公司前臺接待管理方法有哪些
公司前臺接待管理方法有哪些
了解前臺工作程序，前臺的重要性。員工的入職pei訓(xùn)很重要，制度+人性化管理。讓員工知道來干什么的.今天，學(xué)習(xí)啦小編為你帶來了前臺管理方法。
前臺管理方法
(一) 公共區(qū)域管理
1、 公共區(qū)域管理指南
為加強(qiáng)對公共區(qū)域的管理，前臺工作員應(yīng)嚴(yán)格按照理指南開關(guān)公共區(qū)域的照明、空調(diào)等電器設(shè)備。負(fù)責(zé)公共區(qū)域的衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施管理。
2、 衛(wèi)生管理
前臺工作員每天兩次對公共區(qū)域衛(wèi)生進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：墻面、地面、玻璃、衛(wèi)生間、綠化植物、設(shè)備間等，并將檢查結(jié)果填入公共區(qū)域點(diǎn)檢登記臺帳。
3、 設(shè)備設(shè)施管理
(1) 前臺工作員將公共場所房間名稱、房間號、桌子、椅子、柜子、空調(diào)、其他硬件配置、容納人數(shù)等信息編入公共場所信息明細(xì)表;
(2) 前臺工作員根據(jù)公共場所信息明細(xì)表內(nèi)容，于每周二、周六對公共場所的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查，確保其安全、完整、正常使用。
(3) 前臺工作員負(fù)責(zé)接待總臺及周邊盆景、裝飾物的配置，總臺及周邊裝飾物的配置，并做好報(bào)夾管理等工作。
4、 會議室布置
前臺工作員根據(jù)會議信息表，根據(jù)相應(yīng)的會場布置示意圖進(jìn)行會場布置，并于會議召開前半小時(shí)，打開空調(diào)及相關(guān)照明設(shè)備，準(zhǔn)備好茶水、煙缸等;會中每隔10到15分鐘續(xù)茶水一次;會議結(jié)束后，及時(shí)把桌椅恢復(fù)到原狀，清潔會議室的衛(wèi)生，物品擺放整齊，關(guān)閉空調(diào)、照明，鎖好門窗。
(二) 日常接待管理
1、 日常接待管理指南 據(jù)日常接待管理指南接待來訪訪客、接聽或轉(zhuǎn)接來電，信息。
2、 訪客接待
(1) 客人來訪時(shí)，前臺工作員應(yīng)立即起身接待，了解訪客身份及來訪事由;并與相關(guān)部門聯(lián)系，確認(rèn)訪客身份及來訪事由;
(2) 前臺工作員引導(dǎo)訪客填寫訪客登記單，注明訪客單位名稱、姓名、被訪部門及被訪人等信息;并告知訪客由接待人員在來訪單上注明離開時(shí)間并簽字確認(rèn)，在離開時(shí)，將接待人員簽字確認(rèn)后的來訪單交至前臺;
(3) 若訪客請求會見總經(jīng)理等高層領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)問明來訪事由及是否預(yù)約，并報(bào)行政辦公室主任，由其負(fù)責(zé)請示領(lǐng)導(dǎo)，若公司領(lǐng)導(dǎo)同意接待，則引導(dǎo)至指定地點(diǎn)，并奉上茶水，每10到15分鐘續(xù)茶一次;若公司領(lǐng)導(dǎo)暫不接待，前臺工作員應(yīng)婉言相告;
(4) 客人離去后應(yīng)及時(shí)收拾茶杯、煙缸等，保持辦公場所的整潔;
(5) 若被訪人員不在公司，前臺工作員應(yīng)主動(dòng)詢問是否需轉(zhuǎn)告，留聯(lián)系方式，并做好書面登記。
3、 電話接轉(zhuǎn)、撥打
(1) 前臺工作員應(yīng)及時(shí)接聽來電，一般在鈴響三聲內(nèi)接聽，首先向?qū)?span>方問候“您好，金橋地產(chǎn)”。接聽電話要態(tài)度熱情，保持微笑，親切自然，詢問來電事由，并根據(jù)情況轉(zhuǎn)接相關(guān)部門;通話結(jié)束，等對方掛斷電話后，再輕輕掛上電話;
(2) 撥打電話時(shí)應(yīng)禮貌用語，說明身份;語言表達(dá)要流利，吐字清晰，聲調(diào)平和，語速適中，簡明扼要;待對方提出結(jié)束通話后禮貌告別;
(3) 接打電話過程中，如有其他人來訪，應(yīng)給來訪者致以微笑，并用適當(dāng)?shù)氖謩菔疽鈦碓L者先坐下稍等。
4、 接待信息登記
前臺工作員根據(jù)來訪單將來訪信息及時(shí)登入來訪接待信息登記單，形成來訪接待信息登記表，經(jīng)后勤事務(wù)主管審核后，形成來訪接待信息明細(xì)表。
(三) 實(shí)物郵件管理
1、 實(shí)物郵件管理指南
前臺工作員根據(jù)實(shí)物郵件管理指南，統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)物郵件的簽收、分發(fā)及各部門郵件的寄發(fā)，同時(shí)登記郵件寄發(fā)信息。
2、 郵件簽收與發(fā)放
(1) 每天中午12點(diǎn)前，前臺工作員到公司一樓信箱處取報(bào)紙及信件等，將郵件分發(fā)至收件人并將發(fā)放信息填入公司郵件收發(fā)臺帳，由收件人簽字確認(rèn)。
(2) 郵局或快遞公司送至前臺的郵件，由前臺工作員統(tǒng)一簽收，并將郵件信息填入公司郵件收發(fā)臺帳，交至行政辦公室，由行政辦公室負(fù)責(zé)人簽收。公司郵件如需我方支付郵遞費(fèi)用的，由收件部門經(jīng)辦人支付費(fèi)用后根據(jù)公司規(guī)定予以報(bào)銷。
(3) 郵局或快遞公司送達(dá)的員工私人掛號信件、快遞、包裹等實(shí)物郵件應(yīng)由員工本人簽收，如遇員工出差或工作地點(diǎn)不在本部，前臺工作員應(yīng)電話告知員工本人，得到員工確認(rèn)并授權(quán)后，代為簽收。員工需在兩個(gè)工作日內(nèi)親自或委托他人前來簽字領(lǐng)取郵件。前臺工作員將領(lǐng)取信息填入員工個(gè)人郵件收發(fā)臺帳，并由前臺工作員與員工接收人共同簽字確認(rèn)。
3、 郵件寄發(fā)
(1) 公司實(shí)物郵件主要包括公函、招標(biāo)文件、向上級主管部門寄發(fā)的申請或報(bào)告等。凡以公司名義寄出的郵件，部門經(jīng)辦人應(yīng)填寫郵件寄發(fā)審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，前臺工作員憑批準(zhǔn)后的郵件寄發(fā)審批單統(tǒng)一辦理;
(2) 公司所有郵件的寄發(fā)統(tǒng)一選用EMS郵政特快專遞;
(3) 寄發(fā)郵件時(shí)，各部門寄件人應(yīng)將郵件封口并正確填寫好郵寄的相關(guān)信息后交至前臺。前臺工作員將收件人地址、郵編、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、寄件人和所屬部門以及郵遞費(fèi)用等信息登入郵件寄發(fā)信息登記單，形成郵件寄發(fā)信息登記表，經(jīng)后勤事務(wù)主管及財(cái)務(wù)審核后，形成郵件寄發(fā)信息明細(xì)表，同時(shí)形成郵件寄發(fā)費(fèi)用支出分類明細(xì)賬、郵件寄發(fā)費(fèi)用支出總賬。
(四) 文印管理
1、 文印管理指南
前臺工作員根據(jù)文印管理指南，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司文印設(shè)備的管理，監(jiān)督各部門打印、復(fù)印情況并合理控制紙張、硒鼓等耗材用量。
2、 文印設(shè)備管理
(1) 文印設(shè)備是指公司用于各部門共用的打印、復(fù)印設(shè)備等，主要包括復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)。公司文印設(shè)備由前臺工作員統(tǒng)一管理，并放置在指定地點(diǎn)，不得擅自移動(dòng)。
(2) 前臺工作員應(yīng)熟悉文印設(shè)備的使用和保養(yǎng)方法，每日下班前做好設(shè)備的清潔工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司員工按規(guī)范要求操作文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)與后勤專項(xiàng)管理專員聯(lián)系維修，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。
3、范圍及要求
(1) 打(復(fù))印超過10份或總頁數(shù)超過20頁的一般資料，經(jīng)辦人需填寫打(復(fù))印審批單，交部門負(fù)責(zé)人審批;
(2) 打(復(fù))印帶有公司公章的受控資料時(shí)，經(jīng)辦人需填寫打(復(fù))印審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批;
(3) 打(復(fù))印工程技術(shù)圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、核價(jià)資料、競標(biāo)資料等涉及公司技術(shù)、價(jià)格、標(biāo)的、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等保密資料時(shí)，經(jīng)辦人需填寫打(復(fù))印審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，報(bào)總經(jīng)理審批;
(4) 打(復(fù))印所有資料，經(jīng)辦人應(yīng)將文印類型、日期、部門名稱、文件名稱、文件類型、頁數(shù)、份數(shù)、紙型、經(jīng)辦人等信息填入打(復(fù))印登記臺帳，并簽字確認(rèn)。私人的文件或資料一律禁止打(復(fù))印;
(5) 重要、保密文件資料應(yīng)嚴(yán)格按照公司《公文管理規(guī)定》、《員工守密管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行打(復(fù))印;
(6) 前臺工作員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得將打(復(fù))印的資料中涉及公司機(jī)密的事項(xiàng)透露給他人;
(7) 超過20分鐘無人領(lǐng)取的打(復(fù))印資料，前臺工作員可做廢棄文稿處理，受控及保密資料的廢棄文稿應(yīng)及時(shí)銷毀，普通資料的廢棄文稿由前臺工作員收集并作為草稿紙利用。
4、 耗材管理
(1) 前臺工作員應(yīng)將購置的耗材統(tǒng)一放置在通風(fēng)、干燥的位置并擺放整齊;
(2) 公共區(qū)域的文印設(shè)備需要添加紙張時(shí)由前臺工作員進(jìn)行添加，員工不得私自在文印設(shè)備中添加紙張;
(3) 硒鼓、墨粉等辦公耗材應(yīng)充分利用。耗材需要更換時(shí)應(yīng)聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行更換，并將每項(xiàng)耗材的更換日期、更換項(xiàng)目、使用壽命、前臺經(jīng)辦人等信息填入耗材更換登記臺帳，保證所有耗材合理使用，杜絕浪費(fèi);
(4) 耗材更換后，前臺工作員應(yīng)將廢棄的硒鼓、墨盒等交專業(yè)維修人員統(tǒng)一處理;
(5) 打(復(fù))印登記臺帳統(tǒng)計(jì)的紙張用量應(yīng)與紙張領(lǐng)用數(shù)量基本一致，差額應(yīng)控制在5%以下;
(6) 當(dāng)A4紙張不足一箱,A3紙張不足一包時(shí)應(yīng)及時(shí)申請購買，保證紙張供應(yīng)。
5、 傳真收發(fā)
(1) 前臺工作員統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳真的收發(fā)管理工作，監(jiān)督各部門傳真收發(fā)情況，并保持傳真機(jī)的整潔及正常運(yùn)行;
(2) 保密或受控文件傳真時(shí)，經(jīng)辦人需填寫傳真收發(fā)審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批;一般文件或資料傳真。