秘書接待實(shí)務(wù)案例分析
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秘書接待實(shí)務(wù)案例分析
上司在走廊上聊天
琳達(dá)是梅隆娛樂(上海)公司市場(chǎng)部經(jīng)理的秘書。這天上午十點(diǎn)鐘，上海陽光文化公司的徐總?cè)缂s準(zhǔn)時(shí)到了。琳達(dá)把客人領(lǐng)到會(huì)客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達(dá)出來一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營(yíng)銷總監(jiān)說話。而對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、對(duì)上海陽光文化公司的徐總說：“我們經(jīng)理現(xiàn)在不在座位上。按理他應(yīng)在座位上，我再去找一找，如何?”
b、上司正在與公司營(yíng)銷總監(jiān)說話，看樣子上司知道預(yù)約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達(dá)走上前去悄悄說預(yù)約的客人到了。
c、對(duì)正在與公司營(yíng)銷總監(jiān)談話的上司說：“不好意思，打斷你們的談話。您預(yù)約的客人已經(jīng)到了。是否還讓他等一會(huì)兒?”
d、對(duì)正在與上司談話的營(yíng)銷總監(jiān)說：“不好意思，打斷你們的談話。預(yù)約的客人已經(jīng)到了。你們的談話是否可以等一會(huì)兒再繼續(xù)?”
e、對(duì)上海陽光文化公司的徐總說：“實(shí)在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時(shí)間見面好嗎?”
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案c
即使是在與公司營(yíng)銷總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預(yù)約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當(dāng)然，上司與公司營(yíng)銷總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會(huì)兒。但不管怎樣，琳達(dá)還要問一下上司的意見。
客人提前到達(dá)
琳達(dá)是斯邁爾機(jī)械(上海)公司總經(jīng)理的秘書。這天下午2點(diǎn)，江蘇萬馬公司江總來訪。琳達(dá)看了看日程表，上司與江總約好是3點(diǎn)見面，現(xiàn)在對(duì)方提早1小時(shí)到了。上司正在開會(huì)，估計(jì)3點(diǎn)左右結(jié)束。于是琳達(dá)與江總進(jìn)行了下面的一段對(duì)話：
a、琳達(dá)：“可能我聽錯(cuò)了，聽總經(jīng)理說你們約好的是3點(diǎn)?”
江總：“實(shí)在不好意思……我記得似乎是2點(diǎn)。”
b、琳達(dá)：“不知是誰弄錯(cuò)了，反正今后注意一些就可以了。”
江總：“那現(xiàn)在總經(jīng)理正忙著嗎?”
c、琳達(dá)：“實(shí)在不巧，總經(jīng)理正在開會(huì)。我去問一下他，請(qǐng)您稍等一會(huì)兒，可以嗎?”
江總：“給你添麻煩了!”
d、琳達(dá)：“會(huì)議還有30分鐘左右結(jié)束，您能再等一會(huì)兒?jiǎn)?”
江總：“那我就再等一會(huì)兒吧。”
e、琳達(dá)：“那這邊請(qǐng)，我?guī)ソ哟摇?rdquo;
江總：“謝謝!”
請(qǐng)從上面5句話中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
答案是b。
既然對(duì)方說了“實(shí)在不好意思”進(jìn)行了道歉，秘書就沒有必要再提醒對(duì)方“今后注意”了，更何況對(duì)方是老總，是上司的客人。
上司在外面預(yù)約的客人
琳達(dá)是聯(lián)合日化(北京)公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天上午，一個(gè)琳達(dá)不認(rèn)識(shí)的客人來訪。對(duì)方自我介紹，他是琳達(dá)的上司在拜訪客戶時(shí)認(rèn)識(shí)并預(yù)約的客人。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、對(duì)客人說由于是上司外出時(shí)預(yù)約的客人，自己不知道，所以表示道歉。
b、對(duì)客人說，自己沒有聽上司說過這事，問客人上司是在什么時(shí)候和在哪兒與他預(yù)約的。
c、對(duì)客人說等會(huì)兒上司會(huì)打電話回來，她會(huì)轉(zhuǎn)告他，并問對(duì)方是否可以給自己一張名片。
d、上司回公司的時(shí)候，一邊轉(zhuǎn)交客人的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。
e、對(duì)上司說，如果在外面預(yù)約了客人能否提前告訴自己?
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
答案是b。
上司在外面預(yù)約客人，沒有告訴秘書是很正常的。既然是上司預(yù)約的客人，那就沒有必要問對(duì)方上司是在什么時(shí)候和地方預(yù)約他的，給對(duì)方造成一種不信任感。
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