每到期末，老師都需要給每個(gè)學(xué)生家長(zhǎng)發(fā)放一份通知書，其中包括學(xué)生成績(jī)、評(píng)語(yǔ)等內(nèi)容，以前大家往往是采用手工填寫或者打印，必須要繁瑣地對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行排名、輸入，工作量非常大。實(shí)際上利用Excel的一些函數(shù)以及功能，就可以對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行排名，并可以實(shí)現(xiàn)批量打印通知書，下面就以某學(xué)校的期末通知書打印為例，介紹Excel軟件中的具體實(shí)現(xiàn)方法。
　　整理成績(jī)以及評(píng)語(yǔ)表
　　通常一份標(biāo)準(zhǔn)的家長(zhǎng)通知書，一般都需要包括學(xué)生成績(jī)以及老師的評(píng)語(yǔ)，因此在打印通知書之前，必須將這些資料整理好，啟動(dòng)Excel2007，新建一個(gè)工作簿，將其命名，比如“2009年度通知書打印”，在其中新建一個(gè)工作表，將其命名為“學(xué)生成績(jī)明細(xì)”，在此表中將各個(gè)學(xué)生的成績(jī)復(fù)制過(guò)來(lái)，由于還需要對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行合計(jì)、排名，因此在“總分”下面的I2單元格中輸入求總分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2單元格中輸入公式“=“第”&RANK(I2，$I$2:$I$71)&“名””，然后將這兩個(gè)公式復(fù)制到對(duì)應(yīng)的下面單元格區(qū)域中，就可以求出所有學(xué)生的總分以及在本班級(jí)中的排名了(圖1)。
　　此外由于通知書中還需要添加老師的評(píng)語(yǔ)，因此新建一個(gè)工作表，將其命名為“老師評(píng)語(yǔ)”，在此表的A列中將學(xué)生成績(jī)明細(xì)中的學(xué)生名單復(fù)制過(guò)來(lái)，然后在B列中輸入老師對(duì)每個(gè)學(xué)生的評(píng)語(yǔ)(圖2)。
　　設(shè)計(jì)通知書打印模板
　　雖然每個(gè)學(xué)校的家長(zhǎng)通知書格式可能不完全相同，但是大體上是差不多的，新建一個(gè)工作表，將其命名為“批量打印通知書”，然后在此表的A2:K24單元格區(qū)域中，根據(jù)自己學(xué)校的要求，輸入家長(zhǎng)通知書的必要內(nèi)容，如標(biāo)題、開(kāi)頭語(yǔ)、成績(jī)表格、評(píng)語(yǔ)表格以及家長(zhǎng)填寫意見(jiàn)的位置(圖3)。
　　由于要實(shí)現(xiàn)批量打印，必須在此通知書模板中添加一個(gè)通知書序號(hào)選擇單元格，這樣就能夠通過(guò)這個(gè)單元格中的不同序號(hào)，顯示不同的家長(zhǎng)通知書，在L3單元格中輸入“請(qǐng)輸入序號(hào)”，然后確定M3單元格為通知書序號(hào)選項(xiàng)單元格。同時(shí)為了將前面學(xué)生成績(jī)明細(xì)中每個(gè)學(xué)生的數(shù)據(jù)自動(dòng)引用過(guò)來(lái)，在通知書中學(xué)生成績(jī)明細(xì)表“學(xué)生姓名”下面的A12中輸入公式“=OFFSET(學(xué)生成績(jī)明細(xì)!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””，在第一門課“語(yǔ)文”下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，學(xué)生成績(jī)明細(xì)!$A$2:$K$60，2，0)”，在第2門課“數(shù)學(xué)”下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，學(xué)生成績(jī)明細(xì)!$A$2:$K$60，3，0)”，并依次類推，然后在存放老師評(píng)語(yǔ)的A14中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，老師評(píng)語(yǔ)!$A$2:$B$71，2，0)”。這樣當(dāng)在M3單元格中輸入1時(shí)，就會(huì)在通知書模板中顯示第一個(gè)學(xué)生的家長(zhǎng)通知書，而輸入2時(shí)，則顯示第二個(gè)學(xué)生的家長(zhǎng)通知書。
　　需要注意的是，此處使用了OFFSET、VLOOKUP等函數(shù)，其作用為根據(jù)M3單元格中的數(shù)值，自動(dòng)引用學(xué)生成績(jī)明細(xì)對(duì)應(yīng)的學(xué)生姓名，而且在成績(jī)表以及評(píng)語(yǔ)中自動(dòng)引用相應(yīng)學(xué)生的成績(jī)以及評(píng)語(yǔ)資料，而公式“OFFSET(學(xué)生成績(jī)明細(xì)!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””中的$M$3*1則是針對(duì)不同數(shù)據(jù)之間相隔行數(shù)而定的，如果相隔2行，則將其修改為$M$3*2即可。
　　高效率批量打印通知書
　　在前面通知書模板設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，就可以利用控件進(jìn)行批量打印通知書的工作了，在N2、N3中分別輸入開(kāi)始序號(hào)、結(jié)束序號(hào)，以其后的O2、O3單元格作為批量打印通知書的起始序號(hào)，接著單擊“開(kāi)發(fā)工具”菜單，單擊“控件”功能區(qū)中的“插入”選項(xiàng)，在彈出的控件列表中，選擇“ActiveX控件”中的命令按鈕，將其拖動(dòng)到M3單元格的下面。
　　接著右擊此按鈕控件，在彈出的右鍵快捷菜單中，選擇“屬性”命令，在隨之彈出的“屬性”對(duì)話框中，將此按鈕控件的“Caption”屬性，即按鈕標(biāo)題修改為“批量打印通知書”。然后還是右擊此按鈕控件，選擇“查看代碼”命令，在彈出的VBA編輯窗口中輸入以下批量打印命令：
　　Private Sub CommandButton1_Click()
　　For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)
　　Range(“m3”) = i
　　ActiveSheet.PrintOut
　　Next
　　End Sub
　　輸入完畢后，關(guān)閉此VBA編輯框，單擊“控件”功能區(qū)中的“設(shè)計(jì)模式”選項(xiàng)，以退出設(shè)計(jì)模式，然后選擇通知書的打印區(qū)域，最后在O2、O3單元格中輸入需要批量打印家長(zhǎng)通知書的起始序號(hào)，如1～50，最后單擊“批量打印通知書”按鈕，就可以立即打印出所需要的50名學(xué)生通知書了。
　　以上的批量打印是僅僅針對(duì)通知書打印而言的，實(shí)際上利用以上方法，稍微修改下，還可以應(yīng)用到其他一些批量打印工作中，如打印標(biāo)簽、付款通知單、成績(jī)單等等，通過(guò)這個(gè)方法能夠大大提高工作效率，減少出現(xiàn)工作誤差的幾率。