檔案管理對企業(yè)的重要性是什么
企業(yè)檔案資料對企業(yè)發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用，良好的檔案管理可以在企業(yè)科技發(fā)展過程中起到催化劑作用。那么大家想知道檔案管理對企業(yè)的重要性嗎?小編給大家整理了檔案管理對企業(yè)的重要性的相關(guān)資料，讓我們一起來了解一下吧。
檔案管理對企業(yè)的重要性
1.可以提高企業(yè)的科學(xué)決策：在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)時代，優(yōu)秀的企業(yè)家可以通過匯集各面信息，然后通過分析企業(yè)檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，查找不足，可以對企業(yè)的發(fā)展和管理做出科學(xué)決策，所以說企業(yè)如果沒有資料、數(shù)字、信息作為參考，那么企業(yè)管理者就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機(jī)會，獲得發(fā)展優(yōu)勢。
2.通過檔案信息企業(yè)可以借鑒以往的經(jīng)驗教訓(xùn)：吸取有價值的信息，最大化簡化工作程序，提高企業(yè)管理效率。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個環(huán)節(jié)，企業(yè)所開展的一切業(yè)務(wù)活動等都離不開企業(yè)檔案工作作為依據(jù)和參考。
3.企業(yè)檔案科學(xué)管理將會對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有特殊的推動作用：企業(yè)在做出重大決策時可以借助過去發(fā)展中積累的檔案資料分析總結(jié)不足，使決策更為科學(xué)和及時，同時企業(yè)在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經(jīng)驗財富，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
4.企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的有效憑證：企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程難免要與其他企業(yè)或商家等發(fā)生各種糾紛。在糾紛過程中企業(yè)可以借助真實記錄企業(yè)知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結(jié)果的企業(yè)檔案為憑證，特別是產(chǎn)權(quán)糾紛，這些資料就成為了企業(yè)進(jìn)行維權(quán)的重要的法律憑證和企業(yè)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。
5.企業(yè)檔案管理的安全性：是對企業(yè)管理和保護(hù)，做好檔案的保密，遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項，來保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)群，防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生，就可以有效的保護(hù)企業(yè)合法的知識產(chǎn)權(quán)，嚴(yán)格維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
企業(yè)檔案在管理中應(yīng)遵循的基本原則
1.檔案資料科學(xué)分級，管理統(tǒng)一規(guī)范：企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資料管理時要科學(xué)對企業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一分組和集中管理，為確保管理的規(guī)范性和科學(xué)性，企業(yè)管理機(jī)構(gòu)要及時健全完善企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，注重對各種文件材料的形成和積累，對企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理，并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理，對企業(yè)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理，以確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中能夠有效的被利用。
2.遵守管理標(biāo)準(zhǔn)：企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的管理系統(tǒng)，不能僅依靠行政手段和憑經(jīng)驗進(jìn)行管理，他需要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不然必然會造成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)混亂，對企業(yè)的發(fā)展造成損失。而且企業(yè)檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。
3.堅持以人為本，嚴(yán)防檔案泄密：企業(yè)檔案工作是項政治性、科學(xué)性、社會性很強(qiáng)的工作，企業(yè)檔案管理人員在管理中必須要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際，確立以人為本的觀念，強(qiáng)化強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，堅守良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀(jì)律性和警惕性，從而嚴(yán)防企業(yè)檔案失密、泄密等問題發(fā)生。企業(yè)檔案管理人員在日常管理中要有堅持日常收集企業(yè)管理原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣;在進(jìn)行收集的過程中要有嚴(yán)格按照程序制度逐級辦理的手續(xù)履行，整理收集回執(zhí)、查詢的記錄原始材料的意識，特別是要對那些記錄企業(yè)發(fā)展及管理的原始件孤本更要尤為重視。
強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化的要求及措施
1.建立和利用網(wǎng)上登記制度：在強(qiáng)化企業(yè)檔案管理過程中要及時通過先進(jìn)的管理技術(shù)手段，記錄企業(yè)有關(guān)利用者對檔案信息的訪問情況，從而通過嚴(yán)格的利用效果登記制度，系統(tǒng)全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。
2.深入基層隨機(jī)走訪用戶：在管理過程中企業(yè)檔案人員要經(jīng)常性地深入企業(yè)基層，向企業(yè)廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果，以及廣大用戶對檔案管理機(jī)構(gòu)各種提供利用方式的滿意程度和對檔案部門管理的意見和建議，以方便及時改進(jìn)企業(yè)檔案管理的措施。
3.對反饋工作定期總結(jié)：企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)要定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表，并定期對用戶反饋信息進(jìn)行總結(jié)分析，以便對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行更為科學(xué)的管理，從而控制和消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差，保證實現(xiàn)企業(yè)預(yù)期目標(biāo)。
檔案工作對企業(yè)發(fā)展的作用
1、企業(yè)檔案的情報價值
檔案在科研設(shè)計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù)，在整個企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產(chǎn)品的過程中，研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在企業(yè)的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案，吸收引進(jìn)。從這個意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個上升的平臺，構(gòu)造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲，有些是為改進(jìn)，有些是為新品研發(fā)。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。
2、企業(yè)檔案的評審價值
檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務(wù)。由于時間緊任務(wù)重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準(zhǔn)備。由于年度較多，需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)管理諸多方面的檔案。經(jīng)過一通宵的忙碌，審計工作已基本結(jié)束。雖然一宿未眠，疲憊尤存，但使我想到了一句話：養(yǎng)兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現(xiàn)出來。其實，檔案管理的根本價值在于未來。由此，我聯(lián)想到了國防建設(shè)，國防建設(shè)是一個國家安居樂業(yè)的重要安全保障，著眼于未來的國家安全。從這個意義上來說，檔案管理同國防建設(shè)有相似之處，都是面向未來、服務(wù)于長遠(yuǎn)。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務(wù)于國家國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)國民生產(chǎn)生活等諸多領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展;從微觀角度來看，主要面向社會的某一領(lǐng)域、團(tuán)體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、管理服務(wù)，著力于單位的各項工作順利進(jìn)行。從此次財務(wù)審計來看，審計人員從財務(wù)檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準(zhǔn)備，這些準(zhǔn)備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務(wù)是充分發(fā)揮檔案價值的基礎(chǔ)，是做好各項工作的重要前提，是單位進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。
3、企業(yè)檔案的維權(quán)價值
當(dāng)下，各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項目。這些項目在可行性研究報告、建設(shè)過程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項目建設(shè)過程中，無疑成為強(qiáng)有力的可查信息資源，扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個意義上講，企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設(shè)備中，在開箱驗收階段時，發(fā)現(xiàn)一設(shè)備是翻新設(shè)備，當(dāng)時及時拍照取證，提供相關(guān)項目檔案有關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等，積極和廠家聯(lián)系，使得事情妥善解決，為單位挽回經(jīng)濟(jì)損失。在筆者近幾年工作中，設(shè)備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設(shè)備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設(shè)、管道維護(hù)等事項，這些事項均為工廠的基礎(chǔ)設(shè)施項目，關(guān)系著企業(yè)日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護(hù)著企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量是企業(yè)的生命，沒有質(zhì)量無以言效益。質(zhì)量檔案對企業(yè)維護(hù)自身形象來講可謂相依不離，當(dāng)遇到重大質(zhì)量問題時，需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄，試驗數(shù)據(jù)，以此說明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn)，是否達(dá)到客戶對產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產(chǎn)過程完全按規(guī)定要求生產(chǎn)，以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒問題，進(jìn)而維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。
4、企業(yè)檔案的營銷價值
企業(yè)要適應(yīng)市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過圖片檔案、榮譽(yù)證書檔案的宣傳可以向社會展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì)，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場認(rèn)可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關(guān)獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認(rèn)該廠是信得過的企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效益大增。
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