秘書學的案例及其分析
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秘書學的案例及其分析
公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公司收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信，總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理，正好銷售科的小李走過辦公司，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公司收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理會參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有2張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有3張照片，小蘇卟知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
問題： 小蘇處理郵件的做法是否正確?
如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?
分析
不正確。
首先天津分公司的信是總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理，秘書小蘇應該親自把信件交給銷售科的科長，而不是讓小李轉(zhuǎn)交。因為信件來自分公司，那么應該是非常重要的，總經(jīng)理才交代別人來處理。而且，公司信件說不定涉及公司的機密，讓人轉(zhuǎn)交有可能會發(fā)生泄密事件，也有可能發(fā)生信件遺失事件，所以，應該慎重處理。
其次，寫明總經(jīng)理親啟的信件，小蘇直接放到總經(jīng)理辦公桌抽屜里是不對的。這樣的信件有可能是急件，有可能是垃圾信件，也是要處理的。小蘇應該把這封信的到來告訴總經(jīng)理，然后按照他的指示來操作，而不應該擅自處理。
然后是對邀請總經(jīng)理參加研討會的信件，小蘇擅自替總經(jīng)理接受要請和簽名，這是不對的。秘書沒有權(quán)利替上司決定任何事情。哪怕是事先知道會這樣做、有可能這樣做的事，都沒有權(quán)利在沒有授權(quán)的情況下替領(lǐng)導回復，因為秘書不是領(lǐng)導本人。而且總經(jīng)理出差預定是20號回來，20號只是個預定時間而已，能否按時回來還是個未知數(shù)，即使行程不變，但是也可能會遇上交通延時等突發(fā)事件，在情況未明之下，小蘇應該將此事轉(zhuǎn)達給總經(jīng)理，然后問清楚總經(jīng)理是否一定會出席研討會，了解清楚領(lǐng)導的意向，然后問清楚是否要回復，讓總經(jīng)理作決定再進行操作。
最后是第二封信，里面附有產(chǎn)品樣品的照片2張，但是附件說明有3張照片，這是明顯出現(xiàn)了紕漏，但不知是照片出紕漏還是附件說明出紕漏。遇到這種事一定要知情與寄信人，問清楚情況，然后再協(xié)商處理。但小蘇把照片又放回信封中，不予以處理，這是不對的。
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