人力資源信息系統(tǒng)有什么作用

　　人力資源信息系統(tǒng)是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程，是計算機用于企業(yè)人事管理的產(chǎn)物，它是通過計算機建立的、記錄企業(yè)每個員工技能和表現(xiàn)的功能模擬信息庫。那么人力資源信息系統(tǒng)有什么作用?

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：為人和資源規(guī)劃建立人事檔案

　　人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術(shù)、能力、經(jīng)驗和職業(yè)抱負，又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充，否則對人力資源規(guī)劃是無用的。例如：如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎作出的預測，顯然對組織是無用的。并且我們也只有對未來人員的數(shù)量、技術(shù)及經(jīng)驗等有所了解，方能制定行動規(guī)劃去解決預計的問題。

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：通過人事檔案對一些概念加以說明

　　如晉升人選的確定、對特殊項目的工作分配、工作調(diào)動、培訓;肯定性行動規(guī)劃和報告、工資獎勵計劃、職業(yè)生涯計劃和組織結(jié)構(gòu)分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統(tǒng)。

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：可以為領導者決策提供各種報告

　　如用于日常管理的工作性報告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數(shù)與工作績效考核分數(shù)之間統(tǒng)計關系的有效性研究等等?？傊肆Y源信息系統(tǒng)，是人力資源管理中的一項基礎性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學化和更符合實際。

　　人力資源信息系統(tǒng)的關鍵點

　　全面分析實施HR信息系統(tǒng)的必要性

　　首先，企業(yè)人員規(guī)模的擴充，使得傳統(tǒng)意義上的手工處理人力資源事務已經(jīng)不能充分滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要，這時候可以考慮引進HR信息系統(tǒng);其次，要充分考慮作為企業(yè)變革引領者的人力資源部門，其自身內(nèi)部的各項職責分工是否明確、責任落實到個人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問題弄得非常清楚了，后續(xù)的HR信息系統(tǒng)的實施工作才有可能順利向前推進;再次，無論是自行開發(fā)HR信息系統(tǒng)，還是引進外部廠商成熟的HR信息系統(tǒng)，都需要根據(jù)企業(yè)當前需要以及企業(yè)今后發(fā)展的需要，有選擇性的挑選符合本企業(yè)特點的HR信息系統(tǒng)中的某幾個模塊或其全部，如果脫離實際需要而求全求大，在后續(xù)的實施和應用階段中將不可避免的出現(xiàn)難以繼續(xù)執(zhí)行和有效應用的現(xiàn)象。

　　自始至終都需要來自管理層的堅定支持

　　HR信息系統(tǒng)作為信息化總體戰(zhàn)略的一個重要的組成部分，能得到管理者最大限度內(nèi)的認可與支持，對此項目的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與，可以為整個企業(yè)提供一個典范;特別是在該項目的初期導入階段，中層管理者的參與可以為項目的執(zhí)行提供基本的支持和協(xié)助。人力資源已經(jīng)逐步演變?yōu)槠髽I(yè)的第一資源，而HR信息系統(tǒng)本身所具有的鋼性，使得該系統(tǒng)的實施和應用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來自高層領導的堅定支持，積極協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各利益主體，最終達成目標一致，共同推動HR信息系統(tǒng)項目的成功實施和有效應用。

　　以HR部門為主導及時組建項目小組

　　經(jīng)過項目前期可行性分析之后，一旦決定要啟動HR信息系統(tǒng)的項目實施，就需要及時組建負責該項目實施的項目小組，將有關具體工作落實到項目小組中的每個成員。項目小組的組長一定要由公司高層領導來擔任，以正確引導項目實施的方向并協(xié)調(diào)有關各方的利益;常務副組長由人力資源部門負責人擔任，以有效監(jiān)督、激勵、協(xié)調(diào)項目的實施工作;副組長分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業(yè)內(nèi)部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門的信息技術(shù)骨干擔任，HR信息系統(tǒng)是人力資源工作和信息技術(shù)的有效結(jié)合，需要熟悉基礎工作的人作為日常工作的協(xié)調(diào)人;組員由一名或多名對工作認真、負責的人力資源基層工作者擔任，作為系統(tǒng)管理員的身份具體負責該系統(tǒng)的實施工作。同時，作為直線部門戰(zhàn)略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門中的HR專員或主管來協(xié)調(diào)有關具體工作并參與部分的實施工作，以取得直線部門的大力支持。

　　擇優(yōu)選擇符合本企業(yè)實際的HR廠商

　　各HR廠商經(jīng)過了多年的經(jīng)驗積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優(yōu)勢，因此，功能最全的系統(tǒng)不一定是最合適的系統(tǒng)。首先，拋開自行開發(fā)HR信息系統(tǒng)不談，我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟件還是在引進的基礎上進行二次開發(fā)。目前的HR信息系統(tǒng)軟件都有一定的擴展性，因此對于中小企業(yè)來說，可以采取直接引進的方式，而對于大型企業(yè)來說，則需要在引進的基礎上進行二次開發(fā);其次，至于選擇國內(nèi)廠商還是國外廠商的產(chǎn)品，需要看企業(yè)的綜合實力;另外，選擇B/S結(jié)構(gòu)還是C/S結(jié)構(gòu)，一般來講，網(wǎng)絡的發(fā)達和充分應用，可以考慮選擇B/S結(jié)構(gòu)。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關廠商發(fā)出邀請，明確基本需求的基礎上請有關廠商做產(chǎn)品的演示，并請公司內(nèi)部HR部門的全體工作者來進行評判;在此基礎上，對合意的廠商要選擇其重點客戶進行走訪，以進一步了解該廠商軟件的實際應用價值;基本的前期考察工作結(jié)束后，要進行項目的招投標工作，最后應由公司的項目小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領導集體決定。

　　企業(yè)和廠商雙方積極協(xié)調(diào)和有效溝通

　　廠商方的項目小組對自己的軟件非常熟悉，同時又具有成熟而豐富的實施經(jīng)驗，而企業(yè)方的項目小組對自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結(jié)合點就可以順利推動項目的實施工作。比如，項目實施期內(nèi)的每周工作進展例會是必不可少的，重大問題出現(xiàn)時要及時協(xié)調(diào)，以提出有效的解決方案;項目實施前期的數(shù)據(jù)導入過程中的相互緊密配合，以減少后續(xù)數(shù)據(jù)信息的校對工作;實施方對企業(yè)方的項目小組的不斷培訓是項目獲得成功的關鍵之一;雙方的尊重和彼此的理解也是項目得以向前推進的重要影響因素。

　　爭取企業(yè)全員的參與和支持

　　爭取企業(yè)全員的參與和支持，并在HR內(nèi)部進行試運行。利用公司內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡、會議等宣傳渠道，將HR信息系統(tǒng)的概念、應用前景等全面?zhèn)鬟_給公司各級領導和廣大員工，使之產(chǎn)生應用該系統(tǒng)的充足信心;畢竟，系統(tǒng)實施后的應用才是我們實施該系統(tǒng)的目的所在。同時，要利用HR信息系統(tǒng)本身的靈活性，在HR部門內(nèi)部，用測試帳套對該系統(tǒng)進行全面測試，以減少全面推廣應用時的錯誤和不足之處，并及時改進。

　　應召開全員動員大會

　　項目實施后期，應召開全員動員大會。由公司高層領導參加的動員大會必將顯示公司對此項目的高度重視，由廠商方進行的全員培訓將會正確引導廣大員工充分地應用此系統(tǒng)。

　　不斷地修正并完善HR信息系統(tǒng)

　　在HR信息系統(tǒng)進入正式的運行后，傳統(tǒng)手工處理人力資源事務和信息化處理人力資源事務的方式在一段時間內(nèi)需要同時并存，以有效轉(zhuǎn)換工作方式、方法。系統(tǒng)也將經(jīng)過一個較為長期的維護過程，逐步發(fā)揮系統(tǒng)的規(guī)范化、流程化和個性化的特色，經(jīng)過不斷的修正和完善，系統(tǒng)就可步入正軌。先前的系統(tǒng)管理員身份在此時要更加明確，職責更加清晰，并開通系統(tǒng)應用的服務熱線即員工客服中心，并由系統(tǒng)管理員來擔任負責人，詳細解答系統(tǒng)應用中出現(xiàn)的種種問題。值得指出的是，由于HR信息系統(tǒng)是建立在標準業(yè)務流程基礎之上的，它要求員工個人的習慣服從于企業(yè)統(tǒng)一的管理規(guī)范，而管理只有成為大家共同遵循的一種習慣，才能發(fā)揮最佳功效。