關(guān)于采購管理規(guī)定
采購管理制度是指以文字的形式對(duì)采購組織工作與采購具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定,下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于采購管理規(guī)定的相關(guān)資料,希望對(duì)您有所幫助。
采購管理規(guī)定
1、采購領(lǐng)導(dǎo)制度
采購領(lǐng)導(dǎo)制度,即采購決策制度,按采購什么、采購多少,什么時(shí)候采購等決策權(quán)屬于哪一級(jí)來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。具體有三種:
(1)集中制
采購的決策權(quán)集中于總公司,其他分公司或分廠無權(quán)采購,適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用,集中制的特點(diǎn)是:① 采購數(shù)量大,能享受數(shù)量折扣,降低進(jìn)價(jià);② 集中采購,統(tǒng)籌安排,可節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力;③ 目前一些連鎖店大都采用這種決策制度,例如日本的八佰伴集團(tuán)就曾采用這種決策制度。
(2)分散制
將采購的決策權(quán)分散于各個(gè)分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè),且分公司(分廠)分散在各地,企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時(shí),企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度,采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動(dòng)分公司(分廠)的積極性,減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù),但不利于采購資金的統(tǒng)一管理,浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力,無法享受價(jià)格優(yōu)惠,使進(jìn)價(jià)較高。
(3)混合制
若企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同,且采購金額較大時(shí),由總公司統(tǒng)一采購,對(duì)于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購的物品由分公司自行采購。這樣,一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理,又能調(diào)動(dòng)各分公司的積極性,及時(shí)滿足經(jīng)營的需要。
2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度
經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求,以提高經(jīng)濟(jì)效益及服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo),科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng)管理制度。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,有利于維護(hù)采購隊(duì)伍的良好的工作秩序,提高工作效率,講究經(jīng)濟(jì)核算,從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面:
(1)崗位責(zé)任制
崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制,能做到采購部門人人有職責(zé),事事有人管,目標(biāo)清楚,責(zé)任明確,工作有條不紊,加強(qiáng)職工責(zé)任感,調(diào)動(dòng)工作積極性,發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞,保證采購工作的良好秩序。
雖然不同類型的企業(yè)采購,崗位責(zé)任制不盡相同,但一般采購部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位,不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購工作的實(shí)際,我們認(rèn)為采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有:
采購主管和計(jì)劃人員的職責(zé)是:① 制定采購計(jì)劃;② 制定和修訂采購制度;③ 統(tǒng)籌安排采購資金;④ 監(jiān)督和考評(píng)采購人員,并指導(dǎo)其工作;⑤ 合同的審議和管理;⑥ 決策購進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng),以提高經(jīng)濟(jì)效益;⑦ 組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員搜集市場(chǎng)信息,預(yù)測(cè)可供貨源及其趨勢(shì),為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧ 指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。 一般采購人員的職責(zé)是:① 貨源、價(jià)格、服務(wù)等市場(chǎng)調(diào)查;② 與供應(yīng)商談判,確定有關(guān)事項(xiàng),如價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③ 催貨;④ 處理退貨、索賠;⑤ 發(fā)票的核對(duì)與付款;⑥ 辦理物品入庫手續(xù);⑦ 與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧ 搜集調(diào)撥信息,預(yù)測(cè)可供資源及其趨勢(shì),供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨ 節(jié)省購進(jìn)費(fèi)用支出,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
(2)采購費(fèi)用承包制
這是采購部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式,在實(shí)際工作中,許多企業(yè)的采購費(fèi)用大大超過正常的費(fèi)用水平,造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下,從而也影響了整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此,用制度的形式來控制采購費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。
采購費(fèi)用承包制是將采購費(fèi)用指標(biāo)落實(shí)到每一個(gè)崗位、每一個(gè)采購人員身上,只允許其在規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費(fèi)用,從而控制采購費(fèi)用支出。 實(shí)際操作過程中,可以用相對(duì)數(shù)來控制,如規(guī)定采購每噸商品的費(fèi)用額或每百元商品的費(fèi)用額等。也可以用絕對(duì)數(shù)來控制,如規(guī)定采購部門在按要求完成采購任務(wù)的前提下,每月的采購總費(fèi)用水平,對(duì)于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔(dān);對(duì)于節(jié)支的部分可由采購部門、采購人員自行分配,以激發(fā)其工作責(zé)任感。
3、獎(jiǎng)懲制度
為了調(diào)動(dòng)廣大采購人員的工作積極性,充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作,企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎(jiǎng)懲制度以真正體現(xiàn)“干多干少不一樣,干好干壞不一樣,干與不干不一樣,干輕干重不一樣”的分配精神。對(duì)于一些成績突出、工作勤奮踏實(shí)的采購人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì);對(duì)于那些工作散漫、績效較差,甚至給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失的采購人員應(yīng)進(jìn)行必要的懲罰,甚至清除出采購隊(duì)伍。
在建立獎(jiǎng)懲制度時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn):一是把握好“刺激度”,即拉開檔次,不搞平均主義,要獎(jiǎng)得高,罰得重,使獎(jiǎng)懲措施真正起到激勵(lì)的作用。另一方面要注意多種獎(jiǎng)懲方法相結(jié)合,根據(jù)心理學(xué)理論,人的需求是多方面的,物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)只能滿足職工物質(zhì)方面的需要,過分強(qiáng)調(diào)物質(zhì)刺激,會(huì)產(chǎn)生“一切向錢看”的錯(cuò)誤觀念,其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與其他獎(jiǎng)勵(lì)形式的配合,如精神鼓勵(lì)(評(píng)先進(jìn)、表揚(yáng)、提干等)。對(duì)于懲罰來講也是如此,可以罰款,亦可行政處分,甚至開除公職,這樣獎(jiǎng)懲制度才真正有效。
4、監(jiān)督制度
貫徹采購制度必須堅(jiān)持嚴(yán)格監(jiān)督與考核,沒有嚴(yán)格的監(jiān)督,采購制度就會(huì)流于形式,嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。在實(shí)際工作中監(jiān)督的方法包括三種:一是由采購負(fù)責(zé)人對(duì)各部門組織和職工個(gè)人執(zhí)行情況進(jìn)行縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行橫向聯(lián)合檢查;三是個(gè)人自查。
在制定監(jiān)督制度時(shí),要注意把握兩個(gè)方面:一是對(duì)權(quán)力的使用和監(jiān)督,檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機(jī)以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)督與檢查,檢查責(zé)任是否落實(shí)到每個(gè)單位、每個(gè)人,或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。
5、民主管理制度
實(shí)現(xiàn)民主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢(shì),國有企業(yè)的性質(zhì)決定了民主管理是一項(xiàng)基本制度。采購部門同樣應(yīng)強(qiáng)調(diào)民主管理。實(shí)行民主管理,可以較好地把民主與集中結(jié)合起來,調(diào)動(dòng)職工的積極性;可以集中廣大采購人員的智慧,集思廣益,共商大計(jì);可以密切干群關(guān)系,克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購部門內(nèi)部的矛盾與爭(zhēng)端,促進(jìn)采購部門的安定團(tuán)結(jié)。
實(shí)施民主管理制度,要求企業(yè)一方面在采購部門內(nèi)部提倡民主的作風(fēng),一些重大的采購決策不能只是采購負(fù)責(zé)人一人說了算,要?jiǎng)訂T大家討論,每個(gè)采購員天天與供應(yīng)商打交道,熟悉市場(chǎng)行情,充分利用他們的智慧,能提高采購決策的準(zhǔn)確性;另一方面,也應(yīng)廣泛征求企業(yè)其他部門的意見,采納他的合理化建議,特別是銷售部門、市場(chǎng)開發(fā)部門意見,因?yàn)樗麄兠刻炫c客戶打交道,了解消費(fèi)者的需要,了解市場(chǎng)變化趨勢(shì),聽取他們的合理化建議,往往能確保采購的商品適銷對(duì)路,滿足消費(fèi)者需求,從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。 建立和健全采購管理制度是搞好采購工作、保證采購部門良性運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作,是一個(gè)長期的過程,各種制度 需要不斷地完善,以體現(xiàn)其科學(xué)性。我們同樣強(qiáng)調(diào)各種采購制度之間的協(xié)調(diào)、各種制度互相配合,共同構(gòu)建成企業(yè)采購制度體系。這樣的規(guī)章制度才能真正發(fā)揮其效用。
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