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電腦辦公有哪些實用技巧

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電腦辦公有哪些實用技巧

  用電腦就是用軟件,用軟件得講技巧才能達到事半功倍,那么電腦辦公有哪些實用技巧呢?就讓學(xué)習啦小編來告訴大家電腦辦公實用技巧吧,希望可以幫助到大家。

  電腦辦公實用技巧

  輸入法的常用技巧

  辦公室然人員少不了的就是需要打字,打字少不了的就是選擇輸入法,輸入法有很多,有英文,中文,我們使用中文還會有很多五筆、搜狗等等,我們可以設(shè)置成搜狗,使用搜狗會更加方便一些。

  對于U的用法,我們很多時候只知道偏胖但是不知道拼音,這時候我們就可能會比較煩惱了,不應(yīng)該怎么辦。我們可以先輸入U之后輸入'之后再輸入偏旁和字,之后我們就會發(fā)現(xiàn)我們不認識的字在下面了,而且還有拼音。

  對于V的用法,我們可以使用V快速的輸入日期以及數(shù)字的大寫。

  繁體字以及簡體字的切換,我么可以使用Ctrl+shift+F。

  中英文標點切換:Ctrl+。

  Tab的應(yīng)用。栗子:li+Tab+mz=李

  特殊符號Ctrl+Shift+Z的應(yīng)用

  excel的使用技巧

  分數(shù)的輸入,我們?nèi)绻苯虞斎?/5,我們會發(fā)現(xiàn)回車后自動變成了1月5日。我們需要注意的就是先輸入0,之后在輸入空格,再輸入1/5。

  有時候序列是001,但是我們在excel中輸入001會發(fā)現(xiàn)變成了,我們在輸入的時候需要先輸入細問單引號,之后再輸入001就好了。

  日期的輸入,我們在excel中想輸入日期,如果是1月2日,我們直接輸入4/5回車就可以了。但是如果想輸入當前的日期,我們只需要按一些ctrl+就可以了。

  如果想在表格的單元格中填充同一數(shù)據(jù),是不是您可能會都粘貼復(fù)制呢。教您一技巧,我們先選中一個單元格,之后按住ctrl鍵,然后用我們的鼠標再去單機其他的單元格,這樣這些單元格就都選中了,在編輯區(qū)中輸入我們需要輸入的數(shù)據(jù),然后按住ctrl鍵敲回車,這樣所有選用的單元格就填上同一數(shù)據(jù)了。

  文秘人員電腦辦公實用技巧

  一、紅頭文件的制作及標準

  1、進行頁面設(shè)置

  選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

  2、插入頁號

  選擇“插入”——“頁碼”,“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼,在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字,偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

  3、發(fā)文機關(guān)標識制作

  選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項,鼠標將會變成“┼”,在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵,出現(xiàn)一個文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識,輸入完成后,選中該文本框,單擊鼠標右鍵——“設(shè)置文本框格式”,在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

  選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊: “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”, “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標準,“8.0cm”——上行文標準,注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

  選擇“文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅色”,字體設(shè)置成“小標宋簡體”,字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號,但要盡量充滿該文本框,這樣,寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

  4、紅線制作

  首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標會變成“十”字形,左手按住鍵盤上的Shift鍵,右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線,然后選中直線單擊鼠標右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格式”,紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽,“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”,垂直對齊:“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標準,“13.5cm”——上行文標準,注:用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。

  5、文號制作

  平行文文號:文號——三號仿宋、居中顯示。

  上行文文號:文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽,找到六角符號后,將光標置于準備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。

  6、主題詞制作

  選擇“表格”——“插入”——“表格”,選中表格,單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫具體內(nèi)容:主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

  7、保存成模板文件

  單擊“文件”——“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”:給模板命名;“保存位置”:模板所在路徑(一般不做,默認即可)。 至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”——“打開”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的,然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

  二、公文正文排版

  1.依據(jù)模板建立新公文:選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。

  2.制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來,但必須遵循以下國家標準:

  標 題——二號小標宋字體,居中顯示; 主送機關(guān)——三號仿宋字體,頂格,冒號使用全角方式;

  正 文——三號仿宋字體;

  成文日期——三號仿宋字體,右空四個字的距離,“○”和六角符號的輸入方法一致,不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

  文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后,將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

  三、用Word制作電子公章

  1、圖章輪廓

  選擇“插入→圖片→自選圖形”,在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓,設(shè)置為“無填充色”,線條寬度為2磅,顏色為紅色,“疊放次序”為“最底層”。

  2、編輯文字

  在文檔中插入藝術(shù)字,選擇環(huán)形藝術(shù)字,輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號,然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形,并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi),可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

  3、插入五角星

  在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星,然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星,并設(shè)置成紅色,移動到圓中合適的位置,然后選中圓、藝術(shù)字、五角星,單擊鼠標右鍵,選擇“組合”,一個公章就制作出來了,要用時復(fù)制一個到目標處,是不是很正規(guī)啊!

  但是,用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中,但如果是正式的行文,則要求公章有防偽功能,別人不能仿制,這時候,我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。

  制作可以防偽的電子公章

  在辦公之星中,制作公章就簡單得多,直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時,在文本中就可以看到印章的情況。

  特別的是,軟件對生成的印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標識,你還可以給印章設(shè)置密碼來進行保護,防止非授權(quán)的編輯。

  當要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M行修改、復(fù)制時,可以右擊印章,出現(xiàn)“印章密碼”對話框,要求輸入正確的密碼,同時顯示印章的數(shù)字防偽標識(在此可以驗證印章的真?zhèn)?。

  其實,如果要進行網(wǎng)上發(fā)文件,可以先在辦公之星中制作出一個標準的電子印章后,復(fù)制到Word中,保存后,就可以經(jīng)常調(diào)用了。

  如何設(shè)置文檔、文字、圖片“不打印”

  1、打開選項

  2、視圖----格式標記-----(勾選)隱藏文字

  3、確定

  4、在文檔打印任何文字,或是插入文本框,在文本框內(nèi)輸入文字。①選擇你不想打印的文字,②CTRL+D(字體),③在效果欄--隱藏文字(勾選--確定)。此時你文檔的文本是你看的到,但不打印的。

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