Excel高效制作員工考勤表的方法
Excel高效制作員工考勤表的方法
員工考勤表，是每個(gè)公司都要制定的表格，這樣更有利于HR對(duì)員工考勤做匯總結(jié)算，結(jié)算工資。如果你還不知道怎么員工考勤表，或者還不清楚怎么高效制作，可以參考一下考勤表的制作教程，希望對(duì)你有幫助！
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Excel高效制作員工考勤表的方法
Excel制作考勤表步驟一：?jiǎn)?dòng)Excel2003，新建一個(gè)工作簿，將其命名，如“海澤科技有限公司考勤管理明細(xì)表”，在其中新建一個(gè)工作表，命名為“基礎(chǔ)資料”，在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金、考勤年份、考勤月份、考勤符號(hào)以及考勤符號(hào)說明等內(nèi)容。所謂考勤符號(hào)，就是在每日登記考勤時(shí)我們所使用的記號(hào)，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符號(hào)可以根據(jù)自己公司的使用習(xí)慣而定，既可以使用文字，也可以使用圖形符號(hào)，而考勤符號(hào)說明則是為了方便考勤人識(shí)別，防止出錯(cuò)(圖1)。
Excel制作考勤表步驟二：為了便于以后考勤工作引用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域予以定義名稱，執(zhí)行“插入→名稱→定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱”對(duì)話框中，添加4個(gè)新名稱，其分別為：?jiǎn)T工名單，其引用位置為“=基本資料!$A:$A”;年份，其引用位置為“=基本資料!$E:$E”;月份，其引用位置為“=基本資料!$F:$F”;出勤，其引用位置為“=基本資料!$G:$G”。
Excel制作考勤表步驟三：對(duì)于考勤工作來說，我的重中之重項(xiàng)目就是日?？记诘牡怯浌ぷ髁耍陆ㄒ粋€(gè)工作表，命名為“考勤明細(xì)表”，在此表的A2:AD2行中輸入明細(xì)表標(biāo)題，如“海澤科技有限公司 年 月份考勤表”，需要注意的是，為了便于調(diào)用考勤年、月信息，年月必須分別單獨(dú)存放，如年份存放在L2、月份存放在S2，然后單擊L2，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”菜單命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在其中選擇“允許”后面的“序列”選項(xiàng)，并且在下面的“來源”文本框中輸入公式“=年份”，關(guān)閉此對(duì)話框(圖2)。
Excel制作考勤表步驟四：采用同樣的方法，將S2的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=月份”，這樣在選擇考勤年月時(shí)，就可以直接單擊L2、S2，然后從彈出的下拉列表框中選擇相應(yīng)預(yù)置信息即可。
Excel制作考勤表步驟五：考勤登記表一般包括考勤人名單以及日?？记诘怯浨闆r，因此在此工作表的B列中存儲(chǔ)員工名單，在C5:AG5存放考勤星期，而在C6:AG6存放考勤日期，然后通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，將人員名單所在的B7:B200的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=員工名單”，日常登記考勤的數(shù)據(jù)區(qū)域C7:AG200的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=出勤”，同時(shí)為了便于日?？记诘怯浫藛T識(shí)別考勤符號(hào)，單擊數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡，選中其中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，然后在下面輸入信息文本框中，將前面的考勤符號(hào)說明復(fù)制過來。
Excel制作考勤表步驟六：為了能夠自動(dòng)準(zhǔn)確輸入日期信息，在存儲(chǔ)每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE(L2，S2，1)”、第2日的D6中輸入“=C6+1”并依次類推，直到第27日的AC6，需要注意的是，由于考慮到每年2月份閏年的情況，在第28日的AD6中輸入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2，$AC6+COLUMN(A1)，“”)”，第29日的AE6中輸入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2，$AD6+COLUMN(A1)，“”)”，第30日的AF6中輸入公式“=IF(AE6=“”，“”，IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2，$AE6+COLUMN(A1)，“”))”，第31日的AG6中輸入公式“=IF(AF6=“”，“”，IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2，$AF6+COLUMN(A1)，“”))”，最后在存儲(chǔ)判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF(C6=“”，“”，CHOOSE(WEEKDAY(C6，2)，“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”))”，并將此公式復(fù)制到其后面對(duì)應(yīng)的單元格中(圖3)。
需要注意的是，此處使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函數(shù)，主要是用來根據(jù)L2、S2中的數(shù)據(jù)判斷當(dāng)前日期以及當(dāng)前日期屬于星期幾，而IF、MONTH等函數(shù)則用來判斷當(dāng)年2月份是否屬于閏月，并且判斷本月是30日還是31日。潛力，同樣可以讓自己的工作水平更上一層樓。