秘書實務(wù)案例及分析
秘書實務(wù)案例及分析
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秘書實務(wù)案例及分析
上司辦公桌上的機密文件
琳達是費希德(上海)公司銷售部經(jīng)理的秘書，不過她當(dāng)秘書還不到一個月。這天上午，琳達的上司被公司市場總監(jiān)叫去了，他倆站在辦公室門口聊天。上司辦公桌上的電話鈴響了，琳達過去接電話時，發(fā)現(xiàn)上司的桌子有份印有“公司機密 不得外傳”的文件翻開在那里。面對這種情況，琳達應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、因為是在上司的辦公室，公司外部的人也看不見這份文件，所以，這么放著沒什么事。
b、給正在與市場總監(jiān)聊天的上司發(fā)短信，請示他如何處置辦公桌上的機密文件。
c、將文件放進保險柜里，上司回來后，馬上向他報告。
d、給老同事艾瑪打電話，問她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起來。
e、機密文件這么攤著可能會被不該看到的人看到，所以用其它資料將文件蓋上。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案e
公司的機密文件讓不該看到的人看到了會惹出麻煩，所以，作為助手，秘書有責(zé)任幫上司保管好文件。但是，上司畢竟沒有走多遠，也許一會兒就回來了，所以，只要簡單把它蓋好就行了。
秘書工作的基本原則
琳達是騰飛儀器(北京)公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。她上個月才大學(xué)畢業(yè)，人力資源部請一位老同事對她進行培訓(xùn)。這位老同事告訴她做秘書工作的一些基本原則。下面有5個選項：
a、在處理上司交辦的工作時，如果遇到不明白的地方，不要自作主張，而是在請上司確認(rèn)之后再處理。
b、在上司身邊工作，肯定會比一般員工多知道一些公司機密，所以，即使知道了也要裝作不知道。
c、秘書不能只等上司給自己交辦工作，應(yīng)該學(xué)會自己找事做。
d、即使上司指示你幫他處理一些個人私事，你同樣要處理好。這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系，可以在處理完之后再去確認(rèn)。
e、因為秘書的工作就是幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，秘書應(yīng)仔細觀察上司，了解他現(xiàn)在想做什么，從而提前主動為他提供幫助。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
答案d
企業(yè)為領(lǐng)導(dǎo)人配備秘書就是為了讓上司專心致志地工作，幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，幫上司處理一些雜事或私人事物是秘書的份內(nèi)工作，因此，就沒有必要去確認(rèn)這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系。
上司自己的工作出錯
琳達是香港瑪麗制衣(深圳)公司總經(jīng)理秘書。這天上午，琳達一邊在前臺值班，一邊潤色給總經(jīng)理起草的發(fā)言稿。當(dāng)琳達正在給一位新來的客人沏茶時，行政部經(jīng)理過來說總經(jīng)理急著要看發(fā)言稿。琳達說還有點沒改完，如果總經(jīng)理急著要，那就請他幫忙把把關(guān)再送給總經(jīng)理，他說沒問題。但中午的時候行政部經(jīng)理對琳達大發(fā)脾氣，說總經(jīng)理對發(fā)言稿很不滿意。面對這種情況，琳達應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、由于當(dāng)時太忙，沒有仔細檢查，我下次一定注意!
b、我當(dāng)時就給你說清楚了還沒改完，你應(yīng)改完之后再交給總經(jīng)理呀!
c、實在不好意思，我今后一定注意!
d、頭，別太在意，就是總經(jīng)理自己不也經(jīng)常出點小差錯嗎?!
e、總經(jīng)理也是雞蛋里面挑骨頭，有點小毛病自己隨手改改不就完了嗎?!
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案是c。
秘書在發(fā)現(xiàn)工作出現(xiàn)失誤之后，無論什么原因，在第一時間道歉，表明了你的人品和態(tài)度。秘書不論在什么情況下都要誠實和謙遜。
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