現(xiàn)代秘書禮儀介紹
現(xiàn)代秘書禮儀介紹
秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，了解和踐行接待禮儀，對于做好現(xiàn)代秘書的禮儀工作具有極其重要的意義，下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于現(xiàn)代秘書禮儀的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
現(xiàn)代秘書禮儀
一、秘書禮儀工作的意義
從秘書工作產(chǎn)生那天起,"禮儀',便是秘書工作的重要職能,隨著社會歷史發(fā)展,禮儀的內(nèi)容和方式有了巨大的變化,秘書人員禮儀素質(zhì)和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應(yīng)變化,但無論這種變化多么廣泛,多么深刻,禮儀工作從未離秘書工作而去.
秘書工作起源于奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的秘書人員.史官執(zhí)掌的工作內(nèi)容極其寬泛,其中的重要職責(zé)便是負責(zé)主持祭祀婚冠大禮—這是典型的禮儀內(nèi)容.到了戰(zhàn)國時期,《周禮》詳備地記載了周朝史官的職務(wù)和分工,這使我們了解到"史官"的工作內(nèi)容與"禮"有千絲萬縷的聯(lián)系.從今天看去,將史官定為"秘書人員'一或"從事秘書性質(zhì)工作的輔助人員"是較合適的,而禮儀則是秘書工作的當然內(nèi)容.為了更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策并處理事務(wù),秘書承擔(dān)了與自然與社會各種關(guān)系打交道的任務(wù),這個任務(wù)中的一切安排打點是禮儀工作的主要內(nèi)容.
"禮"的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開.秘書以執(zhí)掌祭祀來為領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的決策行為和國家重大活動作準備,作鋪墊,作為行動的參考系數(shù).領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威無論是表示"順天承運",還是具體緊張的日理萬機,在當時,總?cè)辈涣诉@種形式的輔助,因為這種形式對領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威行為的合法性和合理性起著重要的決定作用.可見,禮儀原是秘書輔助決策的重要手段.現(xiàn)代社會,禮儀在生活中起著極重要的作用,秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé),技術(shù)水平高,工作質(zhì)量好,辦事效率快固然是秘書人員的重要素質(zhì)體現(xiàn),但禮儀行為的得當,職業(yè)形象的得體,也是領(lǐng)導(dǎo)決策獲得成功的有效因素.秘書的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過秘書的態(tài)度,姿勢,儀表,談吐給對方留下重要的印象,甚至是關(guān)鍵的印象.飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態(tài)度,得體的舉止本身也就是秘書人員素質(zhì)高,業(yè)務(wù)精的體現(xiàn).
一般說來,領(lǐng)導(dǎo)之所以選聘秘書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策活動.領(lǐng)導(dǎo)的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執(zhí)行中不容許有任何伸縮,而秘書的禮儀卻是柔性的,彈性的,它可以緩沖決策的壓力,調(diào)節(jié)決策帶來的緊張,溝通因決策而產(chǎn)生的誤解隔閡.在任何社會條件下,禮儀總是人們共同的需求.因此禮儀對秘書工作具特殊意義.
利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互了解和適應(yīng),這便是公共關(guān)系的任務(wù).秘書工作起著信息的匯總和傳播的作用,建立良好的相互了解和信任的關(guān)系,樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽,是秘書公關(guān)的主要內(nèi)容,在公共關(guān)系中,要做好這些工作,離不開禮儀,應(yīng)努力發(fā)揮禮儀的優(yōu)勢來為公關(guān)服務(wù).禮儀可以調(diào)節(jié)感情,潤滑關(guān)系,這與公共關(guān)系"內(nèi)求團結(jié)完善,外求和諧發(fā)展
"的宗旨是相一致的,公關(guān)的對象具有不同層次,但無論是什么群體或組織都是由"人"組成的,因此,不能撇開禮儀搞公關(guān).拙于策劃會使公關(guān)實務(wù)失敗,而疏于禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現(xiàn).可以說,公關(guān)是禮儀最適用領(lǐng)域,對禮儀的領(lǐng)悟,把握和運用程度的高下直接關(guān)系到公關(guān)實務(wù)的操辦水平.同時,公關(guān)作為一種以傳播手段來協(xié)調(diào)組織與公眾之間關(guān)系的行為,不假以禮儀,也不能實現(xiàn)傳播的雙向信息傳遞.而由于公關(guān)活動中公眾始終是變化著的,不定的問題形成時有公眾對象,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾對象中以新鮮的,積極的感覺體現(xiàn),極大地幫助了公共關(guān)系的實施.
公關(guān)對象的多種多樣,形成了不同的員工關(guān)系,顧客關(guān)系,媒介關(guān)系,股東關(guān)系,社區(qū)關(guān)系,政府關(guān)系,名流關(guān)系等,要適應(yīng)這不同的關(guān)系,依靠順意公眾,轉(zhuǎn)化逆意公眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀.
公共關(guān)系的另一實務(wù)活動就是將社會組織的信息傳播給公眾,并把公眾的信息反饋給社會組織的決策層,秘書要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進行傳播溝通.傳播溝通有多種形式,然而人際傳播還是最基本的,沒有人際傳播,便是大眾傳播也不會順利進行下去.人際傳播,無論是通過儀表服飾,語言,舉止等媒介進行,還是通過電話,電報,書信等書面性媒介進行,都離不開禮儀表現(xiàn)。
可以說,禮儀是傳播的重要媒介.禮儀在公關(guān)實踐中塑造著組織的形象,創(chuàng)造著組織的信譽.它可以幫助體現(xiàn)一個組織的坦誠熱情,實事求是的態(tài)度,并可以承載這種態(tài)度,有了這種真誠的禮儀表現(xiàn),才能實現(xiàn)"和諧發(fā)展",爭取支持的公關(guān)目的.所以,禮儀在秘書的公關(guān)行為中具有關(guān)鍵意義.
二、禮儀與秘書工作的關(guān)系
輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書的天職,輔助領(lǐng)導(dǎo)的手段多種多樣,以禮儀輔助領(lǐng)導(dǎo)是其中之一. 領(lǐng)導(dǎo)是決策者,并依法享有一定的權(quán)威,這使領(lǐng)導(dǎo)既沒必要也不可能事必躬親.領(lǐng)導(dǎo)又因作為一種機構(gòu)的代表,權(quán)力的象征,需要在行事時有相關(guān)禮儀的配襯.秘書的崗位,緊貼領(lǐng)導(dǎo),是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,由秘書安排各種禮儀事項,自然再順理成章不過了.
禮儀是秘書的常務(wù)工作,在輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策的過程中,對禮儀程序作妥善安排,使領(lǐng)導(dǎo)在具體的活動中既體面又掌握主動,是秘書工作者辦事能力的反映.如A企業(yè)的經(jīng)理與B企業(yè)的經(jīng)理在N企業(yè)晤面,秘書在事先將有關(guān)時間,地點通知對方,并認真打掃好會客室,安排好茶水和午餐,準備好相關(guān)文件材料,精神飽滿,態(tài)度從容地迎接S企業(yè)的經(jīng)理并將之向N企業(yè)經(jīng)理介紹,使會晤在以秘書為主營造的良好氣氛中進行.這個開始也許會給整個晤面的結(jié)果帶來影響.禮儀的周到,使人精神放松,心情舒暢,雙方開誠布公,容易促使事情成功或好轉(zhuǎn).
在某些重要場合,領(lǐng)導(dǎo)需有些象征性的行為,如剪彩,奠基等,秘書必然要在事先作好準備,將必要的工具裝飾好,地點選定并完滿考慮到在象征性行為完成后領(lǐng)導(dǎo)的合理退場.這種禮儀性的安排,雖屬工作中較瑣碎一面,卻不可不做,而且事雖小卻影響大,為領(lǐng)導(dǎo)個人,為企業(yè)都塑造了形象.當然,秘書只隱在這些體面的禮儀背后,秘書工作的特性之一是潛隱性.即使秘書人員代領(lǐng)導(dǎo)前去慰問,拜望某人時,起的也只是禮儀象征的作用,是代領(lǐng)導(dǎo)行事而不是以秘書本人身份行事.即使秘書的良好態(tài)度和典雅舉止吸引了客人,客人仍A先記著的是"某公司有個好秘書",而不是"某秘書在某公司".所以,禮儀工作做好了,是在很大的程度上提高了領(lǐng)導(dǎo)的工作效率,實現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的威信.至于平時的文書往來,其中涉及到的文書禮儀,包括禮儀性
的內(nèi)容和禮儀套話更是秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一個常規(guī)工作,秘書必定要掌握這些知識,并要能嫻熟地運用,以使自己更好地盡到秘書的責(zé)任.
秘書是某個社會組織中專為領(lǐng)導(dǎo)處理各種人際關(guān)系的輔助者,社會交往活動是其主要工作內(nèi)容之一,秘書工作的特點是跟"人"打交道.無論是他的服務(wù)對象一一領(lǐng)導(dǎo),還是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中,要形成的各種關(guān)系,歸根結(jié)蒂,都是人際關(guān)系.處理好各種不同關(guān)系是秘書工作藝術(shù)的體現(xiàn),恰當?shù)剡\用禮儀來理順關(guān)系,對秘書工作總體效益的提高大有幫助.
首先,秘書與領(lǐng)導(dǎo)形成了緊密的固定關(guān)系,由于這種關(guān)系十分重要.雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心翼翼,而一且覺得不稱心會立刻撒手.反之,一旦發(fā)現(xiàn)配合默契,便越發(fā)珍惜和依賴這種關(guān)系.從理論上說來,領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系越緊密,就越富有工作創(chuàng)造力,但在實踐中卻未必如此,關(guān)系緊密了,有時也就結(jié)成了一種同盟,可能反而有礙甚至破壞企業(yè)或國家的利益.因此,規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系,除各種原則制度的保障之外,禮儀自古就有的"別異"作用,仍有現(xiàn)實意義.禮儀可以幫秘書工作者把準自己的地位,規(guī)范自己的行為,不播越,不輕浮.尊重領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威,尊重領(lǐng)導(dǎo)意見,按正常渠道上情下達溝通信息,同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴. 其次,作為管理層中的中介部門,秘書還要與各職能部門和外部世界聯(lián)系溝通,良好的禮儀在溝通中有助于消除隔閡,增進理解.由于身處領(lǐng)導(dǎo)近旁,會使其他人對秘書有特殊看法,秘書人員這時除了以誠相見之外別無他法.以誠相見不僅是感情的真摯,也包括禮儀的周到.如尊重對方的地位,理解對方的處境,同情對方的閑難,贊賞對方的成就.通過這些取得對方的信任。
在與外部世界的交往中,禮儀又是一個窗口,從中可以窺得一個單位的精神面貌和經(jīng)營品質(zhì),這是許多社會組織重視禮儀工作的原因之一.即使在不成功的談判與合作中,堅持有理,有利,有節(jié)的原則,從大局出發(fā),從長遠出發(fā),或可以做到買賣不成友情在,或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為.
三、秘書禮儀與秘書自身提高
禮儀是社會的規(guī)范,秘書禮儀與整個社會的文明程度有密切關(guān)系.通過禮儀的學(xué)習(xí)和掌握,不僅可以提高秘書工作者個人修養(yǎng),還可由此推動社會的文明與進步.由于工作特點,秘書人員的地位特殊,他既在單位內(nèi)部起聯(lián)系溝通作用,又在社會上成為本單位的窗口和代表,所以禮儀在秘書人員身上是"全方位"地體現(xiàn)的.
首先,秘書人員的個人禮儀應(yīng)講究.他是在一個"外向'性的崗位上,與多種對象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒并影響辦公室同事的情緒.所以許多單位對秘書人員的衣著,飾物,化妝品都有規(guī)定.這種規(guī)定,當然不是針對某個秘書人員個人,而是針對秘書這個崗位的.
此外秘書工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動的能力,對在不同情況下的禮儀要求應(yīng)有較多較完善的掌握.要在禮儀活動中分清主次,內(nèi)外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教的文化風(fēng)俗禮儀習(xí)慣有所了解并在實踐中融會貫通.尤其在21世紀,人類進人了一個新紀元,對許多客觀事物的理解認識上了一個新的臺階,如保護環(huán)境,與動物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識結(jié)合起來.倘在給外賓送禮時,把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了.酒宴上的山珍海味,也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物.禮儀活動中若缺乏這種現(xiàn)代意識,是會使整個禮儀水平都大打折扣的.可見,禮儀是一種綜合素質(zhì)的體現(xiàn),遠不是懂外語,會電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的.它的文化內(nèi)涵十分精探并總是與時俱進的,秘書人員必須不斷學(xué)習(xí),不斷提高,才能在禮儀場合游刃有余. 秘書禮儀說大也大—它在秘書的全部工作中占有舉足輕重的地位;說小又小—它總是瑣碎地體現(xiàn)在細枝末節(jié)上,研究這個問題,以促進秘書工作水平的提升,對我國加人世界貿(mào)易組織后進一步與世界交往,與國際接軌,迎接新一輪國際挑戰(zhàn)是很有幫助的。
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