什么是績效面談
什么是績效面談
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績效面談的概述
績效面談是現(xiàn)代績效管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)。通過績效面談實現(xiàn)上級主管和下屬之間對于工作情況的溝通和確認.找出工作中的優(yōu)勢及不足，并制定相應(yīng)的改進方案。就某一項完整的工作而言.根據(jù)工作的進展程度，績效面談可以分三類.即初期的績效計劃面談，進行中的績效指導(dǎo)面談，末期的績效考評總結(jié)面談。
績效面談是通過面談的方式由主管為員工為明確本期考核結(jié)果，幫助員工總結(jié)經(jīng)驗，找出不足，與員工共同確定下期績效目標的過程。面談是最直接的溝通方式，溝通程度較深，可以對某些不便公開的事情進行交流，使員工容易接受，管理者可以及時對員工提出的問題進行回答和解釋，減少溝通障礙，利于員工績效與組織績效有效結(jié)合。
績效面談目的
透過意見溝通，消除認知差異，達到提升組織效率的目的
1.檢討過去，建立績效改善方案：發(fā)現(xiàn)問題，工作教導(dǎo)
2.把握現(xiàn)在，維持現(xiàn)有績效：給予認同，肯定激勵
3.展望未來，建立績效發(fā)展計劃：了解期望，設(shè)定目標
績效面談準備
面談?wù)邞?yīng)做的準備
確定好面談時間：選擇雙方都有空閑的時間，盡量不要安排在剛上班或下班，時間盡量避開整點，確定后要征詢一下員工的意見，并要提前3天通知員工。選擇好面談場所。盡量選擇不受干擾的場所，要遠離電話及其他人員，避免面談中途被打斷。場所一般不宜在開放的辦公區(qū)進行，最好是小型會議室或接待室。準備好面談資料。準備好員工評價表，員工的日常表現(xiàn)記錄，員工的定期工作總結(jié)，崗位說明書，薪金變化情況等。整理出員工本階段的最大優(yōu)點和急需改進的幾點不足，這樣面談時有針對性。擬定好面談程序，計劃好如何開始、如何結(jié)束，面談過程中先談什么、后談什么，以及各階段的時間分配。
員工應(yīng)該做的準備
填寫自我評價表，員工要客觀地做好自我評價、這樣能夠便于與主管考核結(jié)果達成一致，有利于面談的順利進行以及個人發(fā)展目標的切實制定。準備好個人的發(fā)展計劃，面談時提出個人發(fā)展計劃，有利于主管有針對性地進行下期工作等項安排，達到雙向的統(tǒng)一;準備好向主管人員提出的問題，這一過程是員工改變主管對員工評價和下期績效計劃的關(guān)鍵時刻;安排好自己的工作，避免因進行面談而影響正常的工作。
績效面談的分類
1.績效計劃面談
績效計劃面談是在工作的初期.上級主管與下屬就本期內(nèi)績效計劃的目標和內(nèi)容.以及實現(xiàn)目標的措施、步驟和方法所進行的面談。該項工作是整個績效管理工作的基礎(chǔ)，確定了工作的目標及后續(xù)績效考核的結(jié)點，能夠正確引導(dǎo)員工的行為.發(fā)揮員工的潛力，不斷提高個人和團隊的績效。該過程中上級主管要向員工提供工作的績效結(jié)果，請員工注意在目標設(shè)計中，雙方達成一致的內(nèi)容。請下屬做出事先的承諾，包括對于結(jié)果指標和行為指標的承諾。某些大型公司年初責任狀的制定面談. 即為績效計劃面談的一種形式。該過程中管理者應(yīng)對任務(wù)的整體情況和下屬的工作能力進行細致分析，制定出既切合實際，又使下屬感到有一定壓力的目標，言談中以鼓勵 為主，激發(fā)下屬的工作積極性。
2.績效指導(dǎo)面談
績效指導(dǎo)面談是在績效管理活動的過程中，根據(jù)下屬不同階段的實際表現(xiàn)，主管與下屬圍繞思想認識、工作程序、操作方法、新技術(shù)應(yīng)用、新技能培訓(xùn)等方面的問題所進行的面談。該過程是績效面談中的核心工作，能否有效地把該項工作開展好.是整項工作任務(wù)能否較好完成的關(guān)鍵。指導(dǎo)面談應(yīng)按工作的結(jié)點或工作的進展程度，定期進行，有些管理者認為，只有在下屬工作出現(xiàn)問題時才需要進行指導(dǎo)面談，這是不正確的.有效的指導(dǎo)面談能夠提高下屬的積極性、能動性?？冃е笇?dǎo)面談需要注意如下事項。管理者要擺好自己和員工的位置，雙方應(yīng)當是具有共同目標完全平等的交流者，具有同向關(guān)系.管理者不應(yīng)是評價者或判斷者。
在面談過程中，應(yīng)以表揚為主，俗話說，知人者智，自知者明，但人們經(jīng)常是自己不自知，對自已的短處、劣勢或不足看得過輕。甚至根本看不清，“好大喜功”是人之常情，每位員工都希望自己的工作得到管理者的認可。因此在面談過程中，反饋的信息不應(yīng)當是針對被考評者，而應(yīng)當針對某一類行為.也就是“對事不對人”，而且應(yīng)當是員工通過努力能夠改進和克服的。例如，發(fā)現(xiàn)員工某一種工作行為效率較低或無效，面談中和他共同探討如何提高工作效率，讓他自己意識到自己行為的低效或無效，并制定出新的行為標準，要比批評員工“腦子笨.人格有問題”恰當?shù)枚啵罢呖墒箚T工感到自己能力在提高，經(jīng)驗更加豐富.對本職工作更加熱愛，而后者往往使員工自暴自棄，對自己的未來缺乏足夠信心，放棄在工作學習方面的努力。
管理者應(yīng)選好面談的時間、地點，面談的相關(guān)資料應(yīng)具有絕對的真實性。有效的信息反饋及時性是非常重要的，當管理者發(fā)現(xiàn)員工某種行為不是最佳的行為時.應(yīng)及時提出使員工的績效有較大提高.而如果沒有及時指出，員工會認為自己的行為是正確的，在思維上逐漸形成定式，當管理者再進行指正時，員工的心里會產(chǎn)生抗力。管理者反饋的信息應(yīng)當真實。也就是面談中的信息需要經(jīng)過核實和證明.虛假的信息會使員工感到茫然委屈，例如某位員工半年內(nèi)遲到過一回，主管領(lǐng)導(dǎo)了解后馬上與該員工面談，第一句話就是“你這段時間怎么老遲到”.員工進行辯駁，管理者堅持自己的觀點.結(jié)果可想而知。驗證信息準確性的最簡單方法就是讓參與者再復(fù)核一下信息，看看與管理者最初的看法是否相同。此外地點非常重要，在大庭廣眾之下，管理者強烈的指責和批評，對員工的影響很大，員工會尋求各種方法來保護自己，這種自我防衛(wèi)機制一旦形成.會嚴重制約和影響組織績效的提高和發(fā)展。
3.績效考評總結(jié)面談
績效考評總結(jié)面談是在整項工作完成之后，根據(jù)下屬績效計劃貫徹執(zhí)行情況及其工作表現(xiàn)和工作業(yè)績進行全面回顧、總結(jié)和評估，并將結(jié)果及相關(guān)信息反饋給員工。面談階段管理者應(yīng)準備充足的資料，對員工取得的成績應(yīng)予以肯定，并指出產(chǎn)生優(yōu)秀結(jié)果的有效行為.從而加強員工的有效行為。對影響員工績效的行為，應(yīng)與員工進行討論，給員工充分發(fā)言的機會，在討論過程中.管理者應(yīng)給予適當引導(dǎo)，讓員工自己發(fā)揮自己的主觀能動性，為下一期績效管理活動打好基礎(chǔ)。
公司HR進行績效面談的SMART原則：
1、S-specific直接具體原則：面談交流要直接而具體，不能作泛泛的、抽象的、一般性評價。對于主管來說無論是贊揚還是批評，都應(yīng)有具體、客觀的結(jié)果或事實來支持，使員工明白哪些地方做得好，差距與缺點在哪里。既有說服力又讓員工明白主管對自己的關(guān)注。如果員工對績效評估有不滿或質(zhì)疑的地方，向主管進行申辯或解釋，也需要有具體客觀的事實作基礎(chǔ)。這樣只有信息傳遞雙方交流的是具體準確的事實，每一方所做出的選擇對另一方才算是公平的，評估與反饋才是有效的。
2、M- motivate互動原則。面談是一種雙向的溝通，為了獲得對方的真實想法，主管應(yīng)當鼓勵員工多說話，充分表達自己的觀點。因為思維習慣的定向性，主管似乎常常處于發(fā)話、下指令的角色，員工是在被動地接受;有時主管得到的信息不一定就是真實情況，下屬迫不及待的表達，主管不應(yīng)打斷與壓制;對員工好的建議應(yīng)充分肯定，也要承認自己有待改進的地方，一同制定雙方發(fā)展、改進的目標。
3、A- action基于工作原則?？冃Х答伱嬲勚猩婕暗降氖枪ぷ骺冃В枪ぷ鞯囊恍┦聦嵄憩F(xiàn)，員工是怎么做的，采取了哪些行動與措施，效果如何，而不應(yīng)討論員工個人的性格。員工的優(yōu)點與不足都是在工作完成中體現(xiàn)出來的。性格特點本身沒有優(yōu)劣好壞之分，不應(yīng)作為評估績效的依據(jù)，對于關(guān)鍵性的影響績效的性格特征需要指出來，必須是出于真誠的關(guān)注員工與發(fā)展的考慮，且不應(yīng)將它作為指責的焦點。
4、R——reason分析原因原則。反饋面談需要指出員工不足之處，但不需要批評，而應(yīng)立足于幫助員工改進不足之處，指出績效未達成的原因。出于人的自衛(wèi)心理，在反饋中面對批評，員工馬上會做出抵抗反應(yīng)，使得面談無法深入下去。但主管如果從了解員工工作中的實際情形和困難人手，分析績效未達成的種種原因，并試圖給以輔助、建議，員工是能接受主管的意見甚至批評的，反饋面談也不會出現(xiàn)攻守相抗的困境。
5、T-trust相互信任原則。沒有信任，就沒有交流，缺乏信任的面談會使雙方都會感到緊張、煩躁，不敢放開說話，充滿冷漠、敵意。而反饋面談是主管與員工雙方的溝通過程，溝通要想順利地進行，要想達到理解和達成共識，就必須有一種彼此互相信任的氛圍。主管人員應(yīng)多傾聽員工的想法與觀點，尊重對方;向員工溝通清楚原則和事實，多站在員工的角度，設(shè)身處地為員工著想，勇于當面向員工承認自己的錯誤與過失，努力贏取員工的理解與信任。
績效面談技巧：
1、對績效結(jié)果進行描述而不是判斷
在對員工進行績效面談時，不是對結(jié)果進行判斷，而是要對績效結(jié)果進行描述。例如：你某件工作沒有完成，完成了多少，有多少差錯，與工作目標有多大的距離，這些差錯給公司造成多少損失或給其他工作帶來的多少麻煩，而不是說你這個工作做得很差，你工作能力很差之類的判斷。
2、要具體而不籠統(tǒng)
面談時要一個工作計劃一個工作計劃談，談完成情況和效果，分析差距的原因。
3、正面評價的同時要指出不足
員工和領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，一般很難抹開情面去說員工的不足，因此絕大多數(shù)經(jīng)理人員都是只說正面評價，不說或少說不足之處，這樣不利于員工工作改進，也不利于組織績效的提升。
4、正面評價要真誠、具體、有建設(shè)性
A、真誠
真誠是面談的心理基礎(chǔ)，不可過于謙遜，更不可夸大其詞。要讓員工真實地感受你確實是滿意他的表現(xiàn)，你的表揚確實是你的真情流露，而不是“套近乎”，扯關(guān)系。只要這樣，員工才會把你的表揚當成激勵，在以后的工作中更加賣力，通俗地說，你的表揚和溢美之詞一定要“值錢”，不是什么都表揚，也不是隨時隨處都表揚，而是在恰當之處表揚，表揚要真誠，發(fā)自肺腑。
B、具體
在表揚員工和激勵員工的時候，一定要具體，要對員工所做的某件要有針對性地具體地提出你的表揚，而不是籠統(tǒng)地說員工表現(xiàn)很好就完事。比如，員工為了趕一份計劃書而加了一夜的班，這時你不能僅僅說員工加班很辛苦，表現(xiàn)很好之類的話，而是要把員工做的具體事特別點出，比如：“小王，你加了一夜的班趕計劃書，領(lǐng)導(dǎo)對你的敬業(yè)精神很贊賞，對計劃書的編寫很滿意。”這樣，小王就會感受到不僅加班受到了表揚，而且計劃書也獲得了通過，受到了賞識，相比較，后面的話可能更會對小王有激勵作用。
C、建設(shè)性
正面的反饋要讓員工知道他的表現(xiàn)達到或超過了經(jīng)理的期望，讓員工知道他通過他的表現(xiàn)得到了經(jīng)理的認可，要強化員工的正面表現(xiàn)，使之在以后的工作中不斷發(fā)揚，繼續(xù)作出更優(yōu)秀的表現(xiàn)。同時，要給員工提出一些建設(shè)性的改進意見，以幫助員工獲得更大提高和改進。
反面反饋：體描述員工存在的不足，對事而不對人，描述而不作判斷。你不能因為員工的某一點不足，就作出員工如何如何不行之類的感性判斷。這里，對事不對人，描述而不判斷應(yīng)該作為重要的原則加以特別注意。
5、反面評價要客觀準確
客觀、準確、不指責地描述員工行為所帶來的后果。你只要客觀準確地描述了員工的行為所帶來的后果，員工自然就會意識到問題的所在，所以，在這個時候不要對員工多加指責，指責只能僵化你與員工之間的關(guān)系，對面談結(jié)果無益。
反面評價時要善于給員工臺階下，例如，你說出了員工失誤給公司帶來的影響和后果時，員工已經(jīng)明白了自己的錯誤，但礙于面子，不好當面承認錯誤，這時，你不要一味地追問，而是可以說你以前作的很好，這次可能是失誤，我想你下次不會出現(xiàn)同樣的錯誤。這時員工又有臺階下，也會非常感激你。
6、要注意聆聽員工的聲音
從員工的角度，以聆聽的態(tài)度聽取員工本人的看法。聽員工怎么看待問題，而不是一直喋喋不休地教導(dǎo)。多提出開放性問題，引導(dǎo)員工參與面談
7、要分析未達成績效的原因8、避免使用極端化字眼
在與員工績效面談時，切忌使用極端化評價字眼，如你不行，你這個項目作得非常差
9、通過問題解決方式建立未來績效目標
與員工探討下一步的改進措施。與員工共同商定未來工作中如何加以改進，并形成書面內(nèi)容。
在面談的過程，要注意觀察員工的情緒，適時進行有針對性的調(diào)整，使面談按計劃穩(wěn)步進行。
在面談結(jié)束之后，一定要和員工形成雙方認可的備忘錄，就面談結(jié)果達成共識，對暫時還有異議沒有形成共識的問題，可以和員工約好下次面談的時間，就專門的問題進行二次面談。
10、總結(jié)時以鼓勵的話語結(jié)束面談
效面談的10種技巧
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