我們在做一個人員名單表格信息。很多時候表格中的姓名項里面總是有很多多余的空格，而且空格的位置不確定，空格的數(shù)量也不確定，導(dǎo)致表格非常不整齊，有什么辦法能快速去掉這些空格?今天小編將與大家一同分享Excel表格中的大量空格這個問題及解決方法.

　　1. 提醒用戶輸入的數(shù)據(jù)中是否含有空格

　　在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果想讓系統(tǒng)自動提醒用戶輸入的數(shù)據(jù)中是否含有空格，可通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性來實現(xiàn)。

　　以驗證姓名數(shù)據(jù)在輸入的過程中是否含有空格為例(如圖1)，選中第一個姓名向下的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項卡中將允許的有效性條件設(shè)為“自定義”，在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

　　切換到“出錯警告”選項卡，在“標題”框中輸入“出錯警告!”，在“錯誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格，請確認后重新輸入!設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕退出。

　　接下來在輸入姓名的過程中，系統(tǒng)會自動驗證當前單元格中是否含有空格，如果有，則彈出如圖3所示的警告信息。

　　cico提示：在圖3出現(xiàn)時，直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字數(shù)較多的數(shù)據(jù)(類似于“家庭地址”這類字段)時，不適合直接按回車鍵，否則原有的數(shù)據(jù)會自動被刪除，此時單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。

　　2. 用公式去除數(shù)據(jù)中含有的空格

　　上述技巧大家會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)能自動檢測出空格的存在，但不能自動替換掉這些空格，還必須要重新輸入或輸入完成后進行必要的修改。可不可以在輸入過程中自動去掉含有的空格呢?

　　如果在當前表格中插入一些空列，用substitute函數(shù)是可以實現(xiàn)這一功能的，但總覺得不太美觀，并且在錄入時影響用戶的視線。后來我將公式運用到sheet2中順利地解決了這一問題。

　　輸入數(shù)據(jù)之前首先切換到工作表sheet2(改名為“備份”)中，在a1單元格中輸入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”，并將公式復(fù)制到與sheet1中表一樣大的單元格區(qū)域中，這樣在sheet1中輸入數(shù)據(jù)時，在sheet2中對應(yīng)的單元格中就會將去掉空格后的數(shù)據(jù)自動保存下來，最后sheet2中的數(shù)據(jù)就是我們最終需要的數(shù)據(jù)。

　　補充：excel常用Ctrl組合快捷鍵

　　Ctrl+A全選

　　Ctrl+C復(fù)制

　　Ctrl+X剪切

　　Ctrl+V粘貼

　　Ctrl+D自動填充

　　Ctrl+B加粗

　　Ctrl+U下劃線

　　Ctrl+I斜體

　　Ctrl+K超鏈接

　　Ctrl+F查找

　　Ctrl+H替換

　　Ctrl+L創(chuàng)建表

　　Ctrl+N新建工作簿

　　Ctrl+O打開文件

　　Ctrl+P打印

　　Ctrl+S保存

　　Ctrl+W關(guān)閉

　　Ctrl+Y撤銷后重做

　　Ctrl+Z撤銷

　　相關(guān)閱讀：excel不常用的重要技巧

　　1.怎樣快速打開設(shè)置單元格格式

　　我們經(jīng)常在輸入數(shù)值等的時候需要設(shè)置單元格格式，很多人都已經(jīng)習(xí)慣了點擊鼠標右鍵選項，但是我們可以使用快捷鍵CTRL加1快速打開，如果自己的手不在鼠標上非常方便。

　　當然，我們也可以用鼠標點擊如下圖所示位置快速打開設(shè)置單元格格式選項。

　　2.excel怎樣設(shè)置小數(shù)位數(shù)

　　如果一行帶小數(shù)的數(shù)字我們要快速轉(zhuǎn)化為整數(shù)的話可以使用快捷鍵CTRL加SHIFT加1，設(shè)置起來速度非?？臁?/p>

　　當然，我們經(jīng)常不會只使用整數(shù)，小數(shù)位的縮進或者延伸我們可以選中要設(shè)置的單元格后使用點擊下面兩個選項進行設(shè)置。

　　3.關(guān)閉excel表的快捷方式

　　我們經(jīng)常需要打開一個表格完成工作后需要關(guān)閉，可以使用快捷方式CTRL加W，使用習(xí)慣后比較方便，希望能夠?qū)Υ蠹矣袔椭?/p>