財務檔案管理制度
財務檔案管理制度
財務檔案管理制度是怎樣制定的呢?下文是小編收集的財務檔案管理制度，歡迎閱讀!
財務檔案管理制度一
會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)資料。會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會計檔案管理工作，明確責任，使會計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。
一、會計檔案的立卷、歸卷制度
公司所屬會計人員必須對本單位的各種會計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，并指定專人保管，防止丟失、損壞。
二、會計檔案的調(diào)閱制度
調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)，本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)過會計主管人員同意;外單位人員調(diào)閱要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和單位領導批準，并詳細登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)閱人姓名、工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期。調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制應征得單位同意。
三、會計檔案的銷毀制度
會計檔案的保管期一般為15年，對保管期滿的會計檔案，按照<檔案法>的規(guī)定由財會部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)批準后進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”，銷毀時由單位領導指定檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。
四、會計檔案的交接制度
1、會計人員工作調(diào)動或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦理交接手續(xù)的，不得離職。離職前，必須將本人經(jīng)管的會計工作在規(guī)定期限內(nèi)全部交接清楚，接替人員應認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交未了事項。移交后，如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)管的會計業(yè)務有違反財務制度和法律規(guī)定等問題，由原移交人負責。
2、合并、撤銷單位的會計檔案，應根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。
財務檔案管理制度二
第一條為加強會計管理，特制定本管理辦法。?
第二條企業(yè)的會計檔案包括:會計憑證、會計賬簿、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。?
第三條會計檔案的保存。?
財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記有效。?
會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。?
會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準，報上級有關部門批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。?
第四條會計檔案的借用。?
財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。?
集團內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。?
外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。?
會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經(jīng)財務部經(jīng)理批準，并限期歸還。?
第五條由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。?
第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。?
會計檔案保管期限?
檔案名稱
(一)會計憑證類
1、原始憑證、記賬憑證15年?
其中:涉及外來和對私改造的會計憑證永久?
2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年?
(二)會計賬簿類:?
1、日記賬15年?
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年?
2、明細賬、總賬、輔助賬15年?
3、涉及外來和對私改造的會計賬簿永久?
(三)會計報表類:?
1、主要財務指標報表3年?
2、月、季度會報表15年?
3、年度會計報表永久?
(四)其它類:?
1、會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年?
2、財務成本計劃3年?
3、主要財務會計文件、合同、協(xié)議永久
財務檔案管理制度三
1、目的:會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>的規(guī)定，制定本辦法。
2、適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3、會計檔案管理體系
3、1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。
3、2公司總經(jīng)辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
3、3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
4、會計檔案范圍
4、1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
4、2會計憑證類:原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
4、3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。
4、4財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。
4、5財會電算化檔案:主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4、6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。
5、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
5、1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5、2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
6、會計檔案不得自行借出。
6、1如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供會計資料的查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時，應事前由公司總經(jīng)辦批準。
6、2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
7、會計檔案的保管期
7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。
7、2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
7、3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7、4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
8、會計檔案的銷毀
8、1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀:
8、1、1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;
8、1、2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
8、1、3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷;
8、1、4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
8、2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8、3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9、會計檔案的管理
9、1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
9、2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。
9、3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原機構代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、4單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
9、6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
9、7、1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容;
9、7、2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9、8預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
10、附則:
10、1本制度由公司財務部負責解釋。
10、2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10、3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
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