2016如何管理公司檔案
檔案有很多我們需要用到的資料，公司如何做到檔案管理呢?現(xiàn)在的檔案如何才能做到好的管理?小編為你帶來了“管理公司檔案”的相關(guān)知識，這其中也許就有你需要的。
3招教你優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理
物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開發(fā)和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護設施設備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費等，每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合自身工作實際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理談些初步認識。
物業(yè)公司檔案的特點
與一般檔案相比較，物業(yè)公司檔案有其獨到的特點。正確認識和研究這些特點，有利于掌握物業(yè)公司檔案的客觀規(guī)律，推進物業(yè)公司檔案工作的科學管理，使之更好的服務于物業(yè)管理工作和業(yè)主。物業(yè)公司檔案的特點主要表現(xiàn)為檔案管理的動態(tài)性、檔案內(nèi)容的憑證性、檔案利用的局限性等。
物業(yè)公司檔案管理存在的問題
(一)檔案管理動態(tài)性與及時完整收集之間的矛盾
物業(yè)公司檔案中有關(guān)的信息通常會隨著物業(yè)管理工作的開展而變化，物業(yè)公司檔案管理動態(tài)性特點，決定了必須根據(jù)物業(yè)和業(yè)主(物業(yè)使用人)情況的變化，對相關(guān)檔案內(nèi)容及時更新補充?，F(xiàn)實工作中，有些物業(yè)公司的領(lǐng)導和業(yè)務人員歸檔意識不強，致使負責物業(yè)管理具體運營操作的部門收到第一手資料后，不能及時向公司檔案部門移交，相當一部分文件材料散存在各個樓盤管理部門，有的甚至任意雜亂堆放，或者過了很久以后才零零散散地交給檔案室，導致物業(yè)公司檔案的完整性得不到保障。
(二)檔案傳統(tǒng)管理模式與要求快速準確查閱之間的矛盾
目前，相當部分小型物業(yè)公司，檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式儲存，尚未采用計算機輔助檔案管理，也未實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文本雙套制管理的目標。在實際工作中，由于物業(yè)公司與業(yè)主之間容易發(fā)生經(jīng)濟利益糾紛，物業(yè)公司的檔案是雙方維權(quán)的重要依據(jù)憑證，同時公司對業(yè)主日常生活的服務，也需要檔案幫助解決問題，檔案的借閱利用率很高，利用者對查閱的速度和信息內(nèi)容的精準方面，要求也愈加迫切。傳統(tǒng)的提供原始紙質(zhì)檔案的查閱利用方式繁瑣而復雜，難以滿足物業(yè)公司實際工作的要求，查閱速度和精準性與利用需求的矛盾日益顯現(xiàn)，使物業(yè)檔案的憑證依據(jù)作用難以及時、有效的發(fā)揮。
(三)檔案利用局限性與檔案人員保密意識缺失之間的矛盾
物業(yè)公司檔案中的有些內(nèi)容涉及個人隱私，使得檔案利用對象受到一定程度的局限。比如業(yè)主信息聯(lián)系表，里面涉及業(yè)主的姓名，出生年月，家庭地址，固定電話及手機號碼，業(yè)主及其家庭主要成員的工作單位，以及業(yè)主的身份證和房產(chǎn)證復印件等信息。物業(yè)公司檔案人員有義務為業(yè)主、為公司做好__，不得隨意泄露，這是檔案人員從業(yè)最基本的職業(yè)道德。然而現(xiàn)實工作中，有些物業(yè)公司對檔案工作缺乏必要的重視，不注重檔案人員的選配，檔案人員入職門檻低，入職后崗位培訓不到位，一些檔案管理人員匆匆上崗，對物業(yè)檔案管理的基本知識和起碼要求知之甚少，對物業(yè)公司檔案和業(yè)主信息的保密要求不了解。由于保密意識缺失，小則侵犯物業(yè)公司或業(yè)主的利益，大則引來狀告物業(yè)公司的訴訟官司，使公司承擔經(jīng)濟賠償責任，造成惡劣的社會影響，妨礙物業(yè)公司的健康發(fā)展。
優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理的措施
針對物業(yè)公司檔案管理面臨的情況，必須結(jié)合物業(yè)公司檔案的特點，正確認識存在的問題，并積極尋求切實可行的對策。筆者認為，可從以下幾個方面采取措施。
(一)加大宣傳培訓力度，提升全員檔案意識
物業(yè)公司應充分意識到物業(yè)公司檔案對于一個物業(yè)企業(yè)發(fā)展運作的重要性。一方面，積極主動開展宣傳。在全公司范圍開展檔案工作宣傳，增強領(lǐng)導干部、業(yè)務人員，特別是檔案人員的檔案意識，積極爭取物業(yè)公司領(lǐng)導以及各業(yè)務部門對檔案工作的高度重視，為物業(yè)公司檔案人員定期及時收集各業(yè)務部門產(chǎn)生的檔案，營造積極參與、主動配合的氛圍基礎(chǔ)。另一方面，要強化檔案業(yè)務培訓。積極組織公司和基層物業(yè)檔案人員開展崗位專業(yè)培訓，并能做到檔案人員入職專業(yè)培訓與在職繼續(xù)教育并重，努力提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和綜合素質(zhì)，增強責任意識，使之具備檔案管理要求的基本素養(yǎng)和工作能力。同時，采取各種激勵措施，激發(fā)檔案人員的工作活力，不斷提高檔案管理水平，為做好物業(yè)公司檔案管理工作提供充分的人力和物力保障。
(二)創(chuàng)新管理手段，推進檔案信息化進程
在物業(yè)公司檔案管理過程中，要結(jié)合物業(yè)公司檔案內(nèi)容構(gòu)成相對固定的特點，盡快引進信息化管理技術(shù)，運用專業(yè)的計算機檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息存儲和查詢等功能。必要時，還可以進行有關(guān)檔案的數(shù)字化處理，進行電子掃描，檔案信息數(shù)據(jù)用光盤、移動硬盤備份。借助信息技術(shù)，使得檔案的憑證依據(jù)和信息參考作用，在提供查閱利用過程中更加及時、有效的得以發(fā)揮。同時，要積極開發(fā)檔案資源，通過較深層次的信息開發(fā)，提供系統(tǒng)的信息加工材料，提高檔案的使用價值，更好地為物業(yè)管理業(yè)務部門和業(yè)主(物業(yè)使用人)服務，創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。
(三)強化制度建設，規(guī)范檔案管理
制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎(chǔ)，要以科學化、規(guī)范化為目標，根據(jù)物業(yè)管理狀況不斷改進和創(chuàng)新各項檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能更好地優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理。要通過進一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實崗位職責，明確各級人員的責任，把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標管理的重要內(nèi)容和考核依據(jù)，嚴格執(zhí)行機制，貫徹落實實施。建立涵蓋公司領(lǐng)導，各業(yè)務部門的檔案管理工作網(wǎng)絡，規(guī)范文件材料歸檔和檔案管理的全過程，使物業(yè)公司檔案工作走上管理規(guī)范化的軌道。
物業(yè)公司檔案管理工作是物業(yè)企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作之一，物業(yè)檔案管理的優(yōu)化與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展密不可分，要充分認識到目前物業(yè)公司檔案管理工作的不足，并想方設法優(yōu)化完善，使物業(yè)公司檔案更好地發(fā)揮對于物業(yè)企業(yè)乃至全社會的利用價值。
小額貸款公司檔案管理制度
一、基本材料
1.營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團體等機構(gòu)證明(復印件)
2.法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托證明書(原件或復印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)
3.法人(組織機構(gòu))代碼證(復印件)、稅務登記證明(復印件)、生產(chǎn)經(jīng)營許可證(復印件)、產(chǎn)品質(zhì)量認證書(復印件)等
4.貸款卡(證)(復印件)、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認定書
5.公司合同或章程(復印件)、成立文件
6.會計事務所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料
7.客戶近3年及近期的財務報告(原件或復印件)，以及有權(quán)部門對年度財務報表的審查證明、
8.信貸業(yè)務申報書
9.開戶證明(復印件)
10.有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設置的文件(復印件)
13.信貸資產(chǎn)風險分類認定工作底稿和客戶背景材料
14.與本公司簽定的信貸業(yè)務合作協(xié)議
15.企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制(全套材料)、更名等文件
16.企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料
17.建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書(復印件)、資質(zhì)等級證書(復印件)、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證(復印件)
18.房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書(復印件)、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設工程規(guī)劃許可證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程開工許可證、商品房(預)銷售許可證(如有)
21.信貸業(yè)務申請書及附件(原件)，有效的商品購銷合同
22.董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)
23.第三方提供保證所需文件：
(1)同意保證意向書(原件)
(2)董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明(原件)
(3)保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照(復印件)、 法定代表人身份證明(原件或復印件)、簽字樣本(原件)、 法人組織機構(gòu)代碼證(復印件)、 貸款證(卡)(復印件)、 公司合同或章程(復印件)、 客戶近3年及近期財會報告(原件或復印件)、 有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設置的文件(復印件)、 擔保評價報告(原件)、履行保證責任通知書
24.抵押或質(zhì)押方式所需文件：
(1)同意抵、質(zhì)押意向書(原件)
(2)抵押(質(zhì))物評估報告(原件)
(3)評估單位資格證明(復印件)
(4)抵押物(質(zhì)物)權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證(復印件)
(5)有處分權(quán)人同意抵押(質(zhì)押)的證明文件，包括：董事會同意抵(質(zhì))押的決議或具有同等效力的證明(原件)、 第三人同意提供抵(質(zhì))押的書面申明(原件)、 全體共有人同意抵(質(zhì))押的證明(原件)、 海關(guān)同意抵(質(zhì))押的聲明等(原件)、 國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設備同意抵押的證明(原件)、其它有權(quán)機構(gòu)同意抵(質(zhì))押的證明(原件)
(6)抵(質(zhì))押人有關(guān)身份證明(原件或復印件)
(7)抵(質(zhì))押物保險單據(jù)(原件或復印件)
(8)抵(質(zhì))押登記證明(原件)
(9)質(zhì)物不予掛失的登記證明(原件)
25.信貸業(yè)務評價報告(原件)
26.信貸審批決策文件(原件)
27.各類信貸合同(原件)
28.各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同(原件)
29.核定貸款指標通知單(放款通知書)
30.貸款轉(zhuǎn)存憑證(提款通知單)
31.信貸業(yè)務發(fā)放(辦理)后至回收期間
(1)歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告(原件)
(2)提前還款申請書
(3)調(diào)整利率通知書
(4)信貸到期通知書
(5)提前歸還貸款通知書
(6)催收利息通知書
(7)逾期貸款(墊款)催收通知書及回執(zhí)
(8)貸款展期申請書及調(diào)查評價報告(原件)
(9)展期還款協(xié)議書及擔保文件(原件)
(10)貸款還款憑證.
(11)不良資產(chǎn)化解專題報告(原件)
(12)擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書(原件)
(13)起訴通知書回執(zhí)(原件)
(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料
(15)還款記錄、收回本息結(jié)清憑證(復印件)
(16)其他需要歸檔的材料
33.企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告
34.有權(quán)部門下達的下年度投資框架計劃或建設單位提出的下年度投資建議計劃(復印件)
35.設備、材料訂貨合同清單
二、保證業(yè)務另需材料
1.交存保證金的會計憑證(原件)
2.出具保函協(xié)議書(原件)
3.反擔保函
4.墊款通知單
5.收回并注銷的保函(原件)
6.企業(yè)存款帳戶對賬單(復印件)
7.其它有關(guān)材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等
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