wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)
wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)
對于表格中重復(fù)的數(shù)據(jù)我們需要將其找出并刪除其中部分的數(shù)據(jù),怎么才能檢查出表格中的重復(fù)項(xiàng)呢?下面就讓學(xué)習(xí)啦小編告訴你wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù) 的方法。
wps查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)的方法:
首先,在表格中選中要檢查的行與列,然后在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項(xiàng)——高亮顯示重復(fù)項(xiàng)”命令,此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“高亮顯示重復(fù)項(xiàng)”對話框(如圖1),單擊“確定”后,表格中相同的數(shù)據(jù)就會(huì)以橙色標(biāo)示出來,讓我們對重復(fù)數(shù)據(jù)一目了然。
核對無誤后,如果要想一次刪除所有重復(fù)項(xiàng),在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項(xiàng)——刪除重復(fù)項(xiàng)”,則會(huì)彈出一個(gè)“刪除重復(fù)項(xiàng)”對話框(如圖2),單擊“確定”即可直接將高亮顯示的重復(fù)項(xiàng)刪除了。這樣,刪除了哪些重復(fù)項(xiàng),我們就可以做到心中有數(shù)了。
對于表格中重復(fù)項(xiàng)的存在,并非都是錯(cuò)誤,重復(fù)有重復(fù)的道理,比如某一地名、某一單位兩人重名等,如果此時(shí)一刀切地運(yùn)用“刪除重復(fù)項(xiàng)”功能就可能會(huì)造成“濫殺無辜”。那我們怎么才能對表格中的重復(fù)項(xiàng)進(jìn)行一分為二地區(qū)別對待呢?此時(shí),我們可以在表格中將橙色標(biāo)示的重復(fù)數(shù)據(jù)中進(jìn)行人工核對,對于確實(shí)錯(cuò)誤的重復(fù)項(xiàng)進(jìn)行人工刪除即可(如圖3),之后再進(jìn)行重新輸入,這樣就避免了軟件“一刀切”了。
拒絕重復(fù)不出錯(cuò)雖說軟件為我們提供了重復(fù)項(xiàng)刪除功能,那只是一種事后的補(bǔ)救措施,那我們?nèi)绾卧跀?shù)據(jù)輸入之前,對重復(fù)預(yù)進(jìn)行有效預(yù)防呢?此時(shí),我們可以對表格進(jìn)行重復(fù)數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行提醒設(shè)置。首先是在表格中用鼠標(biāo)選擇要輸入數(shù)據(jù)的行與列,然后在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項(xiàng)——拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)”,此時(shí),也可以在打開的“拒絕輸入重復(fù)項(xiàng)”對話框中自行選擇拒絕重復(fù)項(xiàng)的行與列,并單擊“確定”(如圖4)。這樣,當(dāng)我們在相應(yīng)的行與列中輸入的數(shù)據(jù)有與前面數(shù)據(jù)重復(fù)時(shí),就會(huì)自動(dòng)彈出“拒絕重復(fù)輸入”提示框(如圖5),單擊“是”即可輸入重復(fù)數(shù)據(jù)。如果單擊“否”,單元格內(nèi)數(shù)據(jù)就會(huì)以高亮顯示,提示我們進(jìn)行修改。如果單擊“取消”,即可自動(dòng)清除單元格數(shù)據(jù),以方便重新輸入。
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