公司行政管理制度
行政管理是運用國家權力對社會事務的一種管理活動。也可以泛指一切企業(yè)、事業(yè)單位的行政事務管理工作。行政管理系統(tǒng)是一類組織系統(tǒng)。它是社會系統(tǒng)的一個重要分系統(tǒng)?,F(xiàn)在,就來看看以下兩篇公司行政管理制度吧!
公司行政管理制度范本
一 禮儀紀律
1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督;
2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象,可簽發(fā)“提示單”以提示警告,并報備有關部門主管;
3.行政部確認獎懲事實,可提請有關主管研究提出獎懲申請;
4.對公司禮儀紀律現(xiàn)象,行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。
二 工作計劃與報告
沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求,用以明確和把握我們的工作方向,同時提高工作效率與工作效益。因此,通過對計劃體系的規(guī)定,并通過相關計劃流程和計劃表格的制作,實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。
(一)公司、部門年度發(fā)展計劃
1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。
2公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領導人討論制作,公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。
3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領導人員討論制作,公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。
4公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據(jù)。
5公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基矗
(二)部門、員工月度工作計劃
1部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。
2月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完成,在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。
3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。
4部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。
5月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。
(三)員工日工作時間控制計劃
1公司員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間計劃與安排控制。
2公司員工應該按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。
3在《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性,反映員工每日工作的效益性與非效益性,因此,該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一,同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。
4《日工作時間控制表》是公司對外服務的重要計費依據(jù)。
(四)專項市嘗業(yè)務規(guī)劃
1在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時,該市場和業(yè)務的主要負責人應該進行專項市嘗業(yè)務規(guī)劃。
2專項市嘗業(yè)務規(guī)劃建立對該市嘗業(yè)務的全面了解,公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎上,同時該規(guī)劃應該結合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。
3專項市嘗業(yè)務規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務規(guī)劃表》來完成,并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。
三 會議管理
會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議,規(guī)定的人員必須準時參與,指定人員作好會議記錄,與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。
(一)定期例會
會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員
業(yè)務診斷會議 每工作日上午 9:30-10:00 各部門人員 對外服務中相關問題討論、日計劃 各部主管
月度總結、規(guī)劃會議 每月度第一天下午 總經(jīng)理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結月度工作規(guī)劃報告 各部主管
主管例會 每月第一天下午 總經(jīng)理、各部主管 月度工作計劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理
員工大會 每月中旬一次 總經(jīng)理全體員工 經(jīng)營總結、工作安排、其他相關內(nèi)容 行政管理部/總經(jīng)理
董事會會議 每年度一次 董事長、董事、總經(jīng)理 公司重大事項決議 總經(jīng)理/董事長
(二)非定期會議
會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員
公司發(fā)展研討會 不定時 總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務人員 就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經(jīng)營等相關事項的討論 行政管理部主任/總經(jīng)理
臨時會議 不定時 總經(jīng)理、部門主管、其他有關人員 特殊事宜 行政管理部主任/總經(jīng)理
董事會臨時會議 不定時 董事長、董事、總經(jīng)理 公司經(jīng)營特殊重大事宜 總經(jīng)理/董事長
(三)會議安排
1.公司內(nèi)會議由行政部秘書安排,部門內(nèi)會議由各部自行安排
2.主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容
3.秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容
4.秘書負責會場安排與整理
5.開會期中,秘書負責記錄;并于會后將會議摘要決定整理、打英轉發(fā)給有關人員及總經(jīng)理備案
四 辦公設備管理
1.電腦
1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);
1.2根據(jù)保密原則需要,由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼
1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄
1.4員工不得私設電腦密碼
2.傳真機、復印機:
2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用
2.2建立嚴格的使用登記制度
2.3未經(jīng)許可,個人不得自行操作使用
3.可運用狀態(tài)維護
3.1行政部負責電腦、傳真機\復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)
公司行政管理制度
第一章 公文、文件審批管理
第一條 公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料,由公司行政部負責管理。 第二條 收文、發(fā)文的簽批管理
(一)收文:各級政府下發(fā)的公文、文件,政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務往來的企事業(yè)單位的信函等,應由公司文員進行收文登記,并填寫《收文處理單》,由行政部部長簽署批轉意見后,呈送公司主管領導閱示,文員按主管領導的批示,轉送有關部門或相關人員傳閱辦理。
(二)發(fā)文:公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文,應由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關的部門負責起草文稿,經(jīng)主管領導審閱簽批后,傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。
(三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等,以及公司下發(fā)的各種公文、文件,須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。
(四)公司傳真件的接收和發(fā)出,均應由文員負責并做好記錄,對以公司名義發(fā)出的傳真件,將底稿存檔;接收的傳真件,要及時進行登記,收件人簽字并存檔。
第三條 公文打印的管理
(一)公司公文、文件的打印,由文員負責。
(二)公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公文,須按程序填寫《發(fā)文審批單》;文員依據(jù)《發(fā)文審批單》中總經(jīng)理的簽批,進行打印和發(fā)放。
(三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件,必須預留一份與原稿一起,統(tǒng)一存檔。 第四條 文件借閱和復制的管理
公司各部門管理人員,因工作需要借閱或復制公司存檔的各類文件時,按檔案管理中“檔案的借閱與復制”的規(guī)定執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 歸檔范圍
(一)上級政府和相關主管部門下發(fā)的文件、通知及相關許可證批件,企業(yè)上呈的報告、請示,企業(yè)發(fā)出的信函。
(二)公司近遠期規(guī)劃、工作計劃、各類統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、項目可行性研究報告。
(三)公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。
(四)業(yè)務往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內(nèi)業(yè)資料等。
(五)人事勞資檔案、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質證書等。 第六條 歸檔要求
(一)凡屬應歸檔范圍的收文,均應及時辦理歸檔手續(xù)。
(二)相關業(yè)務部門獲得的批件手續(xù),要及時登記歸檔,如要使用,可辦理正常借用手續(xù);項目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件(竣工批件),在工程結束后,由相關責任部門進行裝訂整理,并將其完整歸檔,同時辦理交接手續(xù)。
(三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔,并按照檔案管理的有關規(guī)定,進行檔案的密級及類別劃分,針對不同密級的劃分,進行相應的檔案管理。 第七條 檔案的借閱與復制
(一)公司董事會成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時,在填寫《文件借閱、復制記錄表》后,可通過檔案員辦理借閱手續(xù),提檔或復制,閱后返還。
(二)公司其它人員因工作或業(yè)務活動需要借閱公司檔案時,在填寫《文件借閱、復制記錄表》、經(jīng)行政部部長批準后,公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復制手續(xù)。
(三)公司檔案、文件的借閱人,應當愛護并保持借閱檔案的整潔和完整,嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄,杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務活動需要,對檔案文件進行摘錄和復制的,必須經(jīng)行政部長批準后,方可由公司檔案員進行摘錄或復制。
第八條 檔案的標識
對于失效或已更改的文件如:公司有關規(guī)定、制度、管理及辦法等,公司檔案員要標識明確并做明顯的標記,以防止誤用。
第九條 檔案的銷毀
(一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權允許,無權隨意銷毀公司保存檔案資料。 (二)對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔案資料,應當按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時,應當由公司檔案員,提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表,經(jīng)行政部長審核簽字,呈報副總經(jīng)理批準,方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應由兩人參加。
第三章 介紹信和印鑒管理
第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質證書等。
第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。
第十二條 除公文外,需加蓋公司公章的文件、資料,由使用人提出申請,填寫印信申請單,經(jīng)副總經(jīng)理授權或批準,方可用印。 申請單應注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人批準人。
第十三條 公司的重大經(jīng)濟合同須加蓋公章,應由主辦部門提出申請,報董事長批準后,方可加蓋公章。
第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本,及以公司名義對外發(fā)出的所有公文,必須經(jīng)行政部審核,并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。
第十五條 行政部應建立印信臺帳,每一個印信都應預留樣式,并存檔。
第十六條 公司印鑒的使用,應當按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進行審核批準,公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的,對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的簽章,要通過主管副總經(jīng)理的批準方可進行;如果違反此項規(guī)定而造成的后果,由違反規(guī)定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。
第十七條 介紹信的填寫,必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等,不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。
第十八條 公司印章除特殊規(guī)定外,一律用紅色印泥。
第十九條 印信管理人員應在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔,一本介紹信不得跨年度使用。
第二十條 經(jīng)公司加蓋印鑒的公文,如出現(xiàn)意外情況或不利后果時,應當由公文批準人和直接責任人承擔相應責任。
第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務負責人名章時,須征得公司法定代表人及財務負責人本人的同意。
第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用,需要報董事長批準,并認真填寫公司印章借據(jù),印章借據(jù)應注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準人及借出時間和歸還時間,印章歸還后,該借據(jù)不得消毀,存檔備查。
第二十三條 經(jīng)董事長批準方可銷毀印章,銷毀時必須有兩人監(jiān)督,并做好登記。
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