所謂“特別會(huì)議”是指那些在規(guī)定的時(shí)間而定期召開的例行會(huì)議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開或指派他人臨時(shí)召開的內(nèi)部工作性會(huì)議，是該部門在管理或商務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，而采取的一種應(yīng)變措施。

　　特別會(huì)議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會(huì)議準(zhǔn)備的時(shí)間又很短，但對(duì)會(huì)議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開會(huì)。

　　當(dāng)主宇航局經(jīng)理吩咐秘書人員就特定的問題臨時(shí)召集一個(gè)會(huì)議時(shí)，如果經(jīng)理就會(huì)議的背景、目標(biāo)、問題和參加會(huì)議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。

　　但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會(huì)議時(shí)，而并沒有獲得對(duì)此會(huì)議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個(gè)需探明的問題是：

　　(一)為什么開會(huì)

　　這個(gè)會(huì)議是為什么開的?是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結(jié)論呢?是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策?明確會(huì)議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會(huì)議獲得成功的必要條件。

　　(二)議題是什么

　　會(huì)議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會(huì)議進(jìn)行的方式和出席會(huì)議人員的基礎(chǔ)。

　　(三)誰參加會(huì)議

　　會(huì)議由誰主持?要有哪些人參加?其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會(huì)的是否可找人代理?

　　(四)什么時(shí)間開會(huì)

　　會(huì)議什么時(shí)間開始?預(yù)計(jì)什么時(shí)間結(jié)束?

　　(五)在什么地方開會(huì)

　　會(huì)場安排在哪里?對(duì)會(huì)場有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽設(shè)備?

　　(六)會(huì)議怎么開

　　會(huì)議采取什么方式進(jìn)行?是否要求與會(huì)者在前來參加會(huì)議時(shí)攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項(xiàng)?