2017年最新公文寫作規(guī)范及相關(guān)知識
2017年最新公文寫作規(guī)范及相關(guān)知識
公文寫作，是指公務(wù)文書的寫作，是文件的擬稿工作， 它是機關(guān)制發(fā)文件的第一個工作環(huán)節(jié)。 下文小編為大家收集了關(guān)于公文寫作的規(guī)范及相關(guān)知識，僅供參考!
2017年最新公文寫作規(guī)范及相關(guān)知識
一、公文的基本知識
(一)公文的含義
公文，系公務(wù)文書的簡稱，是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經(jīng)驗的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。
公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文;所謂專用公文，是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業(yè)特點，如外交公文，法規(guī)公文，司法公文，經(jīng)濟公文，公關(guān)公文，軍事公文，等等。
就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務(wù)文書如總結(jié)、匯報、發(fā)言、經(jīng)驗交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。
公文、文件、文書，這是三個既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書，它們在內(nèi)涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內(nèi)容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領(lǐng)導機關(guān)根據(jù)自己的職責范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文;所謂文書，它是一切機關(guān)、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發(fā)現(xiàn)，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關(guān)系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。
狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫作方面的交流發(fā)言和講座，應(yīng)該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調(diào)研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文;同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。
(二)公文的特點
1、明確的公務(wù)性。
2、鮮明的政治性。
3、極高的權(quán)威性。
4、作者的法定性。
5、較強的時效性。
6、體式的特定性。
7、文風的樸實性。
8、嚴格的程序性。
(三)公文的作用
1、領(lǐng)導和指導作用。
2、規(guī)范和約束作用。
3、宣傳和教育作用。
4、聯(lián)系和知照作用。
5、依據(jù)和憑證作用。
以上是公文的現(xiàn)實效用，還具有歷史效用，可以存史。
(四)公文的分類
1、按基本使用范圍分為：通用公文(法定公文、普通事務(wù)文書)和專用公文。
2、按行文的方向分為：上行文(請示、報告等)、下行文(決定、指示、批復等)、平行文(函等)以及通行文(意見、會議紀要等)。
3、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文(規(guī)定、條例、章程、辦法、細則等)、指令性公文(命令、指示、決定等)、指導性公文(批示、意見等)、知照性公文(通知、通報、公報、簡報等)、公布性公文(公告、通告、布告等)、商洽性公文(函等)、報請性公文(請示、報告等)、記錄性公文(會議紀要、大事記等)。
4、按制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)分為：黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團體公文、聯(lián)合行文等。
5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。
6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。
7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。
8、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。
(五)公文的文種及其適用范圍
中共中央辦公廳發(fā)布、自1996年5月3日起施行的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，全國黨的機關(guān)公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14個種類;國務(wù)院辦公廳發(fā)布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文文體主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規(guī)定為黨的機關(guān)公文專用，命令、公告、議案為行政機關(guān)公文專用。就法院系統(tǒng)來講，1996年最高人民法院發(fā)布了一個《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》施行后，最高法院沒有及時修訂法院系統(tǒng)的“公文處理辦法”，只是要求按照國務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行;后來，最高法院出臺了一個“修改稿”，但至今未正式下發(fā)實施，而最高法院的文件在一些細節(jié)上，并沒有完全按照國務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行，造成在一些細節(jié)規(guī)范上不知何去何從;同時，黨的機關(guān)公文仍按照老“條例”執(zhí)行，使用16開紙等，法院對黨的機關(guān)的文件又要改用黨內(nèi)公文格式，造成多軌并行，很不統(tǒng)一，很不方便。但總體來說，法院公文主要是按照新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行的，所使用的文種同行政機關(guān)公文文種。
1、命令(令)
命令(令)屬下行文?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員”。命令(令)的制發(fā)主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規(guī)定，只有全國人大的會及委員長，國家主席，國務(wù)院及，國務(wù)院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權(quán)力發(fā)布命令(令)。黨的領(lǐng)導機關(guān)可以和同級人民政府聯(lián)合發(fā)布命令(令)，但需以行政公文的形式出現(xiàn)。就法院來說，命令(令)僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關(guān)人員。
2、決定
決定是黨政機關(guān)共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關(guān)比在黨的機關(guān)要廣泛得多。在黨的機關(guān)，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關(guān)，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項”。
3、公告
公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領(lǐng)導機關(guān)的名義發(fā)布，社會團體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經(jīng)擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。
4、通告
通告“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別，這種區(qū)別，一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關(guān)、團體和單位都可以采用的;另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。
5、通知
通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無;通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力;通知與機關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān)，通告則與社會事務(wù)聯(lián)系密切，如此而已。
6、通報
通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關(guān)，具有較強的業(yè)務(wù)性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領(lǐng)地”，不能做人為的取舍。
7、議案
議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務(wù)委員會提請審議事項，主要是法官職務(wù)任免。
8、報告
報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問”。行政機關(guān)與黨的機關(guān)均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。
9、請示
請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區(qū)別在于，報告只是客觀地將有關(guān)情況匯報給上級機關(guān)，無需上級機關(guān)答復，而請示則是將自己無權(quán)或無力處理的事項及相應(yīng)的對策主張反映給上級機關(guān)，上級機關(guān)必須明確予以答復。
10、批復
批復“適用于答復下級機關(guān)的請示事項”。下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文，上級機關(guān)即須以批復做出相應(yīng)的答復。
11、意見
意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關(guān)公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個機關(guān)公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。
12、函
函“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關(guān)之間，這是它與批復的一點重要不同。
13、會議紀要
會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。
黨的機關(guān)專用的公文文種有：
14、決議
決議被列為黨的機關(guān)14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關(guān)公文中居于突出重要的地位?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》指出：決議“用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經(jīng)會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內(nèi)容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。
15、指示
指示屬下行文，“用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關(guān)根據(jù)各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結(jié)合實際情況，認真貫徹執(zhí)行”之類的結(jié)束語。
16、公報
公報“用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內(nèi)容的重要性一般來說也更強。如國務(wù)院公報、最高法院公報等等。
17、條例
條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”，屬規(guī)范性公文。就是說，一方面，條例的制發(fā)有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發(fā)條例，只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例;另一方面，條例是關(guān)于黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度的具體化，是條文性法規(guī)，具有極大的權(quán)威性和約束力。
18、規(guī)定
規(guī)定“用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣，也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發(fā)的主體而言，規(guī)定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發(fā)規(guī)定;另一方面，就適用范圍而言，規(guī)定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯(lián)系，正因為如此，其時效性更強，而穩(wěn)定性相對略差。其實，規(guī)定不僅用于黨的機關(guān)，在行政機關(guān)和其他機關(guān)應(yīng)用也很廣泛，主要用來制定規(guī)章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發(fā)，而不能單獨成文印發(fā)。
(六)公文的行文規(guī)則
公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。
1、行文原則。有2條值得注意：(1)“少而精”的原則?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》第11條明確規(guī)定：“行文應(yīng)當確有需要，注重實效，少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。”《國家行政機關(guān)公文處理辦法》也有同樣規(guī)定。在具體聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。
(2)不以機關(guān)名義向領(lǐng)導個人報送公文原則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導同志個人報送公文，有損領(lǐng)導機關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領(lǐng)導機關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領(lǐng)導同志明確批示“望復”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對領(lǐng)導同志個人報送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導同志個人報送公文。
2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系、指導與被指導關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。
3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機關(guān)劃分，可分為單獨行文和聯(lián)合行文;根據(jù)接收機關(guān)劃分，可分為縱向行文(逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文)和橫向行文。
4、具體要求。(1)恪守隸屬關(guān)系，一般不越級行文?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定：“黨的機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。……不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當同時抄送被越過的上級機關(guān)。”《國家行政機關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級行文的情形：發(fā)生了嚴重緊急情況;直接上級機關(guān)的上級機關(guān)越級交辦某些事項，同時指令越級上報的;詢問只有直接上級機關(guān)的上級機關(guān)才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關(guān)沒有任何聯(lián)系的;數(shù)次向直接上級機關(guān)行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關(guān)長期不予解決，以致對工作或即將對工作產(chǎn)生嚴重的負面影響的;等等。
(2)明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文;黨委、政府辦公廳(室)在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級黨委、政府正式行文;黨委、政府的其他下設(shè)部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文;其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。
(3)尊重機關(guān)職權(quán)，準確認定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。簡單地說，誰是主管，那么主送就是誰。公文的主送機關(guān)，一般只能是一個?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》第21條規(guī)定：“請示”應(yīng)當一文一事;一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。第20條規(guī)定：向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。第23條規(guī)定：受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一級機關(guān)?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態(tài)不能及時被上級和地方有關(guān)機關(guān)了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關(guān)，需要全面把握公文內(nèi)容和與之有工作聯(lián)系的有關(guān)機關(guān)，才能做到既不漏送，又不枉送。
(4)部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。
(5)需要聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是同級機關(guān)?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當確有必要，應(yīng)當明確主辦部門，應(yīng)當嚴格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。
(6)關(guān)于“請示”的具體規(guī)定。“請示”應(yīng)當一文一事;請示事項涉及其他機關(guān)職權(quán)范圍的問題時，應(yīng)與有關(guān)機關(guān)協(xié)商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明;請示問題應(yīng)當提出明確的意見;請示一般只寫一個主送機關(guān);請示不得抄送其下級機關(guān)：“報告”不得夾帶請示事項。
二、公文的格式規(guī)范
公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上的排列和標識規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規(guī)范化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關(guān)和國家行政機關(guān)公文的格式做了規(guī)定，而由中國標準研究中心和國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草、國家質(zhì)監(jiān)局發(fā)布、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關(guān)公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標準。為規(guī)范公文的制作和處理，2005年開展“規(guī)范司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和最高法院有關(guān)規(guī)定，于9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規(guī)章制度》一書，就公文的制作、處理進行了規(guī)范，作了比較詳細的規(guī)定。下面分別就公文的發(fā)布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。
(一)公文的發(fā)布形式和適用范圍
就法院系統(tǒng)來說，以中院為例，主要有：
1、《宜昌市中級人民法院文件(宜市中法發(fā))》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。
2、《宜昌市中級人民法院(宜市中法)》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。
3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件(宜市中法辦)》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導授權(quán)、傳達或代本院發(fā)布某些事項，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項。
4、《傳真電報(宜市中法明傳、密傳)》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務(wù)活動安排、處理突發(fā)事件的措施等。
5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。
(二)公文的書面格式
公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規(guī)則?！秶倚姓C關(guān)公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線(又稱間隔橫線)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含紅色反線)以下至主題詞(不含主題詞)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素。
1、公文份數(shù)序號
公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數(shù)序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。
2、秘密等級和保密期限
秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關(guān)的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應(yīng)當標明份數(shù)序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，并且標識密級的兩字之間須空1個字;如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標注密級的同時應(yīng)標注保密期限，保密期限一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。
3、緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字;如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4、發(fā)文機關(guān)標識
發(fā)文機關(guān)標識，《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》稱之為“版頭”。發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令(令)”、“會議紀要”除標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱外，還應(yīng)加上文種?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm;上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm.“命令(令)”的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為20mm.發(fā)文機關(guān)標識原則上應(yīng)使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機關(guān)酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm.聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機關(guān)較多，也必須保證公文首頁顯示正文。
5、發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。“命令(令)”的發(fā)文字號標注在“命令(令)”的發(fā)文機關(guān)標識下邊緣空2行居中位置：“會議紀要”編號置于“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。機關(guān)代字應(yīng)當反映發(fā)文機關(guān)或部門的性質(zhì)。同一機關(guān)。部門的同一類公文的代字應(yīng)當統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機關(guān)代字一般可取機關(guān)名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關(guān)相區(qū)別。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識;年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括住;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
6、簽發(fā)人
發(fā)文機關(guān)簽發(fā)簽批公文的領(lǐng)導人的姓名。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字：“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個簽發(fā)人，這時，主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm.
7、紅色反線
紅色反線一般標印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度與版心等寬(即156mm)。
——主體。主體一般由標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注等要素組成。
1、標題
公文的標題是對公文內(nèi)容的概括和對行文目的的揭示，因而應(yīng)當準確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書寫批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或貫徹上級機關(guān)發(fā)出的公文的標題，應(yīng)將事由寫清楚，而不能只寫原文發(fā)文字號。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標題用“發(fā)布”，下發(fā)隸屬機關(guān)的公文標題用“批轉(zhuǎn)”，下發(fā)上級、同級和不相隸屬機關(guān)的公文標題用“轉(zhuǎn)發(fā)”，印(轉(zhuǎn))發(fā)“方案”、“計劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性的公文，標題中一般不冠原制發(fā)機關(guān)名稱，而將原制發(fā)機關(guān)名稱及成文時間在印發(fā)的原文標題下注明，并用圓括號括起來。
公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。如果字數(shù)偏多，需要分行排列，分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。
2、主送機關(guān)
主送機關(guān)是指公文的主要接收機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如果主送機關(guān)較多，則應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級別的機關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機關(guān)之間用逗號。比如國務(wù)院對下行文，其主送機關(guān)的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”;中院對下行文，其主送機關(guān)排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門”。
主送機關(guān)一般在標題下空1行、左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如果主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關(guān)請示只寫一個主送機關(guān);向下級部分機關(guān)發(fā)送的公文，如果發(fā)送機關(guān)少，可將發(fā)送機關(guān)名稱全部寫上，發(fā)送機關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。
3、正文
正文是公文的主體部分。正文應(yīng)置于主送機關(guān)下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格;數(shù)字、年份不能回行。“命令(令)”的正文置于令號下空2行的位置。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號;引用外文應(yīng)當注明其中文含義;日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日;必須使用國家法定計量單位。用詞、用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱，并且還要注意簡稱在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一;公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字;用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，其標識方法為：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1、”“2、”“3、”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”……
絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“(一)”“(二)”“(三)”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。
4、附件
附件是正文的附屬部分，是補充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料(包括圖表)。公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。公文僅二個附件的只標注其名稱，不標序號，如有兩個或兩個以上附件，則應(yīng)在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數(shù)字，比如：
附件：(1)XXXXXX
附件：(2)XXXXXX
如果正文中已寫明附件的名稱，在正文之下可不做附件說明。附件應(yīng)在公文成文日期之后，另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標識“附件”，有序號時還要標識序號，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序號和名稱應(yīng)與公文正文之下的附件說明一致。如果附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
需要說明的是，附件并不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應(yīng)根據(jù)具體情況和實際需要決定。
5、成文時間
成文時間以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)時間為準。公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，一般置于正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數(shù)來定。“命令(令)”的成文時間標識在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側(cè)。
6、印章
印章指正文末尾加蓋的發(fā)文機關(guān)印章或領(lǐng)導同志簽名章，是發(fā)文機關(guān)對公文表示負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要、翻印件外，均應(yīng)加蓋印章。應(yīng)加蓋印章的公文，除用“令”發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章，按照法定程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項的議案和少數(shù)函件用領(lǐng)導同志簽名章外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。聯(lián)合上報的公文由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發(fā)文機關(guān)的名稱一致，因故需用別的印章代替時，應(yīng)注明“代”字。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間并加蓋印章。成文日期右空4字。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間。正確的蓋章方式有：(1)下套方式。當印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;(2)中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm.
當聯(lián)合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)排在成文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
7、附注
附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。公文如有附注，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附注不屬于公文內(nèi)容，標注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標注。按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。
——版記。版記一般由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)、反線等要素組成。版記應(yīng)置于公文的最后一頁(即封四，亦稱封底)，版記的最后一個要素置于最后一行。
1、主題詞
主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，應(yīng)按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。主題詞應(yīng)先標反映公文內(nèi)容的詞，后標反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標1～5個主題詞，但最多不超過5個。主題詞詞目之間不用標點分隔，而是彼此間隔一個字的距離。主題詞應(yīng)置于公文最后一頁的下半部，即成文時間的右下方以及抄送機關(guān)的左上側(cè)。
2、抄送機關(guān)
公文都必須有的，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴格控制，其排列順序一般為：上級機關(guān)單排一行，黨政機關(guān)、軍事機關(guān)、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如果主送機關(guān)移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關(guān)。
3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間
印發(fā)機關(guān)多數(shù)不以行文機關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機關(guān)辦公室名稱。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下(如無抄送機關(guān)則在“主題詞”之下)，占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。
4、份數(shù)
份數(shù)置于印發(fā)時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數(shù)字標識。
5、反線
版記中主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素之下分別加一條反線，其寬度等同于版心。
(三)公文的用紙格式
公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術(shù)指標和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個基本方面?！秶倚姓C關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或復印紙，紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5.”
國家機關(guān)公文用紙的幅面尺寸，《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙采用GB/f148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm.”當前黨內(nèi)系統(tǒng)公文仍然采用幅面為184mm×260mm的紙張，不夠統(tǒng)一。張貼的公文用紙大小，可根據(jù)實際需要確定，但應(yīng)保持一定的紙型，如8開型、A4開型等，以便于折疊和裝訂。
至于公文用紙的頁邊和版心尺寸，《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm”，“公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm”，“版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)”。
(四)公文的印裝格式
公文一律采用從左至右橫寫、橫排的格式。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字，少數(shù)民族文字版的公文應(yīng)按其習慣書寫和排版。
公文的排版規(guī)格，《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：“正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。”一個基準行的距離為一個3號字的高度加上該3號字高度的7/8倍。
公文的制版要求是，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm.
公文的印刷要求是，雙面印刷;頁碼應(yīng)套正，兩面誤差不得超過2mm.印品著墨要實而均勻，字面不花、不白、無斷畫，黑色油墨應(yīng)達到色譜所標BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80%、M80%。
公文的裝訂要求是，左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書心上下各1/4處，允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。
公文的頁碼標識，要求用4號半角白體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標頁碼。
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