英文郵件四大錯(cuò)誤問題

　　Email 是目前職場(chǎng)上最常被使用的溝通往來工具，人人都會(huì)寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進(jìn)而寫出一篇能為自己及公司建立專業(yè)形象、又能讓收件人想立即回信的email。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的英文郵件錯(cuò)誤范文，希望對(duì)你有用!

　　問題一：Email 主旨要簡(jiǎn)短有力，才會(huì)讓人一看就懂?

　　首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會(huì)導(dǎo)致email被當(dāng)成垃圾信件。

　　再來，若信件內(nèi)容經(jīng)雙方一再的往來答復(fù)，內(nèi)文的討論事項(xiàng)已脫離原主旨，那么請(qǐng)務(wù)必刪除先前的信件內(nèi)文，并換上一個(gè)新的主旨，

　　一來是讓收件人更清楚信件內(nèi)容，

　　二來是方便日后搜尋信件和數(shù)據(jù)歸檔。

　　而最后，不可將信件所有內(nèi)容放在信件主旨欄，那只會(huì)讓對(duì)方對(duì)你有亂無章法的壞印象，更別談對(duì)方對(duì)你會(huì)有后續(xù)的聯(lián)系和回應(yīng)了。

　　其實(shí)寫一封商業(yè)英文書信一點(diǎn)也不難，要記?。好β档纳虅?wù)人士每天收到的email 至少約20 封，而主管們甚至?xí)盏缴习俜獾膃mail，因此想吸引收信人的目光或是贏得對(duì)方秘書的注意，獲得快速回信，秘訣在于你的email是否下了個(gè)好主旨。

　　一個(gè)好的email 主旨，要有三個(gè)大原則：條理分明、目標(biāo)明確、符合內(nèi)容。以下為幾個(gè)email常見的問題，一起來比較錯(cuò)誤及正確的用法。

　　錯(cuò)誤一：主旨不夠清楚明白 Subject: Request(主旨：請(qǐng)求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：贈(zèng)品袋的詢價(jià)請(qǐng)求) 第一個(gè)主旨雖然易讀也與內(nèi)容相關(guān)，但卻一點(diǎn)也不明確。第二個(gè)主旨把Request(請(qǐng)求)更明確化為Quotation Request(詢價(jià)請(qǐng)求)，又再進(jìn)一步加上for Gift Bags(關(guān)于贈(zèng)品袋)，雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對(duì)應(yīng)到相關(guān)信息和流程，并且快速地回復(fù)這封要求信件。

　　錯(cuò)誤二：主旨沒有詳細(xì)時(shí)間說明 Subject: Sales Promotion(主旨：促銷活動(dòng)) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨：2012 秋冬新品上市的促銷活動(dòng)) 第一個(gè)主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動(dòng)呢?第二個(gè)主旨多了for 2012 A/ W Collection，幫助收件人更明確點(diǎn)出信件內(nèi)文是關(guān)于新品上市，這樣的主旨才能快速帶到重點(diǎn)。

　　問題二：Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ?

　　在寫英文信件時(shí)，是否曾對(duì)公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調(diào)?也有人會(huì)問Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對(duì)方不太熟，這樣稱呼會(huì)不會(huì)太親昵了呢?在英文email規(guī)則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對(duì)方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;當(dāng)然你有其它更輕松的信件抬頭選擇，其實(shí)大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在于你和收件人的關(guān)系、以及你們溝通的頻率。

　　從信末署名可以看出你與對(duì)方想建立什么樣子的關(guān)系，想較親近一點(diǎn)，你就可以署名Alisa;若想與對(duì)方保持距離，就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地，對(duì)方也會(huì)從中嗅出你的署名密碼，而和你維系你所預(yù)設(shè)的雙方關(guān)系。

　　另外，當(dāng)你收到對(duì)方回復(fù)時(shí)，觀察對(duì)方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時(shí)，你也能怎么稱呼對(duì)方。

　　問題三：Email 的用詞口氣越正式就越專業(yè)嗎?

　　很多人都認(rèn)為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現(xiàn)出自己在工作上的專業(yè)度。但，這絕對(duì)是個(gè)錯(cuò)誤的大迷思。英文email 內(nèi)文的寫作重點(diǎn)是，讓內(nèi)文如同平常對(duì)話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會(huì)用到的措辭，在email 中也不會(huì)出現(xiàn)。

　　英語教育總是要求我們?cè)趯懽鲿r(shí)，要使用看似厲害專業(yè)的用字遣詞和詞組，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績(jī)，但實(shí)際上，一封正確適當(dāng)?shù)膃mail 內(nèi)容，是要讓人感到一目了然，又可以明確的收到所要傳達(dá)的意思。

　　以大家常犯的錯(cuò)誤舉例來說，請(qǐng)比較兩封信中內(nèi)文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。

　　信件一：Subject: Problem solved!! Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards. 中譯：主旨：?jiǎn)栴}解決了!!潔西 --- 我們剛才講過電話，很高興知道妳的問題已經(jīng)解決了。如果妳還需要更多信息或是協(xié)助，請(qǐng)?jiān)俑艺f。謝謝，并致上我的問候。

　　信件二：Subject: PBG Project Problem Solved Hi Jessie,Thank you for your call in the morning. I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again. Sara 中譯：主旨：PBG項(xiàng)目問題解決了嗨，潔西，謝謝妳今天早上打來。我很高興我們能夠找出PBG項(xiàng)目的解決辦法。祝妳的項(xiàng)目進(jìn)展順利。只要妳覺得我們還有機(jī)會(huì)可以幫上忙，我在下午三點(diǎn)之前都還會(huì)在辦公室。

　　莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是：我們剛才講過電話。并沒有明確的提到時(shí)間，會(huì)讓人摸不著頭緒，不知道我們?cè)谀膫€(gè)時(shí)間點(diǎn)講過話。

　　而we talked in the morning 明確的指出，我們?cè)谠缟贤ㄟ^電話，讓收信者一看就能聯(lián)想到早上的對(duì)話內(nèi)容。

　　另外，在信件一的最后有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(請(qǐng)回復(fù))，這句話簡(jiǎn)短又明確，建議可以常用在商業(yè)信件上。

　　問題四：Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌?

　　email 的結(jié)尾只有Best Regards 才最得體嗎?Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點(diǎn)咬文嚼字?或許你會(huì)有疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業(yè)書信出現(xiàn)，竟然還是大家最熟悉的的問候語?為什么它會(huì)這么常見呢?因?yàn)椋虡I(yè)人士的時(shí)間永遠(yuǎn)不夠用，只想用最快的時(shí)間處理一封email，而這句話因?yàn)樘３霈F(xiàn)，所以容易被大家接受，商業(yè)人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語。

　　其實(shí)當(dāng)大家都這么做的時(shí)候，不見得代表這就是最好的用法。范例一是另外幾個(gè)常用的信末問候語，都是一些好記又簡(jiǎn)單的單字，可以挑選幾個(gè)熟記，在下一次寫信時(shí)使用，收件者一定會(huì)感受到你的用心。

　　從范例一的表格看來，email 結(jié)尾語的選用可是一門大學(xué)問，信末結(jié)尾語的使用必需考慮與email收件人的關(guān)系和收件人的互動(dòng)情況。