辦公自動化是20世紀(jì)70年代中期迅速發(fā)展起來的一門綜合性學(xué)科。辦公自動化技術(shù)是對傳統(tǒng)辦公方式的一次革命,是社會信息化的重要標(biāo)志。本文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公自動化的論文范文，僅供參考。

　　辦公自動化論文范文篇一：

　　論辦公自動化在生活中的應(yīng)用

　　文章摘要

　　隨著信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在技術(shù)和應(yīng)用上都得到了更高層次的發(fā)展，人們逐漸意識到對辦公管理系統(tǒng)的運用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。而辦公活動重要性的日漸突出,也引起了企業(yè)管理者的普遍重視，他們越來越感覺到?jīng)]有信息技術(shù)支持的企業(yè)管理是力不從心的，因而辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)運而生。長期以來,人們對以紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式習(xí)以為常。這不僅耗費了大量的人力、物力、財力，而且效率低、時效性差、容易出錯，不利于企業(yè)長期穩(wěn)定、高效的發(fā)展。然而應(yīng)用新型的辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)⑷藦姆爆?、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，整體提高了企業(yè)辦事的工作效率和對信息的可控性，很好地規(guī)范并改進了現(xiàn)有的企業(yè)管理，降低了辦公成本，提高了執(zhí)行力，使管理趨于完善，企業(yè)更具有競爭力。

　　關(guān)鍵詞：科學(xué) 辦公自動化 工作效率

　　前言

　　辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過辦公自動化系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效。辦公自動化是信息化社會最重要的標(biāo)志之一，它將人、計算機和信息三者合為一個辦公體系，構(gòu)成一個服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機信息處理系統(tǒng)。通過使用先進的機器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)級進入管理級，甚至輔助決策，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。

　　1、辦公自動化的介紹

　　1.1、辦公自動化的基本概念

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　計算機的誕生和發(fā)展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計算機科學(xué)在知識時代扮了重要的角色。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。中國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

　　1.2、辦公自動化的三大特性

　　OA的核心即為ezOFFICE(easy office)，強調(diào)的就是辦公的便捷方便，提高效率，所以，作為辦公軟件，就應(yīng)具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。

　　(1).易用性——沒有全面的應(yīng)用做基礎(chǔ)，一切都是空談。

　　(2).健壯性——必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性。

　　(3).開放性—能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。

　　1.3、辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

　　我國辦公自動化自70年代開始發(fā)展，到90年代末期大致經(jīng)歷了六個發(fā)展階段：

　　(1).硬件配置階段

　　70年代末，企業(yè)辦公過程中普遍使用的辦公設(shè)備如傳真機、打字機、復(fù)印機等，標(biāo)志辦公自動化系統(tǒng)開始興起。

　　(2).數(shù)據(jù)處理自動化

　　80年代中期開始，MIS(管理信息系統(tǒng))的發(fā)展標(biāo)志OA進入數(shù)據(jù)處理自動化的第2代OA階段。

　　(3).C/S架構(gòu)下工作流程自動化階段

　　伴隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的興起，第3代OA開始關(guān)注并實施企業(yè)不同部門間工作流程的自動化。

　　(4).B/S無障礙工作流程自動化階段

　　90年代中期開始，隨著Internet技術(shù)的興起，第4代OA實現(xiàn)了移動辦公，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。

　　(5).協(xié)同工作型辦公自動化

　　90年代末期開始，旨在實現(xiàn)項目團隊協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務(wù)流程協(xié)同與辦公流程協(xié)同、跨越時空協(xié)同的第5代OA興起，其核心即為KM(知識管理)。

　　(6).協(xié)同發(fā)展型辦公自動化

　　是一種領(lǐng)先的企業(yè)管理思想，在實現(xiàn)方式上仍以工作流自動化Workfiow及KM為核心。

　　1.4、辦公自動化的主要內(nèi)容

　　辦公自動化中軟件主要包括：word、excel、PowerPoint等辦公軟件的操作和使用

　　1.4.1、Word的概念簡介

　　Word是由Microsoft公司出版的一個文字處理器應(yīng)用程序。它最初是由Richard Brodie為了運行DOS的IBM計算機而在1983年編寫的。隨后的版本可運行于Apple Macintosh (1984年),SCO UNIX，和Microsoft Windows (1989年)，并成為了Microsoft Office的一部分。

　　1.4.2、Word的功能介紹

　　(1).所見即所得

　　用戶用Word軟件編排文檔，使得打印效果在屏幕上一目了然

　　(2).直觀的操作界面

　　Word軟件界面友好，提供了豐富多彩的工具，利用鼠標(biāo)就可以完成選擇，排版等操作。

　　(3).多媒體混排

　　用Word軟件可以編輯文字圖形、圖像、聲音、動畫，還可以插入其它軟件制作的信息，也可以用Word軟件提供的繪圖工具進行圖形制作，編輯藝術(shù)字，數(shù)學(xué)公式，能夠滿足用戶的各種文檔處理要求。

　　(4).強大的制表功能

　　Word軟件提供了強大的制表功能，不僅可以自動制表，也可以手動制表。Word的表格線自動保護，表格中的數(shù)據(jù)可以自動計算，表格還可以進行各種修飾。在Word軟件中，還可以直接插入電子表格。用Word軟件制作表格，既輕松又美觀，既快捷又方便。

　　(5).自動功能

　　Word軟件提供了拼寫和語法檢查功能，提高了英文文章編輯的正確性，如果發(fā)現(xiàn)語法錯誤或拼寫錯誤，Word軟件還提供修正的建議。當(dāng)用Word軟件編輯好文檔后，Word可以幫助用戶自動編寫摘要，為用戶節(jié)省了大量的時間。自動更正功能為用戶輸入同樣的字符，提供了很好的幫助，用戶可以自己定義字符的輸入，當(dāng)用戶要輸入同樣的若干字符時，可以定義一個字母來代替，尤其在漢字輸入時，該功能使用戶的輸入速度大大提高。

　　(6).模板與向?qū)Чδ?/p>

　　Word軟件提供了大量且豐富的模板，使用戶在編輯某一類文檔時，能很快建立相應(yīng)的格式，而且，Word軟件允許用戶自己定義模板，為用戶建立特殊需要的文檔提供了高效而快捷的方法。

　　(7).豐富的幫助功能

　　Word軟件的幫助功能詳細(xì)而豐富，Word軟件提供的形象而方便的幫助，使得用戶遇到問題時，能夠找到解決問題的方法。為用戶自學(xué)提供了方便。

　　(8).Web工具支持

　　因特網(wǎng)(internet)是當(dāng)今計算機應(yīng)用最廣泛、最普及的一個方面，Word軟件提供了Web的支持，用戶根據(jù)Web頁向?qū)?，可以快捷而方便地制作出Web頁(通常稱為網(wǎng)頁)，還可以用Word軟件的Web工具欄，迅速地打開，查找或瀏覽包括Web頁和Web文檔在內(nèi)的各種文檔。

　　(9).超強兼容性

　　Word軟件可以支持許多種格式的文檔，也可以將Word編輯的文檔以其它格式的文件存盤，這為Word軟件和其它軟件的信息交換提供了極大的方便。用Word可以編輯郵件、信封、備忘錄、報告、網(wǎng)頁等。

　　(10).強大的打印功能

　　Word軟件提供了打印預(yù)覽功能，具有對打印機參數(shù)的強大的支持性和配置性。

　　1.4.3、Excel的概念簡介

　　Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。Excel 是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。

　　1.4.4、Excel的作用和意義

　　使用Microsoft Excel可以執(zhí)行計算，分析信息并管理電子表格或網(wǎng)頁中的數(shù)據(jù)信息列表。

　　1.4.5、PowerPoint的概念簡介

　　Powerpoint簡稱PPT。用戶不僅在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域中。利用Powerpoint不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對面會議，遠(yuǎn)程會議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。 Powerpoint的功能利用Powerpoint做出來的東西叫演示文稿，它是一個文件，其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。

　　1.4.6、PowerPoint的作用和優(yōu)勢

　　(1).使用 Microsoft Office Fluent 用戶界面更快地獲得更好的結(jié)果

　　(2).創(chuàng)建功能強大的動態(tài) SmartArt 圖示

　　(3).通過 Office PowerPoint幻燈片庫輕松重用內(nèi)容

　　(4).與使用不同平臺和設(shè)備的用戶進行交流

　　(5).使用自定義版式更快地創(chuàng)建演示文稿

　　(6).使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速審閱過程

　　(7).使用文檔主題統(tǒng)一設(shè)置演示文稿格式

　　(8).使用新的 SmartArt 圖形工具和效果顯著修改形狀、文本和圖形

　　(9).進一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性

　　(10).同時減小文檔大小和提高文件恢復(fù)能力

　　2、辦公自動化在生活中的應(yīng)用

　　2.1、辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用

　　(1)傳統(tǒng)辦公模式

　　大部分中小企業(yè)自成立至今，辦公模式為傳統(tǒng)的辦公模式并主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。

　　(2)網(wǎng)絡(luò)辦公模式

　　現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)和大型信息管理系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或者是文件流轉(zhuǎn)功能都是核心功能。同時企業(yè)辦公主要是一個文件流轉(zhuǎn)的過程，所有的辦公事務(wù)都可以抽象成一個數(shù)據(jù)庫對象。

　　(3)中小企業(yè)辦公模式的現(xiàn)狀

　　如今普遍使用計算機來提高員工的工作效率，但是在需要許多員工一起協(xié)同工作環(huán)境中，公司更需要提高整體的工作效率，利用網(wǎng)絡(luò)通訊基礎(chǔ)及先進的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，建立一個安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理公司提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息，實現(xiàn)檔案管理自動化和辦公事務(wù)處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現(xiàn)公司各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)信息的在線查詢、借閱。最終實現(xiàn)“無紙”辦公。

　　在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯：

　?、俨块T的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯;

　?、谏舷录壓筒块T之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通;

　?、坌畔⒑凸ぷ髁鞒滔嗷シ蛛x，缺少至關(guān)重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。

　　辦公自動化系統(tǒng)的帶來的好處有：

　?、傩畔鬟f與溝通交流順暢

　　排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。

　?、谝?guī)范工作管理，提高整體效率

　　解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調(diào)能力，提高團隊協(xié)作能力。同時，加強了領(lǐng)導(dǎo)實時了解事務(wù)狀態(tài)，實時掌控工作進度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作管理。

　?、壅闲畔①Y源，實現(xiàn)知識管理

　　打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。

　?、茉鰪娔哿?，提高響應(yīng)能力

　　在降低管理成本，促進管理進步的同時，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識，激發(fā)掌握和利用先進信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。

　　2.2、辦公自動化在校園中的應(yīng)用

　　高校辦公自動化是指利用先進的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效。其基本特征是采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲各種文檔，使用復(fù)印機、傳真機或網(wǎng)絡(luò)等其他先進設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔。高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)著眼于順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要，總體上要體現(xiàn)出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設(shè)置靈活、智能決策等特點。高校辦公自動化系統(tǒng)主要功能為：事務(wù)型、管理型、決策型。事務(wù)型為基礎(chǔ)層，包括公文管理、督查管理、電子公文審批、公共信息查閱及收集，內(nèi)部請示報告管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、個人待辦事宜、日程安排、通訊錄、快遞辦理、資源管理，以及其他有關(guān)機關(guān)行政事務(wù)處理等;管理型為中間層，它包含事務(wù)型，管理型系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動的辦公系統(tǒng)、支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng);決策型為最高層，它以事務(wù)型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過建立校內(nèi)的郵件系統(tǒng)和信息發(fā)布平臺，使辦公文檔、規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流等能夠在高校機關(guān)內(nèi)部得到及時的傳播或傳送。高校辦公自動化不僅能為高校管理和決策提供大量的信息服務(wù)，而且還能實現(xiàn)教育管理信息資源的交流與共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增強高校的節(jié)能意識。

　　2.2.1、學(xué)校OA須具備以下功能

　　教工管理：包括教工基本信息、教師入校、教籍變動、部門管理、培訓(xùn)管理、獎懲管理、教研管理、考勤

　　學(xué)生管理：包括學(xué)生基本信息、學(xué)籍管理、入學(xué)管理、獎懲管理、成績管理 公文管理：公文流程的定義、公文模板的生成、公文流向等流程的處理 工作管理：工作計劃、課程管理、教案管理、責(zé)任管理、績效考核

　　檔案管理：記錄學(xué)校各種規(guī)章制度，辦公指南、工作指導(dǎo)等

　　圖書管理：包含新書入庫、分類管理、圖書檢索、借閱管理

　　會議管理：會議的申請、會議準(zhǔn)備、會議通知、會議安排、會議紀(jì)要的生成等

　　在線討論(BBS)：公眾及小組就主題進行討論

　　公共信息：包括常用電話、火車時刻表、飛機時刻表及全國各大、中、小學(xué)校及其他的一些熱門站點等，通過INTERNET可以迅速、快捷的查詢到所需信息

　　公告攔：網(wǎng)上信息發(fā)布、公告發(fā)布

　　辦公指南：規(guī)章制度、工作指導(dǎo)

　　意見箱：員工可以暢所欲言，發(fā)表個人意見建議，群策群力為學(xué)校服務(wù) 內(nèi)部郵件：實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部郵件系統(tǒng)，方便信息交流，并可以和Internet互通電子郵件

　　個人助理：包括日程安排、待辦事宜自動提醒、個人通訊錄等

　　2.2.2、辦公自動化在教學(xué)管理中的運用

　　(1)辦公自動化是高校教學(xué)管理發(fā)展的必然要求

　　現(xiàn)代意義上的辦公自動化不僅包括公文流轉(zhuǎn)、查詢檢索、實時辦公、信息處理等部分，還包括決策支持系統(tǒng)，使辦公自動化理論和實踐在智能化方面取得更大發(fā)展，辦公自動化的內(nèi)涵又被進一步擴充。信息時代的到來，信息技術(shù)的發(fā)展，將使辦公自動化建設(shè)理論和實現(xiàn)手段繼續(xù)發(fā)展。高校的教學(xué)管理部門是學(xué)校各項政策的推行者，也是學(xué)校師生的服務(wù)者。其辦公自動化程度的高低，不僅關(guān)系到自身的管理水平，也關(guān)系到學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的進程，乃至學(xué)校的形象和聲譽。筆者作為工作在教學(xué)管理部門第一線的工作人員，對此深有體會。因此，我們必須加大力度，積極進行高校辦公自動化的建設(shè)。一個學(xué)校實現(xiàn)辦公自動化的程度是衡量其實教學(xué)現(xiàn)代化管理程度的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，也是促進學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的方式之一。

　　(2)教學(xué)管理的工作特點需要辦公自動化

　?、偃粘Ｊ聞?wù)繁瑣，工作任務(wù)量大。

　　教學(xué)管理工作涉及到高校教學(xué)工作的方方面面。既有日常的教學(xué)管理工作，又要處理一些突發(fā)性的教學(xué)異常情況。既面向全體教學(xué)和學(xué)生，又要面向職能部門和上級領(lǐng)導(dǎo)。每一項工作都涉及到學(xué)校、教師和學(xué)生的切身利益。很多時候事情需要反復(fù)地監(jiān)督和催辦，工作任務(wù)量大，且繁雜而瑣碎，非常有必要借助辦公自動化來更好地完成工作。

　?、诠ぷ鲿r限緊，需要科學(xué)的管理和規(guī)劃。

　　高校教學(xué)工作主要圍繞著學(xué)校的教學(xué)計劃和教學(xué)大綱進行，程序化的管理工作有著嚴(yán)格的時間限制，任務(wù)集中，責(zé)任重大，容不得半點的疏忽和失誤。為學(xué)校教學(xué)秩序的正常運行提供有利的保障，需要教學(xué)管理工作實時地發(fā)布和反饋各種信息，檢驗工作的正確性，合理地規(guī)劃工作，并對工作進行科學(xué)的管理和監(jiān)督，需要辦公自動化來進行科學(xué)有效的輔助。

　　2.3辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用領(lǐng)域

　　(1)發(fā)文處理

　　公文的制發(fā)，主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序?，F(xiàn)在，公文的撰寫主要是用word軟件在電腦上完成。這樣的好處主要體現(xiàn)在通過電腦排版的文檔，可以很方便地對文檔進行修改，且不會留下任何痕跡。文檔的字體、字號和格式等均可以根據(jù)需要進行設(shè)置，使得公文的格式更加規(guī)范，也體現(xiàn)出了公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。而且，再加上打印機的復(fù)印機等輔助設(shè)備，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻煩。

　　(2)收文處理

　　以往傳送一份文件，多是通過郵政系統(tǒng)靠人工投送，速度相對來說比較慢，而且還不排除在投送過程中會出現(xiàn)丟失、損毀、投送錯誤等情況。如果是普發(fā)性文件，還需要一筆不小的開支。而現(xiàn)在，通過傳真機或者網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，是一種“點對點”的傳輸方式。一般情況下，只有收發(fā)雙方知道文件的內(nèi)容，避免了在文件傳送過程中機密的泄露。不僅速度快，而且成本相對低廉。正是因為如此，“無紙化辦公”現(xiàn)在越來越受到人們的重視。

　　(3)文書的整理和歸檔

　　文件辦理完畢之后，就需要把其中有保存價值的那些文件材料作為檔案資料分門別類地整理、保存起來，作為以后工作的參考。在過去，這些檔案資料常常需要專門的庫房和設(shè)備來保存。而庫房的容量總是有限的，若干年以后，總會飽和。只能再選址建造新的庫房， 添置新的設(shè)備，這無疑需要大筆的資金投入。文件的整理和歸檔包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等環(huán)節(jié)，是一系列紛繁復(fù)雜的工作，處理起來十分麻煩。任何一個環(huán)節(jié)上出了問題，都會直接影響到后面工作的進行。尤其是在大型的檔案室和檔案館，檔案整理工作更加要做到細(xì)致、準(zhǔn)確。況且，由于檔案材料多為紙質(zhì)的文件，在保管過程中要求比較高。比如，不能有日光直射，還要防火防盜，防止檔案的損壞和霉?fàn)€等等。而現(xiàn)在，有了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，這些問題都可以得到解決。我們我們可以把文件資料制作成電子文檔，保存在容量巨大的硬盤中或者刻錄成光盤，庫房和檔案柜自然就不需要了。什么時候需要，直接從電腦中調(diào)出來就行了。這樣算起來，日常的保管成本還是相對低廉的。另外，對于重要的或者珍貴的檔案資料，如果需要，還可以采取復(fù)制、影印等方式提供復(fù)制件，從而更好地保存原件不被損壞。文件的檢索工作也可以交給計算機去做。文件標(biāo)注主題詞，就為文件檔案實行信息化管理和利用提供了方便。

　　(4)辦公自動化技術(shù)在組織會議中的應(yīng)用。

　　無論是黨政機關(guān)還是公司企業(yè)，在日常的管理活動中，大大小小的會議總是必不可少的。而每開一次會議，總是要衍生出一大筆這樣那樣的費用。比如食宿交通、會議的場地設(shè)備、招待費用，文件材料等等。一年下來就是一筆相當(dāng)大的開支，再加上有的領(lǐng)導(dǎo)，無論大小事情，都把大家召集起來開會。這就使得會議更多，花費更大。以致有外電說中國是“文山會海”，會議泛濫成災(zāi)。從某種意義上來說倒也是事實。其實，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，我們應(yīng)該對會議方式進行改革，除了重要的大型會議以外，其他會議可以根據(jù)實際情況靈活采用電視、電話、網(wǎng)絡(luò)會議等新的會議方式。這些方式和傳統(tǒng)的會議方式相比，其突出的特點就是方便快捷，不受時間空間的限制。更重要的是其運行成本相對低廉，節(jié)約了開支。

　　開會還有一項重要的工作，就是對領(lǐng)導(dǎo)講話和會議情況的記錄和整理。有人認(rèn)為，最好的記錄方式還是手寫速記。它方便、不受場地和設(shè)備的限制。只要一支筆、幾張紙就可以了。我不否認(rèn)速記是秘書人員應(yīng)該掌握的一項基本技能，它具有其他方式不可替代的優(yōu)越性。但是，在有條件的情況下，把速記和錄音、錄像、電子速錄機等現(xiàn)代化的手段和方式結(jié)合起來，效果可能會更好。因為速記的效果和速記人員的能力和水平有很大的關(guān)系。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)可以彌補人在這方面的不足，把二者結(jié)合起來，效果會更好。

　　3、辦公自動化的建設(shè)

　　3.1、辦公自動化存在的問題

　　(1)安全問題

　　OA在計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上才得以實現(xiàn)，因而企業(yè)必然面臨著OA系統(tǒng)的安全與保密問題。辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息除了企業(yè)日常工作之外，一般也會涉及單位機密和內(nèi)部敏感的商業(yè)、政治、軍事信息等，一旦泄漏后果不堪設(shè)想，因此安全控制和保密功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。在此，企業(yè)可以對OA系統(tǒng)設(shè)置具有防止非法用戶侵入、權(quán)限控制存儲和傳輸加密以及電子簽名等保障性措施。

　　(2)技術(shù)問題

　　中小企業(yè)技術(shù)條件的制約，使得辦公自動化建設(shè)難以達到預(yù)期目的，因而選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和開放性程度的提高，積極實現(xiàn)C/S結(jié)構(gòu)向B/S結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變是企業(yè)必行之事。

　　(3)管理問題

　　傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式與管理理念已經(jīng)逐漸滿足不了現(xiàn)代企業(yè)的管理要求，為了實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化的高效管理和運行，知識管理應(yīng)運而生。目前，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展到了以知識管理為核心的體系，如何在工作流技術(shù)與工作流管理系統(tǒng)的支撐下實現(xiàn)OA系統(tǒng)的知識管理便成了企業(yè)達到快速有效接收、發(fā)送各種上下級信息，組織、協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)內(nèi)各種信息，為企業(yè)日常工作提供必要決策服務(wù)的關(guān)鍵。所以企業(yè)應(yīng)重視在市場全球化、經(jīng)濟一體化的浪潮中知識管理的效用和積極作用。

　　3.2、可以提高工作人員辦公自動化的操作水平

　　提高辦公自動化的水平離不開人的因素，首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視，實現(xiàn)辦公自動化涉及到一個單位各個辦公室和每個工作人員，在具備一定的硬件及技術(shù)條件后需要各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和工作人員的密切配合。

　　3.3、計算機的重要應(yīng)用是對信息的管理

　　在我國普遍缺乏適用的信息管理軟件，這就需要進行開發(fā)自己的單用戶信息管理系統(tǒng)以提高辦公自動化水平，在校園里，辦公自動化系統(tǒng)有著先進和成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)支持，校長、教務(wù)長給于極大的關(guān)注和支持，學(xué)校和辦公室領(lǐng)導(dǎo)十分重視辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，將全校獨立單元、教職員工及學(xué)生的編碼進行統(tǒng)一規(guī)劃。

　　另外，統(tǒng)一了辦公室日常使用的文字處理軟件及其他的應(yīng)用軟件，規(guī)范各種文字的標(biāo)準(zhǔn)和文件編號，對校內(nèi)外文件用數(shù)據(jù)庫進行管理，外來部分文件的索引及校內(nèi)部分文件，有專人負(fù)責(zé)上傳的校園網(wǎng)上，用戶可很方便的從網(wǎng)上查詢和下載所需信息，不必再把大量的時間花在信息的查找和重復(fù)的操作上。

　　結(jié)論

　　企業(yè)、高校中的辦公人員對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務(wù)，使現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化，整體提高了辦事效率和對信息的可控性，使管理趨于完善，提高執(zhí)行力，努力提高現(xiàn)代秘書工作中的科技含量，推動和促進辦公自動化技術(shù)的進步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書工作中發(fā)揮出更大的作用。最終實現(xiàn)辦公室市場競爭力全面提升的目標(biāo)。通過辦公自動化的實施，能全面貫通企業(yè)、學(xué)校中辦公室內(nèi)部經(jīng)脈，通過對各辦公要素的整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，加快信息流通，規(guī)范辦公流程，提高辦公效率，降低辦公成本，為醫(yī)工作人員提供了一個科學(xué)、開放、先進的信息化辦公平臺，輕松實現(xiàn)了辦公自動化。更重要是，給我們帶來了全新的辦公理念，使我們的辦公方式發(fā)生了重大改變，提高了工作效率。

　　致謝詞

　　畢業(yè)論文暫告收尾，這也意味著我大學(xué)三年的學(xué)習(xí)生活即將結(jié)束。回首既往，在這三年的時間里我在學(xué)習(xí)上和思想上都受益匪淺。這除了自身努力外，與各位老師，同學(xué)和朋友的關(guān)心支持和鼓勵是分不開的。論文的寫作是枯燥艱辛而又富有挑戰(zhàn)的。在此，我特別要感謝我的指導(dǎo)老師郝瑞娥老師,從論文的選題，資料的收集,框架的設(shè)計到最終的論文定稿她都費勁心血。沒有老師的辛勤指導(dǎo)，就沒有我論文的順利完成。時間的倉促及自身專業(yè)水平的不足，整篇論文肯定會存在尚未發(fā)現(xiàn)的缺點和錯誤。懇請閱讀此篇論文的老師多予指正，不勝感激。

　　辦公自動化論文范文篇二：

　　摘要

　　辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)的快速運轉(zhuǎn)和交流，進而有效提高企業(yè)辦公效率。在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。辦公自動化實現(xiàn)團隊的通信、共享、管理和制訂各種項目文檔或日程安排，使項目或臨時任務(wù)中交流想法、共享信息、協(xié)同完成任務(wù)變得更輕松。今天，在現(xiàn)代企業(yè)推行辦公自動化更有其重要性。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化 企業(yè)管理 重要性

　　辦公自動化是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息系統(tǒng)。即通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)辦公活動的自動化與科學(xué)化。在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。

　　1 辦公自動化的發(fā)展史及現(xiàn)狀

　　1.1 辦公自動化發(fā)展史

　　辦公自動化的發(fā)展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀辦公自動化的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。不同的信息化發(fā)展階段也對應(yīng)不同的辦公自動化發(fā)展階段：

　　1.1.1 文件型辦公自動化

　　我們對辦公自動化的初步認(rèn)識實際上從上個世紀(jì)80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化規(guī)劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，當(dāng)時許多人把辦公自動化稱為“無紙化辦公”。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務(wù)，所以我們可以將該階段稱之為“文件型辦公自動化”。

　　1.1.2 流程性辦公自動化

　　該階段從最初的關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型辦公自動化， 到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性辦公自動化，它以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。

　　1.1.3 知識型辦公自動化

　　隨著辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動化系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。辦公自動化儼然成為一個日常工作的基礎(chǔ)平臺，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間里獲取合適的知識?如何借助該平臺來沉淀組織的最佳實踐并傳遞到整個組織?這樣可以大大節(jié)省員工查找知識的時間、減少不必要的重復(fù)勞動、提高工作的效率、沉淀組織的知識、提高組織的應(yīng)變速度，并最終最大化提升組織及個體的產(chǎn)能，全面提升企業(yè)的管理。其作用這里有：

　?、?協(xié)同工作平臺：通過實時通信、在線感知、團隊協(xié)同等。

　?、?知識管理平臺：實現(xiàn)知識的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新，整個組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識資產(chǎn)，為高層管理提供決策支持和信息情報。

　?、?項目協(xié)作平臺：通過為項目團隊提供一個全方位的溝通、協(xié)作平臺，提高多項目組的工作效率和質(zhì)量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務(wù)的需求做出即時的響應(yīng)。

　?、?激情管理平臺：從企業(yè)文化建設(shè)著手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關(guān)心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產(chǎn)生合力，實現(xiàn)共同目標(biāo)。

　?、?企業(yè)通信平臺：建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網(wǎng)絡(luò)會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

　?、?信息發(fā)布平臺：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

　?、?行政辦公平臺：實現(xiàn)辦公事務(wù)的自動化處理。通過公文流轉(zhuǎn)改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。

　?、?信息集成平臺：辦公自動化系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進行緊密集成。

　　1.1.4 智能型辦公自動化

　　隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終辦公自動化系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動化”成為未來的發(fā)展方向，該階段辦公自動化更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

　　1.2 辦公自動化的憂患

　　1.2.1 互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議是開放的、面向大眾的，安全性能差

　　其網(wǎng)絡(luò)協(xié)議(TCP/IP、HTTP等)由于便于連接、方便使用，已成為開放的、面向大眾的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，協(xié)議在安全方面考慮的很少，而且創(chuàng)建的比較早，被“黑客”發(fā)現(xiàn)的漏洞愈來愈多，安全性能愈來愈差。

　　1.2.2 操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)硬件、應(yīng)用程序漏洞多

　　現(xiàn)在看操作系統(tǒng)漏洞已經(jīng)無法避免，尤其是微軟開發(fā)的windows系列。早已被世界公認(rèn)為漏洞最多的操作系統(tǒng)，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多數(shù)采用的據(jù)說是一種叫做UNIX的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，安全系數(shù)相對高很多。

　　1.2.3 網(wǎng)上魚龍混雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊者猖獗

　　現(xiàn)在由于黑客工具的大量開發(fā)，很多稍懂點微機的人都可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數(shù)據(jù)的。

　　1.3 辦公自動化發(fā)展的整體現(xiàn)狀

　　我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)歷三個發(fā)展階段，各單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：

　　(1) 起步較慢，還停留在使用沒有互聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

　　(2) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效應(yīng)。

　　(3) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

　　(4) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng);能較好的支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況;Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益，現(xiàn)在正著手開放或已經(jīng)存在使用針對業(yè)務(wù)制定的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)管理和決策，增強單位的競爭力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　1.4 當(dāng)前實現(xiàn)辦公自動化的解決方案

　　一個單位要實現(xiàn)辦公自動化，其解決方案應(yīng)遵循以下步驟：

　　(1) 搭建單位的Intranet網(wǎng)絡(luò)，這是辦公自動化的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺。

　　(2) 對于應(yīng)經(jīng)擁有Intranet網(wǎng)絡(luò)的單位，需要一套通用辦公自動化系統(tǒng)。

　　(3) 對于那些已經(jīng)存在使用通用辦公自動化系統(tǒng)的單位或者只有Intranet網(wǎng)絡(luò)并打算一次到位實施辦公自動化的單位，進一步的工作將是開發(fā)針對其具體業(yè)務(wù)的一套綜合辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)。

　　2 現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求 隨著經(jīng)濟環(huán)境的改變，社會進步正在不斷加速，越來越多的企業(yè)迫切需要一個可以實現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。

　　2.1 信息發(fā)布功能

　　 發(fā)布信息

　　本功能供具有發(fā)布權(quán)限的用戶發(fā)布信息，部門信息管理員或以上級別的用戶有發(fā)布信息的權(quán)限，部門用戶和訪客沒有發(fā)布信息的權(quán)限。

　　可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。兩種信息都具有信息標(biāo)題，所不同的是，發(fā)布者可以在“附圖片信息”的信息正文后加入圖片，而“文檔信息”沒有信息正文，發(fā)布者須指定“文檔信息”中的文檔(可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、excel文檔和文本文件)。

　　用戶發(fā)布信息時須指定：

　?、?信息類型(如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項) ② 可以閱讀該信息的最低權(quán)限

　?、?讀限制標(biāo)志(所有部門皆可閱讀，還是將閱讀范圍限制為某些部門)(若讀限制為某些部門)可以閱讀該信息的部門(一個或多個)

　　 閱讀信息

　　用戶登錄系統(tǒng)后，都可以查看信息，但他(她)所能閱讀的信息根據(jù)其讀權(quán)限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告、合理化建議等;其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息;當(dāng)前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息。

　　2.2 公文流轉(zhuǎn)功能

　　 登陸公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)

　　用戶進入公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)后的操作如下：

　?、?能夠看到系統(tǒng)給的公文審批通知信息。形式以滾動條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶為集團所有人員并擁有自己的登錄名和登錄密碼。

　?、?登錄公文子系統(tǒng)就要同時打開本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進入系統(tǒng)就進行審批文件。

　　 公布公文文件

　　集團所有人員都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文(公文號、標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)布時間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型)。每人發(fā)布的公文除了管理員有所有管理權(quán)限之外只能由自己或已審批過的人查看。

　　 選擇審批流程

　　用戶自己填寫的公文成功提交后，進入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定制流程。

　?、?固定流程

　　由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個審批流程。分為：

　　(a) 發(fā)起人選擇固定流程表中一個審批流程。

　　(b) 若需要對固定流程進行維護(增加、修改)，提供選擇固定流程前到固定流程維護界面的入口，并能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時，可以先進入到固定流程維護界面進行維護，然后返回選擇界面選擇一條固定流程。

　　② 定制流程

　　發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個審批人審批完后，按照先部門后人員選擇下一步的審批人，完成后提交。

　　 查看審批文件狀態(tài)

　　發(fā)起人可以對自己發(fā)起的公文進行維護，維護類型如下：

　?、?查看：查看本人發(fā)起的公文的審批情況。

　?、?前置：本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。

　?、?刪除：在還沒最終審批完成之前，對本人發(fā)起的公文，進行作廢處理。審批人可以對自己審批的文件進行查看。

　　 審批文件并選擇下一個審批人

　　用戶進入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件，若本公文審批流程為固定流程，則審批后提交完成，若審批流程為定制流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定制流程”。

　　 查詢歷史文件

　　歷史文件為已經(jīng)完成最后審批的文件。

　　所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過的歷史公文信息，但不能進行修改。其他人發(fā)布的文件自己又沒進行審批則沒有權(quán)限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。

　　 管理員查詢?yōu)g覽文件

　　查找文件描述

　?、?按照一定關(guān)鍵字進行文件查找，提供按公文名稱，發(fā)起人，發(fā)起時間，審批人以及人員編號等查詢。

　?、?查看分列表和詳細(xì)兩種方式。

　?、?管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。

　　 管理員管理文件

　　管理員對所有公文有刪除、查看的權(quán)限。

　?、?查看：文件及其審批情況或歷史公文?？梢詫λ泄钠鸬奖O(jiān)查的作用。 ② 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經(jīng)審批完成的公文認(rèn)為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件并沒從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除。例如內(nèi)容不是健康的，則要即時作相關(guān)處理，并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。

　　 用戶管理

　　主要是對用戶的權(quán)限管理：目前暫設(shè)所有人都有發(fā)布公文的權(quán)限。其他用戶權(quán)限例如用戶對固定流程的維護權(quán)限等在程序中控制，對管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒有特殊要求。

　　2.3 考勤管理功能

　　 考勤登記

　　該部分的功能如下：

　　考勤登記在用戶登陸辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)站時即開始;當(dāng)用戶登陸時，系統(tǒng)獲取當(dāng)前工作時間，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的考勤時間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質(zhì)。同時記錄到考勤登記表中。

　　 加班登記

　　加班登記有如下功能：

　?、?加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個審核人。

　?、?加班人員只有登記權(quán)限，沒有修改和刪除權(quán)限。若需要修改等操作可以請系統(tǒng)管理人操作。

　　 查詢本人考勤信息

　　查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢：

　?、?時間：可以查上兩個月的考勤。

　?、?考勤類型：可以查正?？记谟涗?、加班記錄或出差等。

　　 非正?？记诘怯?/p>

　　非正?？记诘怯浿荒苡晒芾韱T操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進行登記。

　　一般用戶沒有此項操作權(quán)限。

　　 考勤統(tǒng)計

　　考勤統(tǒng)計也是由系統(tǒng)管理員操作，一般用戶無該操作權(quán)限。

　　考勤統(tǒng)計有兩個功能：

　　① 統(tǒng)計某個員工當(dāng)月、上月或一年的考勤情況。

　?、?打印考勤報表功能。

　　 系統(tǒng)時間管理

　　該部分也是系統(tǒng)管理人員操作，每個月對應(yīng)一條記錄

　　系統(tǒng)時間管理部分專門設(shè)置下月的工作天數(shù)，每天的小時數(shù)，曠工時限以及上班起始時間設(shè)置等。

　　當(dāng)月每天的考勤計時就根據(jù)系統(tǒng)時間管理表中的設(shè)置進行計算。

　　 考勤信息維護

　　該部分也是由系統(tǒng)管理員操作

　?、?由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有考勤進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

　?、?可以對個人的考勤信息打印報表。

　　 加班信息維護

　　該部分也是由系統(tǒng)管理員操作

　?、?由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有加班信息進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

　?、?可以對個人的加班信息打印報表。

　　2.4 辦公室管理功能

　　 公共場地與公共財物使用管理

　　提供對公司的公共場地(如會議室、卡拉OK廳)、公共財物(如公車、照相機、攝影機)的使用記錄。包括以下幾個子功能：

　?、?公共場地和公共財物使用管理

　　提供對公司公共場地和公共財物使用情況的維護功能，包括使用、歸還、預(yù)訂、取消預(yù)訂等。

　?、?公共場地和公共財物管理

　　提供對公司公共場地和公共財物記錄的維護功能，包括對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。

　?、?查詢功能

　　查詢某時間點公共場地與公共財物的使用情況。

　　查詢某公共場地與公共財物在一段時間內(nèi)的使用記錄。

　　 公司設(shè)備管理

　　對公司設(shè)備的進行管理，并提供一般的查詢功能。包括以下幾個子功能： ① 設(shè)備管理

　　提供對公司設(shè)備記錄的維護功能，包括對設(shè)備記錄的增加、刪除和修改。 ② 設(shè)備類別代碼表管理

　　提供對公司設(shè)備類別記錄的維護功能，包括對設(shè)備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。

　?、?查詢功能

　　按照部門、物品種類、供貨人(單位)進行查詢，列出公司設(shè)備的統(tǒng)一清單。  日?；顒影才殴芾?/p>

　　主要是公司集體的日?；顒影才?，例如公司未來兩日的旅游安排，工會活動安排等。包括公司領(lǐng)導(dǎo)可以公開的活動情況，例如領(lǐng)導(dǎo)接待客人，有貴賓來訪等。

　?、?日?；顒影才殴芾?/p>

　　提供對公司日常活動記錄的維護功能，包括對日?；顒佑涗浀脑黾?、刪除和修改。

　?、?查詢功能

　　以周為單位瀏覽，列表顯示日?；顒?，可定制時間段進行查詢。

　　 辦公用(消耗)品管理

　　提供對公司所有辦公用品進行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個子功能：

　?、?辦公用品使用情況登記

　　提供對辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領(lǐng)用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領(lǐng)用/歸還，應(yīng)在現(xiàn)有辦公用品數(shù)量中應(yīng)減去/加上所領(lǐng)用/歸還的數(shù)量。出于實用性和復(fù)雜性的考慮，歸還功能可暫緩實現(xiàn)。

　?、?辦公用品管理

　　提供對公司辦公用品的維護功能，包括對辦公用品的增加、刪除和修改。 ③ 查詢功能

　　按物品、時間、部門、人員、總計等進行查詢，并列表顯示辦公用品的使用情況。

　　2.5 系統(tǒng)管理功能

　　 部門管理

　　部門管理模塊供系統(tǒng)管理員管理部門的信息，包括新增部門和刪除部門兩個功能。

　　 信息類型管理

　　信息類型管理模塊供系統(tǒng)管理員增加和刪除信息類型。系統(tǒng)管理員增加信息類型時，應(yīng)指明該類型信息是否網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀。網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。

　　3 辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

　　傳統(tǒng)的辦公方式使人們耗費大量的時間和精力，用手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。用先進的現(xiàn)代化工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。辦公自動化管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)辦公方式的革命，順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，是現(xiàn)代企業(yè)進入21世紀(jì)所必備的工具。

　　3.1 辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和管理重要性

　　辦公自動化對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

　　推行辦公自動化，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設(shè)置了障礙。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

　　企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。辦公自動化為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了辦公自動化已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　3.2 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件

　　辦公自動化管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必備條件。我們知道現(xiàn)代 企業(yè)要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。它包括企業(yè)的科研、生產(chǎn)、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)筑企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，全方位改造企業(yè)，以降低成本和費用，增加產(chǎn)量和銷售，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。通過辦公自動化系統(tǒng)，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價格、最好的服務(wù)，參與市場競爭，以達到企業(yè)取勝之目的。

　　3.3 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)

　　辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)。營銷創(chuàng)新是指企業(yè)盡可能地利用現(xiàn)代高新技術(shù)手段辦公自動化系統(tǒng)，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓和新的消費者的挖掘。它包括應(yīng)用新的廣告媒體，采用新的售后服務(wù)途徑，開發(fā)新的用戶等。辦公自動化系統(tǒng)給現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式、思維方式上帶來了革命性的轉(zhuǎn)變。作為企業(yè)的決策人，廠長或總經(jīng)理通過辦公自動化系統(tǒng)能一目了然地了解許多科室、部門，甚至基層一線大量、動態(tài)、錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息，并進行及時、準(zhǔn)確地分析和處理。企業(yè)內(nèi)部多方面的資源，包括人、

　　財、物、產(chǎn)、供、銷、研等如何得以合理調(diào)配平衡和充分利用。辦公自動化正是建立在這樣的科學(xué)管理思想體系上的高效、集成的計算機輔助企業(yè)管理系統(tǒng)。通過管理思想這個軟件的具體應(yīng)用來完成企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中所有信息和數(shù)據(jù)的接收、流轉(zhuǎn)、處理、統(tǒng)計、分析等加工過程。從而使企業(yè)在每個環(huán)節(jié)上做到準(zhǔn)確、及時的決策和控制。

　　3.4 推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來了進步

　　首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進行。其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張。第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行。第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強。第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

　　近年來,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展普及,通過利用先進的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù),實現(xiàn)辦公自動化的解決方法,被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動化解決方案。隨著INTERNET技術(shù),國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,目前的辦公自動化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動辦公,遠(yuǎn)程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域。

　　結(jié)論

　　辦公自動化系統(tǒng)是一個將企業(yè)管理及基礎(chǔ)辦公需求作為核心，基于B/S模式的信息服務(wù)系統(tǒng)，它集先進的計算機技術(shù)與辦公自動化理論于一身，適應(yīng)當(dāng)今辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)需求。辦公自動化滿足了企業(yè)的辦公網(wǎng)絡(luò)化，自動化的管理需求，提高了企業(yè)內(nèi)部的管理水平，進而全面提升了企業(yè)在市場中的綜合競爭力。

　　在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。辦公自動化對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。所以，現(xiàn)代企業(yè)迫切需要通過推行辦公自動化來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

　　致謝

　　首先誠摯的感謝指導(dǎo)老師郝瑞娥，在老師指導(dǎo)下使我得以完成論文。老師的細(xì)心指導(dǎo)使我獲益匪淺，再次感謝老師的幫助和指導(dǎo)。另外，也要感謝我的同學(xué)和好友，她們同我一起在完成論文過程中互相幫助，讓我的大學(xué)生活豐富多彩，是她們給我?guī)椭椭С?。再次，我要感謝我的父母，是他們辛勤的勞動和汗水養(yǎng)育了我，是他們的叮嚀和督促，讓我在遇到困難的時候能夠勇敢面對。

　　參考文獻

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　　[3] 韓小強，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計綜述中小企業(yè)管理與科技，2009年12期

　　[4] 劉士杰,《辦公自動化設(shè)備的使用與維護》人民郵電出版社

　　辦公自動化論文范文篇三：

　　一、辦公自動化定義

　　計算機的誕生和發(fā)展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計算機科學(xué)在知識時代扮了重要的角色。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。中國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　二、辦公自動化的特點

　　OA強調(diào)辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件就應(yīng)具備幾大特性：易用性、開放性、嚴(yán)密、實用。

　　易用性：管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓(xùn)的，不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁風(fēng)格可能是個最佳選擇。

　　開放性：管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。 從技術(shù)上看，采用整合性強的技術(shù)架構(gòu)(J2EE)作為底層設(shè)計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預(yù)留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。同時，現(xiàn)實的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應(yīng)用不光涉及到技術(shù)層面，還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務(wù)的理解、整合實務(wù)技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

　　嚴(yán)密性：企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。

　　實用性：軟件功能必須與管理實務(wù)緊密結(jié)合，否則藥不對癥，反而可能有負(fù)作用。而且，還必須能適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的要求?，F(xiàn)實中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。

　　三、辦公自動化市場的發(fā)展歷程

　　1、第一階段：文件型OA(1980年～1999年)

　　我們對OA的初步認(rèn)識實際上從上個世紀(jì)80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化(OA)規(guī)劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，當(dāng)時許多人把OA稱為“無紙化辦公”。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務(wù)，所以我們可以將該階段稱之為“文件型OA”。

　　2、第二階段：流程性O(shè)A(2000年～2005年)

　　該階段從最初的關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型OA， 到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性O(shè)A，它以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。

　　在這個階段，OA市場才真正興起，一批專業(yè)的OA軟件公司開始嶄露頭角，這一方面反映出市場需求的旺盛，OA系統(tǒng)做為基礎(chǔ)的系統(tǒng)已經(jīng)成為各家企業(yè)信息化建設(shè)的必選;另外一方面也反映出市場還沒有完全成熟，魚龍混雜、泥沙俱下的行情估計還會膠著一段時間，能夠?qū)ＷA系統(tǒng)、不斷升級產(chǎn)品、強調(diào)后期服務(wù)的OA廠家并不多。

　　3、第三階段：知識型OA(2005年～2010年)

　　隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸OA系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個日常工作的基礎(chǔ)平臺，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間里獲取合適的知識?如何借助該平臺來沉淀組織的最佳實踐并傳遞到整個組織?隨著客戶這種需求的產(chǎn)生，OA發(fā)展也派生出全新的氣象。以“知識管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展出來的OA系統(tǒng)，即我們通常所說的“知識型OA”。

　　4、第四階段：智能型OA(2010年～)

　　隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

　　目前，協(xié)同辦公已經(jīng)發(fā)展到第三個階段，即“知識型OA”階段，它已經(jīng)超出傳統(tǒng)OA的范疇，轉(zhuǎn)變成為企業(yè)的綜合性管理支撐平臺。傳統(tǒng)的OA功能已經(jīng)融進這個更大層面的工作平臺框架中，具體來說，知識型OA將成為企業(yè)通信平臺、行政辦公平臺、信息發(fā)布平臺、協(xié)同工作平臺、知識管理平臺、激情管理平臺、信息集成平臺。

　　四、辦公自動化行業(yè)狀況分析

　　中國目前OA系統(tǒng)應(yīng)用的核心仍然集中在工作流管理上，其最大的特色也是體現(xiàn)在工作流管理上。

　　國外的OA系統(tǒng)，以及ERP系統(tǒng)、BPM系統(tǒng)等都可以進行工作流管理，但是在管理的適應(yīng)性、靈活性、便利性、經(jīng)濟性上根本無法和本土的OA系統(tǒng)相比，這就使得OA系統(tǒng)成為用戶進行工作流管理的最佳工具。當(dāng)前，OA系統(tǒng)的工作流管理能力相比早期已經(jīng)完全不可同日而語。為了適應(yīng)中國用戶嚴(yán)格的層級管理和復(fù)雜的審批制度，適應(yīng)中國用戶快速提升和變化的管理需求，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)在工作流管理技術(shù)上突飛猛進，以靈活而規(guī)范的流程自動跳轉(zhuǎn)、便捷的系統(tǒng)內(nèi)部和外部數(shù)據(jù)整合、即時數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計分析、充分整合業(yè)務(wù)流程管理等高級應(yīng)用，成為企業(yè)辦公不可或缺的重要系統(tǒng)。在整個OA系統(tǒng)行業(yè)，每一個廠商都將工作流管理作為系統(tǒng)研發(fā)的重中之重，絕大多數(shù)用戶也都將工作流管理作為重點應(yīng)用。

　　但目前OA系統(tǒng)應(yīng)用的行業(yè)特色并不明顯，所謂的一些行業(yè)應(yīng)用，也無非是在通用的功能中流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并沒有很深入的業(yè)務(wù)管理功能模塊。不同行業(yè)的用戶對于OA系統(tǒng)的應(yīng)用呈現(xiàn)出普遍現(xiàn)象，除了工作流管理之外，還包括以下方面。

　　信息傳遞：包括企業(yè)自上而下的信息發(fā)布，自下而上的信息反饋，以及員工之間的信息溝通、文件傳遞等應(yīng)用，這屬于OA系統(tǒng)比較簡單和基礎(chǔ)的應(yīng)用。

　　文件管理：包括文件的收集、分類、共享、學(xué)習(xí)等內(nèi)容，個別企業(yè)可以上升到知識管理的高度。

　　報表管理：對OA系統(tǒng)中的各種辦公數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總，實時生成統(tǒng)計報表，提供給管理者作為決策支持，這屬于OA系統(tǒng)中比較高級的應(yīng)用。

　　移動辦公：基于PC端的OA系統(tǒng)已經(jīng)可以實現(xiàn)移動辦公，但現(xiàn)在OA系統(tǒng)廠商都可以提供手機端的移動辦公，也叫手機OA或移動OA，這是真正意義上的移動辦公，將OA系統(tǒng)的便捷性提升到一個全新的高度。

　　平臺應(yīng)用：目前優(yōu)秀的OA系統(tǒng)都具有自定義開發(fā)平臺，比如華天動力OA的平臺版OA，可以讓用戶在無需編程的情況下，通過在前臺頁面上的配置，自由搭建個性化的功能模塊，讓系統(tǒng)應(yīng)用做到隨需而變。

　　職能辦公：包括任務(wù)管理、人事管理、客戶管理、合同管理、車輛管理、檔案管理、資產(chǎn)管理、在線考試等提供給職能部門應(yīng)用的功能。這些功能的應(yīng)用在不同企業(yè)間差異很大，有的非常重視，有的則根本不用。OA系統(tǒng)的應(yīng)用還處于快速深化、細(xì)化和拓展中，OA系統(tǒng)的功能建設(shè)永無止境，應(yīng)用前景也廣闊無限。

　　五、關(guān)于辦公自動化行業(yè)發(fā)展分析 目前，競爭廠商不斷增加、技術(shù)進步帶來成本降低、用戶需求規(guī)模化增長等因素與中國經(jīng)濟發(fā)展的形勢匯聚在一起，為辦公自動化應(yīng)用創(chuàng)造了理想環(huán)境。而各廠商也已經(jīng)看到辦公自動化這一極具誘惑的“蛋糕”，紛紛加大力度，組織產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)及市場推廣，拉開市場龍爭虎斗的大幕。

　　中國作為經(jīng)濟全球化背景下極具潛力的國家，早已是“兵家必爭之地”。實力是廠商能否贏在終端市場的先決條件，在評價辦公自動化設(shè)備廠商的實力時，工廠實力、產(chǎn)品技術(shù)、品牌建設(shè)、市場營銷等因素不可或缺。

　　獨立的產(chǎn)品生產(chǎn)基地能夠體現(xiàn)廠商在產(chǎn)品品質(zhì)控制方面的實力，但是有些廠商只是專注做品牌，并沒有自己的生產(chǎn)基地，其產(chǎn)品通過OEM進行生產(chǎn)。從實際情況來看，擁有生產(chǎn)基地的廠商具有更強的整機及零部件生產(chǎn)能力，能夠更從容的應(yīng)對市場需求變化，根據(jù)市場戰(zhàn)略組織生產(chǎn)，比OEM廠商更具靈活性。由于中國市場需求旺盛，一些辦公自動化設(shè)備廠商也開始在中國設(shè)立生產(chǎn)基地，利用中國市場的人力資源、生產(chǎn)資料等進行本土化生產(chǎn)，并且引入國際標(biāo)準(zhǔn)保障產(chǎn)品品質(zhì)，充分適應(yīng)中國這一潛力巨大的市場。

　　行業(yè)注重工廠實力，用戶關(guān)注產(chǎn)品技術(shù)，擁有技術(shù)優(yōu)勢的廠商能贏得更多用戶的青睞。對于辦公自動化中普遍應(yīng)用數(shù)碼復(fù)合機等設(shè)備，用戶普遍關(guān)注設(shè)備輸出速度、能源消耗、污染物排放、文檔管理等。在國際市場上，直列引擎因其具備更快的文檔輸出速度，正在逐步取代以往的包絡(luò)式引擎，成為彩色辦公設(shè)備的主流引擎。在環(huán)保節(jié)能方面，許多廠商都在致力于開發(fā)符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，通過能源之星、藍天使環(huán)保認(rèn)證、中國節(jié)能產(chǎn)品認(rèn)證標(biāo)志的辦公自動化設(shè)備在國際和國內(nèi)市場均有良好的口碑。碳粉盡管顆粒細(xì)微，但由于直接影響文檔成像質(zhì)量和污染排放氣體，受到用戶高度關(guān)注，從市場上來看，聚合碳粉在上述兩方面表現(xiàn)比較突出。此外，融合先進的管理軟件技術(shù)的設(shè)備更容易獲得用戶認(rèn)可。

　　如果說工廠實力和技術(shù)實力是廠商的內(nèi)功，那么品牌建設(shè)和市場營銷則是廠商的外家功夫。出色的品牌建設(shè)能夠樹立廠商在終端市場的良好形象，提升用戶忠誠度。市場營銷是一個復(fù)雜的體系，對于各廠商來說，要考慮選擇那種銷售策略占領(lǐng)市場。目前，辦公自動化設(shè)備主要通過直銷和渠道銷售兩種方式進行，二者各具優(yōu)勢，直銷使廠商能夠直接接觸終端市場，渠道能夠?qū)崿F(xiàn)更廣闊的市場覆蓋。

　　根據(jù)上述幾項標(biāo)準(zhǔn)，可以對中國市場上辦公自動化設(shè)備廠商的實力做出基本判斷。目前，柯尼卡美能達、佳能、富士施樂憑借在工廠實力、產(chǎn)品技術(shù)、品牌建設(shè)、市場營銷等方面具有較強的綜合實力處于第一集團，其他廠商則由于在某些等方面存在一定差距處于追趕的地位。

　　富士施樂和柯尼卡美能達都是較早進入中國市場并建有獨立生產(chǎn)基地的廠商，具有強大的工廠實力。富士施樂在中國大陸有上海、深圳兩家工廠，在日本和韓國也設(shè)有工廠?？履峥滥苓_則在中國大陸設(shè)有武漢、深圳、東莞、無錫4家工廠，其中無錫工廠達到50萬臺整機、660萬套(件)零部件的生產(chǎn)能力，在國內(nèi)同類工廠中規(guī)模第一。并且隨著商用科技產(chǎn)品生產(chǎn)全部落戶中國，柯尼卡美能達對中國工廠將更加重視，并且加強了對供應(yīng)商的遴選和扶持力度，確保在中國生產(chǎn)出更高品質(zhì)的設(shè)備。

　　在技術(shù)方面，HP、柯尼卡美能達是其中的佼佼者。HP雖然沒有自有工廠，但是在技術(shù)方面具有較強的實力。與HP相比，柯尼卡美能達更注重辦公自動化領(lǐng)域技術(shù)的研發(fā)，因而擁有高速直列引擎、Samitri“聚合碳粉”技術(shù)、印寶瓏(Emperon)技術(shù)、先進的管理軟件等一系列業(yè)界領(lǐng)先技術(shù)，并且這些技術(shù)都已成功應(yīng)用于系列設(shè)備中，被終端用戶中認(rèn)可。

　　佳能、富士施樂、柯尼卡美能達等廠商都十分積極，品牌建設(shè)，而且不分伯仲。此外，各廠商市場營銷形式各異，富士施樂以貼近用戶的直銷見長，而柯尼卡美能達則在渠道營銷上稍勝一籌，通過幫助經(jīng)銷商推行互動式體驗營銷手段提升渠道能力和強化渠道商直銷能力兩種策略，近年來實現(xiàn)了市場業(yè)績高速增長。2007年1月，柯尼卡美能達在市場策略發(fā)布會上提出成為“中國彩色數(shù)碼復(fù)合機市場第一品牌”后，繼續(xù)通過各種積極的形式強化渠道營銷能力。據(jù)悉，柯尼卡美能達2007年第一輪巡展就選擇了極具挑戰(zhàn)性和親和力的辦公樓宇巡展，與市場需求零距離對接，讓終端用戶近距離感受其產(chǎn)品及解決方案，使渠道營銷深入到市場末端。

　　六、辦公自動化行業(yè)預(yù)測

　　總體來看，未來OA都會有如下幾個明顯特征：

　　門戶導(dǎo)向：未來OA更加強調(diào)人性化，強調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強調(diào)對于眾多信息來源的整合，強調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人去找系統(tǒng)”的現(xiàn)狀，實現(xiàn)“系統(tǒng)找人”的全新理念。

　　業(yè)務(wù)導(dǎo)向：加強與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術(shù)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來;使得業(yè)務(wù)流程和管理流程逐步整合，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識化、虛擬化。

　　知識驅(qū)動：以知識管理為核心理念，建立知識和角色的關(guān)聯(lián)通道，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的能力。