文秘述職報告寫作要領(lǐng)

　　寫作是文秘的工作之一，本文為大家提供文秘寫作基礎(chǔ)，歡迎大家學(xué)習(xí)借鑒。

　　法定社會組織的機關(guān)和部門的負責人一般要對權(quán)力機關(guān)如上級機關(guān)部門或者代表大會、董事會等作述職報告，這是推動社會組織工作的重要因素，對于促進和監(jiān)督社會組織各項工作有著重要的意義。

　　述職報告可以說是工作報告中的總結(jié)性報告。報告是向上級機關(guān)陳述事項的上行文，屬于行政公文中議案、報告和請示三個上行文之一?！秶倚姓奶幚磙k法》規(guī)定“報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。報告中的總結(jié)性報告多用于提交大會進行討論，如各級政府向同級人民代表大會所作的“政府工作報告”。這種報告雖然是代表法定社會組織及其部門的，卻是在報告人自身負有全責的情況下運轉(zhuǎn)工作的，實質(zhì)上就是述職報告。可以看出，述職報告是社會組織機關(guān)和部門的負責人向上級管理機關(guān)陳述自己某一階段工作情況，進行總的回顧，找出內(nèi)在規(guī)律，以指導(dǎo)未來實踐的履行職務(wù)情況的口頭報告。作為綜合性較強的公文，屬于報告的一種，又與總結(jié)和講話稿相似。

　　一、述職報告的特點

　　(一)個人性。述職報告對自身所負責的組織或者部門在某一階段的工作進行全面的回顧，按照法規(guī)在一定時間(立法會議或者上級開會期間和工作任期之后)進行，要從工作實踐中去總結(jié)成績和經(jīng)驗，找出不足與教訓(xùn)，從而對過去的工作做出正確的結(jié)論。與一般報告不一樣的是，述職報告特別強調(diào)個人性。個人對工作負有職責。自己親身經(jīng)歷或者督查的材料必須真實。這就要在寫作上更多地采用敘述的表達方式。還要據(jù)實議事，運用畫龍點睛式的議論，提出主題，寫明層義。講究擺事實，講道理;事實是主要的，議論是必要的。在寫法上，以敘述說明為主。敘述不是詳敘，是概敘;說明要平實準確，不能旁征博引。

　　(二)規(guī)律性。述職報告要寫事實，但不是把已經(jīng)發(fā)生過的事實簡單地羅列在一起。它必須對搜集來的事實、數(shù)據(jù)、材料等進行認真的歸類、整理、分析、研究。通過這一過程，從中找出某種帶有普遍性的規(guī)律，得出公正的評價議論，即主題和層義以及眾多小觀點(包括了經(jīng)驗和規(guī)律的思想認識)。議論不是邏輯論證式，而是論斷式，因為自身情況就是事實論據(jù)。如果不能把感性的事實上升到理性的規(guī)律性的高度，就不可能作為未來行動的向?qū)?。當然，述職報告中?guī)律性的認識，是從實際出發(fā)的認識，實踐理性很強，也就不需要很高的思辯性。不管怎樣，述職報告是否具有理論性、規(guī)律性是衡量一篇述職報告好壞的重要標志。述職報告的目的在于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，使未來的工作能在前期工作的基礎(chǔ)上有所進步，有所提高，因此述職報告對以后的工作具有很強的借鑒作用。任何一項工作都不可能是憑空而來，總是具有一定的繼承性與創(chuàng)新性。而繼承性，就是要繼承以前工作中的一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以創(chuàng)新，工作才會有進步，完全拋離過去的工作創(chuàng)新是不可能的。策略性也是規(guī)律性的一個方面。策略即今后工作計劃，是述職報告的重點內(nèi)容。

　　(三)通俗性。面對會議聽眾，要盡可能讓個性不同、情況各異的與會代表全部聽懂，這就決定了講話稿必須具有通俗性。對于與會者來說，內(nèi)容應(yīng)當是通俗易懂的。即使是專業(yè)性、學(xué)術(shù)性很強的內(nèi)容，也要盡可能明晰準確，以與會者理解為標準。形式更是通俗的。結(jié)構(gòu)是格式化的。語言則是口語化的。不同于一般的科學(xué)文章，更不同于一般的公文，最明顯的一點是語言的口語化。一般的科學(xué)文章，主要訴諸人們的視覺，要讓讀者理解，語言就要概括精練，甚至講究專業(yè)性。而一般公文尤其是行政公文，語言更是規(guī)范的，有的格式用語甚至是特定的，最重視的是準確、明晰、簡練和。相反，講話稿的語言則由講話的本身性質(zhì)所決定的，必須口語化。由于講話是聲入心通的人和人之間的傳播活動，需要更加適應(yīng)人們的接受心理，拉近講話者和聽眾的心理距離，這就特別講究語言的大眾化、口語化。

　　(三)藝術(shù)性。述職報告的藝術(shù)性是魅力所在，直接影響著整個報告這一藝術(shù)生命體。這樣，寫作述職報告必然聯(lián)系整體的講話活動特點來進行。“述職報告”一詞，可以分為兩部分來看待：“述職”，是主體的實質(zhì)性道理。“報告”，是呈現(xiàn)表像而又整體的藝術(shù)生命體。報告者要兩者并重。寫作述職報告，最好從上述總的認識出發(fā)。

　　通俗性和藝術(shù)性，一般表現(xiàn)在口語化、感情化、個性化的語言上。寫述職報告時要變文字為有聲語言：1.語言生活化、口語化、大眾化。2.多用短句子，注意長短交叉合理，隨物(公務(wù)和感情)賦形。3.慎用文語(古語和歐化語)，作點綴之用。4.少用單音詞。5.避免同音不同義或易混淆的詞語。6.不隨便用簡略語。7.還可以適當增加語氣詞如“吧”、“嗎”之類。8.為了方便聆聽，有些標點符號還要用文字代替，如頓號改為“和”，破折號改為“是”，引號表示否定時加“所謂”，括號補充另用文字說明等。

　　二、 述職報告的主題

　　述職報告這種帶有藝術(shù)性的論說文，正如所有科學(xué)文章如議論文、說明文一樣，一定要明確樹立一個鮮明的主題，即一個判斷句，還要在報告中反復(fù)突出。提取對現(xiàn)實公務(wù)的認識，一定要從客觀上考慮報告對象所關(guān)心的問題，針對問題作出自己的解答。要適應(yīng)受眾的心理需要，使之產(chǎn)生親切感、參與感和沖擊力。主題一般是明晰的，但是，比起一般的事務(wù)性公文寫作來說主題要集中、新穎、深刻得多。主題要概括全文內(nèi)容即對社會組織公務(wù)情況的深刻認識及辦事意向。工作的“主張”、目標，在報告中就是“主題”。確定主題，這是寫作首要而且最為重要的工作。要總結(jié)出一個集中議論的句子即主題句——口號、標語、廣告語，深入人心，作為標題并貫穿全文、反復(fù)突出，還要符合記憶規(guī)律(7個字左右)，最好讓聽眾口耳相傳。

　　1、主題的本質(zhì)：抽象性——觀念認識，不是感受，是抽象的成果。清清楚楚。是邏輯判斷。正確的主題認識應(yīng)是從它的本質(zhì)屬性出發(fā)的。主題的本質(zhì)屬性是抽象性，也就是說，它是對于事物的一個中心認識判斷。

　　主題的抽象性更表現(xiàn)在它的具體表達形式是一個邏輯判斷句。正如古人所說，要“立片言以居要，乃一篇之警策”，“擴之則為千萬言，約之則為一言”。正確的主題寫法是一個有主語(可以省略)、謂語和賓語(也可以單獨省略)的判斷句。如文藝性通訊《誰是最可愛的人》的主題就是一句話“志愿軍是最可愛的人”。

　　2、主題句的層次：正如靈魂的高低決定著人的水平一樣，主題句的高低也決定著全文的水平，也就是說主題句具有層次性。作者一定要充分發(fā)揮主觀性，讓主題句達到更高的層次。我們不談作者自身修養(yǎng)的提高問題，僅就主題句本身的提煉簡要地談一談。主題可以有五個層次。

　　(1)客觀特色層次。主題句最基本的層次應(yīng)該是客觀層次，即主題句準確反映了演講稿中心內(nèi)容

　　的本質(zhì)真實和客觀特色。如：“建設(shè)經(jīng)濟效益高的……”

　　(2)時代特色層次。時代特色中最突出的是科學(xué)技術(shù)。這種主題句是具有科學(xué)技術(shù)新穎性和先進性的認識。 如：“建設(shè)信息時代的……”

　　(3)文化色彩層次。這就要求作者的思想文化修養(yǎng)的提高。如：“建設(shè)小康(大同)的……”

　　(4)哲理意味層次。 哲理簡單地說就是具有普遍性和永久性的理趣。如：“建設(shè)世界性的、永久性的……”

　　(5)審美生命層次。黑格爾認為美學(xué)是哲學(xué)的高度發(fā)展，而哲學(xué)又是人類所有認識的精華。所謂美，其實就是促發(fā)人們積極意義的高級生命及其自由創(chuàng)造的本質(zhì)。據(jù)此，筆者以為，主題句最高的層次應(yīng)該是審美的生命認識。如：“建設(shè)全新的自由人聯(lián)合體(馬克思語)的……”

　　3、主題句的表達：當然主題存在著具體的復(fù)雜情況，特別是因文體而異，但是都應(yīng)用一句話來準確表達。在教學(xué)文體議論文、說明文和記敘文以及應(yīng)用文中，主題不論是稱為中心論點、中心思想還是稱為主旨，都應(yīng)是一句簡單的話。主題句的位置：

　　標題 較多主題句?；蛘哒}是主題，而副題則是“在某會議上的報告”。

　　開頭 一般要在段尾寫出主題句。

　　中間 主要采用分析法——分出二三層來，說明主題為什么(主張)和怎么樣(措施)，行文中兼用其它論證方法如列舉事實的例證法。在中間部分的靠后處突出主題句。

　　結(jié)論 重申主題句，可以在字句上變化，或更深入一步。