行政物資采購管理規(guī)定
行政物資采購管理規(guī)定
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行政物資采購管理條例
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范集團行政采購行為,加強對采購過程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，特制定本辦法。
第二條 基本原則
一、遵循公開、公平、公正原則，維護公共利益，保證行政效率，最大限度地提高資金的使用效益。
二、采購應(yīng)當符合節(jié)能和環(huán)境保護的要求，優(yōu)先采購低能耗低污染的貨物和工程。
三、行政部作為采購工作的管理和執(zhí)行部門，須詳細進行采購物資的成本核算，有權(quán)根據(jù)各部門的具體使用情況選擇產(chǎn)品的品牌、檔次及供貨渠道，從而控制產(chǎn)品價位，降低物資成本。
四、在物資采購過程中要做到采購經(jīng)手人員、保管人員、審批人員分離制衡。
第三條 適用范圍
一、本辦法適用集團及直屬全資子公司辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具及工程的采購管理(不包括生產(chǎn)材料及生產(chǎn)設(shè)備的采購)，集團控股公司參照執(zhí)行。
二、集團行政采購實行集中采購和分散采購兩種形式。符合下列條件之一的，原則上實行集中采購：
1、單價在1萬元，批量在2萬元以上的辦公設(shè)備、辦公用品和家具;
2、合同價值5萬元以上公共工程按工程招標、投標辦法執(zhí)行。
3、合同價值5萬元以上的服務(wù)項目。
第二章 采購方式
第四條 集中采購原則上統(tǒng)一到集團指定的采購定點單位實施采購;如果沒有集中的采購定點單位，則由各企業(yè)行政部與使用單位共同確定專人組成不少于3人的采購小組，按采購規(guī)定及程序?qū)嵤┎少?，分散采購由各企業(yè)行政部根據(jù)本企業(yè)情況組織采購。
第五條 行政采購以競爭性談判采購、詢價采購為主，同時，可根據(jù)實際，采取公開招標采購、邀請招標采購和直接采購等方法。
一、公開招標采購指招標人以公告的方式邀請不特定的法人或其它組織參與投標。
二、邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。
三、競爭性談判采購是直接邀請三家以上的供應(yīng)商就采購事宜進行談判的采購。
四、詢價采購是對三家以上的供應(yīng)商提供的報價進行比較，以確保競爭性價格的采購。
五、直接采購是指采購人向供應(yīng)商(廠家)直接購買的方式。
第六條 實行競爭性談判采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：
一、確定采購談判小組成員、談判程序、談判內(nèi)容、定標準等。
二、談判人擬定合同條款，提出邀請參加談判的供應(yīng)商名單。
三、參加談判的所有供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出最后報價及有關(guān)承諾，談判人據(jù)此確定中標供應(yīng)商。
第七條 實行詢價采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：
一、定詢價小組成員、價格構(gòu)成、定標準等。
二、詢價人擬定合同條款，提出報價供應(yīng)商名單。
三、詢價活動必須公平進行，詢價人應(yīng)要求供應(yīng)商書面一次報出不得更改的價格，詢價人確定的中標人是符合采購要求且報價最低的供應(yīng)商。
第八條 采購員對于小額物品的采購,應(yīng)盡量去正規(guī)商場采購,并做到貨比三家,嚴格控制采購物品的質(zhì)量\價格及售后服務(wù)。
第三章 采購程序
第九條 采購計劃與申請
一、屬行政采購項目，申請部門須擬訂本部門年度采購計劃，并附采購項目的名稱、數(shù)量、估計價值、供貨時間等有關(guān)材料，報行政部審核。
二、行政部對申請部門上報的年度采購計劃進行審核后，制定公司年度采購計劃預(yù)案。
三、公司年度采購計劃須經(jīng)總裁批準方可實施。
四、根據(jù)采購計劃制作的采購預(yù)算表，分別需經(jīng)行政部負責人、主管領(lǐng)導、總裁按權(quán)限簽批核準。
五、屬于臨時采購項目，申請部門須提供按權(quán)限簽批核準的申購單，并附采購項目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、供貨時間等有關(guān)資料，報行政部辦理。
第十條 采購實施
一、采購員收到被批復后的請購單或采購計劃，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、規(guī)格型號、報價、數(shù)量、性能指標等情況整理填寫<報價審批表>報行政負責
人，行政部負責人填寫采購意見報財務(wù)部及主管領(lǐng)導審批。
二、對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。
三、報價審批獲準后，如需簽定合同，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同條款。合同文本經(jīng)法律室審核后須經(jīng)行政部負責人、財務(wù)部負責人、主管領(lǐng)導及總裁按權(quán)限簽批核準。
四、采購合同經(jīng)雙方簽章生效。生效后的采購合同交財務(wù)部備案，行政部留復印件。采購員按合同付款進度，向財務(wù)部申請借款，支付給供應(yīng)方。
五、采購員按合同交貨進度，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。
六、采購員對所有采購單位的基本情況(包括單位名稱\地址\辦公電話\傳真\聯(lián)系人\手機號碼\營業(yè)執(zhí)照復印件及資信情況等)應(yīng)建立一個完整的供應(yīng)商檔案,報行政部備案。
七、采購員要定期或不定期對市場辦公用品的價格行情進行調(diào)查了解,掌握市場信息,善于收集相關(guān)資料,及時采購到質(zhì)好價廉的物品,建立各類辦公用品價格數(shù)據(jù)庫,做為核價的依據(jù)。
第十一條 驗收與結(jié)算
一、貨到，采購員會同使用部門進行驗收,清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收并填寫驗收報告。
二、如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，采購員將貨物退回供應(yīng)方，并與供貨方就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。
三、采購員對缺貨、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報主管領(lǐng)導處置。
四、驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，行政部做好固定資產(chǎn)或低值易耗品的登記\建賬工作。
五、采購員持請購單、入庫單及有關(guān)發(fā)票到財務(wù)部銷帳;財務(wù)部作好資產(chǎn)登記入帳工作。
六、實施大額(壹仟元或以上)物品采購原則上以支票形式支付。臨時采購或以支票形式支付不便時,需將情況予以說明并經(jīng)部門經(jīng)理批準后實施采購。
第四章 采購監(jiān)督
第十二條 財務(wù)部結(jié)合采購付款、報銷及年度盤點實施監(jiān)督;審計部結(jié)合財務(wù)審計或?qū)ｍ梼?nèi)部審計實施監(jiān)督。
第十三條 被檢查的人必須如實提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。
第十四條 有下列行為之一的，將根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，追究有關(guān)負責人的責任;觸犯刑律的，將移交司法機關(guān)追究法律責任。
一、采購活動中拒絕監(jiān)督，或招標采取走過場，明招暗送，泄露標底的;
二、與投標者相互串通，阻撓、排擠其他投標者公平競爭或干擾招標活動，使招投標不能正常進行的;
三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的;
四、采購過程中，接受供貨方的吃請、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動的;
五、接受供貨方的回扣或有價證券等各種好處而不上交的;
六、揮霍浪費或挪用、貪污、私分采購款的;
七、不履行或不正確履行職責，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的;
八、利用各種理由把采購款和采購物品化整為零進行采購，逃避上述條款約束的。
第十五條 行政采購接受各部門的監(jiān)督。任何部門和個人有權(quán)對采購活動中的違法行為進行控告和檢舉。
第五章 附 則
第十六條 本辦法由集團行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。
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