有關(guān)Excel的基礎(chǔ)知識(shí)

　　Excel是一個(gè)辦公很經(jīng)常用到的一個(gè)辦公軟件，他主要用于數(shù)據(jù)的分析、查看、對(duì)比等，讓數(shù)據(jù)看起來(lái)更直觀，更容易對(duì)比，雖然Excel要熟練的掌握比較難，但掌握一些基礎(chǔ)知識(shí)，能讓你快速掌握Excel這個(gè)軟件，所以今天小編為大家?guī)?lái)了有關(guān)于Excel的基礎(chǔ)知識(shí)供大家使用、學(xué)習(xí)。

　　有關(guān)Excel的基礎(chǔ)知識(shí)，詳解如下：

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強(qiáng)大。它的基本職能是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、計(jì)算與分析。在實(shí)際應(yīng)用中，它小到可以充當(dāng)一般的計(jì)算器，或者記算個(gè)人收支情況，計(jì)算貸款或儲(chǔ)蓄等等;大到可以進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，以及通過(guò)對(duì)大量數(shù)據(jù)的計(jì)算分析，為公司財(cái)政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實(shí)際的行業(yè)運(yùn)用中，教師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計(jì)部門(mén)、統(tǒng)計(jì)部門(mén)和一般的工作人員等等那個(gè)都會(huì)或多或少的用到Excel。大量的實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會(huì)大大提高我們的學(xué)習(xí)和工作的效率，運(yùn)用于商業(yè)管理中，直接帶來(lái)的就是經(jīng)濟(jì)效益的提高，還是那句話(huà)，花些時(shí)間學(xué)習(xí)Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進(jìn)入具體的操作性學(xué)習(xí)之前，這里先說(shuō)明幾個(gè)基本的概念，理解這個(gè)幾個(gè)概念是進(jìn)一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。

　　(一) 文件

　　用術(shù)語(yǔ)說(shuō)，文件就是存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的信息實(shí)體。用電腦，可以說(shuō)我們幾乎天天都在和文件打交道。對(duì)我們初學(xué)者來(lái)說(shuō)，要明白文件是有不同的類(lèi)型的，我們可以通過(guò)它的后綴名來(lái)區(qū)分。就拿微軟Office家族來(lái)講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為 XLS，PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過(guò)類(lèi)型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開(kāi)它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個(gè)用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無(wú)論如何也打不開(kāi)它，后來(lái)才明白原因是自己的電腦上沒(méi)有安裝Excel應(yīng)用程序。

　　所以，要順利地進(jìn)行后面的學(xué)習(xí)，請(qǐng)現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel 2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于

　　(二) 工作薄和工作表

　　學(xué)習(xí)和使用Excel，肯定要和兩個(gè)概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)，工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分?？梢赃@樣形象的理解，工作薄是一個(gè)筆記本，而工作表是這個(gè)筆記本里的每頁(yè)紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。

　　三、Excel的工作環(huán)境和基本操作

　　(一) 啟動(dòng)Excel

　　啟動(dòng)Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過(guò)它。

　　我們可以通過(guò)三種方式啟動(dòng)Excel。

　　1、通過(guò)開(kāi)始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開(kāi)始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(圖 1)，一會(huì)出現(xiàn)Excel 2003的閃屏，隨即可啟動(dòng)Excel 2003。

　　(圖1　　圖片較大，請(qǐng)拉動(dòng)滾動(dòng)條觀看)

　　2、通過(guò)桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過(guò)Excel 2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標(biāo)即可啟動(dòng)(圖 2)。

　　圖 2

　　3、通過(guò)Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲(chǔ)有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動(dòng)Excel。

　　(二) 認(rèn)識(shí)Excel的工作環(huán)境

　　啟動(dòng)Excel 2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個(gè)新手，那么可能會(huì)這個(gè)工作環(huán)境感覺(jué)有點(diǎn)復(fù)雜。如有你有使用Office家族中如Word等應(yīng)用程序的經(jīng)驗(yàn)，那么應(yīng)該有點(diǎn)似曾相識(shí)的感覺(jué)。因?yàn)樗鼈兊牟藛?、工具欄、任?wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來(lái)介紹一下這個(gè)工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱(chēng)呼(名稱(chēng))，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因?yàn)槲覀兒竺娴牟僮鲗⑹褂眠@些稱(chēng)呼(圖 3)。

　　(圖3　　圖片較大，請(qǐng)拉動(dòng)滾動(dòng)條觀看)

　　(1) 標(biāo)題欄 這里顯示程序的名稱(chēng)，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱(chēng)。

　　(2) 菜單欄 可以通過(guò)選擇相應(yīng)的菜單命令來(lái)向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶(hù)便于記憶，將類(lèi)似的命令分門(mén)別類(lèi)地放到同一菜單項(xiàng)目中，菜單可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(3) 工具欄 可以通過(guò)單擊相應(yīng)的按鈕來(lái)向Excel發(fā)出相應(yīng)的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(4) 公式欄 在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對(duì)輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進(jìn)行相當(dāng)方便。

　　(5) 列標(biāo)題 從A到IV的256個(gè)字母。每個(gè)字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開(kāi)始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類(lèi)推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類(lèi)推到BZ，最后一列是IV。單擊列標(biāo)題可以選中整列。

　　(6) 活動(dòng)單元格指示器 這個(gè)黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動(dòng)的單元格，所謂活動(dòng)，即當(dāng)前被選中的單元格。

　　(7) 行標(biāo)題 從1到65536的數(shù)字，每個(gè)數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標(biāo)題可選中整行的單元格。同時(shí)，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為 256×65536=16777216個(gè)，我們用列標(biāo)題和行標(biāo)題就可以確定一個(gè)單元格，如A4，代表第A列，第4行那個(gè)單元格，其余依次類(lèi)推。

　　(8) 任務(wù)窗格 這是2002版本開(kāi)始出現(xiàn)的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9) 垂直滾動(dòng)條 使用該滾動(dòng)條可以垂直滾動(dòng)工作表。

　　(10) 水平滾動(dòng)條 使用該滾動(dòng)條可以水平滾動(dòng)工作表。

　　(11) 工作表標(biāo)簽 每個(gè)標(biāo)簽代表工作薄中不同的工作表，每個(gè)工作表的名稱(chēng)都顯示在標(biāo)簽上，選擇單擊標(biāo)簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個(gè)工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表，但是為了方便管理，工作表數(shù)量最好不要太多。

　　(三) 使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過(guò)一個(gè)具體任務(wù)的操作進(jìn)行說(shuō)明。

　　任務(wù)：在A1單元格中輸入字符"語(yǔ)文"，并把該內(nèi)容復(fù)制到A5單元格。

　　1 使用菜單

　　操作步驟：

　　(1) 選中A1單元格在其中輸入"語(yǔ)文"，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)還處于閃動(dòng)狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，因?yàn)榇_認(rèn)輸入完畢，則按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵，可以看到活動(dòng)單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2) 現(xiàn)在用鼠標(biāo)單擊A1單元格，可以看到活動(dòng)單元格指示器重新回到A1單元格，這時(shí)單擊菜單"編輯"，在展開(kāi)的菜單選項(xiàng)中選擇"復(fù)制"命令(圖 4)，可以看到A1單元格周?chē)霈F(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　圖 4

　　(3) 然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開(kāi)菜單選項(xiàng)的中選擇"粘貼"命令。可以看到A1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中(圖 5)，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵完成操作。

　　圖 5

　　說(shuō)明：在第1步中，為什么輸入"語(yǔ)文"后，要按下回車(chē)，再重新選擇A1單元格呢?這是因?yàn)?，?dāng)輸入"語(yǔ)文"后，插入點(diǎn)光標(biāo)在單元格中閃動(dòng)，這時(shí)如果直接通過(guò)菜單執(zhí)行復(fù)制命令，那么該命令是針對(duì)單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)的，由于該光標(biāo)什么也沒(méi)選中，因此相當(dāng)于沒(méi)有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車(chē)后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒(méi)有插入點(diǎn)光標(biāo)，所以這時(shí)通過(guò)菜單執(zhí)行復(fù)制命令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容"語(yǔ)文"。

　　值得注意的一個(gè)區(qū)別是：?jiǎn)螕鬉1單元格是激活它，讓它成為活動(dòng)單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類(lèi)推。

　　2 使用快捷鍵

　　如果你認(rèn)為展開(kāi)層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過(guò)快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖4中復(fù)制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對(duì)應(yīng)命令的右邊(圖 6)。

　　圖 6

　　操作步驟：

　　(1) 先刪去A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后用鼠標(biāo)單擊一下A1單元格，按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周?chē)霈F(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　(2) 選中A5單元格，按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語(yǔ)文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵完成操作。

　　3 使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單選項(xiàng)中選擇"復(fù)制"命令(圖 7)。

　　圖 7

　　(2) 然后選中A5單元中，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤(pán)回車(chē)完成操作。

　　4 使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語(yǔ)文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復(fù)制"圖標(biāo)(圖 8)。

　　圖 8

　　(2) 選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標(biāo)(圖 9)，按下鍵盤(pán)回車(chē)鍵即可完成操作。

　　圖 9

　　上面通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更復(fù)雜的任務(wù)，都要靠它們哦。

　　(四) 了解對(duì)話(huà)框

　　如果你夠仔細(xì)，應(yīng)該會(huì)發(fā)現(xiàn)有的菜單選項(xiàng)中的命令后帶有省略號(hào)(三個(gè)小黑點(diǎn))(圖 10)，當(dāng)你單擊這種命令時(shí)，將會(huì)顯示一個(gè)對(duì)話(huà)框。

　　圖 10

　　對(duì)話(huà)框的用途是，Excel可以通過(guò)它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復(fù)雜的命令。比如我們選擇"文件→頁(yè)面設(shè)置"命令，顯示"頁(yè)面設(shè)置"對(duì)話(huà)框(圖 11)，在這里可以設(shè)置頁(yè)面的方向、縮放的比例、頁(yè)面的大小等等參數(shù)，Excel通過(guò)這個(gè)對(duì)話(huà)框接受這些信息后，才能準(zhǔn)確執(zhí)行我們的命令。通過(guò)對(duì)話(huà)框操作是相當(dāng)方便的。

　　圖 11

　　關(guān)于使用對(duì)話(huà)框的細(xì)節(jié)，會(huì)在后面的具體任務(wù)中詳細(xì)介紹，在實(shí)踐中掌握對(duì)話(huà)框的操作方法是非常好的途徑。

　　(五) 創(chuàng)建新的工作薄

　　用Excel工作，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作薄，啟動(dòng)Excel后，它會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建創(chuàng)建一個(gè)工作薄，名稱(chēng)為Book1。默認(rèn)情況下，它包含三個(gè)工作表，名稱(chēng)分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開(kāi)始一個(gè)新的項(xiàng)目，可以通過(guò)下面的三種方法創(chuàng)建新的工作薄。

　　方法一：使用菜單

　　操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開(kāi)"新建工作薄"任務(wù)窗格，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可(圖 12)。

　　(圖12　　圖片較大，請(qǐng)拉動(dòng)滾動(dòng)條觀看)

　　方法二：使用工具欄

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;新建"按鈕(圖 13)，即可新建一個(gè)工作薄。

　　圖 13

　　方法三：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個(gè)工作薄。

　　(六) 打開(kāi)已有的工作薄

　　在實(shí)際工作中，我們肯定會(huì)常常打開(kāi)已有的工作薄，進(jìn)行修改、添加等操作，因此學(xué)會(huì)打開(kāi)已有工作薄是必須的。

　　打開(kāi)已有的工作薄，可以通過(guò)下面的五種方法。

　　方法一：使用任務(wù)窗格

　　操作方法：在"開(kāi)始工作"任務(wù)窗格面板上的"打開(kāi)"區(qū)單擊要打開(kāi)的工作薄(圖 14)。

　　圖 14

　　方法二：使用文件菜單列表

　　操作方法：?jiǎn)螕?quot;文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開(kāi)的工作薄(圖 15)。

　　圖 15

　　說(shuō)明：以上兩種方法適用于打開(kāi)最近幾次使用過(guò)的工作薄的情形。

　　方法三：使用文件菜單打開(kāi)命令

　　操作方法：?jiǎn)螕舨藛?quot;文件→打開(kāi)"命令，彈出"打開(kāi)"對(duì)話(huà)框，通過(guò)該對(duì)話(huà)框定位到工作薄文件的存儲(chǔ)位置，選中要打開(kāi)的工作薄文件，單擊"打開(kāi)"按鈕即可(圖 16)。

　　圖 16

　　方法四：使用工具欄按鈕

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;打開(kāi)"按鈕(圖 17)，彈出"打開(kāi)"對(duì)話(huà)框，其余操作和方法三相同。

　　圖 17

　　方法五：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開(kāi)"對(duì)話(huà)框，其余操作和方法三相同。

　　(七) 保存工作薄

　　從學(xué)習(xí)的開(kāi)始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒(méi)有保存工作薄，那么花費(fèi)巨大心血的勞動(dòng)成果就可能付諸東流。

　　保存工作薄的操作非常簡(jiǎn)單，可以通過(guò)下面三種方法。

　　方法一：使用菜單"文件→保存"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕舫Ｒ?guī)工具欄上的保存按鈕。

　　方法三：按鈕鍵盤(pán)組合鍵"Ctrl+S"。

　　如果是第一次保存，三種方法都將打開(kāi)"另存為"對(duì)話(huà)框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內(nèi)輸入文件的名稱(chēng)，單擊"保存"按鈕即可(圖 18)。

　　圖 18

　　(八) 關(guān)閉工作薄和退出Excel

　　當(dāng)工作全部完畢后，我們應(yīng)該關(guān)閉工作薄，以釋放內(nèi)存。

　　關(guān)閉工作薄可以使用以下二種方法：

　　方法一：使用菜單"文件→關(guān)閉"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕艄ぷ鞅?biāo)題欄上的"關(guān)閉窗口"按鈕(圖 19)。

　　圖 19

　　說(shuō)明：以上方法只是關(guān)閉了工作薄，并沒(méi)有退出Excel程序，如果還要進(jìn)行新的項(xiàng)目，可以根據(jù)前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng)建新的工作薄進(jìn)行新的工作。

　　下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

　　方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。

　　方法二：按下鍵盤(pán)組合鍵"Alt+F4"。

　　四. 小結(jié)

　　本課程介紹了學(xué)習(xí)和使用Excel必須的最基本知識(shí)，即使是完全沒(méi)有接觸過(guò)Excel的讀者來(lái)說(shuō)，也是可以輕松學(xué)習(xí)的。不過(guò)本節(jié)的缺點(diǎn)是沒(méi)有介紹具有實(shí)際意義的任務(wù)，難免讓學(xué)習(xí)的過(guò)程有點(diǎn)枯燥。