Excel2007表格常用技巧教程
Excel2007表格常用技巧教程
Excel作為Office辦公軟件中的表格工具，收集整理數(shù)據(jù)異常方便，對(duì)信息呈現(xiàn)爆炸式增長的今天，無論是對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)來說數(shù)據(jù)的收集、整理、處理變得更為重要。下面學(xué)習(xí)啦小編馬上就告訴大家Excel2007常用技巧吧。
Excel2007常用技巧
技巧1 全新限制先睹為快
為了使用戶能夠在工作表中瀏覽大量數(shù)據(jù)，Microsoft Office Excel 2007支持每個(gè)工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是說，Excel單張工作表的容量為1,048,576行乘以16,384列，與2003版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel 2007還支持最多16,000,000種顏色。
而且現(xiàn)在，可以在同一個(gè)工作簿中使用無限多的格式類型，而不再僅限于4,000種;每個(gè)單元格的單元格引用數(shù)量從8,000增長到了任意數(shù)量，唯一的限制應(yīng)該是對(duì)電腦內(nèi)存的考驗(yàn)了。為了改進(jìn)Excel的性能，微軟將內(nèi)存管理從2003版的Excel中的1GB內(nèi)存增加到2GB，整整翻一倍。由于Excel 2007支持雙處理器和多線程芯片集，用戶將同時(shí)在包含大量公式的大型工作表中體驗(yàn)到更快的運(yùn)算速度。
技巧2 靈活添加Excel文檔的頁眉和頁腳
經(jīng)常使用Excel的用戶可能都知道，以往要想為Excel文檔添加頁眉和頁腳絕非是一件輕松的事情，需要經(jīng)過層層對(duì)話框的設(shè)置才能完成添加任務(wù)。但是現(xiàn)在的Excel能夠在完全可預(yù)覽的“頁面布局”視圖中為Excel文檔添加頁眉和頁腳，操作過程簡單且直觀。操作方法如下：
1.在Excel的“功能區(qū)”中，單擊“插入”選項(xiàng)卡。
2.在“文本”組中單擊“頁眉和頁腳”按鈕。
3.在“功能區(qū)”中會(huì)出現(xiàn)“頁眉和頁腳工具”的上下文相關(guān)選項(xiàng)卡，在其中的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中提供了我們需要的所有命令，由此可以非常直觀地對(duì)Excel文檔的頁眉和頁腳進(jìn)行編輯。
Excel表格美觀其實(shí)可以很簡單
技巧3 以最快的速度來美化表格
在最新的Excel工作表中，用戶可以將注意力全部集中在重要數(shù)據(jù)的輸入上，而不必花費(fèi)任何心思在表格的格式設(shè)定與外觀的操作上，從而減少勞動(dòng)量。讓Excel來幫助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步驟如下：
1.定位到包含數(shù)據(jù)的任意單元格中。
2.在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。
3.此時(shí)彈出“套用表格式”對(duì)話框，指定表數(shù)據(jù)的來源。
4.單擊確定按鈕，就會(huì)自動(dòng)為表格添加標(biāo)題文字顏色、標(biāo)題單元格填充色以及隔行填充色，并且還會(huì)把表格區(qū)域轉(zhuǎn)化為列表，得到列表的諸多功能，如自動(dòng)篩選等。
技巧4 自動(dòng)套用適當(dāng)格式與自動(dòng)創(chuàng)建計(jì)算列
當(dāng)你需要為已有的表格添加新列時(shí)，Excel能夠自動(dòng)套用已有格式，無需進(jìn)行重新設(shè)置。此外，在Office Excel表格中，可以快速創(chuàng)建一個(gè)計(jì)算列。計(jì)算列使用一個(gè)適用于每一行的公式，它可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)擴(kuò)展以包括附加行，從而使公式也立即擴(kuò)展到這些行中。只需將公式輸入一次，而無需使用“填充”或“復(fù)制”命令。具體操作步驟如下：
1.當(dāng)你想添加新列時(shí)，只需在Excel表格的右側(cè)輸入新字段名稱，按【Enter】鍵后便會(huì)自動(dòng)增加一列并自動(dòng)套用適當(dāng)格式。
2.定位到“E3”單元格輸入計(jì)算合計(jì)的公式，按【Enter】鍵后，會(huì)自動(dòng)將公式填充至列表末尾，計(jì)算出所有合計(jì)金額，自動(dòng)創(chuàng)建計(jì)算列。
如果表格很長，你也不用像以前那樣向下拖拽總是找不到末尾，使用起來方便多了。
技巧5 快速刪除重復(fù)數(shù)據(jù)
即使有Excel幫忙處理大量數(shù)據(jù)時(shí)，難免遇見出錯(cuò)，眼睛看花了經(jīng)常會(huì)遇到數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，盡管我們一遍遍地仔細(xì)核對(duì)，但出現(xiàn)這樣的失誤有時(shí)候還真的很難發(fā)現(xiàn)。此時(shí)就更要借助Excel了，這樣的問題可以輕松得到解決。
1.選中需要檢查并刪除重復(fù)項(xiàng)的單元格區(qū)域，并單擊“功能區(qū)”中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡。
2.在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“刪除重復(fù)項(xiàng)”按鈕。
3.此時(shí)打開“刪除重復(fù)項(xiàng)”對(duì)話框，選擇需要對(duì)哪些列進(jìn)行重復(fù)值檢查。
4.設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，Excel將對(duì)選中的列進(jìn)行重復(fù)值檢查，并給出處理結(jié)果的提示信息。
技巧6 通過漸變顏色直觀地掌握數(shù)據(jù)的整體分布情況
在一個(gè)單元格區(qū)域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，并且漸變顏色能夠智能地隨數(shù)據(jù)值的大小而改變，非常強(qiáng)悍吧。新版Excel帶來的全新的“色階”條件格式，讓閱讀者可以更直觀更舒服的查看。
1.選中需要分析的數(shù)據(jù)，如“A3:C8”單元格區(qū)域。
2.在Excel“功能區(qū)”的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。
3.在“條件格式”下拉菜單中執(zhí)行“色階”——>“綠-黃-紅色階”命令。
此時(shí)，表中的具體數(shù)據(jù)便按照數(shù)據(jù)的大小，以不同顏色展示出來，對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總非常實(shí)用，能夠讓人對(duì)整體變化情況一目了然。
充分利用色彩讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力
技巧7 用長短不一的色條讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力
上面是對(duì)表格整體進(jìn)行對(duì)照查看，如果你只需要能夠一目了然地查看某一列數(shù)據(jù)的大小情況時(shí)，怎么辦呢?此時(shí)可以為數(shù)據(jù)應(yīng)用“數(shù)據(jù)條”條件格式，數(shù)據(jù)條的長度即表示單元格中數(shù)值的大小。通過觀察帶顏色的數(shù)據(jù)條，可以幫助您省去逐個(gè)對(duì)比數(shù)值的時(shí)間，從而輕松獲悉一列數(shù)據(jù)中的最大值或最小值。具體操作方法如下：
1.選中表格中的某一個(gè)單元格區(qū)域。
2.在Excel“功能區(qū)”的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕。
3.然后，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“數(shù)據(jù)條”——>“藍(lán)色數(shù)據(jù)條”命令。
此時(shí)，應(yīng)用“數(shù)據(jù)條”條件格式后，可以顯而易見的看到整列中的數(shù)據(jù)最大值和最小值，不必去逐個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)比看到眼花繚亂。
技巧8 利用表格呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢
通過利用Excel提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標(biāo)集，可以非常快速地以圖形化的方式顯示出數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，對(duì)于掌握整體情況有較好的預(yù)見性。操作步驟：
1.選中表示趨勢的數(shù)據(jù)，在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“圖標(biāo)集”——>“四向箭頭(彩色)”命令，即可為數(shù)據(jù)添加相應(yīng)圖標(biāo)。
2.如果此時(shí)添加的圖標(biāo)不能滿足需要，還可以單擊“樣式”組中的“條件格式”，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“管理規(guī)則”命令，打開“條件格式規(guī)則管理器”對(duì)話框。
3.在該對(duì)話框中，選中“圖標(biāo)集”規(guī)則，并單擊“編輯規(guī)則”。在隨即打開的“編輯格式規(guī)則”對(duì)話框中，設(shè)置具體的規(guī)則(如值的類型和大小)，以顯示不同的圖標(biāo)。
技巧9 迅速制作專業(yè)圖表
Excel為用戶提供了十分靈巧的圖表設(shè)計(jì)工具，能夠讓您快速完成專業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，輕松制作出專業(yè)的精美圖表。操作方法：
1.選中某一個(gè)單元格區(qū)域，單擊“插入”選項(xiàng)卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。
2.隨即出現(xiàn)“圖表工具”，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專業(yè)的配色方案，任意選擇一款樣式。再從“圖表布局”組中選擇第1種布局，即可自動(dòng)添加百分比標(biāo)注。
3.若要設(shè)置餅圖上的標(biāo)注文字，可以右鍵單擊任意一項(xiàng)標(biāo)注文字，此時(shí)便會(huì)彈出浮動(dòng)菜單(在Word和PowerPoint中也有)，它包含了最常用的一些命令，可以在此設(shè)置字體顏色和字號(hào)等。
以往要做出這種專業(yè)的精美圖表要花很多時(shí)間進(jìn)行設(shè)置，而現(xiàn)在用不了1分鐘就能做出來。
技巧10 隨意編寫公式
Office全新的、面向工作成果的用戶界面設(shè)計(jì)將最常用的命令放置在“功能區(qū)”中，用戶可以在“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫”組中快速發(fā)現(xiàn)并使用所需的函數(shù)，從而提高編寫公式的效率。但是某些長公式在表格中查看起來并不方便，為了使查看和編輯單元格中的長公式變得容易，可以通過以下3種方法來調(diào)整編輯欄中公式框的大小。具體操作：
1.要在將公式框展開成三行或更多行，或者將公式框折疊成一行間切換，可單擊編輯欄末端的展開按鈕，也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】組合鍵。
2.要精確調(diào)整公式框的高度，可將鼠標(biāo)指針懸停在公式框底部直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，按住鼠標(biāo)左鍵上下拖動(dòng)垂直雙箭頭到您所需的位置，然后松開鼠標(biāo)。
3.要自動(dòng)調(diào)整公式框的大小以適應(yīng)活動(dòng)單元格中的文本行數(shù)直到最大高度，可將鼠標(biāo)指針懸停在公式框上直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵。
Excel制作美觀高效的工作表格
技巧11 按顏色對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序
幾乎人人都喜歡五彩繽紛的顏色，在文檔中合理、有效地使用顏色可以顯著提高文檔的吸引力和可讀性。如果能夠按顏色對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序和篩選的話，則是在快速組織和找到所需數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上錦上添花。使用Excel 2007，無論是手動(dòng)還是按條件設(shè)置的單元格格式，都可以按格式(包括單元格顏色和字體顏色)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序和篩選。下面就先來看看如何按顏色對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義排序。
1.在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，利用“條件格式”中的“突出顯示單元格規(guī)則”功能為任一單元格區(qū)域應(yīng)用不同的單元格顏色和字體顏色。
2.單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“自定義排序”命令。
3.在打開的“排序”對(duì)話框中，指定主/次要關(guān)鍵字、排序依據(jù)和次序等，添加4個(gè)排序條件。單擊確定后，數(shù)據(jù)便按指定的顏色次序進(jìn)行排序了。
技巧12 按顏色對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選
在上一個(gè)技巧中，我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了如何按顏色來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，那么如何按顏色來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選呢?別著急，答案馬上揭曉。操作如下：
1.利用“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中的“條件格式”中的“突出顯示單元格規(guī)則”功能為任一單元格區(qū)域應(yīng)用不同的單元格顏色和字體顏色。
2.單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行篩選命令，Excel便會(huì)自動(dòng)為列標(biāo)題添加自動(dòng)篩選的下三角按鈕。
3.單擊“到期日期”列標(biāo)題右側(cè)的下三角按鈕，在其下拉菜單中執(zhí)行“按顏色篩選”命令，然后從右側(cè)的“按單元格顏色篩選”或“按字體顏色篩選”列表中選擇一種顏色，即可完成篩選工作。
技巧13 單元格樣式輕松設(shè)置
如果您想在一個(gè)輸入步驟中應(yīng)用幾種格式，并確保各個(gè)單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號(hào)、數(shù)字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過Excel提供的內(nèi)置單元格樣式，任何一個(gè)用戶都可以非常便捷地完成格式設(shè)置工作。簡單操作如下：
1.選擇要設(shè)置格式的單元格。
2.在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，單擊“單元格樣式”按鈕。
3.單擊要應(yīng)用的單元格樣式。
此外，需要說明一點(diǎn)常識(shí)，單元格樣式基于應(yīng)用于整個(gè)工作簿的文檔主題。當(dāng)切換到另一文檔主題時(shí)，單元格樣式會(huì)自動(dòng)更新以便與新文檔主題相匹配。
技巧14 確保始終能看到每一個(gè)表格標(biāo)題
為了在閱讀長篇幅數(shù)據(jù)表格時(shí)更加方便，Excel中提供了一項(xiàng)非常實(shí)用的功能，只要將數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格，在瀏覽表格數(shù)據(jù)時(shí)就可以始終清楚地看到每一個(gè)標(biāo)題。
1.選擇要轉(zhuǎn)換為表格的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“插入”選項(xiàng)卡。
2.在“表”組中，單擊“表”按鈕，打開“創(chuàng)建表”對(duì)話框，選中“表包含標(biāo)題”復(fù)選框，點(diǎn)擊確定。
3.創(chuàng)建表格后，上下滾動(dòng)該表格就可以始終看見表格標(biāo)題，即原標(biāo)題行出現(xiàn)在列標(biāo)的位置上(當(dāng)然光標(biāo)要位于該表格中，拖動(dòng)滾動(dòng)條時(shí)才可看見列標(biāo)題)。
分享一個(gè)小技巧，直接給普通的數(shù)據(jù)區(qū)域“套用表格格式”也可以把數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為Excel表格。
技巧15 表格中數(shù)據(jù)匯總
在Excel中創(chuàng)建表格后，就可以獨(dú)立于該表格外部的數(shù)據(jù)對(duì)該表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析。通過在表格的結(jié)尾處顯示一個(gè)匯總行，然后使用每個(gè)匯總行單元格的下拉列表中提供的函數(shù)，可以快速匯總Excel表格中的數(shù)據(jù)。操作步驟如下：
1.單擊Excel表格中的任意位置，“表工具”變?yōu)榭捎茫?huì)顯示“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。
2.在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“表樣式選項(xiàng)”組中，選中“匯總行”復(fù)選框。
3.此時(shí)，在表格的下方顯示出匯總行，并在最左側(cè)的單元格中顯示“匯總”二字。
4.在匯總行中，單擊要為其添加匯總計(jì)算的單元格，然后在下拉列表中選擇所需函數(shù)，如求和、平均值等。
學(xué)會(huì)以上介紹的15招，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加游刃有余，在最省力的情況下，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和美觀性。■
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