微軟的辦公軟件,是我們?nèi)粘９ぷ魃钪薪?jīng)常用的一款文檔處理軟件。那么,我們在使用辦公軟件時,該如何有效提高我們的工作效率呢?今天小編就來告訴你們一些常見的技巧方法。

　　Office辦公軟件保存的常用技巧

　　不論正在處理的Office文檔是新建的還是以前保存過的，您都可保存它，還可使用不同文件名或在不同位置保存該文件的副本。

　　保存文件的位置

　　我的文檔

　　啟動 Microsoft Office 程序后，當(dāng)打開“打開”和“另存為”對話框時，在默認(rèn)情況下將出現(xiàn)“我的文檔”文件夾。“我的文檔”文件夾適合于保存正在處理的文件，例如，文檔、工作表或數(shù)據(jù)庫。

　　網(wǎng)上鄰居

　　“網(wǎng)上鄰居”位于“打開”和“另存為”對話框中的“我的位置”欄 (位置欄：此欄位于某些對話框的左側(cè)(如“打開”、“另存為”或“插入圖片”)，其中包含了指向“我最近的文檔”、“桌面”、“我的文檔”、“我的電腦”和“網(wǎng)絡(luò)鄰居”之類文件夾的快捷方式。)上，適合于保存要復(fù)制或發(fā)布 (發(fā)布：將一份超文本標(biāo)記語言 (HTML) 格式文件副本復(fù)制到 Web 服務(wù)器上。)到網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器或 Web 服務(wù)器上的文件夾中的文件。

　　將文件保存到服務(wù)器 (服務(wù)器：在局域網(wǎng)上，控制對部分或全部網(wǎng)絡(luò)及其資源(如打印機(jī))進(jìn)行訪問的計算機(jī)。在萬維網(wǎng)上，運(yùn)行 Web 服務(wù)器軟件以響應(yīng) HTTP 協(xié)議請求的計算機(jī)，也稱為主機(jī)。)上將使其他用戶可方便地訪問它們。

　　快速保存和完全保存之間的區(qū)別

　　使用快速保存，Microsoft Office 程序只保存對文件的更改。只保存更改所花費(fèi)的時間比完全保存少，后者保存了完整的修訂后文件。不過，完全保存所需要的磁盤空間比快速保存少。當(dāng)您完成某文件中的工作時，應(yīng)執(zhí)行完全保存，完成最后一次保存。“另存為”對話框(“工具”菜單)中的“保存選項”允許您啟用或禁用快速保存以及選擇其他選項。

　　Office文檔恢復(fù)功能的方法

　　附加文件安全性

　　您可以進(jìn)一步幫助保護(hù)您的工作，方法是：使用“自動恢復(fù)”功能定期保存正在使用的文件的臨時副本。若要在停電或發(fā)生類似問題后恢復(fù)工作，必須在發(fā)生問題之前已經(jīng)打開“自動恢復(fù)”功能?？梢詫?ldquo;自動恢復(fù)”保存時間間隔設(shè)為不到 10 分鐘保存一次(默認(rèn)設(shè)置為每 10 分鐘保存一次)。例如，如果設(shè)為每 5 分鐘保存一次，與設(shè)為每 10 分鐘保存一次相比將會恢復(fù)更多信息。

　　在打開“自動恢復(fù)”功能的情況下，如果 Office 或 Office 家族程序停止響應(yīng)，而同時有若干打開的文件，則可使用“Microsoft Office 應(yīng)用程序恢復(fù)”對話框，已恢復(fù)的文件將顯示在“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中。文件中的數(shù)據(jù)反映“自動恢復(fù)”最后一次保存文件時的數(shù)據(jù)。“自動恢復(fù)”不應(yīng)用作手動保存或備份文件的替代方式。

　　更改自動文件恢復(fù)的保存間隔

　　在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“保存”選項卡。

　　選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框。

　　在“分鐘”框中，指定希望 Microsoft Office 程序保存文件的頻率。

　　注釋 不要使用“自動恢復(fù)”來代替通過單擊“常用”工具欄 上的“保存” 所進(jìn)行的常規(guī)保存操作。

　　指定保存自動恢復(fù)文件的位置

　　在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“文件位置”選項卡。

　　在“文件類型”框中，單擊“‘自動恢復(fù)’文件”。

　　單擊“修改”。

　　如果要在另一個文件夾下保存自動恢復(fù)文件，請定位并打開該文件夾。

　　Office文檔時常見的問題及解決

　　無法打開文件。

　　文件可能已損壞

　　試圖打開的文件可能已損壞。Microsoft Office 程序可以讓您試著從損壞的文件中恢復(fù)文字，或者如果恢復(fù)的文件無法使用，那么您可以刪除損壞的文件，然后打開備份。

　　一、如果所使用的 Microsoft Office 程序沒有響應(yīng)，請恢復(fù)程序。

　　操作方法

　　1、在 Microsoft Windows“開始”菜單上，指向“所有程序”， 指向“Microsoft Office”，再指向“Microsoft Office 工具”，然后單擊“Microsoft Office 應(yīng)用程序恢復(fù)”。

　　2、在“應(yīng)用程序”列表中，單擊沒有響應(yīng)的程序或文檔。

　　3、請執(zhí)行下列操作之一：

　　·若要試圖恢復(fù)先前正在使用的文件，請單擊“恢復(fù)應(yīng)用程序”或“重新啟動應(yīng)用程序”。

　　·如果只想關(guān)閉程序，并且放棄對文件進(jìn)行的最新更改，請單擊“結(jié)束應(yīng)用程序”。

　　4、可將導(dǎo)致問題的錯誤報告給 Microsoft，以用于改進(jìn)此程序的將來版本。單擊“發(fā)送錯誤報告”或“不發(fā)送”。

　　注釋 如果沒有連接到 Internet，請單擊“以后再發(fā)送錯誤報告”，以在下次連接時，提示您發(fā)送該報告。

　　二、打開 Office 程序。

　　三、查看在“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格 (任務(wù)窗格：Office 應(yīng)用程序中提供常用命令的窗口。它的位置適宜，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令，同時繼續(xù)處理文件。)中列出的文件，然后決定要保留的文件。

　　操作方法

　　·如果文件標(biāo)題中含有“[已恢復(fù)]”，則該文件通常比標(biāo)題中含有“[原始文件]”的文件包含更多最近所做的更改。

　　·如果要查看對文件所進(jìn)行的修復(fù)，請指向“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中的該文件，單擊文件名旁的箭頭，再單擊“顯示修復(fù)”。

　　·如果要查看所恢復(fù)的版本，請打開所有的版本，然后保存最好的一個版本。

　　四、對于每個要保留的文件，請指向“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中的該文件，單擊文件名旁的箭頭，然后執(zhí)行下列操作之一：

　　·若要使用該文件，請單擊“打開”。

　　·若要保存該文件，請單擊“另存為”，再輸入該文件的名稱。默認(rèn)情況下，文件將保存在與原文件相同的文件夾中。如果使用與原文件相同的名稱，則原文件將被覆蓋。當(dāng)看到一條消息詢問您是否要替換已有文件(包含截止上一次保存文件時所做的更改)時，請單擊“是”。

　　五、打開或保存了所有要保留的文件后，單擊“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中的“關(guān)閉”。

　　文件名可能太長

　　文件名或路徑名可能超過 223 個字符。請執(zhí)行下列操作之一：

　　·縮短文件名。

　　·將文件移動到與文件夾層次結(jié)構(gòu)的頂級更加接近的另一個文件夾中。

　　再次嘗試打開文件。

　　文件所處的磁盤可能太滿

　　請嘗試將文件移動到其他磁盤以獲得更多可用的空間。

　　熟練使用辦公軟件實(shí)用的小技巧

　　可以毫不夸張地說，沒有哪個單位現(xiàn)在的工作可以離開電腦，而且大部分單位的部門間電腦已構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)，但是真正會使用電子信箱的人并不很多，甚至有些人用網(wǎng)絡(luò)資源發(fā)放通知這樣的基本技能還沒有掌握。這種情況可以很簡單地學(xué)習(xí)一下，在單位任何一臺電腦(作為郵件服務(wù)器)上建立一個共享文件夾(只讀文件)，文件夾可以隨便命名為“XX”(拼音信箱的意思)。

　　然后在其他部門電腦的桌面建立一個快捷鍵(做好影射網(wǎng)絡(luò)資源，指向作為郵件服務(wù)器的共享文件夾)，這個快捷鍵可以命名為“公眾信箱”。再將所有的Word文件(通知)，放在這個文件夾內(nèi)。這樣用戶只要點(diǎn)擊這個快捷鍵，就可以很方便地看到所有的通知了。

　　辦公一族經(jīng)常會使用OfficeWord，在編輯時會遇到在頁面中插入圖形或文本框位置不理想的情況，這時候就需要對他們進(jìn)行微調(diào)。調(diào)整圖片或其他文本框的位置時，可以使用鼠標(biāo)或方向鍵將其移動到大致的位置，按住Ctrl鍵，再用方向鍵移動，你會發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在圖片每次移動的間距比原來要小得多了，在Word要求的精度下完全可以達(dá)到精準(zhǔn)要求。

　　另外，在調(diào)整圖片或其他文本框文件的大小時，不使用鼠標(biāo)，圖片變化的大小不連續(xù)，這時按住Alt鍵，再調(diào)節(jié)，其大小就可以任意調(diào)節(jié)了。有興趣的朋友不妨嘗試一下。