羅賓斯管理學(xué)學(xué)習(xí)計劃指導(dǎo)
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學(xué)習(xí)計劃指導(dǎo)一、什么是計劃工作
1.定義計劃工作。
答:計劃工作包含定義組織的目標(biāo),制定全局戰(zhàn)略以實現(xiàn)目標(biāo),以及開發(fā)一組廣泛的相關(guān)計劃以整合和協(xié)調(diào)組織的工作。計劃工作既關(guān)系到結(jié)果(做什么),也關(guān)系到手段(怎么做)。
注:在正式計劃中,覆蓋一個年度甚至幾個年度的正式目標(biāo)以書面的形式表達出來,并且為組織的成員所共享。
學(xué)習(xí)計劃指導(dǎo)二、為什么管理者要制定計劃
2.計劃服務(wù)于什么目的?
答:管理者制定計劃出于四個原因:①計劃指明了方向,并對各種努力進行協(xié)調(diào),使它朝向共同的方向。②計劃可以降低不確定性,減少環(huán)境變化的沖擊。盡管計劃不能消除變化,但管理者可以通過預(yù)測變化、考慮這些變化的沖擊和制定適當(dāng)?shù)拇胧﹣眄憫?yīng)變化。③計劃可以減少活動的重疊,最小化時間和資源的浪費。④計劃工作為控制工作設(shè)立了標(biāo)準(zhǔn)。
3.計劃與組織的績效之間是什么關(guān)系?
答:首先,一般來說,正式的計劃工作通常帶來較高的績效,較高的資產(chǎn)回報率,以及其他積極的財務(wù)結(jié)果。其次,計劃工作的質(zhì)量以及實現(xiàn)計劃的適當(dāng)措施,通常要比計劃工作本身對績效的貢獻更大。再次,某些對于正式計劃工作的研究表明,正式計劃并不必然地導(dǎo)致高績效,外部環(huán)境的影響通常是更關(guān)鍵的。最后,計劃與績效的關(guān)系還受到計劃的時間結(jié)構(gòu)的影響,一般組織要改進它的績效,至少需要4年期的系統(tǒng)性的正式計劃工作。
學(xué)習(xí)計劃指導(dǎo)三、管理者如何制定計劃
注:計劃通常被稱為管理的主要職能,因為它構(gòu)成了所有其他職能的基礎(chǔ)。計劃工作包含了兩個重要的要素:計劃和目標(biāo)。
4.區(qū)分目標(biāo)和計劃。
答:目標(biāo)是個體、群體和整個組織期望的產(chǎn)出。目標(biāo)為各種管理決策和行動提供了方向以及衡量標(biāo)準(zhǔn)。計劃是一種文件,它規(guī)定了怎么實現(xiàn)目標(biāo)以及通常描述了資源的分配、進度以及其他實現(xiàn)目標(biāo)的必要行動。當(dāng)管理者制定計劃時,他們既要規(guī)定目標(biāo)也要編制計劃。
5.目標(biāo)有哪些不同的類型。
答:財務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)是組織正式陳述的目標(biāo)。描述目標(biāo)的另一種方式是看其是真實的目標(biāo)還是陳述的目標(biāo)。
①陳述的目標(biāo)是一個組織向外界宣稱的和試圖使各種利益相關(guān)者相信的正式的陳述。這些內(nèi)容的陳述,充其量是模糊的和更多地代表了管理當(dāng)局的公共關(guān)系技能,而不是作為組織實際上應(yīng)當(dāng)怎么做的有意義的指導(dǎo)方針。另外,這些目標(biāo)的內(nèi)容很大程度上是由組織的利益相關(guān)者想聽到什么決定的。
②真實目標(biāo)是一個組織真正追求的目標(biāo),是公司最終的目的??梢酝ㄟ^仔細地觀察組織成員正在做什么來了解,行動是對目標(biāo)的最好定義。
6.描述每一種類型的計劃。
答:
?、庞绊懗潭龋孩賾?zhàn)略計劃是應(yīng)用于整體組織的計劃,其任務(wù)在于建立組織的全局目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中的定位。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較長的期間,以及覆蓋較寬的領(lǐng)域,還包括了目標(biāo)的構(gòu)建。②具體規(guī)定如何實現(xiàn)全局目標(biāo)的細節(jié)的計劃稱為運營計劃。運營計劃要定義實現(xiàn)目標(biāo)的途徑,趨向于覆蓋較短的期間。
?、茣r間長短:①長期計劃為超過3年期的計劃。②短期計劃為1年或短于1年期的計劃。介于二者之間的計劃既可以歸為長期計劃,也可以歸為短期計劃。
?、敲鞔_程度:①具體計劃是清晰定義的和沒有任何解釋余地的計劃,它具體地陳述了目標(biāo),不存在模糊性,不存在理解上的歧義。缺點是它所要求的清晰性和可預(yù)見性在有些條件下并不具備。②方向性計劃是一種具有靈活性的計劃,它設(shè)立了一般的指導(dǎo)原則。方向性計劃提供了焦點,但是并不限定管理者在某個具體的目標(biāo)上采取某個具體的目標(biāo)。靈活性是方向性計劃的一種內(nèi)在特性,但是這種靈活性必須與清晰性的喪失進行適當(dāng)?shù)臋?quán)衡。
⑷使用頻率:①一次性計劃是指為滿足特定情況需要而設(shè)計的僅供一次性使用的計劃。②持續(xù)性計劃是持續(xù)執(zhí)行的計劃,它為重復(fù)進行的活動提供了指南。持續(xù)性計劃包括政策、規(guī)則和程序。
7.區(qū)別傳統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)定與目標(biāo)管理。
答:
⑴傳統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)立過程的中心議題是,首先設(shè)立組織的最高層目標(biāo),然后將其逐層分解為每一個組織層次的子目標(biāo)。存在的一個問題是,如果最高層管理者規(guī)定的組織目標(biāo)過于寬泛,如獲得足夠的利潤,這種模糊的目標(biāo)在向下分解時,必須被規(guī)定得更加具體。由于組織目標(biāo)規(guī)定得很模糊,所以每一個層次上的管理者在制定具體目標(biāo)時,是根據(jù)他們自己對組織目標(biāo)的理解甚至是偏見來規(guī)定具體目標(biāo)的,結(jié)果可能導(dǎo)致目標(biāo)失去清晰性和一致性。
⑵目標(biāo)管理是一個管理系統(tǒng),雇員與他的上司共同制定具體的績效目標(biāo),定期地評審實現(xiàn)目標(biāo)的進展過程以及基于進展過程進行獎勵。①目標(biāo)管理方法不是將目標(biāo)僅僅作為一種控制方法,而是同時把他們作為激勵雇員的方法。②目標(biāo)管理包括四個要素:確定目標(biāo)、參與決策、明確期限和績效反饋。這種方法強調(diào)雇員實現(xiàn)他與上司共同制定的目標(biāo),這會成為對個人努力的一種激勵。
補充⑴:手段—目的鏈 意味著上一層的目標(biāo)或目的與下一層的目標(biāo)相聯(lián)系,后者成為實現(xiàn)上一層目標(biāo)的手段。換言之,低層目標(biāo)是實現(xiàn)它上一層的手段,而上一層目標(biāo)又是實現(xiàn)更上一層目標(biāo)的手段,依次類推,直到組織的頂層。
補充⑵:目標(biāo)管理方法是否有效?對目標(biāo)管理的研究肯定了目標(biāo)管理有助于提高雇員的績效和組織的生產(chǎn)率。同樣的調(diào)查還發(fā)現(xiàn),高層管理當(dāng)局的參與和承諾是目標(biāo)管理取得成功的重要條件。目標(biāo)管理存在的問題:①在動態(tài)的環(huán)境下可能失去作用——要經(jīng)常修訂,雇員沒有足夠時間實現(xiàn)目標(biāo),很難對其努力作出恰當(dāng)?shù)脑u價。②雇員過分關(guān)注自己的目標(biāo),而不考慮其他人的目標(biāo),對提高生產(chǎn)率不利。③如果只是被看做一項年度的例行工作,只是填寫一些表格,那么顯然雇員不會被激勵去實現(xiàn)這樣的目標(biāo)。
8.設(shè)計良好的目標(biāo)具有哪些特征?
答:設(shè)計良好的目標(biāo)的特征:
?、偈且越Y(jié)果而不是以行為來表述的;——因為期望的最終結(jié)果是任何目標(biāo)的最重要的要素。
?、谀繕?biāo)應(yīng)該是可度量和定量化的;
?、劬哂星宄臅r間框架;——沒有時間約束的目標(biāo)實際上使組織更缺乏靈活性,因為你永遠不能確定什么時候算是達到了目標(biāo)。
?、芫哂刑魬?zhàn)性但卻是可達到的;
?、菰O(shè)計良好的目標(biāo)應(yīng)該是以書面形式表達的;——以書面形式表達目標(biāo)的過程迫使人們仔細地思考它,而且寫下來的目標(biāo)是有形可見的。
⑥設(shè)計良好的目標(biāo)應(yīng)該是與組織有關(guān)成員充分溝通過的;——因為使人們理解目標(biāo)是確保他們實現(xiàn)目標(biāo)的必要條件。
9.管理者應(yīng)當(dāng)怎樣設(shè)立目標(biāo)?
答:目標(biāo)設(shè)立的五個步驟——
?、賹徱暯M織的使命,也就是組織的目的;
?、谠u估可獲得的資源;——如果沒有相應(yīng)的資源,無論你如何努力也是不可能實現(xiàn)目標(biāo)的。
③在制定目標(biāo)時同時考慮相關(guān)的因素;——目標(biāo)要反映希望的結(jié)果,同時應(yīng)該與組織的使命和其他領(lǐng)域的目標(biāo)相協(xié)調(diào);目標(biāo)還應(yīng)該是可度量的、具體的、包含完成期限的。
④寫下你的目標(biāo);——以書面形式陳述目標(biāo),并且與相關(guān)的人員充分溝通。
?、菰u估結(jié)果以判斷目標(biāo)是否達到。——如果環(huán)境變了,要對目標(biāo)作出適當(dāng)調(diào)整。
補充:目的或使命是為了說明組織存在的根本價值和意義。企業(yè)目的應(yīng)包含經(jīng)營理念和經(jīng)營目標(biāo)兩個方面。
10.權(quán)變因素怎么影響計劃工作?
答:影響計劃工作的權(quán)變因素主要有三個:組織的層次、環(huán)境的不確定性程度,以及未來承諾的時間長短。
?、俅蠖鄶?shù)情況下,較低層次的管理者主要是制定運營性計劃,隨著組織層次的升高,計劃工作就越帶有戰(zhàn)略導(dǎo)向。
②當(dāng)環(huán)境具有較高的不確定性時,計劃應(yīng)當(dāng)是具體的,但又是靈活的,管理者必須準(zhǔn)備在實施計劃的過程中修訂計劃甚至放棄原來的計劃。
?、郛?dāng)前的計劃越是影響到未來的承諾和投入,管理者設(shè)立的計劃時間結(jié)構(gòu)就應(yīng)當(dāng)越長。這里,承諾概念意味著計劃應(yīng)該擴展到未來足夠長的期限,以滿足這些承諾和投入的實現(xiàn)。
補充:計劃工作的方法——開發(fā)計劃的傳統(tǒng)方法是由最高管理層在正式計劃部門的輔助下制定計劃,計劃是由上而下制定的,在每一個組織層次上按照特定的需要進行裁減。雖然這種方法有助于使管理計劃更完備、更具有系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性,但是這種方法更多地關(guān)注怎么開發(fā)計劃,而不是制定一個具有可實施性的計劃,因此只有當(dāng)管理者認(rèn)識到制定具有可操作性計劃的重要性時它才是有效的。
開發(fā)計劃的另一種方法是吸收更多的組織成員參與計劃過程,計劃的編制不是逐級向下編制,而是由不同層次和不同部門的成員在一起按照特定的需要共同編制。當(dāng)成員積極地參與計劃工作時,他們會實際地感受到計劃在指導(dǎo)和協(xié)調(diào)方面的作用。
11.對正式計劃工作有哪些批評的意見?
答:①它可能對組織的決策和行動造成剛性;
?、诓荒芨鶕?jù)動態(tài)的環(huán)境制定計劃;
?、壅降挠媱澆荒艽嬷庇X和創(chuàng)造性;
?、苡媱澒ぷ魇构芾碚叩年P(guān)注焦點放在今天的競爭而不是明天的生存上;
⑤正式計劃工作強化了過去的成功從而很可能導(dǎo)致失敗。
12.在動態(tài)的環(huán)境下管理者如何有效地計劃?
答:動態(tài)環(huán)境下有效的計劃工作意味著計劃既是具體的又是靈活的,要準(zhǔn)備在環(huán)境變化的情況下改變原有的方向,保持對環(huán)境變化的警惕性,這種變化可能影響到計劃的有效實施,必要時需要作出調(diào)整。還有,即使環(huán)境存在高度不確定性,也需要持續(xù)地進行正式的計劃工作。