Excel的正確使用方法及技巧
Excel是人們經(jīng)常使用的一種辦公軟件，掌握正確的使用方法和技巧是很有用的。下面是小編整理的Excel的正確使用方法，分享給大家!
Excel的使用方法
處理表格
日常辦公中一些重要的或?qū)儆诒Ｃ苄缘奈募夹枰M行安全性的設(shè)置，設(shè)置EXCEL文檔的安全性的操作方法有很多。
加密Excel文件
如果不想讓自己的Excel文件被別人查看，最好將其加密：單擊“工具”→“選項”，在彈出的“選項”對話框中單擊“安全性”選項卡，然后在“打開權(quán)限密碼”(只允許讀不能做修改)、“修改權(quán)限密碼”(可以閱讀，也可以修改)輸入框中輸入該文件的打開權(quán)限密碼及修改權(quán)限密碼。單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再單擊“確認”，最后點“保存”按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能打開該文件。
對單元格進行讀寫保護(2003版本)
1)對輸入信息進行有效性檢測：首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”選項，設(shè)置有效條件、顯示信息和錯誤警告來控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外，這一部分設(shè)置很有用，如在設(shè)計一個Excel時，不允許用戶輸入負數(shù)年齡及負工資等。
2)設(shè)置鎖定屬性，以保護存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格;選擇“格式”→“單元格”;在“單元格格式”設(shè)置對話框中選擇“保護”標簽并選中“鎖定”;選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，設(shè)置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設(shè)置。
保護工作簿(2003版本)
打開“工具”→“保護”→“保護工作簿”。選定“結(jié)構(gòu)”選項可保護工作簿結(jié)構(gòu)，以免被刪除、移動、隱藏、取消隱藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。選定“窗口”選項則可以保護工作簿窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。
保護工作表
在設(shè)置保護工作表前，首先確認要保護的單元格是否處于“鎖定”狀態(tài)，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，選擇“保護”選項卡，確認已選中“鎖定”項，在默認狀態(tài)下，單元格和圖形對象均處于鎖定狀態(tài)，此時，如果設(shè)置工作表被保護，則相應(yīng)信息不能修改。保護工作表的方法如下：選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，在打開的對話框中有“內(nèi)容”、“對象”和“方案”三個復(fù)選項，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及其他信息，并防止查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式，則選中“內(nèi)容”復(fù)選框;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象，則應(yīng)選中“對象”復(fù)選框;如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應(yīng)選中“方案”復(fù)選框。最后為防止其他用戶取消工作表保護，還要在“密碼”文本框中輸入密碼。
保護共享工作薄
對要共享的工作薄，如果要對工作薄中的修訂進行跟蹤，可設(shè)置保護共享工作薄，選擇“工具”→“保護”→“保護共享工作薄”，選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，如果需要其他用戶先提供密碼，才能取消共享保護和沖突日志，則需要在“密碼”文本框中輸入密碼，注意，如果工作薄已經(jīng)處在共享狀態(tài)，則不能為其設(shè)置密碼。
為工作薄設(shè)置權(quán)限密碼
如果不想其他用戶打開工作薄，可設(shè)置工作薄打開密碼，單擊“文件”→“另存為”，單擊“工具”菜單上的“常規(guī)選項”，在這里可根據(jù)不同需要設(shè)置兩種類型的密碼：如果根本不想其他用戶打開工作薄，則需在“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼;如果只是不想其他用戶修改工作薄，但可以打開查看，則需要在“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼。當然為了保險起見可以把兩個密碼都設(shè)置，最好是設(shè)置不同的密碼內(nèi)容。
隱藏公式
如果不想在共享工作薄后，讓其他用戶看到并編輯已有公式，可在共享之前，將包含公式的單元格設(shè)置為隱藏，并保護工作表。步驟如下：選定要隱藏的公式所在的單元格區(qū)域，選擇“格式”→“單元格”，單擊“保護”選項卡，選中“隱藏”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可隱藏公式。
隱藏工作薄
選擇“窗口”→“隱藏”，可以把當前處于活動狀態(tài)的工作薄隱藏起來，如果要取消隱藏，可選擇“窗口”→“取消隱藏”命令，然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應(yīng)工作薄即可。
隱藏工作表
選擇“格式”→“工作表”→“隱藏”，可以把當前的活動工作表隱藏起來，要取消工作表的隱藏時，選擇“格式”→“工作表”→“取消隱藏”，然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應(yīng)的工作表即可。
隱藏行或列
隱藏行或列共有三種方法，這里以行為例：(1)右擊要隱藏的行號，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。(2)單擊需要隱藏行中的任意單元格，然后選擇“格式”菜單下的“行 隱藏”命令即可。(3)移動鼠標要隱藏行的右側(cè)，按住左鍵，通過移動向左移動的方式，將列寬調(diào)整為0，這樣對應(yīng)的行號會從工作表中自動消失，起到隱藏效果，要取消隱藏，需要同時選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個工作表，然后選擇“格式”菜單下的“行 取消隱藏”命令即可。
Microsoft Excel
設(shè)置只讀方式
選擇“文件”→“另存為”，在該對話框中選中需要設(shè)為“建議只讀”屬性的工作簿文件，然后單擊該對話框上的“選項”按鈕，打開“保存選項”對話框，選中該對話框中的“建議只讀”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，再單擊“另存為”對話框上的“保存”按鈕即可。在“建議只讀”方式下，無論何時打開工作簿，Excel總是首先顯示出一個提示信息對話框，建議應(yīng)以只讀方式打開工作簿。
修改擴展名
修改Excel工作薄的擴展名(把.xls改為其他擴展名)，Excel就不認識了，最好是把擴展名改成.dll等系統(tǒng)文件的名稱，然后再把文件的屬性設(shè)置為隱藏，讓別人會誤以為這是個系統(tǒng)文件，而不敢去碰它，自己要用時再改回來就行了。
添加Excel下拉菜單
1、首先要打開Excel表格，然后在表格上面點擊鼠標左鍵選中要添加下拉菜單的單元格。
2、選中單元格以后，在窗口上面的菜單欄點擊數(shù)據(jù)
3、點擊數(shù)據(jù)以后出現(xiàn)下拉菜單，在下拉菜單上面點擊有效性。
4、點擊有效性以后出現(xiàn)數(shù)據(jù)有效性窗口，再有效性窗口上面點擊設(shè)置。
5、點擊設(shè)置以后，在允許欄點擊右邊的下拉箭頭選擇序列。
6、在來源欄里面輸入下拉菜單的內(nèi)容，如：“上面，中間，下面”，中間要用逗號隔開，輸入逗號的時候一定要在英文狀態(tài)下輸入，輸入來源后點擊確定。
7、這樣下拉菜單添加成功了，點擊下拉箭頭就可以看到菜單上面的內(nèi)容了。[1]
合并單元格
1、首先我們需要將“合并后居中”這一按鈕添加到“快速訪問工具欄”。點擊“快速訪問工具欄”的下三角按鈕，打開下拉菜單。在下拉菜單中點擊“其他命令”。
2、在出現(xiàn)的“Excel選項”對話框中。左邊找到“合并后居中”，并且選擇它。點擊“添加”，最后點確定，“合并后居中”這一按鈕就添加到“快速訪問工具欄”了。
3、我們這時按一下Alt鍵，會發(fā)現(xiàn)“快速訪問工具欄”中的“合并后居中”按鈕上會出現(xiàn)一個數(shù)字，我這兒是6。
4、這樣，我們就知道“合并后居中”的快捷鍵為“Alt+6”了(如果你按照本文第三步找到的數(shù)字不是6，這兒的快捷鍵就是“Alt+你找到的實際數(shù)字”)。隨意選擇一塊區(qū)域，鍵入快捷鍵“Alt+6”，你會發(fā)現(xiàn)這塊區(qū)域已經(jīng)合并后居中了。
Excel行列轉(zhuǎn)換
1.打開需要轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域。
2.點擊“編輯”-“復(fù)制”或按ctrl+c復(fù)制這片區(qū)域。
3.把光標定位到要轉(zhuǎn)置的位置。
4.選擇“編輯”菜單，點擊“選擇性粘貼”，在打開的對話框中，右下角有一個轉(zhuǎn)置復(fù)選框，我們勾選它;設(shè)置好點擊“確定”。
5.確定之后，可以看到，單元格的數(shù)據(jù)已經(jīng)從行變成列。
Excel數(shù)據(jù)分析
1、以Excel2010版本為例，新建并打開excel表格。
2、首先添加數(shù)據(jù)分析插件，點擊左上角文件按鈕，出現(xiàn)菜單頁面，點擊選項按鈕。
3、然后點擊“加載項”選項，選中“分析工具庫”，點擊下方“轉(zhuǎn)到”按鈕。
4、然后出現(xiàn)excel加載宏界面，在”分析工具庫“前方框內(nèi)打勾，點擊確定。
5、經(jīng)過上一步已經(jīng)成功添加”數(shù)據(jù)分析插件“，在”數(shù)據(jù)“-”數(shù)據(jù)分析“下可以找到。
6、然后點擊”數(shù)據(jù)分析“，可以找到相關(guān)的分析方法，如 回歸分析，方差分析，相關(guān)分析等。
Excel的提速大法
1、快速啟動Excel
日常工作中要經(jīng)常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設(shè)置方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start Menu\Programs\啟動”來打開“啟動”文件夾：(2)打開Excel 所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。
2、快速獲取幫助
對于工具欄或屏幕區(qū)，只需按組合鍵Shift+F1，然后用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。
3、快速移動或復(fù)制單元格
先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。
4、快速查找工作簿
可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;(3)選擇“開始查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀態(tài)欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，應(yīng)該耐心等待，只有當“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時，才表明搜尋結(jié)束。
5、快速打印工作表
若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現(xiàn)“打印”對話框，程序繁瑣。若要跳過該對話框，可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項打印。
6、快速切換工作表
按Ctrl+PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl+PageDown組合鍵可激活后一個工作表。還可用鼠標去控制工作表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然后單擊工作表進行切換。
7、快速切換工作簿
對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。
8、快速插入Word表格
Excel可以處理Word表格中列出的數(shù)據(jù)，可用以下方法快速插入Word表格：(1)打開Word表格所在的文件;(2)打開要處理Word表格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區(qū)域;(3)選中Word中的表格;(4)按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。
9、快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)
可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接：(1)打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令;(2)打開需要創(chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格;(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置。
10、快速創(chuàng)建工具欄
通過工具欄可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口就可以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復(fù)制過來。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。
11、利用模板創(chuàng)建工作簿
模板是一用來作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿。創(chuàng)建模板方法為：(1)打開一個要作為模板的工作簿;(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框;(3)在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類型”列表中選定“模板(*.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認的模板文件夾Templates文件夾;(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾，單擊“保存”即可。這樣就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了。
12、用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件
用超級鏈接在各個位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
Excel的常用函數(shù)
Excel函數(shù)一共有11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。
工程
工程工作表函數(shù)用于工程分析。這類函數(shù)中的大多數(shù)可分為三種類型：對復(fù)數(shù)進行處理的函數(shù)、在不同的數(shù)字系統(tǒng)(如十進制系統(tǒng)、十六進制系統(tǒng)、八進制系統(tǒng)和二進制系統(tǒng))間進行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)、在不同的度量系統(tǒng)中進行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)。
財務(wù)
財務(wù)函數(shù)可以進行一般的財務(wù)計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價值。財務(wù)函數(shù)中常見的參數(shù)：
未來值 (fv)--在所有付款發(fā)生后的投資或貸款的價值。
期間數(shù) (nper)--投資的總支付期間數(shù)。
付款 (pmt)--對于一項投資或貸款的定期支付數(shù)額。
現(xiàn)值 (pv)--在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現(xiàn)值為所借入的本金數(shù)額。
利率 (rate)--投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率。
類型 (type)--付款期間內(nèi)進行支付的間隔，如在月初或月末。
信息
可以使用信息工作表函數(shù)確定存儲在單元格中的數(shù)據(jù)的類型。信息函數(shù)包含一組稱為 IS 的工作表函數(shù)，在單元格滿足條件時返回 TRUE。例如，如果單元格包含一個偶數(shù)值，ISEVEN 工作表函數(shù)返回 TRUE。如果需要確定某個單元格區(qū)域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數(shù)對單元格區(qū)域中的空白單元格進行計數(shù)，或者使用 ISBLANK 工作表函數(shù)確定區(qū)域中的某個單元格是否為空。
數(shù)據(jù)庫
當需要分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件時，可以使用數(shù)據(jù)庫工作表函數(shù)。例如，在一個包含銷售信息的數(shù)據(jù)清單中，可以計算出所有銷售數(shù)值大于 1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數(shù)。Microsoft Excel 共有 12 個工作表函數(shù)用于對存儲在數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析，這些函數(shù)的統(tǒng)一名稱為 Dfunctions，也稱為 D 函數(shù)，每個函數(shù)均有三個相同的參數(shù)：database、field 和 criteria。這些參數(shù)指向數(shù)據(jù)庫函數(shù)所使用的工作表區(qū)域。其中參數(shù) database 為工作表上包含數(shù)據(jù)清單的區(qū)域，參數(shù) field 為需要匯總的列的標志，參數(shù) criteria 為工作表上包含指定條件的區(qū)域。
邏輯函數(shù)
使用邏輯函數(shù)可以進行真假值判斷，或者進行復(fù)合檢驗。例如，可以使用 IF 函數(shù)確定條件為真還是假，并由此返回不同的數(shù)值。
統(tǒng)計函數(shù)
統(tǒng)計工作表函數(shù)用于對數(shù)據(jù)區(qū)域進行統(tǒng)計分析。例如，統(tǒng)計工作表函數(shù)可以提供由一組給定值繪制出的直線的相關(guān)信息，如直線的斜率和 y 軸截距，或構(gòu)成直線的實際點數(shù)值。
文本函數(shù)
通過文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度?？梢詫⑷掌诓迦胛淖执蜻B接在文字串上。下面的公式為一個示例，借以說明如何使用函數(shù) TODAY 和函數(shù) TEXT 來創(chuàng)建一條信息，該信息包含著當前日期并將日期以"dd-mm-yy"的格式表示。
=TEXT(TODAY(),"dd-mm-yy")
查詢和引用
當需要在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查找某一單元格的引用時，可以使用查詢和引用工作表函數(shù)。例如，如果需要在表格中查找與第一列中的值相匹配的數(shù)值，可以使用 VLOOKUP 工作表函數(shù)。如果需要確定數(shù)據(jù)清單中數(shù)值的位置，可以使用 MATCH 工作表函數(shù)。
數(shù)學(xué)和三角
通過數(shù)學(xué)和三角函數(shù)，可以處理簡單的計算，例如對數(shù)字取整、計算單元格區(qū)域中的數(shù)值總和或復(fù)雜計算。
日期與時間
通過日期與時間函數(shù)，可以在公式中分析和處理日期值和時間值。
用戶自定義
如果要在公式或計算中使用特別復(fù)雜的計算，而工作表函數(shù)又無法滿足需要，則需要創(chuàng)建用戶自定義函數(shù)。這些函數(shù)，稱為用戶自定義函數(shù)，可以通過使用 Visual Basic for Applications 來創(chuàng)建。
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