文秘接待談話禮儀
交談是秘書活動必不可少的內(nèi)容,了解談話過程中應(yīng)注意的禮儀問題,對秘書而言是非常重要的。它不僅有利于結(jié)交新朋友,還能通過融洽的交談增進彼此的了解,建立起持久、穩(wěn)定的關(guān)系。
(1)受中國傳統(tǒng)文化的影響,開始交談時的寒暄是十分必要的。初次見面,最好先做一個簡單的自我介紹,等雙方有所了解、氣氛融洽后再切入主題。如果一開始就“開門見山”,容易使人覺得生硬,讓人感到突然,勢必影響交談的效果。
(2)交談過程中,態(tài)度要誠懇。開誠布公、坦率真誠的談話態(tài)度,容易使人接受,也讓人感覺親切自然。如果虛情假意、言不由衷、夸夸其談或是盛氣凌人,就容易造成交談的障礙,出現(xiàn)“話不投機半句多”的尷尬局面。
(3)交談時要精神集中,眼光要正視對方以示尊重。談話時不要東張西望、視聽非聽或翻閱書報,甚至邊談邊處理一些與談話內(nèi)容毫無關(guān)系的事情;不要隨意打哈欠、伸懶腰,顯出一副疲憊不堪的樣子;也不要時不時地看鐘表,顯得心不在焉的樣子。這些行為都是極不禮貌和不尊重對方的表現(xiàn),極容易給他人造成不良的印象。
(4)要用平等的談話態(tài)度對待對方。交談過程中,即使自己對問題有正確精辟的見解,也不能以居高臨下、不容置疑的態(tài)度說話,那樣只會使對方產(chǎn)生本能的反感,給人留下自以為是、高人一等的不良印象。平等的談話態(tài)度有利于談話雙方深入地探討問題,表達各自的想法,最終達成共識。
(5)談話的忌諱。要達到良好的談話效果,除了上述的注意點之外,秘書人員還應(yīng)了解交談中的忌諱。談話過程中,盡量不要涉及到容易引起痛苦、傷悲等消極情緒的事,以免使對方感到不快;如果無法回避,語言則要注意委婉含蓄。談話中一般不要涉及他人的私生活,以免給人留下庸俗無聊的印象。如果在交談中無意刺傷了對方,應(yīng)立即道歉、請求原諒,這是社交中應(yīng)有的風度。