報(bào)銷(xiāo)記賬憑證的填制要求都有哪些
報(bào)銷(xiāo)記賬憑證都有什么內(nèi)容需要填寫(xiě)?記賬憑證作為記賬的直接依據(jù),所以,記賬憑證必須具備以下內(nèi)容,由學(xué)習(xí)啦小編為你整理匯總。
(一)記賬憑證的填制要求
1、依據(jù)真實(shí)。除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤外,記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證及有關(guān)資料填制,記賬憑證必須附有原始憑證并如實(shí)填寫(xiě)所附原始憑證的張數(shù)。記賬憑證所附原始憑證張數(shù)的計(jì)算一般應(yīng)以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表,則應(yīng)該把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數(shù)一起記入附件的張數(shù)之內(nèi)。但報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)等零散票券,可以粘貼在一張紙上,作為一張?jiān)紤{證。一張?jiān)紤{證如果涉及到幾張記賬憑證的,可以將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,在該主要記賬憑證摘要欄注明“本憑證附件包括XX號(hào)記賬憑證業(yè)務(wù)”字樣,并在其他記賬憑證上注明該主要記賬憑證的編號(hào)或者附上該原始憑證的復(fù)印件,以便復(fù)核查閱。如果一張?jiān)紤{證所列的支出需要由兩個(gè)以上的單位共同負(fù)擔(dān)時(shí),應(yīng)當(dāng)由保存該原始憑證的單位開(kāi)給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)單位原始憑證分割單,原始憑證分割必須具備原始憑證的基本內(nèi)容,并可作為填制記賬憑證的依據(jù),計(jì)算在所附原始憑證張數(shù)之內(nèi)。
2、內(nèi)容完整。記賬憑證應(yīng)具備的內(nèi)容都要具備,要按照記賬憑證上所列項(xiàng)目逐一填寫(xiě)清楚,有關(guān)人員的簽名或者蓋章要齊全不可缺漏。如有以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證使用的,也必須具備記賬憑證應(yīng)有的內(nèi)容。金額欄數(shù)字的填寫(xiě)必須規(guī)范、準(zhǔn)確,與所附原始憑證的金額相符。金額登記方向、數(shù)字必須正確,角分位不留空格。
3、分類(lèi)正確。填制記賬憑證,要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,區(qū)別不同類(lèi)型的原始憑證,正確應(yīng)用會(huì)計(jì)科目和記賬憑證。記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制,或者根據(jù)若干張同類(lèi)原始憑證匯總填制,也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制,但不得將不同內(nèi)容或類(lèi)別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上,會(huì)計(jì)科目要保持正確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。一般情況下,現(xiàn)金或銀行存款的收、付款業(yè)務(wù),應(yīng)使用收款憑證或付款憑證;不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的業(yè)務(wù),如將現(xiàn)金送存銀行,或者從銀行提取現(xiàn)金,應(yīng)以付款業(yè)務(wù)為主,只填制付款憑證不填制收款憑證,以避免重復(fù)記賬。在一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中,如果既涉及到現(xiàn)金或銀行存款收、付,又涉及到轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù),則應(yīng)分別填制收款或付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。例如,單位職工出差歸來(lái)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)并交回剩余現(xiàn)金時(shí),就應(yīng)根據(jù)有關(guān)原始憑證按實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的金額填制一張轉(zhuǎn)賬憑證,同時(shí)按收回的現(xiàn)金數(shù)額填制一張收款憑證。各種記賬憑證的使用格式應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,特別是在同一會(huì)計(jì)年度內(nèi),不宜隨意更換,以免引起編號(hào)、裝訂、保管方面的不便與混亂。
4、日期正確。記賬憑證的填制日期一般應(yīng)填制記賬憑證當(dāng)天的日期,不能提前或拖后;按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則計(jì)算收益、分配費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)成本利潤(rùn)等調(diào)整分錄和結(jié)賬分錄的記賬憑證,雖然需要到下月才能填制,但為了便于在當(dāng)月的賬內(nèi)進(jìn)行登記,仍應(yīng)填寫(xiě)當(dāng)月月末的日期。
5、連續(xù)編號(hào)。為了分清會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的先后順序,以便記賬憑證與會(huì)計(jì)賬簿之間的核對(duì),確保記賬憑證完整無(wú)缺,填制記賬憑證時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證連續(xù)編號(hào)。記賬憑證編號(hào)的方法有多種:一種是將全部記賬憑證作為一類(lèi)統(tǒng)一編號(hào);另一種是分別按現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)、現(xiàn)金和銀行付出業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類(lèi)進(jìn)行編號(hào),這樣記賬憑證的編號(hào)應(yīng)分為收字第X號(hào)、付字第X號(hào)、轉(zhuǎn)字第X號(hào);還有一種是分別按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)五類(lèi)進(jìn)行編號(hào),這種情況下,記賬憑證的編號(hào)應(yīng)分為現(xiàn)收字第X號(hào)、現(xiàn)付字第X號(hào)、銀收字第X號(hào)、銀付字第X號(hào)和轉(zhuǎn)字第X號(hào),或者將轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)按照具體內(nèi)容再分成幾類(lèi)編號(hào)。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)繁簡(jiǎn)程度、會(huì)計(jì)人員多寡和分工情況來(lái)選擇便于記賬、查賬、內(nèi)部稽核、簡(jiǎn)單嚴(yán)密的編號(hào)方法。無(wú)論采用哪一種編號(hào)方法,都應(yīng)該按月順序編號(hào),即每月都從一號(hào)編起,按自然數(shù)1、2、3、4、5……順序編至月末,不得跳號(hào)、重號(hào)。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張或兩張以上記賬憑證的,可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法進(jìn)行編號(hào),例如有一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制三張記賬憑證,憑證順序號(hào)為6,就可以編成6 1/3、6 2/3 、6 3/3,前面的數(shù)表示憑證順序,后面分?jǐn)?shù)的分母表示該號(hào)憑證共有三張,分子表示三張憑證中的第一張、第二張、第三張。
6、簡(jiǎn)明扼要。 記賬憑證的摘要欄是填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)要說(shuō)明的,摘要應(yīng)以原始憑證內(nèi)容一致,能正確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容,既要防止簡(jiǎn)而不明,又要防止過(guò)于繁瑣。應(yīng)能使閱讀者通過(guò)摘要就能了解該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、特征,判斷出會(huì)計(jì)分錄的正確與否,一般不需要再去翻閱原始憑證或詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員。
7、分錄正確。 會(huì)計(jì)分錄是記賬憑證中重要的組成部分,在記賬憑證中,要正確編制會(huì)計(jì)分錄并保持借貸平衡,就必須根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,正確使用會(huì)計(jì)科目,不得任意簡(jiǎn)化或改動(dòng)。應(yīng)填寫(xiě)會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng),或者同時(shí)填寫(xiě)會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)和會(huì)計(jì)科目編號(hào),不應(yīng)只填編號(hào),不填會(huì)計(jì)名稱(chēng)。應(yīng)填明總賬科目和明細(xì)科目,以便于登記總賬和明細(xì)分類(lèi)賬。會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系要填寫(xiě)清楚,應(yīng)先借后貸,一般填制一借一貸,一借多貸或者多借一貸的會(huì)計(jì)分錄。但如果某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身就需要編制一個(gè)多借多貸的會(huì)計(jì)分錄時(shí),也可以填制多借多貸的會(huì)計(jì)分錄,以集中反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過(guò)程。填入金額數(shù)字后,要在記賬憑證的合計(jì)行計(jì)算填寫(xiě)合計(jì)金額。記賬憑證中借、貸方的金額必須相等,合計(jì)數(shù)必須計(jì)算正確。
8、空行注銷(xiāo)。 填制記賬憑證時(shí),應(yīng)按行次逐行填寫(xiě),不得跳行或留有空行。記賬憑證填完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后,如有空行,應(yīng)當(dāng)在金額欄自最后一筆金額數(shù)字下的空行至合計(jì)數(shù)上的空行處劃斜線或“~”行線注銷(xiāo)。
9、填錯(cuò)更改。 填制記賬憑證時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)生錯(cuò)誤的,如果是使用的會(huì)計(jì)科目或記賬憑證方向有錯(cuò)誤,可以用紅字金額填制一張與原始憑證內(nèi)容相同的記賬憑證,在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”字樣,同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證,在摘要欄注明“更正某月某日某號(hào)憑證”字樣;如果會(huì)計(jì)科目和記賬方向都沒(méi)有錯(cuò)誤,只是金額錯(cuò)誤,可以按正確數(shù)字和錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記賬憑證,調(diào)增金額用藍(lán)數(shù)字,調(diào)減金額用紅數(shù)字。發(fā)現(xiàn)以前年度的金額有錯(cuò)誤時(shí),應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
記賬憑證中,文字、數(shù)字和貨幣符號(hào)的書(shū)寫(xiě)要求,與原始憑證相同。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,其機(jī)制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合對(duì)記賬憑證的基本要求,打印出來(lái)的機(jī)制憑證上,要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字,以明確責(zé)任。
(二)記賬憑證的填制方法
1、單式記賬憑證的填制
單式記賬憑證,就是在一張憑證上只填列一個(gè)會(huì)計(jì)科目。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄涉及幾個(gè)會(huì)計(jì)科目,就填幾張記賬憑證。為了保持會(huì)計(jì)科目間的對(duì)應(yīng)關(guān)系,便于核對(duì),在填制一個(gè)會(huì)計(jì)分錄時(shí)編一個(gè)總號(hào),再按憑證張數(shù)編幾個(gè)分號(hào),如第4筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及三個(gè)會(huì)計(jì)科目,編號(hào)則為4 1/3,4 2/3 ,4 3/3。
單式記賬憑證中,填列借方賬戶(hù)名稱(chēng)的稱(chēng)為借項(xiàng)記賬憑證,填列貸方賬戶(hù)名稱(chēng)的稱(chēng)為貸項(xiàng)記賬憑證。為了便于區(qū)別,兩者常用不同的顏色印制。
2、復(fù)式記賬憑證的填制。
復(fù)式記賬憑證就是在一張記賬憑證上記載一筆完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目。為了清晰地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,不應(yīng)將不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合并填制。
(1)收款憑證的填制
收款憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的原始憑證編制的。收款憑證左上角的“借方科目”,按收款的性質(zhì)填寫(xiě)“現(xiàn)金”或者“銀行存款”;日期填寫(xiě)的是編制本憑證的日期;右上角填寫(xiě)編制收款憑證順序號(hào):“摘要欄”簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容梗概;“貸方科目”欄內(nèi)填寫(xiě)與收入“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目相對(duì)應(yīng)的總賬科目及所屬明細(xì)科目;“金額”欄內(nèi)填寫(xiě)實(shí)際收到的現(xiàn)金或銀行存款的數(shù)額,各總賬科目與所屬明細(xì)科目的應(yīng)貸金額,應(yīng)分別填寫(xiě)與總賬科目或明細(xì)科目同一行的“總賬科目”或“明細(xì)科目”金額欄內(nèi);“金額欄”的合計(jì)數(shù),只合計(jì)“總賬科目”金額,表示借方科目“現(xiàn)金”或“銀行存款”的金額;“記賬欄”供記賬人員在根據(jù)收款憑證登記有關(guān)賬簿后作記號(hào)用,表示已經(jīng)記賬,防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)的重記或漏記,;該憑證右邊“附件 張”根據(jù)所附原始憑證的張數(shù)填寫(xiě);憑證最下方有關(guān)人員簽章處供有關(guān)人員在履行了責(zé)任后簽名或簽章,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
(2)付款憑證的填制
付款憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的現(xiàn)金和銀行付款業(yè)務(wù)的原始憑證編制的。付款憑證的左上角“貸方科目”,應(yīng)填列“現(xiàn)金”或者“銀行存款”,“借方科目”欄應(yīng)填寫(xiě)與“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目相對(duì)應(yīng)的總賬科目及所屬的明細(xì)科目。其余各部分的填制方法與收款憑證基本相同,不再述及。
(3)轉(zhuǎn)賬憑證的填制
轉(zhuǎn)賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證編制的。轉(zhuǎn)賬憑證的“會(huì)計(jì)科目”欄應(yīng)按照先借后貸的順序分別填寫(xiě)應(yīng)借應(yīng)貸的總賬科目及所屬的明細(xì)科目;借方總賬科目及所屬明細(xì)科目的應(yīng)記金額,應(yīng)在與科目同一行的“借方金額”欄內(nèi)相應(yīng)欄次填寫(xiě),貸方總賬科目及所屬明細(xì)科目的應(yīng)記金額,應(yīng)在與科目同一行的“貸方金額”欄內(nèi)相應(yīng)欄次填寫(xiě);“合計(jì)”行只合計(jì)借方總賬科目金額和貸方總賬科目金額,借方總賬科目金額合計(jì)數(shù)與貸方總賬金額合計(jì)數(shù)應(yīng)相等。
(三)、記賬憑證的審核
記賬憑證編制以后,必須由專(zhuān)人進(jìn)行審核,借以監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和合理性,并檢查記賬憑證的編制是否符合要求。特別要審核最初證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生、完成的原始憑證。因此,對(duì)記賬憑證的審核是一項(xiàng)嚴(yán)肅細(xì)致、政策性很強(qiáng)的工作。只有做好這項(xiàng)工作才能正確地發(fā)揮會(huì)計(jì)反映和監(jiān)督的作用。記賬憑證審核的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng):?
1、內(nèi)容是否真實(shí)。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據(jù),所附原始憑證的內(nèi)容是否與記賬憑證的內(nèi)容一致,記賬憑證匯總表的內(nèi)容與其所依據(jù)的記賬憑證的內(nèi)容是否一致等。
2、項(xiàng)目是否齊全。審核記賬憑證各項(xiàng)目的填寫(xiě)是否齊全,如日期、憑證編號(hào)、摘要、金額、所附原始憑證張數(shù)及有關(guān)人員簽章等。
3、科目是否準(zhǔn)確。審核記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸科目是否正確,是否有明確的賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系,所使用的會(huì)計(jì)科目是否符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。
4、金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關(guān)金額是否一致、計(jì)算是否正確,記賬憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計(jì)是否相符等。
5、書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數(shù)字清晰,是否按規(guī)定進(jìn)行更正等。