大型企業(yè)經(jīng)營(yíng)中合同審查的技巧
大型企業(yè)經(jīng)營(yíng)中合同審查的技巧
本文在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，歸納了目前特大型企業(yè)合同實(shí)務(wù)中易發(fā)的共性問題，通過分析有代表性的個(gè)案，對(duì)企業(yè)合同審查中一些典型問題進(jìn)行了分析和歸納，并針對(duì)企業(yè)合同審查中存在的薄弱環(huán)節(jié)，論述了合同審查的方法和技巧。下面是小編為大家收集的關(guān)于大型企業(yè)經(jīng)營(yíng)中合同審查的技巧。希望可以幫助大家。
合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的基本文書，直接影響到企業(yè)權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)。因此，在合同簽訂中要做到絕事于未萌、防患于未然，就必須樹立事前防范、過程跟蹤、事后補(bǔ)救的立約觀念，堅(jiān)持在簽訂合同時(shí)進(jìn)行規(guī)范、有效的法律審查，以實(shí)現(xiàn)運(yùn)用法律手段有效的維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中，不論合同的標(biāo)題是如何表述，重要的是審查合同的全部條款，準(zhǔn)確把握合同項(xiàng)下所涉及的法律關(guān)系及其性質(zhì)，以確定該合同所適用的法律規(guī)范，并通過查閱相關(guān)的法律法規(guī)及司法解釋，參照有關(guān)合同范本(盡量根據(jù)權(quán)威部門推薦的示范文本)，最終確定合同的具體條款。否則，易導(dǎo)致不必要的訴訟。鑒于此，筆者考察、調(diào)研了合同簽約量大的相關(guān)特大型企業(yè)，旨在通過分析一些有代表性的個(gè)案，發(fā)現(xiàn)和歸納實(shí)踐中易發(fā)的共性問題，以期找出合同審查的規(guī)律和技巧，讓法律跳出書本走向生活，將抽象的法律條文變成日常工作中可對(duì)照適用的標(biāo)準(zhǔn)。
一、實(shí)例列舉
筆者調(diào)研了幾家有代表性的特大型企業(yè)，每年合同份數(shù)達(dá)一萬多份，標(biāo)的額達(dá)幾百億元有的甚至千億元，部分私營(yíng)企業(yè)還存在相當(dāng)數(shù)量的口頭協(xié)議;共性問題是合同形式簡(jiǎn)單、內(nèi)容不完善，有的企業(yè)重大合同僅一頁紙。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，發(fā)生的糾紛幾乎都與合同不規(guī)范有關(guān)，有的雖有約定，但約定不明，訴訟中很難通過合同維護(hù)自身合法權(quán)益。
2003年10月10日，南京某特大企業(yè)(供方，以下簡(jiǎn)稱甲方)與蘇州某大型合資公司(需方，以下簡(jiǎn)稱乙方)簽訂PTA化工產(chǎn)品購銷合同一份，合同約定：甲方供給乙方PTA6000噸(11月12月各3000噸)，按月定價(jià)、款到發(fā)貨，同年11月履行了3000噸供貨協(xié)議，雙方無爭(zhēng)議;同年12月乙方于當(dāng)月24日交付1800萬元匯票一張，甲不同意供貨，乙方取回匯票，雙方發(fā)生糾紛。乙方于2004年2月26日向南京市仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁，認(rèn)為其已經(jīng)支付了合同約定的貨款，甲方拒絕發(fā)貨構(gòu)成違約;甲方認(rèn)為不構(gòu)成違約，因?yàn)橐曳揭呀?jīng)取回匯票(貨款)，合同事實(shí)上已被解除。在證據(jù)運(yùn)用和法律的適用上雙方都進(jìn)行了艱苦的努力，質(zhì)證和辯論進(jìn)行了多輪，多名法學(xué)專家對(duì)此案予以了關(guān)注。仲裁庭于2004年11月25日做出裁決：駁回申請(qǐng)人的全部請(qǐng)求，甲方勝訴。本案是一起典型合同條款約定不明確而引發(fā)的訴訟糾紛，由于沒有進(jìn)行嚴(yán)格的合同審查，合同全部?jī)?nèi)容不足一頁紙，若合同對(duì)付款和供貨方式及時(shí)間地點(diǎn)做出明確約定，就不會(huì)發(fā)生本次糾紛。同時(shí)在合同履行過程中票據(jù)是“取回”還是“退回”雙方?jīng)]有簽字固定，導(dǎo)致何方違約難于認(rèn)定。通過本案筆者發(fā)現(xiàn)，簽訂合同時(shí)進(jìn)行法律審查非常必要，具體實(shí)務(wù)中只是一念之差，這就是法律意識(shí)，但影響的是企業(yè)的巨大利益。技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，同時(shí)我們還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，通過法律來規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為同樣也能贏得可觀的效益。
二、共性問題提示
企業(yè)在簽訂合同時(shí)，普遍存在一些共性問題，有的是未意識(shí)到，有的是無專業(yè)人員把關(guān)，有的是存有僥幸心理，凡此種.種不一而足。因此，筆者認(rèn)為有必要給予提示：
(一)資信審查。資信審查是合同能確實(shí)得到履行的第一道防線，但常被忽視，在市場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中，知已知彼顯得尤為重要;資信審查重點(diǎn)要看合同相對(duì)人資金信譽(yù)情況、企業(yè)實(shí)力、是否有履約能力、有無違約記錄、業(yè)界口碑等，必要時(shí)應(yīng)要求對(duì)方提供資信證明。
(二)專業(yè)參與。簽訂合同的標(biāo)的物若涉及專利、技術(shù)或有特殊專業(yè)要求的，應(yīng)聽取專業(yè)部門或項(xiàng)目主管的專業(yè)意見，并爭(zhēng)取將相關(guān)要求體現(xiàn)在合同的條款中。
(三)用語規(guī)范。實(shí)務(wù)中有些合同常出現(xiàn)一些生活用語、俚語等，導(dǎo)致概念不準(zhǔn)確，對(duì)此應(yīng)當(dāng)加以避免。合同的條款要用專業(yè)用語最好能用法言法語，內(nèi)容力求清晰規(guī)范、不要過于簡(jiǎn)明;合同前后文詞匯和表述的內(nèi)涵和外延要一致，必要時(shí)可作專門定義;合同雙方的權(quán)利義務(wù)條款要明確無誤避免產(chǎn)生歧義。
(四)留下痕跡。合同談判最好能留下書面材料(如會(huì)議紀(jì)要等)，合同簽訂和履行過程中雙方的電傳、信函要書面留存專人保管，票據(jù)往來應(yīng)保留交接手續(xù);合同變更要以書面形式，并經(jīng)雙方簽字認(rèn)可。
(五)統(tǒng)一文本。常規(guī)合同可制定統(tǒng)一的合同范本，若具體簽約中對(duì)范本中個(gè)別條款放棄應(yīng)當(dāng)特別注明。
(六)專人管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職合同管理員，常接觸合同的銷售和業(yè)務(wù)人員要進(jìn)行崗位教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在業(yè)務(wù)往來中要淡化“人情關(guān)系”，強(qiáng)化法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
三、寓管理于審查是提高合同審查效力的訣竅
企業(yè)特別是大型企業(yè)，職能部門、分廠、子公司眾多，行業(yè)層級(jí)管理多重，合同的類別、種類繁雜，年度合同量巨大，僅靠一兩個(gè)部門或人員，難以勝任，因此在合同管理和審查中必須講究一定的技巧，探索“事半功倍”的方法。
持續(xù)經(jīng)營(yíng)是公司的基本特征，合同行為是公司存續(xù)期間最重要的商事活動(dòng)，企業(yè)大量合同法律糾紛的產(chǎn)生及不利法律后果的承擔(dān)，大體上均系公司合同管理不慎所致。合同管理制度不健全是問題產(chǎn)生的癥結(jié)所在，只有理順“合同管理”制度，才能有效的避免合同風(fēng)險(xiǎn)，以不變應(yīng)萬變，這是企業(yè)合同管理中最基本的手段和訣竅。
(一)制度設(shè)計(jì)，事半功倍
特大型企業(yè)合同行為涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜，要做合同管理和審查工作，必須本著安全與效率并舉的原則，對(duì)合同審查實(shí)行“分級(jí)管理”、“歸口審查”，實(shí)行“承辦人負(fù)責(zé)制”。
1、所謂分級(jí)管理是指按照一定標(biāo)準(zhǔn)(如合同金額、合同標(biāo)的、合同期限、付款時(shí)間等)進(jìn)行劃分，按管理權(quán)限和業(yè)務(wù)職能進(jìn)行管理和審查。如，有的企業(yè)將專利合同劃歸技術(shù)監(jiān)督處審查，50萬元以上的合同由總公司審查，常規(guī)合同則按照企業(yè)內(nèi)控制度的權(quán)限指引，由相關(guān)負(fù)責(zé)人在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審查。
2、所謂歸口審查是指企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)管理合同的機(jī)構(gòu)，基層設(shè)立合同管理員，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)合同文本、往來信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務(wù)人員的《業(yè)務(wù)報(bào)表》進(jìn)行統(tǒng)一審查和管理。歸口審查的必要性在于：可實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同審查的規(guī)范性和統(tǒng)一性，便于法律文書原件的保管，便于宏觀上了解企業(yè)全部合同狀況，便于跟蹤企業(yè)合同履行進(jìn)展情況，也有利于對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核。
3、所謂承辦人負(fù)責(zé)制即每筆合同都有相應(yīng)的專門負(fù)責(zé)人跟進(jìn)，不致發(fā)生遺忘，防止責(zé)任不清、相互扯皮現(xiàn)象。承辦人工作應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的連續(xù)性、穩(wěn)定性，從每筆業(yè)務(wù)開始，注意審查對(duì)應(yīng)客戶的主體資格、資信狀況、對(duì)應(yīng)客戶授權(quán)代表(或業(yè)務(wù)代表)的權(quán)限范圍;合同簽署后負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進(jìn)賬情況、往來信函資料的收集等事項(xiàng);糾紛發(fā)生后還應(yīng)配合公司負(fù)責(zé)人、公司法律顧問進(jìn)行相關(guān)訴訟、仲裁活動(dòng)。此外，業(yè)務(wù)承辦人還應(yīng)定期將工作情況向主管負(fù)責(zé)人匯報(bào)，如《工作月報(bào)表》內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：月度合同數(shù)量、合同編號(hào)、對(duì)應(yīng)客戶、發(fā)貨情況、應(yīng)付款情況、付款情況、逾期付款天數(shù)、對(duì)方聯(lián)系方式、其他說明事項(xiàng)等。企業(yè)合同管理和審查中，如果能運(yùn)用上述技巧，可以事半功倍。
(二)走足程序，強(qiáng)調(diào)過程
合同審查并不局限于簽署合同這一靜態(tài)的時(shí)間點(diǎn)，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、連續(xù)的過程，包括：合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、合同相對(duì)人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭(zhēng)議事項(xiàng)的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。企業(yè)合同審查即是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)。如果企業(yè)在合同管理和審查過程中不認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，即使每份合同都經(jīng)過審查和把關(guān)，也難最大限度的降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。只有將合同管理控制在制度可預(yù)期的范圍內(nèi)，才能保障公司經(jīng)營(yíng)安全。
四、實(shí)務(wù)中合同審查的具體技巧
(一)合同的效力審查應(yīng)留意的事項(xiàng)
1、合同的合法性審查。在審查合同時(shí)，應(yīng)認(rèn)真分析合同所涉及的法律關(guān)系，按照具體的法律關(guān)系的指引，尋找調(diào)整的實(shí)體規(guī)范，判斷是否存在導(dǎo)致合同被認(rèn)定為無效的情形，并認(rèn)真分析合同無效情況下產(chǎn)生的法律后果，對(duì)照我國(guó)《合同法》第52條的規(guī)定的五種情形進(jìn)行分析，即一方以欺詐、脅迫的手段訂立的合同，損害國(guó)家利益的;惡意串通，損害國(guó)家、集體或者第三人利益的;以合法形式掩蓋非法目的;損害社會(huì)公共利益的;及違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定的。有上述情形的應(yīng)認(rèn)定為無效。
2、合同的主體審查。主體的行為能力可以決定合同的效力。對(duì)于特殊行業(yè)的主體，要審查其是否具有從事合同項(xiàng)下行為的資質(zhì)，如果合同主體不具有法律、行政法規(guī)規(guī)定的資質(zhì)，有可能導(dǎo)致合同無效，因此對(duì)主體的審查也是合同審查的重點(diǎn)。
3、授權(quán)審查。對(duì)于無權(quán)代理、無權(quán)處分的主體簽訂的合同，可能導(dǎo)致合同被變更、撤銷的法律后果;因此，涉及授權(quán)代為簽訂合同的應(yīng)當(dāng)出具委托授權(quán)書，并對(duì)委托授權(quán)書進(jìn)行形式和內(nèi)容審查，同時(shí)還要審查授權(quán)的范圍和有效期限。
4、附條件審查。在審查合同時(shí)要注意合同是否附條件或附期限，所附條件或期限是否會(huì)產(chǎn)生歧義，同時(shí)注意所附條件或期限的必要性、合理性和合法性，防止無實(shí)際履行能力的人利用所附條件或期限從事非法行為。
5、無效條款審查。在審查中要注意合同中是否存在無效條款，包括無效的免責(zé)條款和無效的仲裁條款。無效的免責(zé)條款即《合同法》第53條的規(guī)定：造成對(duì)方人身傷害的和因故意和重大過失造成對(duì)方財(cái)產(chǎn)損失的免責(zé)條款。無效條款審查時(shí)不要漏審合同尾部的管轄約定，對(duì)管轄權(quán)約定不明的可能會(huì)導(dǎo)致約定無效。
(二)合同履行條款應(yīng)留意的問題
1、履行方式審查。雙務(wù)合同在實(shí)際履行中《合同法》賦予了不安履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)和同時(shí)履行抗辯權(quán)，因此在審查合同時(shí)，應(yīng)結(jié)合違約責(zé)任的約定注意審查雙方義務(wù)的履行順序，是否約定了提示履行義務(wù)等。
2、必備條款審查。對(duì)合同的必備條款要認(rèn)真審查，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或報(bào)酬、履行地點(diǎn)、履行期限、履行方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等，《合同法》第62條明確規(guī)定了合同中部分條款約定不明、沒有約定的所采取的履行方法，因此對(duì)這部分條款需仔細(xì)審查其是否具備或有必要列明。
(三)合同終止和解除條件應(yīng)注意的問題
1、區(qū)分概念。合同的終止和解除是不同的兩個(gè)法律概念，合同解除是指在合同履行完畢之前提前終止合同;合同終止是指合同履行終了，即在約定的合同期限內(nèi)權(quán)利義務(wù)已經(jīng)履行完畢、合同不再履行;相關(guān)規(guī)定主要體現(xiàn)在我國(guó)《合同法》第六章中;對(duì)于合同的終止或解除，要注意約定終止或解除的條件，否則易引發(fā)糾紛導(dǎo)致爭(zhēng)議。
2、合同終止：即合同雙方權(quán)利義務(wù)已經(jīng)終結(jié)，在法律上發(fā)生終了效力。《合同法》第91條對(duì)此作了相應(yīng)規(guī)定，如：債務(wù)已按照約定履行、合同依法解除、債務(wù)相互抵銷、債務(wù)人依法將標(biāo)的物提存、債權(quán)人免除債務(wù)、債權(quán)債務(wù)同歸于一人，以及法律規(guī)定或當(dāng)事人約定終止的其他情形等。
3、合同解除：即未到期的合同被提前終止。《合同法》第93條規(guī)定了當(dāng)事人雙方可以在合同中約定解除合同的條件，這些條件常與一方違約相聯(lián)系，這是在合同審查時(shí)需注意的問題。《合同法》第94條還規(guī)定了單方解除合同的情形，應(yīng)當(dāng)注意的是這種解除權(quán)為單方任意解除權(quán)而非法定解除權(quán);該解除權(quán)的行使，解約方負(fù)有通知義務(wù)，并在通知到達(dá)對(duì)方時(shí)發(fā)生解除效力，合同審查時(shí)需加以注意;若因一方遲延履行，只有在遲延履行已達(dá)到根本違約、無法實(shí)現(xiàn)合同目的時(shí)，另一方才享有單方解除權(quán)，否則，應(yīng)給予違約方合理期限繼續(xù)履行合同，而不能解除合同。
4、解除權(quán)的期限。法律對(duì)此有相應(yīng)規(guī)定，審查也要加以注意。按照《合同法》第95條之規(guī)定，合同雙方可以約定解除權(quán)行使的期限，若沒有約定則適用法律的規(guī)定，法律沒有規(guī)定的，則在對(duì)方催告后的合理期限內(nèi)行使，否則會(huì)導(dǎo)致失權(quán)的法律后果。具體審查中要結(jié)合合同的類別、合同法分則的規(guī)定對(duì)各類不同合同分別對(duì)照審查。
(四)關(guān)于違約責(zé)任問題
違約責(zé)任和賠償損失，幾乎在每個(gè)合同糾紛中都有所涉及，乃合同必備條款之一。關(guān)于違約責(zé)任《合同法》第114條作了相應(yīng)規(guī)定，一般情況下，違約責(zé)任與賠償損失不能同時(shí)適用，違約責(zé)任與定金罰則可選擇適用;實(shí)踐中訂約人在違約責(zé)任條款中常約定，一方違約則另一方享有合同解除權(quán)，同時(shí)要求對(duì)方承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任，這種約定有待商榷，筆者認(rèn)為該約定系法律認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤，對(duì)照法律規(guī)定和立法者的本意：解除權(quán)人在行使解除權(quán)時(shí)，若存在損失，可要求違約方予以賠償;同時(shí)，還要區(qū)分違約方的主觀過錯(cuò)狀態(tài)，是善意還是惡意，如果是惡意違約可并處懲罰性違約金。當(dāng)事人不應(yīng)獲取合同之外的利益是合同法的價(jià)值選擇。
(五)合同的爭(zhēng)議解決條款
合同的爭(zhēng)議解決方法及管轄權(quán)的約定，看似一般但相當(dāng)重要，在我國(guó)現(xiàn)有的法律框架下，其往往能決定一個(gè)案件的成敗，同時(shí)未來發(fā)生糾紛時(shí)，仲裁、訴訟的經(jīng)濟(jì)性和便捷性也與此相關(guān)聯(lián)。另外，合同條款若約定仲裁條款，應(yīng)當(dāng)寫明仲裁機(jī)構(gòu)的名稱、仲裁事項(xiàng)，避免無效約定。對(duì)于訴訟的條款，應(yīng)注意選擇方便訴訟的法院。
(六)重視合同文本的細(xì)節(jié)審查
細(xì)節(jié)決定成敗。注意細(xì)節(jié)，在合同審查中顯得尤為重要，如有的含涉外因素的合同中，首部經(jīng)常列明“定義”，是對(duì)本合同正文詞匯和概念的界定和說明，在合同審查中必須仔細(xì)推敲，“定義”中概念的“內(nèi)涵”和“外延”要準(zhǔn)確理解、反復(fù)斟酌、避免歧意。合同尾部若附有“說明”或“附件”，審查時(shí)一定要認(rèn)真核對(duì);此外，首部和尾部還要結(jié)合正文部分進(jìn)行審查、校核，防止出現(xiàn)偏差，如果不注意這些細(xì)節(jié)，常會(huì)產(chǎn)生意想不到的后果。
印章使用也是合同審查中易被忽視的一個(gè)細(xì)節(jié)，目前大多數(shù)公司特別是基層單位印章使用相對(duì)混亂，如簽署合同或補(bǔ)充條款應(yīng)使用印章不一致等，企業(yè)法律實(shí)務(wù)中簽訂合同要求用“公章”或“合同專用章”;對(duì)賬應(yīng)使用“公章”、“合同專用章”或“財(cái)務(wù)專用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專用章”、“財(cái)務(wù)專用章”或“業(yè)務(wù)專用章”等。在具體審查中這些細(xì)節(jié)應(yīng)當(dāng)加以注意，
另外，還要注意地址這一細(xì)節(jié)，許多公司注冊(cè)地與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地不一，或一家公司擁有多處經(jīng)營(yíng)地，為防止糾紛發(fā)生時(shí)可能出現(xiàn)的雙方溝通不暢，函件無法送達(dá)等情形，在合同文本中要確認(rèn)雙方信函、文件等的送達(dá)地址，明確任何一方地址發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，并約定一方按確認(rèn)地址發(fā)出有關(guān)信函多少日即推定對(duì)方收到。
合同審查是一項(xiàng)對(duì)審查者的要求較為全面的工作，不但要有扎實(shí)的法學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟悉企業(yè)管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的相關(guān)業(yè)務(wù)。企業(yè)特別是合同管理人員在合同管理過程中，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐、探索規(guī)律、積累方法，用理論指導(dǎo)實(shí)踐、在實(shí)踐中形成經(jīng)驗(yàn)、在經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)方法、用方法來服務(wù)工作，逐步形成適合自身企業(yè)特點(diǎn)的合同管理模式，有效把握合同審查的方法和技巧，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。
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