怎樣做好文秘工作
做好文秘工作是一個稱職文秘的基礎(chǔ),那么怎樣做好呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的怎樣做好文秘工作,僅供參考。
怎樣做好文秘工作
(一)、基本素質(zhì)
1、身體素質(zhì):健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、心理素質(zhì):要時刻保持良好的心態(tài),心理狀態(tài)要正常,不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、思想素質(zhì):這是更高的一項要求,作為現(xiàn)代社會的高級管理人員,在一個國際知名的機構(gòu)里工作,應(yīng)當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神,此外,還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
在現(xiàn)代社會里,人們的工作生活的節(jié)奏加快,社會的變化日新月異,外邊的世界很精彩,幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生,且不說每天的國內(nèi)外形勢,就在我們身邊,就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事,今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天,你的哥們當了大官,前天,你的一個熟人因腐敗問題露餡,進去了。這些都會令你感慨,但不要受各種情況的影響,不能看人家發(fā)財了,就想到,做人就得膽大;而一看到出問題的,馬上又一轉(zhuǎn)念,做人還是謹慎為好!
做人要心胸寬闊,不要心胸狹窄,小肚雞腸。我們在現(xiàn)實社會里生存,每一天
(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、理論知識:必須認識到理論學(xué)習(xí)的重要性,一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識,包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息,關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。
2、實踐經(jīng)驗:要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗,盡量避免走彎路,要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流,要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)。
3、辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務(wù),都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)
(三)、文化素質(zhì)
1、社會科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定的文化素養(yǎng),也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。相傳,在清朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低,寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化,上聯(lián)曰:江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯(lián)對之:塞北一天一地一圣人。語出驚人,頓受青睞。江南秀才們進而問到,先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到:天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此,一句對聯(lián),一首詩完成了招考工作。
2、自然科學(xué):仲裁、調(diào)解案件五花八門,常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識,如機械設(shè)備,建筑工程,醫(yī)藥化學(xué)等。一方面,我們平時要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。
3、外語:我們辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經(jīng)常涉及外國當事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。
(四)此外,學(xué)會一些有益的技能,如電腦、開車,琴棋書畫等,也是很有好處的。
俗話說,“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng),掌握了某種技能,總會有你顯山露水那一天,同樣,假如你在那一方面尚存缺陷,則一定會有你無地自容的那一刻。
但有一點要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實自己的其它知識與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務(wù)正業(yè)”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)
工作原則:在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。
工作方法:為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河:
你可以選擇游泳,劃船,架橋等,關(guān)鍵是要選擇切實可行的方法。
工作藝術(shù):通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,順利地完成工作任務(wù),同時給人以美的感覺和享受。
作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員,我們應(yīng)該學(xué)會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術(shù)。為此,我們要做到以下幾點:
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系:包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間,同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當事人的關(guān)系,與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。
在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時,要作到尊重領(lǐng)導(dǎo),維護領(lǐng)導(dǎo)的威信,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點。比如,有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強,凡是愛有個前因后果,對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實,擺觀點,有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點,目的是為了更好地做好工作。當然,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下,要敢于提出自己的觀點,要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng),也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。
對仲裁員/調(diào)解員要尊重,當好他們的助手和參謀,但不要越俎代庖。要各司其責,互相配合,共同把工作做好。
此外,要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系,如外貿(mào)部門,商檢機構(gòu),會計師事務(wù)所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。
2、要掌握理事藝術(shù)
(1)工作要有計劃
長遠計劃:五年、三年、一年
短期計劃:一個月、一個星期、每一天
(2)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再辦;一件事情要一抓到底,不要半途而廢。目標明確,有始有終。
(3)始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦,急事先辦,及時處理;對大事要高度重視,一抓到底,而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。
3、要有較高的說、寫能力,即語言表達能力和文字寫作功夫,這也是做好秘書工作必須具備的。
我們在實際工作中,都體會到,秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。然俗語到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運用得好,你會有條不紊,游刃有余;運用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。
四、秘書人員的紀律要求
任何一種組織,都有自己的組織紀律,作為一個從事法律工作的機構(gòu),更應(yīng)該如此。
現(xiàn)在,貿(mào)仲、海仲和調(diào)解中心都有自己的“秘書人員工作守則”,它對秘書人員提出了具體的要求,這就是我們的紀律,每一條都應(yīng)自覺遵守。各個“守則”雖然在內(nèi)容上各有特點,但從要點上看,大體上可分為三個方面:
1、忠于職守,愛崗敬業(yè)
2、秉公辦事,廉潔自律
3、保密制度,嚴格遵守
其具體內(nèi)容是不言自明的,無須再作解釋,只是對我們每一個做秘書的來說,要時刻提醒自己,嚴格遵守這些紀律。
在當今社會,在知識經(jīng)濟的今天,人的現(xiàn)代化素質(zhì),是一個人,一個單位,乃至一個國家生存與發(fā)展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力,取決于這個單位工作人員整體素質(zhì)的提高。在我們這種單位,秘書人員的工作十分重要,秘書人員既是業(yè)務(wù)人員,也是管理人員,秘書人員的素質(zhì)及其工作效率,直接影響到整個單位的形象及其在市場經(jīng)濟環(huán)境中的競爭力。因此,一方面,秘書人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率;另一方面,領(lǐng)導(dǎo)人員要注意對智力資源的不斷開發(fā),對知識含量的不斷充實以及對人才資源的合理配置。
如何做好文秘工作
文秘工作是各級行政機關(guān)的一項重要的、經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作,是機關(guān)辦公室的一個重要組成部分。工作中,領(lǐng)導(dǎo)要做到?jīng)Q策科學(xué)化,離不開文秘人員的協(xié)助。因為文秘人員一方面處理著大量的日常事務(wù)工作,使得領(lǐng)導(dǎo)能集中精力考慮決策問題。另外,還能發(fā)揮他們了解全面情況,掌握多方面信息的優(yōu)勢,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,提供合理合適的建議。黨政機關(guān)文秘人員更是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,擔負著聯(lián)絡(luò)上下、協(xié)調(diào)左右、參與政務(wù)、辦理事務(wù)的重要角色。文秘人員的素質(zhì)如何直接影響著部門和單位的形象,影響著黨和人民群眾的聯(lián)系。所以說,文秘工作雖然頭緒多,任務(wù)重,但是它的重要性決定著必須把工作搞好。
主動做好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作,幫助領(lǐng)導(dǎo)有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作,做到忙而不亂。并從過去偏重辦文辦事,轉(zhuǎn)變到即辦文辦事,又出謀劃策。
組織起草本單位工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和規(guī)章制度,對需上報、下發(fā)的文稿進行政策、文字上的把關(guān)。對單位進行的會議、學(xué)習(xí)、座談及調(diào)研情況等做詳細的記錄,并歸類保存。
開展調(diào)查研究,聚焦工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和熱點、焦點問題,從政治、政策、從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā),客觀分析問題,并及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,提出合理性建議。
對上級機關(guān)的來文和下屬職員的報告,要及時轉(zhuǎn)交給領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示,具體落實承辦,如期上報辦理結(jié)果。并且要學(xué)會領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思,做到想領(lǐng)導(dǎo)所想,急領(lǐng)導(dǎo)所急,辦領(lǐng)導(dǎo)想辦,使自己的工作具備超前性和預(yù)見性,真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
文秘人員除了具備以上工作人員的基本條件外,還應(yīng)自覺、全面地加強自身素質(zhì),努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洌群细裼址Q職的工作人員。
要有良好的思想素質(zhì)。思想,思維活動的結(jié)果。一切根據(jù)和符合于客觀事實的思想是正確的思想,它對客觀事物的發(fā)展起促進作用。反之,則是對客觀事物的發(fā)展起到阻礙作用。因此文秘人員在工作中必須主動學(xué)習(xí)“三個代表”重要思想,科學(xué)發(fā)展觀等理論知識,武裝頭腦;博覽群書,樹立積極向上的人生態(tài)度,有合乎實際的價值目標;要做到干一行,愛一行,敬業(yè)愛崗,認真工作,奉獻自己的力量。
要有誠信的人品素質(zhì)。文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員,是同事的伙伴。因此在工作中要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排,尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見,維護領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,樹立領(lǐng)導(dǎo)的形象;與同事之間應(yīng)團結(jié)一致,互幫互助,和睦友善,凝造良好的工作環(huán)境;對待自身要嚴格要求,提倡“三老”原則,做老實人,說老實話,干老實事,樹立良好的信譽,說話、辦事講信用,答應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作或別人的事情要按時、按要求完成。
要有健康的心理素質(zhì)。首先要有自信,相信自己有能力、有把握完成領(lǐng)導(dǎo)派達的各項工作、任務(wù)。不自卑、不自負、不過高估計自己,有能力就干,沒能力就學(xué)。其次是冷靜,在工作中,不要被工作多、任務(wù)重迷糊了眼睛,沖亂了思想,要學(xué)會穩(wěn)定情緒、冷靜思考、合理安排、逐項辦理,出色完成任務(wù)。三是平衡,文秘人員不僅工作多、加班多,而且受批評多、落埋怨多。要學(xué)會調(diào)整自己的心理平衡,對上忍,對下容,經(jīng)得起敲打,聽得起批評,受得起委屈,耐得住刺激。
要有豐富的文化素質(zhì)。博學(xué)多才,是對每個人素質(zhì)的共同要求,也是共同渴求,但對于文秘人員來講,要把豐富的知識儲備作為基礎(chǔ)。基礎(chǔ)知識是文秘人員必須具備的最起碼的知識面,基礎(chǔ)知識越扎實、豐富,其工作潛能發(fā)揮就越大。對于專業(yè)知識的學(xué)習(xí),不但要學(xué)會寫作的基本理論知識,還要掌握高水平的寫作技巧。另外也要了解熟悉本單位的行業(yè)專業(yè)知識,強化政策研究知識的學(xué)習(xí)。
要有扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)。書面表達能力,就是要把思想按照規(guī)范的格式和要求轉(zhuǎn)化為文字的一種形式,是文秘人員最為經(jīng)常性的工作,要完成好這項工作,就必須具備熟練的書面表達技巧,使文件內(nèi)容行文流暢、語體得當、內(nèi)容明曉、格式規(guī)范。口語表達能力,是文秘人員開展工作的基礎(chǔ)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,上傳下達、組織協(xié)調(diào)、溝通交流等日常工作都離不開語言表達,因此要做到口齒清楚、語調(diào)平穩(wěn)、條理分明、中心明確。獨立辦事能力,主要體現(xiàn)于較強的理解與溝通能力。即能快速理解領(lǐng)導(dǎo)決策意圖、能善于分類思索、能及時抓住事物的關(guān)鍵和實質(zhì),提出有效的解決方案并圓滿完成。
社會在進步,時代在發(fā)展,人們的觀念也在變化,文秘的職能也隨著辦公室職能人員的基本素質(zhì)提出了更多更高要求,既要有完成各種任務(wù)的有形的素質(zhì)能力,又要有無形的素質(zhì)能力。所以說,作為一名文秘人員,只有在實踐中不斷學(xué)習(xí),在學(xué)習(xí)中不斷鍛煉,在鍛煉中不斷領(lǐng)會自身的潛力,那樣才會成為德才兼?zhèn)?,合格稱職的工作人員;才能充分體現(xiàn)文秘人員的價值崗位。
怎樣做好秘書工作
我所理解的秘書工作就是“要有較強的文字組成能力、熟悉本單位的工作性質(zhì)和各部門的工作任務(wù),做好上傳下達,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù),協(xié)調(diào)完成各部門的工作計劃、計劃完成、工作總結(jié)等文字方面工作”的一項綜合性服務(wù)工作。要想做好秘書工作我個人認為應(yīng)該從以下幾個方面努力。
一、 要有正確的工作態(tài)度
我們不管做什么事情都應(yīng)有一個積極的態(tài)度,特別對待工作,更應(yīng)如此。良好的工作態(tài)度是出色完成工作的前提和保障。記得一位偉人曾說過:“你的心態(tài)就是你真正的主人”。你的態(tài)度如何,在一定程度上已決定你是失敗還是成功。要改變現(xiàn)狀、克服困難,首先要做的就是要端正態(tài)度,沒有正確的態(tài)度,這一切就無從談起。那么,我們應(yīng)該樹立什么樣的工作態(tài)度,才能享受到工作的樂趣,取得事業(yè)的成功呢?作為秘書我認為勤奮、踏實、細致、嚴謹是我們應(yīng)有的工作態(tài)度!
二、要具備秘書應(yīng)有的基本素質(zhì)
秘書工作是一份復(fù)雜而且特別能考驗人能力的工作。
首先:應(yīng)該具有較高的文字水平。秘書工作人員的一個重要任務(wù),就是從事大量的文字處理工作。所以,秘書人員必須具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn),要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實的內(nèi)容,并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員要加強寫作實踐,熟練掌握各類公文特點、寫作要求和語言表達技巧,要深入基層熟悉、掌握工作人員的工作情況和任務(wù)完成情況,隨時注意收集素材、積累資料,不斷提高寫作水平。在這一點上,我雖然從事過兩年的辦公室工作,但離領(lǐng)導(dǎo)的要求還有很大差距。今后我定會更加努力提高此方面的能力;
其次:較強的組織能力。根據(jù)職責的要求,秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖擬訂計劃布置各類會議和活動,如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作做好。所以,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和領(lǐng)導(dǎo)是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點,統(tǒng)籌安排工作。提高組織能力,向領(lǐng)導(dǎo)和身邊的同志學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢,新變化也是秘書工作的快捷途徑。
然后:廣泛的社交能力,也是秘書工作不可或缺的一部分。當前社會交往已成為社會各階層的一項 “熱門”活動。社交不僅可以開闊視野,增長知識。還可以博采眾長,學(xué)習(xí)各方面的知識以豐富自己。與此同時社交也是秘書辦事的重要輔助工具,往往好的人際交往通常能使事情干起來事半功倍。
三、要不斷提高自身綜合素質(zhì)
秘書工作的專業(yè)性和復(fù)雜性要求我們必須不斷地學(xué)習(xí)、不斷地練習(xí),在學(xué)習(xí)中實踐,在實踐中學(xué)習(xí),完善自己、錘煉自己,才能做實做好.不斷的學(xué)習(xí),才能使我們跟上時代的步伐,適應(yīng)不斷發(fā)展的社會。對此,我們要本著活到老,學(xué)到老宗旨不斷提升自我,扎實基本功,拓展眼界,只有這樣才能更好地適應(yīng)工作的需要,完成上級下達和單位領(lǐng)導(dǎo)安排的各項工作。
四、要有基本的職業(yè)道德.
秘書工作直接關(guān)聯(lián)著機構(gòu)或部門的命運,所以秘書工作必須做到以下三個保證:保證忠于職守、愛崗敬業(yè),保證秉公辦事、廉潔自律,保證嚴守機密、遵紀守法。不該做的不做,不該聽的不聽,不該傳的不傳,一切以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作和做好事實為出發(fā)點。 “精心做好每件事,忠誠服務(wù)每一天,微笑面對生活”,我想、這就是做好秘書工作的決竅。
總之要做好秘書工作就應(yīng)該“腿要勤、眼要尖、手要快、心要細、嘴要嚴”,在今后的工作當中我一定會遵守這些職業(yè)的基本素養(yǎng),不斷加強學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì),為本單位的健康發(fā)展,也為領(lǐng)導(dǎo)更省時、更準確的做出決策,做好份內(nèi)工作。
看了怎樣做好文秘工作的人還看了:
5.秘書工作心得體會