常見公文寫作與技巧
常見公文寫作與技巧
現(xiàn)代公文，主要指黨政機關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)和行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理和公務(wù)活動的重要工具。也泛指各級各類機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位制訂、使用的公務(wù)文書。下文是小編收集的關(guān)于常見公文的寫作與技巧，僅供參考!
常見公文寫作與技巧一：人名、地名、引文欠準(zhǔn)確
1、人名不用全名。在執(zhí)行職務(wù)所定的任務(wù)或反映身份時，采用“單位+職務(wù)+姓名”的方式，但如果說“市委書記×××同志”就不規(guī)范，因為前面有了單位、職務(wù)，后面就再寫“同志”就顯多余;姓名前面如果沒有冠以單位與職務(wù)的，應(yīng)在姓名后面加“同志”二字。
2、地名不用全稱。為了便于查找，地名的前面應(yīng)冠以省、市(洲)、縣市區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、村名?？h名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市轄區(qū)，在省內(nèi)行文，區(qū)名前面可不冠市名，向全國行文，區(qū)名前面應(yīng)當(dāng)冠以省名和市名，但以方位取名的市轄區(qū)如東城區(qū)，無論何種情況，區(qū)名前面必須冠以市名。
3、引文不準(zhǔn)確。如引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號文件時，常見的引用錯誤是先引發(fā)文字號再引公文標(biāo)題。正確的引用是先引公文標(biāo)題再引發(fā)文字號，因此引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號文件應(yīng)這樣引用“《關(guān)于××××的通知》(湘工辦發(fā)〔2012〕16號)”。在公文中引用其他文件、書刊和領(lǐng)導(dǎo)講話中的文字，一定要查對原文，包括發(fā)文字號、刊號、每一個文字與標(biāo)點符號等，都要做到與原文完全一致、準(zhǔn)確無誤。
常見公文寫作與技巧二：數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號不合規(guī)范
1、“30%-40%”寫成“30-40%”，前一個數(shù)字省掉了百分比;“5萬元-10萬元”寫成“5-10萬元”，前面一個數(shù)字省掉了萬元;“七上八下”寫成“7上8下”。公文中的成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞數(shù)的數(shù)字不得使用阿拉伯?dāng)?shù)字，均應(yīng)使用漢字，其他數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字而不得用漢字。
2、質(zhì)量(重量)單位用斤、市斤、兩、錢，而不用千克(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg);長度單位用里、尺、寸、公分，而不用千米或公里(kw)、米(m)、分米(dm)、毫米(mm);功率單位用馬力，而不用千瓦(kw)、瓦(w);體積(容積)單位用公升、立升，而不用升(l)、毫升(ml)、立方米、立方厘米;電量單位用度，而不用千瓦時(kwh);土地面積單位用畝、分、厘、平方尺、平方丈，而不用平方米(㎡)、公頃(hm)、平方公里(k㎡)。
3、依據(jù)公文法規(guī)的規(guī)定，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點符號。但在有些特定情況下，公文標(biāo)題中仍需要使用諸如引號、頓號、括號、破折號等標(biāo)點符號，使表意更加清晰嚴(yán)密。實踐中，使用不夠規(guī)范、隨意性強主要表現(xiàn)在：聯(lián)合行文的標(biāo)題，在并列的發(fā)文機關(guān)名稱之間不加頓號;出現(xiàn)縮略語和具有特殊含義的詞語時不加引號;批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件不加書名號，而使用引號，或者不是法規(guī)性文件卻加書名號;對公文內(nèi)容成熟程度的限制性詞語置于書名號之外，等等。例如：《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計劃〉(討論稿)的通知》中，“討論稿”是對該項工作計劃內(nèi)容成熟程度的限制，與“計劃”標(biāo)題同為一個整體，不可分割，書寫時應(yīng)置于書名號之內(nèi)，即應(yīng)寫成《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計劃(討論稿)〉的通知》。
4、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱先不用全稱并注明簡稱。如：第一次使用“婁博會”時用簡稱，而不是使用“青春婁底·湘中之光經(jīng)貿(mào)博覽會”這一全稱;使用國際組織外文名稱或其縮寫形式在第一次出現(xiàn)時不注明準(zhǔn)確的中文譯名，像第一次使用“WTO”時，應(yīng)注明中文譯名“世貿(mào)組織”。
常見公文寫作與技巧三：公文標(biāo)題處理不規(guī)范或欠妥當(dāng)
1、濫行省略。表現(xiàn)為過于追求標(biāo)題的簡潔而濫用省略，致使公文標(biāo)題“缺肢少臂”。例如，在《關(guān)于增加職工福利待遇》這樣一個標(biāo)題中，該公文究竟由哪個單位制發(fā)，屬哪一類文種，均不清楚。正確的做法是，在介詞“關(guān)于”前冠以發(fā)文機關(guān)名稱，在“待遇”之后添加公文文種，改為《××市人社局關(guān)于增加職工福利待遇的通知》。
2、文種混用。主要表現(xiàn)為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告濫用以及把決議與紀(jì)要等同等等。“請示”適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，“報告”適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問;“決定”適用于對重要事項作出決策與部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項，“決議”適用于會議討論通過的重大決策事項，“紀(jì)要”適用于記載會議主要情況和議定事項;“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。如有一份公文《××縣總工會關(guān)于房產(chǎn)處置的緊急報告》，該標(biāo)題就混混淆了“請示”與“報告”兩個文種的界限，因為從行文要求上看，“請示”需要上級機關(guān)明確作出批復(fù)，而“報告”則未必。該公文所述內(nèi)容是需要上級總工會就其××縣委縣政府要求××縣總工會房產(chǎn)進(jìn)行整體抵押一事作書面答復(fù)，用“報告”文種顯然是錯誤的，應(yīng)當(dāng)改為《××縣總工會關(guān)于房產(chǎn)處置的請示》。至于有的使用《××關(guān)于××的請示報告》，將“請示”與“報告”合二為一，就更是錯上加錯。
3、疊床架屋。主要有以下三種情形：一是公文標(biāo)題中的“發(fā)文機關(guān)”要素因省略不當(dāng)而造成重疊。例如《中共××局黨委關(guān)于××的通知》，“中共”是“中國共產(chǎn)黨”的簡稱，再在后面出現(xiàn)“黨”字，顯屬不當(dāng)，正確的寫法是“中共××局委”。二是公文標(biāo)題中的“文種”要素因轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過多而造成重疊。如《××市總工會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省總工會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈中華全國總工會關(guān)于加強××的通知〉的通知的通知》這一標(biāo)題中，介詞“關(guān)于”重復(fù)出現(xiàn)三次，“轉(zhuǎn)發(fā)”之前加介詞“關(guān)于不符合語法習(xí)慣，文種“通知”也重復(fù)表述。依轉(zhuǎn)發(fā)性通知擬制的慣例，只需保留公文發(fā)源處的一個文種即可。因此，該標(biāo)題應(yīng)改為《××市總工會轉(zhuǎn)發(fā)中華全國總工會關(guān)于加強××的通知》。三是公文標(biāo)題中的“事由”部分因強調(diào)表述而造成重疊。例如《××市總工會關(guān)于申請購買公車的請示》，“請示”文種即已明顯蘊含向上級“申請”之意，“事由”部分再用“申請”一詞純屬多余，應(yīng)刪除，即應(yīng)改為《××市總工會關(guān)于購買公車的請示》。再如《××市總工會關(guān)于報送2010年工作計劃的報告》，亦屬此類。
4、簡而不明。即因過分追求標(biāo)題表意的明確、具體而導(dǎo)致拖沓冗長。如有這樣一則標(biāo)題：《××市總工會關(guān)于印發(fā)×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的講話〉和×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的工作報告〉以及〈××市總工會2012年工作要點〉的通知》，長達(dá)70多字，極其雜亂，令人不得要領(lǐng)。如果加以提煉，即可看出其中心內(nèi)容是××市總工會關(guān)于對五屆六次全體委員會議所涉及的3份文件的印發(fā)，而實際上這3份文件的名稱完全沒有必要在印發(fā)通知的標(biāo)題中出現(xiàn)，而將其置于正文部分加以說明即可。因此應(yīng)該這樣表述：《××市總工會關(guān)于印發(fā)市總五屆六次全體委員會議三份文件的通知》。
5、生造文種。即使用《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種。例如《××市總工會關(guān)于“金秋助學(xué)”活動開展情況的匯報》中將“匯報”作為公文文中使用，顯失規(guī)范，應(yīng)改為“報告”。
6、隨意排列。主要表現(xiàn)為：一是上下行字?jǐn)?shù)相差過大。二是為追求字?jǐn)?shù)的勻稱相等而無視詞組或詞組的完整性，隨意將其割裂開來。如“家具”是一個具有完整意義的詞語，卻被分置兩行之中;再如將“先進(jìn)性教育”割裂成“先進(jìn)”和“性教育”兩個詞，分置兩行之中。
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