公文寫作規(guī)范要求
公文寫作規(guī)范要求
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最新公文寫作規(guī)范要求
公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上的排列和標識規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規(guī)范化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。
(一)公文的發(fā)布形式和適用范圍
就法院系統(tǒng)來說，以中院為例，主要有：
1、《宜昌市中級人民法院文件(宜市中法發(fā))》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。
2、《宜昌市中級人民法院(宜市中法)》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。
3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件(宜市中法辦)》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領導授權、傳達或代本院發(fā)布某些事項，發(fā)布辦公室職權范圍內(nèi)的事項。
4、《傳真電報(宜市中法明傳、密傳)》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發(fā)事件的措施等。
5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。
(二)公文的書面格式
公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規(guī)則?！秶倚姓C關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線(又稱間隔橫線)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含紅色反線)以下至主題詞(不含主題詞)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素。
1、公文份數(shù)序號
公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數(shù)序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。
2、秘密等級和保密期限
秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數(shù)序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，并且標識密級的兩字之間須空1個字;如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。
3、緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字;如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4、發(fā)文機關標識
發(fā)文機關標識，《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令(令)”、“會議紀要”除標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱外，還應加上文種?！吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm;上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發(fā)文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm.“命令(令)”的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm.發(fā)文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機關酌定，但一般應小于22mm×15mm.聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。
5、發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。“命令(令)”的發(fā)文字號標注在“命令(令)”的發(fā)文機關標識下邊緣空2行居中位置：“會議紀要”編號置于“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關發(fā)文字號。機關代字應當反映發(fā)文機關或部門的性質(zhì)。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區(qū)別。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
6、簽發(fā)人
發(fā)文機關簽發(fā)簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字：“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個簽發(fā)人，這時，主辦機關簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機關簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm.
7、紅色反線
紅色反線一般標印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度與版心等寬(即156mm)。
——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附注等要素組成。
1、標題
公文的標題是對公文內(nèi)容的概括和對行文目的的揭示，因而應當準確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書寫批轉、轉發(fā)、印發(fā)或貫徹上級機關發(fā)出的公文的標題，應將事由寫清楚，而不能只寫原文發(fā)文字號。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標題用“發(fā)布”，下發(fā)隸屬機關的公文標題用“批轉”，下發(fā)上級、同級和不相隸屬機關的公文標題用“轉發(fā)”，印(轉)發(fā)“方案”、“計劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性的公文，標題中一般不冠原制發(fā)機關名稱，而將原制發(fā)機關名稱及成文時間在印發(fā)的原文標題下注明，并用圓括號括起來。
公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。如果字數(shù)偏多，需要分行排列，分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。
2、主送機關
主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如果主送機關較多，則應按其性質(zhì)、級別和有關規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級別的機關之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機關之間用逗號。比如國務院對下行文，其主送機關的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”;中院對下行文，其主送機關排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門”。
主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關請示只寫一個主送機關;向下級部分機關發(fā)送的公文，如果發(fā)送機關少，可將發(fā)送機關名稱全部寫上，發(fā)送機關多，可采用“各有關部門和單位”等辦法概寫。
3、正文
正文是公文的主體部分。正文應置于主送機關下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格;數(shù)字、年份不能回行。“命令(令)”的正文置于令號下空2行的位置。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號;引用外文應當注明其中文含義;日期應當寫明具體的年、月、日;必須使用國家法定計量單位。用詞、用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱，并且還要注意簡稱在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一;公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應當使用阿拉伯數(shù)字;用數(shù)字表示多層次結構序數(shù)，其標識方法為：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1、”“2、”“3、”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”……
絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“(一)”“(二)”“(三)”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。
4、附件
附件是正文的附屬部分，是補充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料(包括圖表)。公文如有附件，應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。公文僅二個附件的只標注其名稱，不標序號，如有兩個或兩個以上附件，則應在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數(shù)字，比如：
附件：(1)XXXXXX
附件：(2)XXXXXX
如果正文中已寫明附件的名稱，在正文之下可不做附件說明。附件應在公文成文日期之后，另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標識“附件”，有序號時還要標識序號，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序號和名稱應與公文正文之下的附件說明一致。如果附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
需要說明的是，附件并不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應根據(jù)具體情況和實際需要決定。
5、成文時間
成文時間以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)時間為準。公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，一般置于正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數(shù)來定。“命令(令)”的成文時間標識在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側。
6、印章
印章指正文末尾加蓋的發(fā)文機關印章或領導同志簽名章，是發(fā)文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要、翻印件外，均應加蓋印章。應加蓋印章的公文，除用“令”發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章，按照法定程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項的議案和少數(shù)函件用領導同志簽名章外，均應加蓋發(fā)文機關印章。聯(lián)合上報的公文由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發(fā)文機關的名稱一致，因故需用別的印章代替時，應注明“代”字。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間并加蓋印章。成文日期右空4字。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間。正確的蓋章方式有：(1)下套方式。當印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;(2)中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm.
當聯(lián)合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)排在成文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
7、附注
附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。公文如有附注，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附注不屬于公文內(nèi)容，標注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標注。按照《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。
——版記。版記一般由主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間、份數(shù)、反線等要素組成。版記應置于公文的最后一頁(即封四，亦稱封底)，版記的最后一個要素置于最后一行。
1、主題詞
主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，應按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。主題詞應先標反映公文內(nèi)容的詞，后標反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標1～5個主題詞，但最多不超過5個。主題詞詞目之間不用標點分隔，而是彼此間隔一個字的距離。主題詞應置于公文最后一頁的下半部，即成文時間的右下方以及抄送機關的左上側。
2、抄送機關
公文都必須有的，應根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關系嚴格控制，其排列順序一般為：上級機關單排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。如果主送機關移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關。
3、印發(fā)機關和印發(fā)時間
印發(fā)機關多數(shù)不以行文機關名稱出現(xiàn)，而只用機關辦公室名稱。印發(fā)機關位于抄送機關之下(如無抄送機關則在“主題詞”之下)，占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。
4、份數(shù)
份數(shù)置于印發(fā)時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數(shù)字標識。
5、反線
版記中主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素之下分別加一條反線，其寬度等同于版心。
(三)公文的用紙格式
公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術指標和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個基本方面。《國家行政機關公文格式》規(guī)定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或復印紙，紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5.”
國家機關公文用紙的幅面尺寸，《國家行政機關公文格式》規(guī)定：“公文用紙采用GB/f148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm.”當前黨內(nèi)系統(tǒng)公文仍然采用幅面為184mm×260mm的紙張，不夠統(tǒng)一。張貼的公文用紙大小，可根據(jù)實際需要確定，但應保持一定的紙型，如8開型、A4開型等，以便于折疊和裝訂。
至于公文用紙的頁邊和版心尺寸，《國家行政機關公文格式》規(guī)定：“公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm”，“公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm”，“版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)”。
(四)公文的印裝格式
公文一律采用從左至右橫寫、橫排的格式。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字，少數(shù)民族文字版的公文應按其習慣書寫和排版。
公文的排版規(guī)格，《國家行政機關公文格式》規(guī)定：“正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。”一個基準行的距離為一個3號字的高度加上該3號字高度的7/8倍。
公文的制版要求是，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm.
公文的印刷要求是，雙面印刷;頁碼應套正，兩面誤差不得超過2mm.印品著墨要實而均勻，字面不花、不白、無斷畫，黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%、M80%。
公文的裝訂要求是，左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書心上下各1/4處，允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。
公文的頁碼標識，要求用4號半角白體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標頁碼。
最新公文寫作規(guī)范要求：公文的特點
第一、公文的制作者是依法成立的組織。
第二、公文具有特定效力，用于處理公務;公文具有行政機關賦予的特定的效能和影響力。
第三、公文具有規(guī)范的結構和格式，各種類型的公文都有明確規(guī)定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種“約定俗成”的格式。
公文區(qū)別于其它文章的主要特點是公文是具有法定效力于規(guī)范各式的文件。
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