填制記賬憑證的注意事項(xiàng)
填制記賬憑證的注意事項(xiàng)
記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證,按照交易或事項(xiàng)的內(nèi)容加以歸類,并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后填制的會(huì)計(jì)憑證。學(xué)習(xí)啦小編整理了一些填制記賬憑證的注意事項(xiàng)，有興趣的親可以來閱讀一下!
填制記賬憑證的注意事項(xiàng)
(1)摘要欄要簡(jiǎn)單明了地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字說明要簡(jiǎn)練概括。
要突出說明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容，對(duì)方單位的名稱、貨物的名稱、數(shù)量以及經(jīng)辦人員等，比如“從甲公司購(gòu)入A商品100件”等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的特點(diǎn)，填好摘要欄對(duì)于查閱憑證，登記帳簿都是十分必要的，也是做好記帳工作的一個(gè)重要方面。
(2)會(huì)計(jì)科目的使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸帳戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系必須清晰。
編制復(fù)合分錄時(shí)，不能多借、多貸，只能一借多貸或一貸多借，防止帳戶對(duì)應(yīng)關(guān)系不清。對(duì)于出納員來說，只涉及收款憑證和付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)帳憑證。對(duì)于收款憑證，其借方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和本行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定具體確定。對(duì)于付款憑證，其貸方科目自然為 “現(xiàn)金”或“銀行存款”，其借方科目應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定而具體確定。
(3)金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。
(4)各種記帳憑證必須連續(xù)編號(hào)，以便查核。采用通用憑證的，可按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號(hào)，每月從第1號(hào)編起。如果一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制多張記帳憑 證的，可采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法。例如，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填三張轉(zhuǎn)帳憑證的，憑證的順序號(hào)是12，則可編制轉(zhuǎn)字第121/3號(hào)，第122/3號(hào)，第123/3號(hào)。采用多種記帳憑證的可分類編號(hào)。例如收字第1號(hào)，付字第1號(hào)，轉(zhuǎn)字第1號(hào)等。每月末最后一張記帳憑證的編號(hào)旁邊要加注“全”字以免憑證散失。無論哪一類編號(hào)，都必須做到按月、分類順序，即每月從第1號(hào)編起，順序編制到月末，不允許漏號(hào)、重號(hào)和錯(cuò)號(hào)。為保證記帳憑證編號(hào)不重不漏，可以使用“憑證銷號(hào)單”，預(yù)先編好憑證號(hào)碼，每編一張憑證就在銷號(hào)單上劃去一個(gè)號(hào)，月終將銷號(hào)單與有關(guān)憑證一并裝訂。憑證銷號(hào)單一般為100號(hào)，其基本格式如表2.1O。如一個(gè)月使用的銷號(hào)單在兩張以上的，也應(yīng)編定順序號(hào)。
(5)每張記帳憑證都必須注明所附原始憑證的張數(shù)，以便日后查閱原始憑證。記帳憑證必須以能證明其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證作為附件。凡是能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的各種原始憑證，不論張數(shù)多少，都應(yīng)按規(guī)定貼在該記帳憑證后面。
原始憑證的張數(shù)一般以其自然張數(shù)為準(zhǔn)計(jì)算，即凡是與記帳憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張憑證都算一張，如果原始憑證是附在原始憑證匯總表后面的，還應(yīng)該把原始憑證匯總表的張數(shù)一并計(jì)算在內(nèi)。有些零散的原始憑證，如火車票、飛機(jī)票、船票、市內(nèi)車票等，用“原始憑證粘貼單”粘貼在一起，也可以直接將其粘貼在報(bào)銷單上或者一張紙上作為一張?jiān)紤{證計(jì)算。
如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記帳憑證，可把原始憑證附在一張主要的記帳憑證后面，在其他記帳憑證 上注明附有原始憑證的記帳憑證的編號(hào)，如“單據(jù)××張，附在第×號(hào)記帳憑證上”。如果一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。
(6)記帳憑證的日期。一般應(yīng)為編制記帳憑證的當(dāng)天的日期。對(duì)于出納業(yè)務(wù)而言，收款憑證和付款憑證，按規(guī)定應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天及時(shí)編制，這樣才能做到日清，從而憑證日期也就是編制憑證當(dāng)天的日期。
(7)一張記帳憑證填寫完畢后，要加計(jì)合計(jì)數(shù)，檢查借貸雙方的金額及總帳科目和二級(jí)科目或明細(xì)科目的金額是否平衡。記帳憑證的一方不論是一個(gè)會(huì)計(jì)科目或若干個(gè)會(huì)計(jì)科目，或一個(gè)會(huì)計(jì)科目下有若干個(gè)明細(xì)科目，都應(yīng)將一方的金額加計(jì)合計(jì)數(shù)后填寫在相應(yīng)的“合計(jì)”欄內(nèi)。合計(jì)金額前應(yīng)加注市值符號(hào)，如“￥”。
(8)記帳憑證填制完后應(yīng)由填制人員簽名蓋章。制單人員在填制完記帳憑證后在憑證下“制單”欄簽章，稽核人員稽核后在憑證下“稽核”欄簽章，會(huì)計(jì)主管人員對(duì)憑證進(jìn)行復(fù)核后在憑證下“會(huì)計(jì)主管人員”欄簽章，出納員在辦理款項(xiàng)收付后，在憑證下“出納”欄簽章等，以便明確各自的責(zé)任。
記賬憑證的附件要求
記賬憑證的附件就是所附的原始憑證，填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證必須附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上標(biāo)明所附原始憑證的張數(shù)。根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定，對(duì)附件應(yīng)當(dāng)區(qū)別不同情況進(jìn)行處理：(1)可以不附原始憑證的是：結(jié)賬的記賬憑證;更正錯(cuò)誤的記賬憑證。(2)一張?jiān)紤{證只對(duì)應(yīng)一張記賬憑證的：將原始憑證直接附在記賬憑證后面。(3)一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證的，有兩種方法可以使用：①將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面。然后在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號(hào)，便于查找;②將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，然后在其他記賬憑證后面附該原始憑證的復(fù)印件。(4)一張?jiān)紤{證所列支的費(fèi)用需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的：該原始憑證由本單位保留。附在本單位的有關(guān)記賬憑證后面，給共同負(fù)擔(dān)費(fèi)用的其他單位開出原始憑證分割單，供其結(jié)算使用。原始憑證分割單必須具備原始憑證所要求的基本內(nèi)容，包括：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制入的姓名、經(jīng)辦人的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r。
記賬憑證的填制基本要求
1.審核無誤。即在對(duì)原始憑證審核無誤的基礎(chǔ)上填制記賬憑證。這是內(nèi)部牽制制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
2.內(nèi)容完整。即記賬憑證應(yīng)該包括的內(nèi)容都要具備。應(yīng)該注意的是：以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證使用的，也必須具備記賬憑證所應(yīng)有的內(nèi)容;記賬憑證的日期，一般為編制記賬憑證當(dāng)天的日期，按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則計(jì)算收益、分配費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)成本利潤(rùn)等調(diào)整分錄和結(jié)賬分錄的記賬憑證，雖然需要到下月才能編制，仍應(yīng)填寫當(dāng)月月末的日期，以便在當(dāng)月的賬內(nèi)進(jìn)行登記。
3.分類正確。即根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，正確區(qū)別不同類型的原始憑證，正確應(yīng)用會(huì)計(jì)科目。在此基礎(chǔ)上，記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制;但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
4.連續(xù)編號(hào)。即記賬憑證應(yīng)當(dāng)連續(xù)編號(hào)。這有利于分清會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的先后順序，便于記賬憑證與會(huì)計(jì)賬簿之間的核對(duì)，確保記賬憑證的完整。
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