excel表格必學(xué)秘技有哪些
在我們使用excel進(jìn)行制表的時(shí)候,懂得一些技巧能讓你在制表是如魚得水。下面讓學(xué)習(xí)啦小編為你帶來excel表格必學(xué)秘技。
一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)置。
1.打開“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”命令,打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項(xiàng),在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對(duì)話框,將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500,字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000,字體設(shè)置為“棕色”)。
3.設(shè)置完成后,按下“確定”按鈕。
看看工資表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)
我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。
1.在Sheet2中,將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列),在“名稱”欄內(nèi),輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。
仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列),執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中,單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,選中“序列”選項(xiàng),在下面的“來源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開),確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列),再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,選中“序列”選項(xiàng)后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示:在以后打印報(bào)表時(shí),如果不需要打印“企業(yè)類別”列,可以選中該列,右擊鼠標(biāo),選“隱藏”選項(xiàng),將該列隱藏起來即可。
三、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時(shí)調(diào)用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo),選“自定義”選項(xiàng),打開“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中,選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng),再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。
按“更改所選內(nèi)容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng)),在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng)),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表”等),建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。
重復(fù)上面的操作,多添加幾個(gè)文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等),右擊鼠標(biāo),在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng),打開“分配超鏈接”對(duì)話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。
重復(fù)上面的操作,將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí),只要展開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。
提示:盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中,但并不
影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄
在編輯專業(yè)表格時(shí),常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào),為了方便輸入,我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令,打開“錄制新宏”對(duì)話框,輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中,然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕,然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕,完成宏的錄制。
仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對(duì)話框,在“工具欄”標(biāo)簽中,單擊“新建”按鈕,彈出“新建工具欄”對(duì)話框,輸入名稱——“專業(yè)符號(hào)”,確定后,即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。
切換到“命令”標(biāo)簽中,選中“類別”下面的“宏”,將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上(有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕)。
3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”,仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。
4.右擊某個(gè)命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選“指定宏”選項(xiàng),打開“指定宏”對(duì)話框,選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等),確定退出。重復(fù)此步操作,將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。
5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用“專業(yè)符號(hào)”工具欄,向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。
五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面
有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表,用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉,選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo),在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,選“隱藏”選項(xiàng),將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令,打開“視面管理器”對(duì)話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對(duì)話框,輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后,單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來,并重復(fù)上述操作,“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí),打開“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來,簡單設(shè)置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。
六、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序,這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令,打開“排序”對(duì)話框,單擊“選項(xiàng)”按鈕,彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。
七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域),執(zhí)行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對(duì)話框,在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng),然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。
2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下,選中其中的“隱藏”選項(xiàng),按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令,打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框,設(shè)置好密碼后,“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設(shè)置以后,上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示:在“保護(hù)”標(biāo)簽下,請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào),這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時(shí),有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便,何不設(shè)置一下,讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕,選中“打開”選項(xiàng)后,“確定”退出。
以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí),中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開,當(dāng)選中其它單元格時(shí),中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令,打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí),只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫?,然后確認(rèn)一下就成了。
十、在Excel中自定義函數(shù)
Excel函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù),來完成一些特定的運(yùn)算。下面,我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù):
1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中,執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令,插入一個(gè)新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關(guān)閉窗口,自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景,是襯在整個(gè)工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對(duì)話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí),是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示:襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
十二、用連字符“&”來合并文本
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。
3.選中E列,執(zhí)行“復(fù)制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對(duì)話框,選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng),按下“確定”按鈕,E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。
提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn),但此時(shí)如果刪除
B、C、D列,公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作,將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
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