最新公文寫作與處理細則
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最新公文寫作與處理資料一
第一章 公文
第一節(jié) 公文概述
1)什么是公文.
公文定義：是國家機關(guān)用其它社會組織在行使和職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。
含義理解：
1.公文形成的主體是國家機關(guān)及其它社會組織。
2.公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。
3.公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。
4.公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。
2).公文的產(chǎn)生與發(fā)展
原始社會：結(jié)繩記事;商代后期：甲骨文書;
秦漢：“書”、“奏”。辛亥革命以后：《公文程式》
3).文書、文件和公文
文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務(wù)文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。最早出現(xiàn)于西漢。
文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務(wù)文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文主要是指機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現(xiàn)于清末。
公文：是指各機單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。
在機關(guān)中三者都是指國家機關(guān)及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，即公務(wù)文書。
第二節(jié) 公文的特點與作用
1).公文的特點：
1.公文有法定作者
2.公文有法定的權(quán)威
3.公文特定的效用
4.公文有規(guī)范體式
5.公文有規(guī)定的處理程序。
法定作者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和負擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。
行文單位：能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。
公文的制發(fā)：經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等程序。
公文的簽收：簽收登記、分辦、批辦、承辦、催辦等。
2)公文的作用：公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機關(guān)之間相互進行聯(lián)系以及機關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。表現(xiàn)在：
1.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用
2.行為規(guī)范作用
3.傳遞信息作用
4.公務(wù)聯(lián)系作用
5.憑據(jù)記載作用
第三節(jié) 公文的分類與名稱
(一)公文的分類：
1).按來源分：對外文件 \ 收來文件 \ 內(nèi)部文件
1.對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)(或部門)擬制的向外單位發(fā)出的文件。
2.收來文件：簡稱收文。是指由外機關(guān)擬制的作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)(或部門)來的文件。
3.內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。
2).行文關(guān)系：上行文 \ 下行文 \ 平行文
行文關(guān)系：指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)間的公文往來關(guān)系。
1.上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。(請示、報告)
2.下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。(指示、決定、通知、批復(fù))
3.平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。(函)
3).秘密程度：秘密文件(秘密 \ 機密 \ 絕密)\ 普通文件 \ 公布文件
1.秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。
2.普通文件：是指相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。
3.公布文件：是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。
4).發(fā)文機關(guān)性質(zhì)：法規(guī)文件\ 行政文件 \ 黨的文件
1.法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。(包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法規(guī)與規(guī)章文件。)
2.行政文件：是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。
3.黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機關(guān)、組織形成和使用的文件。
5).公文內(nèi)容性質(zhì)：指揮性公文 \ 規(guī)范性公文 \ 報請性公文 \ 知照性公文 \ 記錄性公文
1.指揮性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。(命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知)
2.規(guī)范性文件：是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范。(條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則)
3.報請性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性，請求性公文。(報告、請示)。
4.知照性文件：是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。(公報、公告、知照性通知、通報、函)。
5.記錄性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。(會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志)。
(二)公文的名稱：
文種：公文名稱統(tǒng)稱文種。它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。
A.1993年11月21日 國務(wù)院辦公廳 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 12類13種
1.命令(令)2.議案 3.決議 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通報 8.報請 9.請示 10.批復(fù) 11.函 12.會議紀要
B.1996年5月3日 中共中央辦公廳 《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》 14種
1.決議 2.決定 3.指示 4.意見 5.通知 6.通報 7.公報 8.報告 9.請示 10.批復(fù) 11.條例 12.規(guī)定 13.函 14.會議紀要
第二章 公文寫作
第一節(jié) 公文寫作概述
.公文寫作：指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。
(包括：起草初稿，討論修改、形成送審)
1).公文寫作是代機關(guān)立言
起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。
討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。
公文起草的組織形式：
1.由一人準備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。
2.由多人共同討論、構(gòu)思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。
3.由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿成文。
2).發(fā)揮公文效用，把好公文質(zhì)量關(guān)
公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容和文字表達方面。
1.在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。
A.政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準確地宣布、傳達、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。
B.針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。
C.科學(xué)性：就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時間的考驗，經(jīng)得起實踐的檢驗。
2.在文字的表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。
A.結(jié)構(gòu)嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚;重點突出、銜接自然;聯(lián)系緊密、完整劃一。
B.語言精當(dāng)：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內(nèi)容。
C.行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標點要正確，文面要整潔。
公文效用：是指公文對機關(guān)公務(wù)活動所起的作用。
所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。
3).機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動手撰寫重要公文
第二節(jié) 公文寫作的特點和要求
1).公文寫作的特點：
1.被動寫作，遵守性強
2.對象明確，針對性強
3.集思廣益，群體性強
4.決策之作，政策性強
5.緊迫之作，時限性強
6.講究格式，規(guī)范性強
2).公文寫作的基本要求：
1.要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性
2.要實事要是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律
3.在文字表達上準確、鮮明、生動、符合語法與邏輯
4.公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序
5.要注意選用書寫的載體材料與字跡材料
(體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標記和文件格式。)
(程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出)
(盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆;使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不使用純藍、紅色墨水。)
第三節(jié) 公文寫作步驟與方法
1.)明確發(fā)文主旨(公文的主題和發(fā)文目的)
1.公文的中心內(nèi)容是什么?
2.根據(jù)公文內(nèi)容，準備采用何種公文名稱
3.要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象
2).收集有關(guān)材料
1.收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料
2.深入下去，收集有關(guān)的實際材料
(要求：真實、典型、適用、時效)
3).擬出寫作提綱
先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思
4).認真起草正文(導(dǎo)語、主體、結(jié)束語)
1.把握公文主題，選好用好材料
2.觀點正確、情況屬實
3.內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商，取得一致意見
4.文字表述要簡練，交代問題要清楚
5).反復(fù)檢查修改
1.關(guān)于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。
2.關(guān)于觀點的修改：觀點是否正確，表達有無問題。
3.關(guān)于材料的修改
4.關(guān)于結(jié)構(gòu)有修改
5.關(guān)于語言的修改
(公文稿紙格式：單面16K，260X184mm)
第四節(jié) 公文寫作人員的修養(yǎng)
1).公文寫作人員加強修養(yǎng)的重要性
公文寫作一項政治性和政策性很強的工作，公文寫作的好壞，不僅直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮，也是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的直接反映。
2).公文寫作人員應(yīng)具有的修養(yǎng)
1.政治素質(zhì)好：a.明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。b.嚴守紀律，嚴守保密制度。
2.有一的政策理論水平
公文寫作是執(zhí)行政策、依*政策、理解政策、表達政策的過程。
3.熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況
4.有較寬的知識面
5.有較好的文字功底
3).公文寫作人員加強修養(yǎng)的途徑
1.完善自我，勇于創(chuàng)新
不斷學(xué)習(xí)、不斷實踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新
2.博覽群書，增長知識
勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)
3.深入實踐，勤學(xué)苦練
勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒
第三章 公文的體式與搞本
第一節(jié) 公文的體式
1).公文體式概述：公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。(作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便)
2).公文的文體：是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。
應(yīng)用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。
(1).公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。(敘述、議論、說明)
1.敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。(包括：人和事兩方面)(倒敘、插敘、順敘)
2.說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實地解說清楚。
(定義說明、注釋說明、比較說明、數(shù)字說明、舉例說明、分類說明)
3.議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。(三要素：論點、論據(jù)、論證)
A.論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度。(統(tǒng)帥：要證明什么?)
B.論據(jù)：是證明論點的真實性的根據(jù)。分三類：一類是事實論據(jù);二是理論論據(jù);三類是政策法規(guī)論據(jù)。(基礎(chǔ)：用什么證明)
C.是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。(橋梁：如何證明)
(2).公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。
準確：是公文語言的主要特征和基本要求。
簡明：用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。
莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。
得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準確表達的基礎(chǔ)上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。
得體的基本要求：一是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格。二是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。
第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書面格式
(1).公文的構(gòu)成要素(21項)
1.指定項目：公文管理標識(包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記)、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項(必填)。
2.選擇項目：簽發(fā)人、題注、主送機關(guān)、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關(guān)和印發(fā)說明等10項(選填)。
(2).公文的書面格式：指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫樣式。
(一)文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急程度 5.收文處理標記 6.發(fā)文機關(guān)版頭7.發(fā)文字號 8.簽發(fā)人姓名(8部份)
1.公文格式代碼。又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標志符號。
位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角。由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
2.印制順序號。又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。
位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前面冠以“NO.”符號。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，前面用“○”(零)補齊。
3.秘密等級。簡稱密級，是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。
標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。
位置：位于文件首頁公文版頭左上角，公文份號下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。
保密時限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。
絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。
機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。
秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。
4.緊急程度。又稱緩急時限或處理時限，是對公文送達和辦理的時間限度。程度分：特急、急件。緊急電報分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首頁文頭左上角。需與密級并用時，位于其下，上下對齊。加戳記注明。
時限送達的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達”。
5.收文處理標記。包括收文機關(guān)名稱、收文編號、收文時間、檔號(全宗號、目錄號、安卷號)等項目。
位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭右上方空白處，由收文機關(guān)加蓋收文處理章標識。
6.發(fā)文機關(guān)版頭。簡稱“文頭”。是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標識。
位置：發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。
黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。
7.發(fā)文字號。指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度(加六角括號〔〕)和發(fā)文順號組成。
作用：一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。
編排發(fā)文字號要力求準確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。
位置：有版頭的文件，應(yīng)標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列;用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側(cè)排列;“命令(令)”則在公文標題下面當(dāng)中，寫“第X號”。
8.簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負責(zé)的一個標志。一般供上行文使用。
位置：發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”后標簽發(fā)人姓名。
(二)行文部份： (1.公文標題 2.題注 3.主送機關(guān) 4.正文 5.無正文說明 6.附件說明 7.發(fā)文機關(guān)署名 8.成文日期 9.機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署 10.注釋或特殊要求說明)10部份。
1.公文標題。是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成。
寫法：A.省略發(fā)文機關(guān)名稱。B.省略事由 C.機關(guān)名稱和事由同時省略。
2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。
位置：位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。
3.主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。
位置：位于正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均*左頂格書寫。
三種情況：A. 上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級發(fā)出的公文，其屬下的下級機關(guān)單位都負有貫徹執(zhí)行公文的責(zé)任。B. 下級機關(guān)務(wù)上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的請示或報告等上行公文，不管請示或報告的內(nèi)容事項如何重要，都只有一個具體的主送機關(guān)。C.直接向社會公眾發(fā)布的公文，如公告等主送機關(guān)可以省略。
4.正文。是公文的主體部份，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。
正文結(jié)構(gòu)分：導(dǎo)語、正文主體、結(jié)束語三部份。
導(dǎo)語部份寫作有：依據(jù)式、目的式、原因式三種。
正文主體的寫作要求：略。P73
5.無正文說明。指由于篇幅所限，使公文生效標識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。
注意兩點：A.只限于文件的正文與文件的生效標識(發(fā)文機關(guān)落款、印章與成文日期)不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時。
B.“(此頁無正文)”的標識位置應(yīng)在發(fā)文機關(guān)落款的左上方第一行頂格書寫。
6.附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。(形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。)
位置：位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標識之上，注明附件材料名稱及件數(shù)。
7.發(fā)文機關(guān)署名。又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關(guān)名稱，亦即公文的法定作者。
位置：應(yīng)在正文、無正文說明或附件之后，右下方另行書寫，同正文之間應(yīng)有一定間隙，以便用印。
注意要點：A發(fā)文機關(guān)的名稱必須用全稱或規(guī)范化簡稱。
B.聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)名稱都要寫上，般以主辦單位為先，然后依次排列。
8.成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。(年、月、日要寫全)
注意事項：A.一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。
B.經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的正下方。
C.法規(guī)、規(guī)章類文件以批準日期為準。
D.兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。
E.一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準。
9.機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署。機關(guān)印章是公文制發(fā)機關(guān)對文件生效負責(zé)的憑證。領(lǐng)導(dǎo)人簽署指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文的落款處，本人職務(wù)名后面簽 字或蓋章。
印章位置：在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。
注意要點：A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章
B.聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。
C.聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
生效標志：發(fā)文機關(guān)的署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標志”。
10.注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀(傳達)范圍、使用方法等。
閱讀(傳達)范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。
位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號括入。
注意情況：A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委(黨組成員)以上干部閱讀。
B.發(fā)至省、軍級。省軍級黨員干部，以及中央或中央組織部批準按軍級待遇及其他相當(dāng)職務(wù)的黨員干部，可閱讀發(fā)至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委(黨 組)的主要負責(zé)同志，可閱讀有關(guān)的省軍級中央文件。
C.發(fā)至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。
D.發(fā)至縣、團級?？h處級或相當(dāng)級別以上的黨員干部可以閱讀。
E.發(fā)至縣、團級并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。
F.公開發(fā)表。以批準可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發(fā)的文件，同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力，應(yīng)與正式文件一樣依照執(zhí)行。
(三)文尾部份：1.主題詞 2.抄關(guān)機關(guān) 3.印發(fā)說明 4.頁碼(4項)。
1.主題詞。指能夠準確表達公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
作用：A.公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。
B.公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關(guān)的辦事效率。(表現(xiàn)：快、準、全)。
C。公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范人，系統(tǒng)化、科學(xué)化。
位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。
1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。
注意事項：A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。
B.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。
C.一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二主題內(nèi)容進行標引。
D.在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
E.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。
2.抄送機關(guān)。是指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。
位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區(qū)等長的橫線與主題詞隔開。
注意原則：A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對方知道或者協(xié)助辦理的機關(guān)，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。
B.向上級機關(guān)的請示，不可同時抄送下級機關(guān);向上級機關(guān)的報告，一般也不要抄送下級機關(guān)。
C.向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級機關(guān);翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再上報上級機關(guān)。
D.在一般情況下，下級機關(guān)不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應(yīng)當(dāng)抄送被越級的上級機關(guān)。
E.受又重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請示、報告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。
3.印發(fā)說明。又稱印制版記，是指文件制發(fā)(含翻印)情況的說明記載，包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和負印制份數(shù)等。
印制單位：一般是各級機關(guān)的辦公廳(室)，使用全稱或規(guī)范化簡稱。
印發(fā)時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。
印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。
位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標注印制份數(shù)。
4.頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。
位置：用阿拉伯?dāng)?shù)字標注在每頁圖文區(qū)下端。正面為單數(shù)，位于右下角： 反面為雙數(shù)，位于左下角。沒有圖文區(qū)的頁面不標頁碼。
方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。
文尾錯位：是指文尾的位置安排不當(dāng)。
公文整體而結(jié)構(gòu)有：單式結(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。
單式結(jié)構(gòu)：是指一份公文由一個主件單獨構(gòu)成。
復(fù)式結(jié)構(gòu)：A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件(含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等)。
第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求
1).公文的排版形式：公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設(shè)計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：
1.公文用紙的尺寸和規(guī)格。：16開型：長260mm、寬184mm.國際A4：長297mm、寬210mm
2.公文的書寫形式。
公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排(少數(shù)民族文字除外)，正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。
3.字體字號 的選用。一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。
發(fā)文機關(guān)標識：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號體字。
公文大標題：推薦使用二號宋體字。
小體題 ：推薦使用三號宋體字。
秘密等級、緩急時限和各標記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字;主題詞：推薦使用三號宋體字。
公文的正文、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。
公文的標點符號：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標點符號用法》規(guī)定。
4.多層次結(jié)構(gòu)的標識方法：
第一級用：一、二、三……
第二級用：(一)、(二)、(三)……
第三級用：1 、 2、3、……
第四級用：(1)、(2)、(3)……
2).公文的裝訂要求
公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。
第四節(jié) 公文的稿本
1)公文的稿本：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。
草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。
按照文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。
2.定稿。是指草稿經(jīng)過修改、審閱、并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。
定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記，經(jīng)會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。
2).公文的文本
同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。突出特點是蓋有發(fā)文機關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以實文件的效力。
2.副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。
作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。
3.存本。公文的存本，是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。
存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用。
4.修訂本。是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在衽一個時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。
5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。
6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。
最新公文寫作與處理資料二
第四章 公文的行文規(guī)范
第一節(jié) 公文的行文關(guān)系
公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。
公文的行文關(guān)系：是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。
1).確定行文關(guān)系的基本原則
1.國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
各級國家行政機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。地方各級政府服從國務(wù)院(中央人民政府)是我國各級行政機關(guān)行文關(guān)系的準則。
2.黨的各級組織的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。下級服上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關(guān)系的基本準則。
2).機關(guān)之間行文關(guān)系的劃分
從黨政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來分析，黨政機關(guān)之間的各種行文關(guān)系大體上分為四類：
1.同一系統(tǒng)的機關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，上下級機關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。
2.上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。
3.非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低、既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。
4.同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。
第二節(jié) 公文的行文方向與方式
1)下行文：下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對報屬下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。
三種行文方式：
1.逐級下行文。是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關(guān)下達的一種行文方式。
2.多級下行文。是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要，同時下達幾級機關(guān)的一種行文方式。
3.直達基層組織和群眾的下行文。是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。
2).上行文：上行文：是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。
三種行文方式：
1.逐級上行文。是指下級機關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。
2.多級上行文。是指下級機關(guān)同時向自己的直屬上級機關(guān)或更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。
3.越級上行文。是指在非常必要的時候，下級機關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，各更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直至中央的一種行文方式。
3).平行文
平行文：是指同級機關(guān)、或不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、部門、單位之間的一種行文。
第三節(jié) 公文的行文規(guī)則
行文規(guī)則：是指機關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準則。
1.注意隸屬關(guān)系，尊重機關(guān)職權(quán)
2.大力精減文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍
3.在一般情況下，黨政機關(guān)不得越級行文
4.牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文
5.行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)
6.主送機關(guān)與公文名稱要相互呼應(yīng)
7.關(guān)于聯(lián)合行文問題(必須是同級)
8.關(guān)于“請示”的行文問題(一文一事)
9.關(guān)于各級黨政機關(guān)辦公廳(室)的下行文問題
(自己職權(quán)范圍內(nèi)和授權(quán)范圍)
10.在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行
第五章 機關(guān)法定公文的寫作(上)
第一節(jié) 命令(令)
1).命令(令)概述
1.命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。
2.適用范圍：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。(《辦法》)
3.哪些領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有權(quán)發(fā)布命令?
一.中華人民共和國主席。二.國務(wù)院。三.國務(wù)院所屬各部、各委員會。四.縣級以上各級人民政府。五.鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。
2).命(令)的特點
1.權(quán)威性。(一主體、二內(nèi)容)
2.指揮性。 3.強制性。
3).命令(令)的類型
1.公布令。也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國家公
布法律，國家行政機關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。
2.行政令。是國家行政機關(guān)為實行重大強制性行政措施而發(fā)布的命令。
3.嘉獎令。是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發(fā)布的命令。
4).命令(令)的寫作
1.必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令。
2.要注意各類型命令寫作的共同點和不同點。
命令的內(nèi)容單一、一文一事，篇幅較短。
命令結(jié)構(gòu)：由標題、編號、正文、簽署四部分組成。
編號方法：一種是單獨編號(央政府和國家首腦);
另一種不是單獨編號(地方政府)
A.公布令寫法：說明公布什么法規(guī)，什么機關(guān)什么時候通過，什么時間開始施行。
B.行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求三部分組成。
C.嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成。
3.語言要準確、凝煉、莊重、有力。
第二節(jié) 議案
1).議案概述
1.議案：是有議案提出權(quán)的機構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項的建議性公文。
2.適用范圍：是國家權(quán)力機關(guān)的有關(guān)機構(gòu)及人員以及人民代表。
2).議案的特點：
1.行文關(guān)系及辦理程序的法定性。
2.行文內(nèi)容的單一性和可行性。
3).議案的類型
根據(jù)提出者身份的不同，議案可分為兩大類：
1.由職能機構(gòu)提出的方案。
2.由人民代表提出的議案。
職能機構(gòu)：主要指國家權(quán)力機構(gòu)的辦事或執(zhí)行機構(gòu)。如政府、檢察院、法院、各專門委員會等。
4).議案的寫作：
1.提出的問題重要且已具備解決的條件。
2.要注意提出的權(quán)限和時限。
3.要注意行文格式和辦理程序。
標題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成。
正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。
議案的簽署：提案人可以是機關(guān)，也可以是機關(guān)首腦。
議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。
第三節(jié) 決定 決議
(1).決定
1).決定：是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。
2).適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。
3).決定的特點：
1.性質(zhì)重要性 2.政策性強 3.有約束力
4).決定的類型：
1.指揮型 2.個案型 3.知照型
5).決定的寫作：
1.標題：由決定機構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。
(標題下用括號標出決定的日期及由什么會議通過)
2.正文寫法：
A.指揮型：一般由決定理由、決定事項、執(zhí)行要求三部分組成。
B.個案型：一般由個案事實分析(即決定理由)、決定事項、期望要求三部分組成。
C.知照型：只要把需要“廣而告知”的決定事項一一列出即可。
3.決定的文字要求準確、鮮明、簡潔。
(2 )決議
1).決議：是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)主持如開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導(dǎo)性文件。
2).適用：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。
3).決議的特點：
1.表達群體意志。 2.有權(quán)威性和約束力。
4).決議的類型：
1.決策部署型 。 2.結(jié)果公布型。
5)決議與決定的異同：
相同點：都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容上方面接近，側(cè)重于對重要事項的決策;在文字表達方面，風(fēng)格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。
不同點：1.形成的程序不完全一樣。(決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。)
2.內(nèi)容的范圍不盡相同。(決議多半針對全局性問題作出決策;決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。)
3.發(fā)布形式略有不同。決議以會議名稱發(fā)布;決定也可以會議名稱發(fā)布，但多半以機關(guān)名稱發(fā)布。)
第四節(jié) 指示 意見
(1)指示
1).指示：是上級機關(guān)對下級機關(guān)指導(dǎo)工作的公文。 2)指示的特點：1.針對性 2.原則性
3).指示的類型：
按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：
1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。
2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。
4).指示的寫作：
1.標題 ：一般由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。
2.正文：一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。
指示根據(jù)：包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實根據(jù)等。
(2)意見
1).意見：是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。
2).意見的類型：
1.直接指導(dǎo)型。2.批轉(zhuǎn)執(zhí)行型。
3).意見的寫作：
注意內(nèi)的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。
1.標題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。
2.正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現(xiàn)實依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。
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