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文秘人員如何提高辦公效率

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文秘人員如何提高辦公效率

  歡迎您來到學(xué)習(xí)啦,歡迎閱讀這篇文秘人員如何提高辦公效率,希望可以幫到您。

  一、作為一名出色的秘書,要有效利用工作時(shí)間,提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開始:

  1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);

  2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;

  3、動腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。

  4、巧妙地運(yùn)用一些方法,合理分配精力,精明地利用時(shí)間,以提高效率;

  5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;

  6、安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益;

  7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限,不能只憑個人想象和愛好安排工作;

  8、秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記,通過時(shí)間和活動的詳細(xì)記錄,認(rèn)真分析、評估自己利用時(shí)間的有效程度。

  二、秘書在實(shí)際工作中,常常會遇到這些情況:

  做會議記錄,寫著寫著筆沒水了;

  訂文件時(shí),剛訂一下,訂書機(jī)卡殼了;

  用膠水時(shí),找不到刷子;

  開會時(shí)間到了,找不到會議室的鑰匙;

  類似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。

  這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事,卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度,在某種意義上說,也反映了一個人的素質(zhì)。工欲善其事,必先利其器。那么,器如何利呢?

  三、日常使用的必備工具:

  1、準(zhǔn)備2支以上的筆,經(jīng)常帶在身上。

  2、選用質(zhì)量較好的訂書機(jī)并注意維護(hù),使之處于良好狀態(tài)。

  3、區(qū)別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方,不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。

  4、剪刀、裁紙刀放在順手地方,辦公室一般不用折疊剪刀,以免用時(shí)打不開。

  5、各種顏色的筆各備一支,尺子一把,鉛筆3支以上,事先削好。

  6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。

  7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計(jì)算器等辦公用品。

  8、辦公室、會議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方,另一套帶在身上,不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí),應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位,以免丟失。

  以上說的一些非常小的事情許多人并沒有留意,東放一個,西放一個,為了提高工作效率,最好按照上面的提示做。

  四、作為秘書,辦公桌上應(yīng)該盡量備齊各種實(shí)用工具書:

  1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據(jù)情況準(zhǔn)備。

  2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號,用的時(shí)候很快就能借到。

  3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因?yàn)榈刂凡磺?文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導(dǎo)致耽誤事情的現(xiàn)象屢見不鮮。

  4、飛機(jī)、火車、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的手冊。

  5、中國地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊。

  6、中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。

  7、計(jì)量單位簡表,節(jié)氣、氣象方面的知識手冊。

  8、漢語拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號用法簡表、數(shù)字用法規(guī)定。

  9、與本職工作有關(guān)的表格。

  一個秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準(zhǔn)備點(diǎn)工具書(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。

  一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升,從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西,千萬要出現(xiàn)在辦公桌上,不要收在抽屜里。

  二、收起無用之物把生活上的一些東西盡可能的收到抽屜里,不僅眼不見為凈,還能很好的排出你的雜念。分神的時(shí)候偶爾看見那些東西會刻意去把玩兩下,這樣時(shí)間就悄悄溜走了。

  三、制定工作目標(biāo)做一個詳細(xì)的工作目標(biāo)和每天的行程安排,比如上午主要是做什么內(nèi)容的工作,下午是做什么內(nèi)容的工作?;蛘叻值母?xì)一些,哪個小時(shí)該干什么,一個月內(nèi)完成什么任務(wù)等。

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