wps表格怎樣制作多級下拉列表
wps表格怎樣制作多級下拉列表
我們在使用wps表格的時候，為了方便規(guī)范數(shù)據(jù)的錄入，經(jīng)常會在相應(yīng)的單元格中提供下拉列表以便選擇錄入，下面就讓學(xué)習(xí)啦小編告訴你wps表格怎樣制作多級下拉列表。
wps表格制作多級下拉列表的方法
在某學(xué)校設(shè)有高一、高二、高三共三個級部，每個級部的分別有十個左右的班級。以前在統(tǒng)計學(xué)生相關(guān)信息的時候，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)各班級、級部上交的表格很不規(guī)范，因此為了規(guī)范起見，有必要建立多級的下拉列表，如圖1所示。
為此，我們應(yīng)該借助“名稱”以達到目的。
一、定義名稱
如圖2所示。
在Sheet1工作表中建立如圖表格。各列標題就以相應(yīng)的級部名稱來表示，其下則分別錄入各相應(yīng)的班級，四個級部分別在A-C列。在E1單元格錄入“級部”，其下錄入四個級部名稱。注意此處級部名稱應(yīng)與各列標題一致。
選中A列單元格，點擊菜單命令“插入→名稱→定義”，打開“定義名稱”對話框。在上方的輸入框中輸入“高一”，并確認下方的“引用位置”輸入框中數(shù)據(jù)為“=Sheet1!$A:$A”，如圖3所示。
點擊確定后，就可以將A列單元格區(qū)域定義為“高一”了。不信，你可以在表格的名稱框中輸入“高一”，回車，是不是整個A列就被選中了?
可以用同樣的方法，分別選中B列、C列、E列單元格區(qū)域后，在“定義名稱”對話框中將它們分別定義為“高二”、“高三”、“級部”名稱。也可以直接在上方的輸入框中輸入名稱，然后將下方的“引用位置”修改成相應(yīng)的單元格區(qū)域，然后點擊“添加”按鈕，將名稱添加到當前工作簿的名稱列表中。比如定義 “高三”名稱時，其引用位置應(yīng)改為“=Sheet1!$C:$C”，定義“級部”名稱時，其引用位置應(yīng)改為“=Sheet1!$E:$E”。
二、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性
如圖4所示表格。
選中C2及以下單元格區(qū)域，點擊菜單命令“數(shù)據(jù)→有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“允許”下拉列表中選擇“序列”，然后在下方的“來源”輸入框中輸入“=級部”，其它設(shè)置如圖5所示。
確定后，將鼠標定位于C2或其下單元格，可以發(fā)現(xiàn)右側(cè)出現(xiàn)下拉按鈕，點擊即可出現(xiàn)在Sheet1工作表E列中所列的級部名稱列表。
關(guān)鍵是表格中的D列，如何根據(jù)C列所選級部名稱在D列單元格出現(xiàn)相應(yīng)級部的班級列表呢?其實，這一步也是屬于窗戶紙性質(zhì)的，一捅就破。選中D2及以下單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，“允許”列表仍選“序列”，但在“來源”輸入框中輸入公式“=INDIRECT($C2)”，如圖6所示。
確定后再單擊相應(yīng)單元格，就可以看到圖1所示的效果了。
函數(shù)INDIRECT($C2)的作用是返回在C2單元格中的數(shù)據(jù)的值。比如本例圖1中“=INDIRECT($C2)”的結(jié)果就是“=高一”，而“=INDIRECT($D2)”的結(jié)果就是“=高三”。
如有更多級別的下拉列表也不用愁，就是這么兩步，先定義名稱，然后在數(shù)據(jù)有效性對話框中進行引用名稱就可以了。
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