì)開票，并在開票后的一個(gè)工作日內(nèi)將發(fā)票寄出并將開票信息以電子郵件形式通知辦事處。需要辦事處分送發(fā)票的，辦事處在收到總部寄來的發(fā)票后，分送給客戶時(shí)，應(yīng)做好發(fā)票領(lǐng)出登記。

　　5、 貨款

　　5.1辦事處收款和費(fèi)用支出實(shí)行“收支兩條線”原則。辦事處有貨款收入的，應(yīng)與費(fèi)用款分開存放。辦事處用于存儲收入款項(xiàng)的銀行卡，與存儲費(fèi)用資金的銀行卡應(yīng)有所區(qū)別。

　　5.2 辦事處的超市銷售回款直接回到公司銀行賬戶。有批發(fā)業(yè)務(wù)的辦事處，所收銷售貨款，不能用于辦事處的任何支出。達(dá)到50000元以上的貨款、或者未劃回公司的貨款余額達(dá)到50000元的，應(yīng)于一個(gè)工作日內(nèi)劃回公司，所收貨款金額較小時(shí)，每周至少向公司劃款一次。

　　5.3辦事處銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)所經(jīng)辦銷售貨款的催收。對于超市從應(yīng)回款中直接扣款的項(xiàng)目，在會計(jì)對費(fèi)用項(xiàng)目有疑問時(shí)，辦事處銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行落實(shí)。

　　5.4 對于部分超市在扣費(fèi)用時(shí)有跨區(qū)域扣款現(xiàn)象的，各辦事處應(yīng)按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行調(diào)整。

　　6、資產(chǎn)管理

　　6.1辦事處購置2000元以上的資產(chǎn)，應(yīng)向總部辦理審批手續(xù)，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)以后方可購買。

　　6.2辦事處應(yīng)設(shè)專人對資產(chǎn)進(jìn)行管理，并建立資產(chǎn)管理清單。辦事處資產(chǎn)清單和管理人應(yīng)報(bào)總部備案。

　　6.3辦事處每年末應(yīng)對庫存商品之外的資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，并于盤點(diǎn)后5個(gè)工作日內(nèi)向公司財(cái)務(wù)部門報(bào)送盤點(diǎn)表。

　　6.4資產(chǎn)的處置應(yīng)經(jīng)過總部審批后進(jìn)行。辦事處與總部之間的資產(chǎn)調(diào)撥應(yīng)開具內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)撥單并由雙方經(jīng)辦負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

　　7、報(bào)表

　　7.1庫存盤點(diǎn)表。

　　7.2辦事處財(cái)務(wù)相關(guān)的賬表。

　　7.3公司要求的其他報(bào)表。