秘書(shū)時(shí)間管理的案例分析
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秘書(shū)時(shí)間管理的案例分析
不便安排約會(huì)的時(shí)間
琳達(dá)是北歐皮具(上海)公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。琳達(dá)在給上司安排日程時(shí)，很大一部分精力是在安排上司的各種約會(huì)。為了避免給上司造成不便，必須把約會(huì)安排在合適的時(shí)間。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、上司下班之后不安排約會(huì)
b、上司出差回來(lái)上班的第一天不安排約會(huì)
c、琳達(dá)自己工作扎堆的時(shí)候不安排約會(huì)
d、上司馬上要外出和外出之后回來(lái)不久不安排約會(huì)
e、中午要開(kāi)始午餐和剛剛用完餐之后不安排約會(huì)
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。
本題答案c
給上司安排工作日程，要盡可能地考慮周全，既要提高工作效率，又要減輕上司的負(fù)擔(dān)，讓上司得到休息。秘書(shū)只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一點(diǎn)，如果有必要，仍要給上司安排約會(huì)。
制定日程表的方法
琳達(dá)是日朗船舶(中國(guó))公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書(shū)，專門(mén)負(fù)責(zé)上司的日程管理。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和當(dāng)天四種日程表。這四種表格相互銜接，滾動(dòng)執(zhí)行。
b、出現(xiàn)了突發(fā)事件后，就應(yīng)當(dāng)馬上記入日程表。如果它與原定的工作安排在時(shí)間上發(fā)生沖突，那就要請(qǐng)上司確認(rèn)哪項(xiàng)工作優(yōu)先。
c、當(dāng)上司打算外出時(shí)對(duì)你說(shuō)“我出去一下”，你除了說(shuō)“我知道了”外，其它什么都不要一說(shuō)。
d、對(duì)上司的私人安排，最好記在自己的工作手冊(cè)上，不要詳細(xì)地記入日程表。
e、如果你估計(jì)上司會(huì)談的時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)，那你就要在上司去會(huì)談之前提醒上司會(huì)談之后的工作。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。
本題答案c
當(dāng)上司對(duì)你說(shuō)“我出去一下”，既不告訴你他去哪里，也不告訴你出去做什么，作為秘書(shū)就沒(méi)有必要多問(wèn)，但是，秘書(shū)作為上司日程的管理者，還是有必要問(wèn)清上司回來(lái)的時(shí)間，否則后面的工作就不好安排。
上司臨時(shí)改變?nèi)粘?/strong>
琳達(dá)是皇冠服飾(上海)公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午快下班的時(shí)候，上司對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“明天早上一上班，我直接去大明公司，與他們的陳總談些事情。明天上午10點(diǎn)鐘佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理要來(lái)公司，你與他聯(lián)系一下，最好把時(shí)間推遲到明下午2點(diǎn)鐘之后。”琳達(dá)按照上司的指示開(kāi)始工作。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)希望將明天上午10點(diǎn)的約會(huì)推遲到明下午2點(diǎn)之后。
b、給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)上司因?yàn)橛屑笔乱ゴ竺鞴荆?qǐng)對(duì)方予以理解。
c、 給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)如果明下午2點(diǎn)方便的話，我們就等待他的到來(lái)。
d、佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理說(shuō)明下午2點(diǎn)能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，于是問(wèn)上司明天幾點(diǎn)能從大明公司那里回來(lái)。
e、與行政部聯(lián)系，更改明天使用接待室的時(shí)間，并更改上司明天的日程表。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。
本題答案b
在現(xiàn)代商業(yè)交往中，提前更改預(yù)約的時(shí)間是很正常的，一般人都能理解和接受。但是，如果你告訴對(duì)方上司是因?yàn)榱硪患夜径念A(yù)約的，那就會(huì)給對(duì)方一個(gè)你優(yōu)先其他公司而不重視他的印象。在這種情況下，你只需要告訴對(duì)方你有急事要改變預(yù)約時(shí)間就行了，告訴對(duì)方變更的理由是不適合的。
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