Excel表格實用技巧大全
Excel表格實用技巧大全
以下是小編向大家分享的Excel表格實用技巧大全,希望可以幫到你。
一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色
在學生成績分析表中,如果想讓總分大于等于500分的分數(shù)以藍色顯示,小于500分的分數(shù)以紅色顯示。操作的步驟如下:首先,選中總分所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”,在彈出的“條件格式”對話框中,將第一個框中設為“單元格數(shù)值”、第二個框中設為“大于或等于”,然后在第三個框中輸入500,單擊[格式]按鈕,在“單元格格式”對話框中,將“字體”的顏色設置為藍色,然后再單擊[添加]按鈕,并以同樣方法設置小于500,字體設置為紅色,最后單擊[確定]按鈕。
這時候,只要你的總分大于或等于500分,就會以藍色數(shù)字顯示,否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數(shù)據(jù)列,選擇“數(shù)據(jù)→排序”,然后在彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕。
三、分數(shù)排行:
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數(shù)據(jù)列,選擇“數(shù)據(jù)→排序”,然后在彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕
四、控制數(shù)據(jù)類型
在輸入工作表的時候,需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù),或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格,然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”,在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中,選擇“設置”選項卡,然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類型,當然還要給這個類型加上一些特定的要求,如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等。另外你可以選擇“出錯警告”選項卡,設置輸入類型出錯后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息。如果不設置就會以默認的方式打開警告窗口。怎么樣,現(xiàn)在處處有提示了吧,當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些要求時就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?
例如:在單位的人事資料,在excel中輸入后,由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13,如果一個一個改的話實在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法,省時又省力:
1)假設證書號在A列,在A列后點擊鼠標右鍵,插入一列,為B列 ; 2)在B2單元格寫入: ="13" & A2 后回車; 3)看到結果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標放到B2位置,單元格的下方不是有一個小方點嗎,按著鼠標左鍵往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。
若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入:=A2 & “13” 后回車。
2、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)?
打開“工具”,選“選項”,再選“常規(guī)”,在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名,則將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日,1月2日等日期形式,怎么辦?
這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成,你只要點擊主菜單的“格式”菜單,選“單元格”,再在“數(shù)字”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件?
點擊“工具”菜單“自動保存”項,設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項,那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”,“確定”。然后進行設置即可。
5、用Excel做多頁的表格時,怎樣像Word的表格那樣做一個標題,即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。
但是不是用頁眉來完成?
在EXCEL的文件菜單-頁面設置-工作表-打印標題;可進行頂端或左端標題設置,通過按下折疊對話框按鈕后,用鼠標劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設置加權平均?
加權平均在財務核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到,并不是一項很復雜的計算,關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡單的將各個單位值(如單價)平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決(其實就是一個除法算式),分母是各個量值之和,分子是相應的各個數(shù)量之和,它的結果就是這些量值的加權平均值。
7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表?
把鼠標移到工作表的名稱處(若你沒有特別設置的話,Excel自動設置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后點右鍵,在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項,這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。
8、EXCEL中有序號一欄,由于對表格進行調整,序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩,用什么方法可以快速解決?
如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發(fā)生變化的話,那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開,如在“總分”與“排名”之間空開一列,為了不影響顯示美觀,可將這一空的列字段設為隱藏,這樣在調整表格(數(shù)據(jù)清單)的內容時就不會影響序號了。
9、用Excel2000做成的工資表,只有第一個人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.......),想輸出成工資條的形式。
這個問題應該這樣解決:先復制一張工資表,然后在頁面設置中選中工作表選項,設置打印工作表行標題,選好工資條的條頭,然后在每一個人之間插入行分頁符,再把頁長設置成工資條的高度即可。
10、在Excel中小數(shù)點無法輸入,按小數(shù)點,顯示的卻是逗號,無論怎樣設置選項都無濟于事,該怎么辦?
這是一個比較特殊的問題,我曾為此花了十幾個小時的時間,但說白了很簡單。在Windows的控制面板中,點擊“區(qū)域設置”圖標,在彈出的“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“區(qū)域設置”里選擇“中文(中國)”,在“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點改為“.”(未改前是“,”),按“確定”按鈕結束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區(qū)域?
使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如,要選取A2:A1000,最簡便的方法是按F5鍵,出現(xiàn)“定位”窗口,在“引用”欄內輸入需選取的區(qū)域A2:A1000。
12、如何快速返回選中區(qū)域?
按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。
13、如何快速定位到單元格?
方法一:按F5鍵,出現(xiàn)“定位”對話框,在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址,單市“確定”按鈕即可。
方法二:單擊編輯欄左側單元格地址框,輸入單元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般來說,當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時,通過選定表格中某個單元格,然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的:根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內容?
選定單元格區(qū)域,輸入值,然后按 Ctrl+ Ener鍵,即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數(shù)的名稱,但記不清函數(shù)的參數(shù)了,怎么辦?
如果你知道所要使用函數(shù)的名字,但又記不清它的所有參數(shù)格式,那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內。
具體方法是:在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名,然后按 Ctr+ A鍵,Excel則自動進入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時,上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置?
按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。
具體方法是: 選定單元格,按下Shift鍵,移動鼠標指針至單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭),然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志,左右拖拉時會變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標志,釋放鼠標按鈕完成操作后,選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大?
可以將不用的工具欄隱藏,也可以極大化Excel窗口,或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
20、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域,然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域,然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動打開太多文件?
當Excel啟動時,它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時,Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外,還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件:選擇“工具”\“選項”\“普通”,將“替補啟動目錄”一欄中的所有內容刪除。
23、如何去掉網(wǎng)格線?
1)除去編輯窗口中的表格線
單擊“工具”菜單中的“選項”,再選中“視圖”,找到“網(wǎng)格線”,使之失效;
2)除去打印時的未定義表格線
有時會出現(xiàn)這樣的情況:你在編輯時未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線),一般情況下在打印時是不會打印出來的,可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了,特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線,只要在單擊“文件”、“頁面設置”、“工作表”菜單,點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框,取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
24、如何快速格式化報表?
為了制作出美觀的報表,需要對報表進行格式化。有快捷方法,即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是: 選定操作區(qū)域,選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令,在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式,按“確定”按鈕即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個“應用格式種類”選項,若某項前面的“x”不出現(xiàn),則在套用表格樣式時就不會用該項。
25、如何快速地復制單元格的格式?
要將某一格式化操作復制到另一部分數(shù)據(jù)上,可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格,單擊工具條上的“格式刷”按鈕,此時鼠標變成了刷子形狀,然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線?
一般我們習慣表格上有斜線,而工作表本身并沒有提供該功能。其實,我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn): 單擊“繪圖”按鈕,選取“直線”,鼠標變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置,按住鼠標左鍵拖動至終止位置,釋放鼠標,斜線就畫出來了。另外,使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字,但文字周圍有邊框,要想取消它,可選中文字框,調出快顯菜單,選擇“對象格式”\“圖案”,選擇“無邊框”項即可。
27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?
在輸入數(shù)字前加一個單引號“”’,可以強制地將數(shù)字作為文本輸入。
28、如何定義自己的函數(shù)?
用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊,或插入一頁新的模塊表(Module),在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序,按Enter確認后完成編 寫工作,Excel將自動檢查其正確性。此后,在同一工作薄內,你就可以與使用Exed內部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù),如:
Function Zm(a)
If a< 60 Then im=‘不及格”
Else Zm=“及格”
End If
End Function
29、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調用自定義 函數(shù)?
可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下,采用鏈接的方法(也就是在調用函數(shù)時加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS,現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數(shù),應首先確保MYUDF.XLS被打開,然后使用下述鏈接的方法: =MYUDF.XLS! ZM(b2)
30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?
如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內輸入起始數(shù)據(jù),在下一個單元格內輸入第二個數(shù)據(jù),選定這兩個單元格,將光標指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方向拖動填充柄,拖過的單元格中會自動按Excel內部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單),定義成序列,以備日后自動填充,豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項”命令,再選擇“自定義序列”標簽, 在輸入框中輸入新序列,注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二……),單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。
31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄
上例中,介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實,使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內輸入數(shù)據(jù),按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄,將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單:復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時,你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。
32.如果你的工作表中已有某個序列項,想把它定義成自動填充序列以備后用,是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項?
不需要。有快捷方法:選定包含序列項的單元格區(qū)域,選擇“工具”\“選項”\“自定義序列”,單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框,按“確定”按鈕返回工作表,下次就可以用這個序列項了。
33、上例中,如果你已擁育的序列項中含有許多重復項,應如何處理使其沒有重復項,以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?
選定單元格區(qū)域,選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級篩選”,選定“不選重復的記錄”選項,按“確定”按鈕即可。
34、如何對工作簿進行安全保護?
如果你不想別人打開或修改你的工作簿,那么想法加個密碼吧。打開工作薄,選擇“文件”菜單中的“另存為”命令,選取“選項”,根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”,按“確定”退出。
工作簿(表)被保護之后,還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進行保護,起到雙重保護的功能,此時你可以這樣做:首先,選定需保護的單元格區(qū)域,選取“格式”菜單中的“單元格”命令,選取“保護”,從對話框中選取“鎖定”,單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護”命令,選取“保護工作表”,根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。
注意:不要忘記你設置有“口令”。
35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?
對那些加了保護的單元格,還可以設置顏色和底紋,以便讓用戶一目了然,從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改,從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題,即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣。解決辦法是:選擇“文件”\“頁面設置”\“工作表”,在“打印”欄內選擇“單元格單色打印”選項。之后,打印出來的表格就面目如初了。
【excel表格的基本操作】excel表格的35招必學秘技
導讀
也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務報表,也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算,也許你認為Excel也不過如此,甚至了無新意。
但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領略一下關于Excel的別樣風情。
讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設置。
1.打開“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”命令,打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對話框,將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500,字體設置為“藍色”;小于1000,字體設置為“棕色”)。
3.設置完成后,按下“確定”按鈕。
看看工資表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中,將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列),在“名稱”欄內,輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車”鍵進行確認。
仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列),執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中,單擊“允許”右側的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列),再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,選中“序列”選項后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示:在以后打印報表時,如果不需要打印“企業(yè)類別”列,可以選中該列,右擊鼠標,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來即可。
建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標,選“自定義”選項,打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中,選中“類別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項),在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等),建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等),右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開”選項,打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。重復上面的操作,將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應選項即可。
提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
在編輯專業(yè)表格時,常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號,為了方便輸入,我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令,打開“錄制新宏”對話框,輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中,然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕,然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕,完成宏的錄制。
仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框,在“工具欄”標簽中,單擊“新建”按鈕,彈出“新建工具欄”對話框,輸入名稱——“專業(yè)符號”,確定后,即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中,選中“類別”下面的“宏”,將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個“自定義按鈕”,仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選“指定宏”選項,打開“指定宏”對話框,選中相應的宏(如fuhao1等),確定退出。
重復此步操作,將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉“自定義”對話框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用“專業(yè)符號”工具欄,向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。
用“視面管理器”保存多個打印頁面
有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表,用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊鼠標,在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,選“隱藏”選項,將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令,打開“視面管理器”對話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話框,輸入一個名稱(如“上報表”)后,單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來,并重復上述操作,“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時,打開“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來,簡單設置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。
讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項”命令,打開“選項”對話框,進入“自定義序列”標簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令,打開“排序”對話框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區(qū)域),執(zhí)行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令,打開“保護工作表”對話框,設置好密碼后,“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時,有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復切換輸入法實在不方便,何不設置一下,讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,切換到“輸入法模式”標簽下,按“模式”右側的下拉按鈕,選中“打開”選項后,“確定”退出。
以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時,中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開,當選中其它單元格時,中文輸入法自動關閉。
讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令,打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時,只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?,然后確認一下就成了。
在Excel中自定義函數(shù)
Excel函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù),來完成一些特定的運算。下面,我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù):
1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中,執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令,插入一個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關閉窗口,自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。
為工作表添加的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
用連字符“&”來合并文本
如果我們想將多列的內容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。
3.選中E列,執(zhí)行“復制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項,按下“確定”按鈕,E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。
提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實現(xiàn),但此時如果刪除B、C、D列,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作,將公式轉換為不變的“值”。
生成績條
常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn),這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中,其中第1行為標題,第2行為學科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中;然后,再同時選中A1至G1單元格區(qū)域,用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。
至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。
3.調整好行高和列寬后,同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域),按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的邊框列表中,選中“所有框線”選項,為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進行此步及下面的操作)。
4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域,點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標左鍵,自A4拖拉至G186單元格區(qū)域,為所有的成績條添加邊框。
按“打印”按鈕,即可將成績條打印出來。
Excel幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時,常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令,打開“插入函數(shù)”對話框,在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”),然后單擊“轉到”按鈕,系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來,并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。
有時,我們編輯某個工作表(Sheet1)時,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容,可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令,打開“監(jiān)視窗口”,單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕,展開“添加監(jiān)視點”對話框,用鼠標選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復前述操作,添加其它“監(jiān)視點”。
以后,無論在哪個工作表中,只要打開“監(jiān)視窗口”,即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數(shù)據(jù)和相關信息。
為單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中,為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項,或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令,展開“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示:①如果畫錯了邊框,沒關系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕,在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后,再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
控制特定單元格輸入文本的長度
你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù),或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候,Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告,那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能,對Excel來說,也并不難。
例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中,為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便,我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以,我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”,且“長度”為“4”。同時,我們再來到“出錯警告”卡片中,將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設為“停止”,并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然,當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時,Excel就會彈出示的警告對話框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實,在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時間遠近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關聯(lián),當然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。
那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時,我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣,我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么,我們發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。
但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項,然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時,Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框,在這里我們選擇“格式”一項,點“確定”后,同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
改變文本的大小寫
在Excel中,為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式,也不是數(shù)據(jù)庫,而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字,其實只要是寫進表格中的內容,Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002中,至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數(shù)。它們分別是:“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本轉換成“適當”的大小寫,如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如,我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”,然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”,回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣,如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”,然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”,那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。
提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外,從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入,絕對是一種省時又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話,最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù),它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時,就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符,也就是第4和第5兩個字。
把基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式:大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結尾的。因此,實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實,只要我們理清思路,找準函數(shù),只須編寫一個公式,就可輕松轉換了。不信,請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串,不過含義卻很明確:①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結尾的,則加上“th”后綴;②如果第1原則無效,則檢查最后一個數(shù)字,以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效,那么就用“th”。因此,基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。
和財務打過交道的人都知道,在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實,在Excel中也有類似的輸入方法,那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”,填充位數(shù))”。
比如,我們要在中A2單元格里的數(shù)字結尾處用“#”號填充至16位,就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側用“#”號填充至16位,就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側填充,則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專業(yè),要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話,那就改為:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能滿足你的要求。
創(chuàng)建文本直方圖
除了重復輸入之外,“REPT”函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單,就是利用特殊符號的智能重復,按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表,然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū),將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結果“D列”的數(shù)值,用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下:
在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖動填充柄至G14。我們看到,一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前,方便直觀,簡單明了。
計算單元格中的總字數(shù)
有時候,我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣,需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外,還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達式來幫忙:“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″ ,″″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串,并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格,然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差,從而得出“空格”的數(shù)量,最后將空格數(shù)+1,就得出單元格中字符的數(shù)量了。
關于歐元的轉換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式,那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過,我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”,然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項,“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。
完成后我們再次打開“工具”菜單,單擊“歐元轉換”,一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣,我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”,然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然,為了使歐元的顯示更顯專業(yè),我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕,這樣所有轉換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。