物業(yè)業(yè)委會例會會議紀要
根據(jù)使用功能的不同, 物業(yè)可分為以下四類:居住物業(yè)、商業(yè)物業(yè)、工業(yè)物業(yè)和其他用途物業(yè)。下文是物業(yè)業(yè)委會例會會議紀要,歡迎閱讀!
物業(yè)業(yè)委會例會會議紀要一
時間:20XX年9月1日晚20:00-22:00
地點:物業(yè)大會議室
議題:月度工作通氣例會
人員:XXXXX
一、8月份工作計劃完成情況
1、完成部分樓道燈改聲控燈;
2、制作安裝完成大部分交通指示標識;
3、安裝部分減速板;
4、檢查維修部分墻面漏水情況(不盡如人意,投訴較多);
5、修復道閘系統(tǒng)(未完成);
6、修復更新休閑椅;
7、修復庭院燈(移交時損壞300盞,已修復230盞);
8、修理單元門(進展較順利。下一步準備解決拉電閘就能開門的問題、部門單元門更換難聽的提示音問題);
9、修理中央花園花架;
10、添置垃圾桶、繼續(xù)進行滅蚊噴藥、清理部分單元衛(wèi)生做的不好的工人、地下車庫保潔、修剪草坪(人手和技術存在問題,9月準備外包);
11、保安培訓;
12、車管推進(架空、地下登記情況較好,露天進展滯后;目前還有20多戶拒不登記也不愿交費,少數(shù)稱已交多年車費給新城)
13、檢查地下車庫噴淋裝置;
14、客戶服務理念培訓、規(guī)范專管員巡查報告。
二、9月份工作計劃
1、C區(qū)花架刷桐油;
2、繼續(xù)檢修更換庭院燈;
3、清洗蓄水池(我們小區(qū)蓄水池已經(jīng)2年多沒有清洗了,按規(guī)定應一年清洗一次,屆時會利用白天時間停水清洗,會提前通知);
4、水管破裂維修處主干路面的恢復;
5、B5-B6間路面整平;
6、中央花園水塘換水;
7、繼續(xù)滅鼠滅蚊;
8、綠地除雜草、剪枝;
9、清洗B4處地墊;
10、沖洗主環(huán)形車道油污跡;
11、綠色植物補種,作為全國園林城市受檢單位之一迎檢;
12、配合派出所做好小區(qū)外籍人士登記工作;
13、車輛管理(重點在車位引導,規(guī)范停車方面);
14、護管隊員培訓檢查;
15、清理野狗;
16、清理樓道自行車;
17、消防技能訓練;
18、清查出租戶;
19、組織中秋賞月活動;
20、各區(qū)專管員家訪;
21、配合區(qū)環(huán)保局做好綠色社區(qū)檔案資料填報工作;
22、籌備十一期間花卉展;
三、通報小區(qū)現(xiàn)有設施設備運行情況
1、智能系統(tǒng)
移交時中控室兩臺電腦主機無法開機運行。攝像頭清晰度不高,看人或者看車牌號比較模糊。大門出入口車輛管理系統(tǒng)已癱瘓,無法修復。部門單元門門框已輕度腐爛。A區(qū)背景音樂由于布線等原因導致音量很小。
2、水泵房移交時多層供水控制器損壞,水壓不穩(wěn)定,現(xiàn)已修復?,F(xiàn)場有一套“華特水消毒處理儀”一直未投入使用,準備研究清楚后使用。水池兩年未清洗,準備今年清洗一次。
3、庭院燈、草坪燈、圍墻燈 移交時已損壞300多盞,現(xiàn)已更換230盞,B區(qū)中心花園庭院燈線路損壞,現(xiàn)已修復。A區(qū)中心部位、別墅區(qū)、ABC圍墻、C區(qū)中心部位線路老化、短路暫時還沒有維修。
4、可視對講 移交時B5、C4、B4-4、B2-1聯(lián)網(wǎng)通訊線路短路導致無法正常開啟單元門,現(xiàn)已修復。
5、健身器材移交時B1架空層漫步機軸承損壞,現(xiàn)已修復。
6、休閑椅 移交時AB區(qū)休閑椅木條腐爛變形,現(xiàn)已部分更換,并準備繼續(xù)增加10套(業(yè)委會建議降低長條形椅子的高度,便于老人家坐)
7、道路 移交時小區(qū)多處地面破損,現(xiàn)大部門修復,并在B2架空層前新增加三個臺階,在B5一單元門口加寬了臺階。
8、電梯 電梯機房內(nèi)B5、B6開發(fā)商已安裝了空調(diào),但B2、B3電梯機房內(nèi)無空調(diào)(是電風扇),如果電梯長時間在高溫條件下工作又不能有效散熱,很容易造成電路保護啟動,造成電梯停止運行,更嚴重時會導致電路燒毀。 目前電梯報警鈴聲不能傳遞到中控室或外面。
9、地下車庫 B2、B3地下車庫道閘不能使用,供暖期間滲水嚴重,排水泵3臺壞了2臺。B5、B6地下車庫滲水嚴重,無法使用。B5排水泵1臺、B6排水泵2臺均已損壞。
10、郵政設施 AB區(qū)報箱已經(jīng)銹蝕,有40多個箱鎖缺失或損壞,由于鎖不好配,目前只更換了20處。
11、其他設施 E4、E5之間的井蓋移交時破損3塊,現(xiàn)已修復。C6后面自行車棚左邊已損壞。部門單元門牌號沒有安裝。中心花園花架現(xiàn)已霉變、腐爛并有火燒過的痕跡。
物業(yè)業(yè)委會例會會議紀要二
會議時間:20XX-04-20
會議地點:某某會議室
參加人員:
會議主持:
會議記錄:
會議主題:
對20XX年3月份預算執(zhí)行情況分析
通過溝通所披露的問題
會議內(nèi)容:
一、對3月份預算執(zhí)行情況分析
本月的預算執(zhí)行情況總體是好的,根據(jù)去年集團審批通過的預算,本月預計利潤為-21067.65;實際完成利潤17038.98,經(jīng)營利潤完成率為200%,對于實際情況與月度預算存在的差距,各部門具體情況如下:
總經(jīng)辦:總經(jīng)辦主要是負責各種資源合同收入、集團營運中心下發(fā)的2,500.00/月服務收入、業(yè)務招待費、聯(lián)絡費四個預算指標:
本月回款執(zhí)行情況如下:
1、某某公司因付款手續(xù)流程較復雜,未及時回款;
2、中國某某公司、某某科技的款項已于4月份收回;
3、中國某某公司續(xù)簽資源合同,漲租20XX.00/年(創(chuàng)收),款項已于4月份收回;
4、原財務中心辦公區(qū)3月份之前一直空置未出租,但已于4月中旬出租;
5、對于某某物協(xié)的20XX年度欠費的追繳工作,己上報集團相關部門,正在協(xié)助處理當中;除上述款項外的其他收入均已按預算執(zhí)行到位。
另因本月A、B棟無退租戶無房源,以致2,500.00元服務收入指標未完成。業(yè)務招待費聯(lián)絡費兩項費用指標:我們一直是本著合理控制的原則,費用一定要發(fā)生在實處,正常情況下,這兩項指標都不會超預算。
工程部:
本月經(jīng)營用電費、修繕費均控制在預算內(nèi):
其中經(jīng)營用電費節(jié)余大,預算數(shù)的40000.00元,實際計算公攤數(shù)據(jù)為:27770.00元,節(jié)余12230.00元;主要收A棟業(yè)主/租戶電價上調(diào)(辦公性質住戶用電電價由0.58元/度提高至0.93),配電間變壓器停止使用一臺,節(jié)約損耗;預算內(nèi)地下車庫地平漆整改工程款暫未付完,6250.00元/月的專項工程支出分攤本月未分攤。本月修繕費(此類費用一般為日常設施設備維修費用)較預算節(jié)約費用1056.00元。
安保部:
本月停車費收入58609.00,超預算4909.00元:其中停車月卡收入超預算13860元;臨時停車收入低于預算8800元;電動車充電收入低于預算151元。
本月保安設備耗材費用超預算2830.00元,其中:采購巡更棒、鐵鏈、LED燈款實際發(fā)生2550.00元,沖減1月份計提1070.00元后,超預算1480.00元;本月采購交通柱款1350.00元,屬預算外費用。
本部門的費用指標,因編制預算時是按照往年發(fā)生的歷史數(shù)據(jù)預估,可今年因一些管理上的需求及部門耗材單價上調(diào),有些設備耗材費用未在預算內(nèi)或超預算。
行政部:
本月用人費用較預算數(shù)節(jié)約11916.28,本月數(shù)據(jù)都是財務按預算計提,于下月實際發(fā)生時沖銷本月預提,可比性不強。現(xiàn)用人實際情況為工程缺編1人,安管缺編2人,社保同時節(jié)約。另外,本月為每年社保年檢月份,年檢期間生育險、醫(yī)療險基數(shù)待定,扣繳不成功:2195.64元,于年檢后(4月份)補繳。培訓費、招聘費本月未發(fā)生。
客服部:
本月物業(yè)管理費回款64331.44元;某某物業(yè)移交欠費,大業(yè)主及業(yè)委會成員欠費均己通過工作報告形式向集團申請作為壞帳處理,但是我們還是會協(xié)同公司其他部門一起,采取有效措施,盡最大可能追回公司資產(chǎn)。
二、通過溝通所披露的問題
1、全公司上下仍要齊心協(xié)力,相互配合,充分利用公司資源,挖掘收入,爭取按月完成指標;
2、客服員加強與業(yè)主、租戶溝通,爭取讓大部分業(yè)主、租戶能按季預交物業(yè)管理費用,按時交納水費;盡量減少應收帳款額度;
3、這段時間客戶辦月卡的增多,臨時停車的減少;另外3月中旬,地下車庫地坪漆整改,車位減少導致車輛無法停放,是臨時停車收入減少的另一個原因。關于道閘系統(tǒng)停車卡回收情況,現(xiàn)財務中心張總正現(xiàn)場指導跟蹤。
4、對于各個部門的預算外費用均需嚴格執(zhí)行費用審批流程。
物業(yè)業(yè)委會例會會議紀要三
20XX年3月3日9:00—22:30,公司2月份月度會議在舟山玉蘭花園會議室召開。舟山公司總經(jīng)理劉玲玲、總經(jīng)理助理李敏,各部門、物業(yè)服務中心相關人員共計60人參加了會議。
會議由公司總經(jīng)理劉玲玲主持。會議開始前播放了《鷹之重生》視頻;各項目負責人分別作20XX年度親情服務和園區(qū)服務的主題匯報;物業(yè)部負責人解讀了園區(qū)服務“十必做”標準手冊、“二十必查”指導手冊標準(20XX版)、“二十觸點”服務標準指導手冊(20XX版);會議還審議確定了各項目園區(qū)收入指標(期間插播了《面對巨人》經(jīng)典勵志視頻)以及業(yè)主電子信息檔案增加部分的內(nèi)容。公司領導對園區(qū)服務和親情服務實施內(nèi)容以及相關標準手冊等進行了點評和闡述,最后公司總經(jīng)理劉玲玲對會議進行了總結。現(xiàn)將會議主要內(nèi)容紀要如下:
一、會議要點及重點任務布置
正視當前現(xiàn)狀,嚴抓內(nèi)部工作品質和對外服務品質
品質關乎企業(yè)生死,品質領先、進步,則企業(yè)生;品質失控、退步,則企業(yè)亡。當前,公司各級員工必須正視現(xiàn)狀,從內(nèi)部工作細節(jié)抓起,從客戶意見抓起,不斷反思改進,確保第一品級服務。
會議重申,各項工作要取得實效,關鍵在于提高執(zhí)行力。對于集團下達的各項指標,按期、按量、保質地完成各項節(jié)點任務,各級員工,尤其是各級管理者,務必認真執(zhí)行。
1.增強憂患意識,增強緊迫感,保持公司穩(wěn)健經(jīng)營
會議重申,20XX年公司新增3000萬元的經(jīng)營指標,非綠城拓展指標達60萬m2,這是對我們整個公司團隊綜合能力的重大考驗。公司各級管理者及基層員工要對公司當前所處的各項經(jīng)營指標和拓展指標保持清醒的認識,既要有危機意識和憂患意識,增強緊迫感,從關系公司生存的界面,直面問題,想方設法,更要堅定信心,對外對內(nèi)保持良好的精神面貌和工作狀態(tài),在扎實做好原有工作各項常規(guī)性基本工作的同時,將以上兩項指標作為各項工作的主線,將指標層層分解,通過績效考核,激發(fā)所有員工的工作激情,認真落實踏實工作。
2.進一步強化會議制度建設,規(guī)范會議標準,提升會議服務品質
如何做好外部服務,就是讓業(yè)主有好的服務體驗好,而好的服務是則來自每一位一線員工發(fā)自內(nèi)心,真誠的想為業(yè)主做好服務的心態(tài)和決心。怎么樣讓一線員工,每一位管理者背后的一線員工來支持管理者的想法、認準他們好的服務理念,那就需要我們服務好一線員工,做好我們的內(nèi)部服務。綜合管理部作為各項會議的主責部門,需進一步完善會議標準化的工作流程,建立針對大型會議及常規(guī)性會議的會務工作流程清單。在標準執(zhí)行過程中,須做深、做透每一項會議服務內(nèi)容。同時,要積極創(chuàng)新,做出亮點并將其推廣乃至成為新的會議標準化內(nèi)容,從而實現(xiàn)會議服務標準的動態(tài)化升級。
3.心存感恩,積極為業(yè)主營造優(yōu)質服務品質
關心業(yè)主從點點滴滴做起,從細微處著手,感恩我們的業(yè)主,用感恩的心,投入更多的服務,回報業(yè)主。變抱怨為感恩、變得到為給予、變一次為終生。強調(diào)服務的及時性,多跟業(yè)主接觸,了解他們真實的服務需求。服務要做到全覆蓋,及早規(guī)劃今年的園區(qū)活動,各園區(qū)要根據(jù)自身的特點,針對性的開展活動項目。
結合重大活動(如世界杯),做好物業(yè)服務的營銷。
對基礎數(shù)據(jù)要充分的了解,核實和分析,然后再在此基礎上提出方案,確??尚行院涂刹僮餍?。如消防日的宣傳,更多的是要讓業(yè)主知道遇到火警火災的時候如何逃生,怎樣自救互助。
春節(jié)年貨展活動必須要做,但方案要周密,前期調(diào)查準備要充分,誰去整合資源,誰去落實,誰來監(jiān)督,誰來評估。
春節(jié)便民活動,要結合舟山人的習俗,像八仙桌的借用、提供肉和雞的燒煮、貢品擺放的示意圖等,要提供業(yè)主想做但又不便做的服務。
婚慶服務,更多的可以考慮園區(qū)相關通道的布置,喜慶的水牌、單元門的裝飾,電梯的布置,迎親小分隊等,使業(yè)主感受到住在我們服務的小區(qū)有面子、有檔次。
喬遷服務,集團有統(tǒng)一的要求和規(guī)定,但是舟山公司和各園區(qū),應該想能否提供更多的內(nèi)容,更豐富的創(chuàng)新,做到服務專屬和服務普通型相結合。孕婦服務,要結合各園區(qū)的實際情況,但我們可以向孕婦提供有關的書籍,這真正能使業(yè)主感受到實用、貼心。
梅雨季防霉,要告知業(yè)主如何防霉的知識,園區(qū)如何給予幫助,有沒有集中的晾曬點,還要關注到業(yè)主晾曬衣物的標識。
活動不是為做而做,搞形式主義,要創(chuàng)造一種驚喜,絕不能老套而庸俗,服務無處不在。如下雨時,我們作為服務提供者,應該做什么,通知有晾曬衣物的業(yè)主、關注業(yè)主房子和車子的窗戶是否關好,戶外的電瓶車能不能提供防雨布等等。
二、重點項目的工作要求
1.舟山東沙度假村
度假村蘊含著豐富而獨特的內(nèi)涵和價值,具有巨大的創(chuàng)造空間,也富有挑戰(zhàn)性。公司需要匯集智慧,積極主動地與海南清水灣聯(lián)系,深入研究度假服務產(chǎn)品,要在現(xiàn)有園區(qū)服務體系內(nèi)容的基礎上,豐富生活服務內(nèi)容,提高休閑娛樂、餐飲等個性化服務內(nèi)容。并充分借助
2.舟山玉蘭花園重視兒童的需求。兒童是業(yè)主中特別需要呵護的人群,必須注意強化對兒童的服務。針對兒童的需求,目前,舟山玉蘭花園除持續(xù)實施好“海豚計劃”活動外,要開展個性化的水上運動活動,可聯(lián)動商家,通過冠名等方式進行組織開展,資源整合;在園區(qū)內(nèi)硬裝、軟裝極優(yōu)的情況下,可以聯(lián)動少兒培訓機構,解決廣大年輕業(yè)主的兒童教育培訓困難,真正將服務落到實處。
會議強調(diào),公司全體員工必須清醒地認識到服務品質對公司生存發(fā)展的重要意義,切實提升品質管控能力,確保公司品質在舟山行業(yè)的領先地位。品質的領先離不開持之以恒的學習,學習能力是企業(yè)的真正競爭力。公司要向一切優(yōu)秀者學習,學習先進經(jīng)驗,構筑業(yè)主生活品質,要前去考察學習,推進業(yè)主檔案電子化,在條件具備的項目開辦教育培訓機構,舟山東沙度假村等旅游度假項目要積極探索營造度假生活方式,細化服務門類,形成比較清晰的意見。最后,劉總指出,我們要堅持園區(qū)服務體系不動搖,通過組織志愿者活動、制訂“業(yè)主之約”等激發(fā)業(yè)主的主人翁意識和參與意識,使各類活動的策劃、組織實施成為公司與業(yè)主雙向互動的過程,提升業(yè)主對服務的感知率,增加業(yè)主的居住歸屬感。
綠城物業(yè)服務集團有限公司舟山分公司
二○XX年三月十日
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