公司物資采購管理規(guī)定范文3篇
公司物資采購管理規(guī)定是規(guī)范公司的物資采購,降低物資采購成本,確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng),加強(qiáng)企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理而制定的。下面是公司物資采購細(xì)則,歡迎參閱。
公司物資采購管理規(guī)定范文1
一、目的:
為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理,規(guī)范采購工作,保障公司及子公司運(yùn)營所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
本辦法適用于公司總部所有物資(包括固定資產(chǎn)、易耗品、營銷禮品等)的采購。
三、職責(zé)權(quán)限
1、公司董事長負(fù)責(zé)采購管理制度的審批;
3、公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購管理制度的。
3、產(chǎn)品中心負(fù)責(zé)采購管理制度的制訂。
四、采購原則
1、詢價(jià)比價(jià)原則
物品采購必須有兩家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。
2、一致性原則
采購人員定購的物品必須與請(qǐng)購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致。在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請(qǐng)購量的5—10%。
3、低價(jià)搜索原則
采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。
4、廉潔原則
(1)自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。
(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請(qǐng),更不能向供應(yīng)商伸手。
(3)嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
(4)加強(qiáng)學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新設(shè)備及市場(chǎng)信息。
(5)工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標(biāo)采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式,由采購、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時(shí)間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外,還應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情,調(diào)整采購價(jià)格。
6、審計(jì)監(jiān)督原則:
采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對(duì)采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)依照公司相關(guān)制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。
五、物資分類:
(一)物資分類
1、固定資產(chǎn)類:單位價(jià)值在1000元以上,使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)。
2、經(jīng)營物資類:與經(jīng)營有關(guān)的各種物品。
3、營銷禮品類:節(jié)日禮品、營銷禮品等。
4、辦公用品類:與辦公有關(guān)的物品。
5、后勤物資類:指廚房和宿舍方面的物品。
6、其他類型物資:其他需要采購的相關(guān)物品。
(二)采購安排:
由總公司統(tǒng)一采購:經(jīng)辦人填寫申購單,經(jīng)所在部門經(jīng)理審批,子公司總經(jīng)理審核后,原則上由總公司產(chǎn)品銷售中心統(tǒng)一采購。(子公司辦公用品類、后勤類的食堂菜品及調(diào)料、店內(nèi)經(jīng)營所供的小吃、水果等臨時(shí)性易耗品經(jīng)部門經(jīng)理造冊(cè)報(bào)子公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)審核后可由子公司自行采購)
六、采購流程:
1、采購申請(qǐng):
使用部門填寫《申購單》經(jīng)部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理審批后交產(chǎn)品銷售中心,申購單要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等。
2、詢價(jià)比價(jià)議價(jià):
(1)每一種物品(物資)原則上需三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。
(2)采購員接到報(bào)價(jià)單后,需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià),并填寫《詢價(jià)記錄表》,按低價(jià)原則進(jìn)行采購。
(3)屬下列情況者,無須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià):獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報(bào)價(jià)記錄。
3、樣品提供和確認(rèn):
(1)若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的,須確定送樣周期,由采購人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn),必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。
(2)對(duì)于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。 4、供應(yīng)商選擇:
(1)具有合法經(jīng)營主體者。
(2)品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。 (3)信譽(yù)良好者。 (4)客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。 采購人員須建立供應(yīng)商信息臺(tái)帳。 5、合同簽定:
(1)供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。 (2)交易發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí),依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。 6、進(jìn)度跟催
(1)為確保準(zhǔn)時(shí)交貨,采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催,以確保物品(物資)能適時(shí)供應(yīng)。
(2)若采購物品(物資)無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會(huì)需求部門。
7、驗(yàn)收入庫:
采購物品(物資)到公司后,屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗(yàn)收,辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗(yàn)收合格后,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格的,由驗(yàn)收部門通知采購部門,2日內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。
8、對(duì)帳付款:
采購付款實(shí)行審批制度,具體程序如下:
(1)采購人員憑申購單、入庫單、購貨發(fā)票到財(cái)務(wù)處辦理申請(qǐng)付款手續(xù); (2)付款方式:
A、金額在200元以下,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理(總經(jīng)理)簽字后,公司財(cái)務(wù)審核后現(xiàn)金支付。
B、金額在200元-1000元,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理(總經(jīng)理)簽字后,公司財(cái)務(wù)審核后轉(zhuǎn)賬支付。
C、金額在1000元以上,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心、副總經(jīng)理(總經(jīng)理)、公司財(cái)務(wù)審核、董事長簽字后,轉(zhuǎn)賬支付。
(3)需要預(yù)付款的部門,直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心、副總經(jīng)理(總經(jīng)理)、公司財(cái)務(wù)審核、董事長簽字后可先辦理匯款手續(xù),財(cái)務(wù)部據(jù)此掛賬,待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
七、本制度解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部,自20xx年3月1日起執(zhí)行。
八、本制度附件: 1、《請(qǐng)購單》 2、《采購詢價(jià)記錄表》
公司物資采購管理規(guī)定范文2
為了規(guī)范公司的物資采購行為,降低采購成本,加強(qiáng)對(duì)采購的監(jiān)督管理,按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則,特制定本制度。
一、本制度是公司采購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝所需物資過程中的決策、質(zhì)量檢驗(yàn)和價(jià)格監(jiān)督等行為的基本規(guī)范。
二、物資需求(采購)計(jì)劃的分類
1、月度物資需求計(jì)劃即月采購計(jì)劃;
2、臨時(shí)物資需求計(jì)劃即物資采購計(jì)劃單。
三、采購工作應(yīng)遵循的原則與方式
(一)采購原則:
1、執(zhí)行詢儀價(jià)原則。物資采購要貨比三家,擇中選優(yōu),臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外;
2、供方評(píng)定原則;
3、職責(zé)分離原則,采購人員不得參與物資檢查驗(yàn)收;
4、一致性規(guī)定,采購的物品必須與采購單所列要求的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。
5、秉公辦事、維護(hù)公司利益原則。
(二)采購方式:
1、招標(biāo)采購;2、固定廠商、長期報(bào)價(jià)采購;3、即時(shí)詢價(jià)采購。
(三)付款方式:
1、預(yù)付部分款項(xiàng);2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款;3、貨到后分期付款;4、貨到延期付款;5、以上方式的結(jié)合。
四、采購計(jì)劃請(qǐng)購和實(shí)施
(一)提出與確認(rèn):料庫依據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和物資消耗定額,根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量,編制月份采購計(jì)劃。經(jīng)部門主管、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,傳遞到供應(yīng)部,物資采購請(qǐng)購審批程序完成。零星物資(生產(chǎn)、技術(shù)等急需材料、配件、設(shè)備)由使用部門提出申請(qǐng)并填寫物資采購計(jì)劃單,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)料庫審查確認(rèn),主管副總審批后交供應(yīng)部實(shí)施。設(shè)備采購由技術(shù)部配合。
(二)選擇采購渠道,確定采購價(jià)格
供應(yīng)部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《物資采購計(jì)劃單》,先核對(duì)采購內(nèi)容,查閱《物資供應(yīng)商登記臺(tái)帳》和其他有關(guān)資料后,根據(jù)采購物資的緩急程度,參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外,精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)(設(shè)備采購由技術(shù)部配合)。對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后,采購經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,擬訂議價(jià)方式及各種有利條件,和符合規(guī)定的采購方式向廠商議價(jià)。采購經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,經(jīng)供應(yīng)部部長審核后,進(jìn)行采購。必要時(shí)與供應(yīng)商簽定《購貨合同》,按合同審批程序?qū)徟笤龠M(jìn)行采購。做好采購質(zhì)量記錄。
五、質(zhì)量驗(yàn)證與檢驗(yàn)
質(zhì)檢中心負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證(設(shè)備采購由技術(shù)部配合),采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格不得辦理正式入庫手續(xù)和結(jié)算手續(xù),特殊情況經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產(chǎn)用物資進(jìn)廠后,由料庫填寫檢驗(yàn)通知單,經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗(yàn)并將檢驗(yàn)結(jié)果送至料庫,由料庫按其質(zhì)量狀況進(jìn)行標(biāo)識(shí)。不合格物資由料庫報(bào)供應(yīng)部按有關(guān)規(guī)定處理。嚴(yán)重不合格的物資要求全部退貨,嚴(yán)禁進(jìn)入生產(chǎn)過程。
六、物資驗(yàn)收入庫結(jié)算程序
采購物資到廠后,料庫提請(qǐng)質(zhì)檢中心對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。 檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后,填寫各類《物資入庫驗(yàn)收單》,簽字后物資登記入庫。采取預(yù)付款方式的采購物資,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,填寫《借款單》,經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師審核批準(zhǔn)后辦理預(yù)付款手續(xù)。采取除預(yù)付款方式之外的方式付款的采購物資,在采購物資到廠入庫后,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,《物資入庫驗(yàn)收單》,以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師審核批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。
七、規(guī)定要求
(一)物資需求(采購)信息傳遞規(guī)定 :
1、物資需求使用單位必須在《月采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃單》上將所需物資的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求說明,特別是品種、規(guī)格、型號(hào)以及對(duì)采購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的,物資需求單位應(yīng)《月度采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上注明相關(guān)事項(xiàng)。
3、物資需求使用單位要及時(shí)掌握所需物資的市場(chǎng)信息情況,在《月采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上將所需物資的市場(chǎng)信息情況列明。
4、物資需求使用單位需要對(duì)所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí),必須立即通知供應(yīng)部,雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。
(二)物資采購規(guī)定:
1、物資采購部門必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則,以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營”為目的,切實(shí)做好物資的采購供應(yīng)工作。
2、供應(yīng)部要嚴(yán)格遵守供貨商評(píng)定規(guī)定,通過“同等條件,質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式,綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容,在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下,做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。對(duì)同類的重要物資和一般物資,應(yīng)同時(shí)選擇三家以上合格的供方,并保存合格供方的質(zhì)量記錄。
3、凡采購的大型設(shè)備、成套設(shè)備、大宗物資,必須采取公開招標(biāo)的方式,由隨事成立的公司招標(biāo)小組確定相關(guān)事項(xiàng)。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購,供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)通知物資需求使用單位,雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。
(三)采購物資驗(yàn)收入庫、出庫規(guī)定:
1、采購物資到廠后,必須經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫。
2、對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購物資,料庫通知供應(yīng)部,由供應(yīng)部與供貨商進(jìn)行協(xié)商,采取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗(yàn)收合格后按單位使用情況填寫領(lǐng)料單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管副總批準(zhǔn)后到料庫辦理領(lǐng)料出庫手續(xù)。
(四)采購物資付款規(guī)定:
下列情況財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕支付采購款項(xiàng):
1、與《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。
2、質(zhì)檢中心未在《物資入庫驗(yàn)收單》上簽字的款項(xiàng)。
3、《物資入庫驗(yàn)收單》中列出的采購物資的數(shù)量、品種與《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》不符的款項(xiàng)。
4、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的,物資需求單位應(yīng)《月度采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上注明相關(guān)事項(xiàng)。
(五)采購紀(jì)律規(guī)定:
1、各物資需求使用單位應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要,本著“節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求采購計(jì)劃,對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求采購計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。
3、采購人員必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。
4、采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。
5、采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí),急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。
6、為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息,如價(jià)格行情等,采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)工作的能力,以保證及時(shí)、保質(zhì)保量地做好物資供應(yīng)工作。
(六)售后服務(wù)規(guī)定:對(duì)于采購物資供應(yīng)部在簽定購買合同時(shí),要明確服務(wù)約定。采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的,由供應(yīng)部負(fù)責(zé)聯(lián)系。對(duì)于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由供應(yīng)部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。
八、采購價(jià)格監(jiān)督管理
企管部是行駛采購價(jià)格監(jiān)督的職能部門,內(nèi)設(shè)審計(jì)監(jiān)督比價(jià)員,抽查供應(yīng)部的采購質(zhì)量記錄。負(fù)責(zé)采購全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì);負(fù)責(zé)從各種渠道搜集各單位擬采購的各類物資的供貨單位價(jià)格信息,進(jìn)行整理分析并與各單位填報(bào)的《材料驗(yàn)收單》上的供貨單位、價(jià)格等進(jìn)行比較分析。凡由供應(yīng)部提供的納入清單的通用物資,原則上要明顯低于市場(chǎng)零售價(jià)格,并做到對(duì)質(zhì)量問題包退、包換,負(fù)責(zé)到底。使用單位如發(fā)現(xiàn)從料庫領(lǐng)用的上述物資價(jià)格高于市場(chǎng)零售價(jià)格,應(yīng)即向企管部報(bào)告,由企管部調(diào)查處理。采購人員要自覺接受審計(jì)及針對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。
九、責(zé)任與獎(jiǎng)懲
所有從事物資采購的人員都必須遵紀(jì)守法,廉潔奉公。認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司關(guān)于物資采購管理的文件,認(rèn)清自己的責(zé)任,團(tuán)結(jié)協(xié)作,互相監(jiān)督,共同把公司的物資采購工作做好。
對(duì)降低采購成本做出突出貢獻(xiàn)的采購人員和其他人員、嚴(yán)格履行職責(zé)且成績顯著的質(zhì)量、價(jià)格監(jiān)督人員、舉報(bào)違反本制度規(guī)定的違法亂紀(jì)采購行為經(jīng)查證屬實(shí)的人員將予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度弄虛作假、以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員,將根據(jù)情節(jié)輕重給予處罰,直至行政處分或依法追究刑事責(zé)任。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,以前與本制度規(guī)定不符者以本制度為準(zhǔn)。
公司物資采購管理規(guī)定范文3
第一章 總則
第一條 為保證公司采購物資質(zhì)量,節(jié)約物資采購成本,提高物資采購效率,特制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于公司物資采購全過程。
第二章 物資采購供應(yīng)職責(zé)
第三條 公司的物資采購管理工作由市場(chǎng)部物資采購中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。采購物資包括公司生產(chǎn)所需原、輔材料、維護(hù)物資、維修物資、技改項(xiàng)目及其它非生產(chǎn)所需物資。
第四條 所有物資的采購必須在公司發(fā)布的《合格供方目錄》中選取供貨方。
第五條 市場(chǎng)部物資采購中心實(shí)行物資采購全過程各環(huán)節(jié)相互配合、相互監(jiān)督、分段管理模式,生產(chǎn)計(jì)劃與采購、質(zhì)量檢驗(yàn)與采購、價(jià)格審核與采購、合同審核與采購、貨款支付與采購等職責(zé)分離。
第三章 物資需求計(jì)劃編制、審核與提報(bào)
第六條 每月月初工藝計(jì)劃部根據(jù)當(dāng)月生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)維修需要以及管理需求編制物資需求計(jì)劃,報(bào)公司分管副總經(jīng)理審核。審核后的物資需求計(jì)劃報(bào)市場(chǎng)部物資采購中心執(zhí)行。
第七條 物資需求計(jì)劃中有專門技術(shù)要求的,技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)提出最終技術(shù)條件,隨物資需求計(jì)劃一并報(bào)采購中心,在物資采購過程中技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)協(xié)同采購中心完成物資技術(shù)談判、物資技術(shù)協(xié)議的簽訂和技術(shù)評(píng)定工作。
第四章 采購計(jì)劃編制與審批
第八條 市場(chǎng)部物資采購中心對(duì)審批合格的物資需求計(jì)劃進(jìn)行庫房清查。經(jīng)查庫確系不存在或庫存不足的,由市場(chǎng)部物資采購中心分類編寫物資采購計(jì)劃,經(jīng)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后送交財(cái)務(wù)部。
第九條 生產(chǎn)急需物資經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,采購中心可先詢價(jià)采購,物資采購計(jì)劃報(bào)批手續(xù)必須在三個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊。
第五章 供應(yīng)商選擇與考核
第十條 合格供方的考核、評(píng)定及控制
市場(chǎng)部物資采購中心組織技術(shù)質(zhì)量部、工藝計(jì)劃部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等職能部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核、評(píng)估、優(yōu)選,建立公司供應(yīng)商檔案和臺(tái)帳。
(一)合格供方的考核、評(píng)定過程
1. 市場(chǎng)部物資采購中心根據(jù)公司生產(chǎn)物資現(xiàn)有供方和待開發(fā)的供方,在滿足合同保證、供貨能力、質(zhì)量能力、資信能力的條件下進(jìn)行摸底考察,提出初選供方單位。
2. 市場(chǎng)部物資采購中心組織公司技術(shù)質(zhì)量部、工藝計(jì)劃部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等部門對(duì)供方的質(zhì)量管理體系認(rèn)證資格、在同行業(yè)中的業(yè)績、執(zhí)行產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等級(jí)、法人資格、企業(yè)規(guī)模、履約能力、企業(yè)資信、企業(yè)財(cái)務(wù)狀況等相關(guān)能力等方面做出評(píng)價(jià)。
3. 市場(chǎng)部物資采購中心組織評(píng)審小組根據(jù)綜合評(píng)價(jià)資料或?qū)嵉卣{(diào)查結(jié)果,進(jìn)行分析、評(píng)審,確定合格的供方,報(bào)公司總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。
(二)合格供方的控制
1. 市場(chǎng)部物資采購中心在合格供方目錄中選擇供貨方,并對(duì)合格供方的資金運(yùn)作情況、執(zhí)行能力等多方面進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。
2. 市場(chǎng)部物資采購中心每年須組織評(píng)審小組進(jìn)行一次合格供方的評(píng)定,對(duì)上一年質(zhì)量過硬、供貨及時(shí)、服務(wù)周到的供方應(yīng)予以肯定,繼續(xù)進(jìn)入本年的合格供方目錄。
3. 相關(guān)部門驗(yàn)證采購產(chǎn)品首次發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí),通知供方暫停發(fā)貨,并按不合格品的有關(guān)規(guī)定處理,合格供方一年內(nèi)兩次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時(shí),取消其合格供方資格。
4. 合格供方須遵循誠信公平、貨真價(jià)實(shí)的原則,及時(shí)供應(yīng)性價(jià)比合理的物資,經(jīng)查實(shí)一年內(nèi)合格供方惡意虛高物資報(bào)價(jià)三次以上,取消其合格供方資格。
5. 合格供方與公司合作過程中,違反相關(guān)技術(shù)商務(wù)合同要求,出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拖延交貨時(shí)間影響我公司生產(chǎn)、技改的,應(yīng)作好相應(yīng)記錄,由于供方的原因造成嚴(yán)重的質(zhì)量責(zé)任事故,取消其合格供方資格。
6. 每年的合格供方目錄經(jīng)批準(zhǔn)后于 3~4 月公布。
7. 重新進(jìn)入合格供方的評(píng)定要求同新進(jìn)入完全相同。
(三)合格供方資料管理
1. 市場(chǎng)部物資采購中心將合格供方名單目錄匯編成冊(cè)、歸檔統(tǒng)一管理。
2. 所有有關(guān)合格供方情況的活動(dòng)必須記錄存檔并妥善保存。
第十一條 公司其他部門不得指定供應(yīng)商,審計(jì)監(jiān)察室每半年檢查一次,因指定采購造成經(jīng)濟(jì)損失的,要追究責(zé)任人的責(zé)任。
第六章 采購價(jià)格的確定與控制
第十二條 市場(chǎng)部物資采購中心密切跟蹤市場(chǎng)行情,分析研究通用物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)
價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì),建立價(jià)格數(shù)據(jù)庫,作為確定采購價(jià)格的依據(jù)。
第十三條 物資采購人員對(duì)包括采購價(jià)格、運(yùn)輸保險(xiǎn)費(fèi)用、物資使用壽命、后續(xù)維護(hù)費(fèi)用等在內(nèi)的物資采購的總成本進(jìn)行分析比較,在滿足物資功能與技術(shù)質(zhì)量要求前提下,按性能與價(jià)格比最優(yōu)和采購的總成本最低原則確定采購價(jià)格。
第十四條 公司審計(jì)監(jiān)察室、財(cái)務(wù)部對(duì)采購價(jià)格的確定進(jìn)行監(jiān)督。
第七章 采購合同審批、簽訂與執(zhí)行
第十五條 批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。市場(chǎng)部物資采購中心根據(jù)確定的供應(yīng)商與價(jià)格,依照經(jīng)法律顧問審定的標(biāo)準(zhǔn)采購合同文本擬訂采購合同,認(rèn)真審查產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量、單價(jià)及總金額、驗(yàn)收準(zhǔn)則、付款方式、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、違約及處罰、質(zhì)量異議處理、簽約地點(diǎn)及質(zhì)量管理體系要求等條款。公司對(duì)采購物資有特殊技術(shù)要求時(shí),由市場(chǎng)部物資采購中心協(xié)同技術(shù)質(zhì)量部對(duì)物資的特殊技術(shù)要求所涉及的技術(shù)協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行審查,對(duì)合同項(xiàng)目涉及技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性或適應(yīng)性承擔(dān)實(shí)質(zhì)性審查職責(zé)。
第十六條 財(cái)務(wù)部合同管理人員對(duì)合同審查后,交市場(chǎng)部物資采購中心負(fù)責(zé)人、公司分管副總經(jīng)理審批,最后送總經(jīng)理(或董事長)簽訂正式合同。合同標(biāo)的金額在 30萬元以內(nèi)的由總經(jīng)理簽訂,并向董事長說明,其余合同均需由董事長或董事長授權(quán)的人員簽訂。
對(duì)重大和復(fù)雜合同,需報(bào)經(jīng)法律顧問審查,再送公司分管副總經(jīng)理審批。
第十七條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的管理,建立合同臺(tái)賬。
第十八條 物資采購人員、合同管理人員跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況,合同執(zhí)行完畢及時(shí)核銷。
第八章 運(yùn)輸及保險(xiǎn)
第十九條 市場(chǎng)部物資采購中心與確定的供應(yīng)商在簽訂采購合同中必須確定物資運(yùn)輸方式及運(yùn)輸發(fā)生途耗、毀損、丟失的相關(guān)責(zé)任,并根據(jù)不同的交貨方式確定保險(xiǎn)責(zé)任。對(duì)運(yùn)輸和保險(xiǎn)中發(fā)生的異常情況,要分清責(zé)任,分析提出處理辦法,并追究責(zé)任。
第二十條 市場(chǎng)部物資采購中心按照采購合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施,監(jiān)督合同按期執(zhí)行。
第九章 質(zhì)檢入庫
第二十一條 物資的入庫驗(yàn)收須有物資采購人員、技術(shù)質(zhì)量管理人員、庫房保管員三方參加,按核準(zhǔn)后的采購計(jì)劃,對(duì)入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn),做好相關(guān)記錄。
第二十二條 所有物資入庫前,由市場(chǎng)部物資采購中心組織相關(guān)人員按物資采購技術(shù)協(xié)議或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品,應(yīng)隔離、標(biāo)識(shí)并做好記錄,由市場(chǎng)部物資采購中心按不合格品處理程序進(jìn)行處理。
第二十三條 專業(yè)技術(shù)要求高的機(jī)器、設(shè)備及備件的入庫驗(yàn)收由市場(chǎng)部物資采購中心組織相關(guān)采購人員、技術(shù)人員對(duì)設(shè)備的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格、隨機(jī)備品備件、隨機(jī)資料等逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收,完全符合合同中的各項(xiàng)要求后方能出具物資到貨驗(yàn)收合格單。
第二十四條 生產(chǎn)維修常用件、標(biāo)準(zhǔn)件由采購員、庫房保管員進(jìn)行數(shù)量和合格證的驗(yàn)證,做好物資入庫記錄,并對(duì)庫存電子數(shù)據(jù)及時(shí)更新。
第二十五條 物資的驗(yàn)收票據(jù)、合格證、計(jì)量單、機(jī)器設(shè)備隨機(jī)檔案資料等由采購員負(fù)責(zé)收集管理。全部技術(shù)資料由采購員負(fù)責(zé)交公司綜合管理部檔案管理人員歸檔管理。
第二十六條 物資到貨數(shù)量短交,采購員須要求供方及時(shí)補(bǔ)足,物資到貨數(shù)量出現(xiàn)超交,采購員要及時(shí)匯報(bào),并做好情況記錄。
第二十七條 物資驗(yàn)收質(zhì)量不合格由市場(chǎng)部物資采購中心負(fù)責(zé)出具不合格品處置報(bào)告,公司分管組總經(jīng)理批準(zhǔn)后與供方協(xié)商,按照合同規(guī)定辦理退貨索賠等事宜。
第二十八條 對(duì)符合要求的合格產(chǎn)品辦理驗(yàn)收入庫,限額內(nèi)的數(shù)量損耗由財(cái)務(wù)部及時(shí)處理,無質(zhì)量檢驗(yàn)合格報(bào)告及外觀檢驗(yàn)不符合合同要求的不得辦理入庫,有超限額數(shù)量損耗的也不得辦理入庫。
第十章 發(fā)票的審批
第二十九條 市場(chǎng)部物資采購中心收到發(fā)票后,采購員持票到庫房和保管員核對(duì)后在發(fā)票上經(jīng)辦人處簽字,然后將入庫單附后,交由物資采購中心負(fù)責(zé)人審核、公司分管副總經(jīng)理審批后到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷事宜。
第三十條 財(cái)務(wù)部認(rèn)真審核,根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。
第十一章 貨款支付、核算記賬
第三十一條 合同約定有付款方式的按合同約定付款;大宗、常用材料,當(dāng)月供貨,當(dāng)月開票,隔月付款;低值易耗品按月結(jié)算付款。
第三十二條 每月末市場(chǎng)部物資采購中心根據(jù)采購合同約定或公司相關(guān)的付款規(guī)定,編制月度付款計(jì)劃。月度付款計(jì)劃經(jīng)公司分管副總經(jīng)理根據(jù)月度資金會(huì)議決定審核批準(zhǔn)后報(bào)財(cái)務(wù)部。
第三十三條 財(cái)務(wù)部根據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的付款申請(qǐng)支付款項(xiàng),并進(jìn)行賬務(wù)處理。
第三十四條 財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度和規(guī)定,正確核算物資采購成本、庫存成本,并進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理;與倉庫部門定期進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),做到賬、卡、物相符。
第十二章 經(jīng)營活動(dòng)分析
第三十五條 市場(chǎng)部物資采購中心定期匯總分析采購物資的數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量狀況、采購費(fèi)用、供應(yīng)商選擇、需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、市場(chǎng)供應(yīng)供需情況、價(jià)格走勢(shì)等,提出采購建議和下一階段的控制目標(biāo)。
第三十六條
第三十七條
第十三章 本規(guī)定由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)解釋。 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。
公司物資采購管理規(guī)定范文相關(guān)文章:
公司物資采購管理規(guī)定范文3篇
下一篇:公司吸煙管理規(guī)定范文