“員工手冊(cè)”是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化與企業(yè)戰(zhàn)略的濃縮，是企業(yè)內(nèi)的“法律法規(guī)”，同時(shí)還起到了展示企業(yè)形象﹑傳播企業(yè)文化的作用。它既覆蓋了企業(yè)人力資源管理的各個(gè)方面規(guī)章制度的主要內(nèi)容，又因適應(yīng)企業(yè)獨(dú)特個(gè)性的經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要而彌補(bǔ)了規(guī)章制度制定上的一些疏漏。站在企業(yè)的角度，合法的“員工手冊(cè)”可以成為企業(yè)有效管理的“武器”; 站在勞動(dòng)者的角度，它是員工了解企業(yè)形象﹑認(rèn)同企業(yè)文化的渠道，也是自己工作規(guī)范、行為規(guī)范的指南。特別是，在企業(yè)單方面解聘員工時(shí)，合法的“員工手冊(cè)”往往會(huì)成為有力的依據(jù)之一?！秳趧?dòng)法》第二十五條規(guī)定的用人單位可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同的情形中包括 “嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或者用人單位規(guī)章制度的”，但是如果用人單位沒(méi)有規(guī)定,或者規(guī)定不明確,在因此引發(fā)勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)，就會(huì)因沒(méi)有依據(jù)或依據(jù)不明確而陷入被動(dòng)。制定一本合法的“員工手冊(cè)”是法律賦予企業(yè)的權(quán)利,也是企業(yè)在管理上的必需。

　　如何使之行之有效呢?

　　首先，制定頒布主體必須合法，必須是企業(yè)主體，而不能是企業(yè)的某個(gè)部門(但經(jīng)企業(yè)授權(quán)的除外)。

　　其次，內(nèi)容必須合法，即必須符合現(xiàn)行國(guó)家法律﹑行政法規(guī)﹑規(guī)章及政策規(guī)定?！秳趧?dòng)法》第四條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)。”《勞動(dòng)部關(guān)于〈勞動(dòng)法〉若干條文的說(shuō)明》明確說(shuō)明：“《勞動(dòng)法》第四條中的‘依法’應(yīng)當(dāng)作廣義理解，指所有的法律﹑法規(guī)和規(guī)章。” 《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第十九條規(guī)定：“用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條之規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律﹑行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。” 2008年1月1日將實(shí)施的《勞動(dòng)合同法》第四條也明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利﹑履行勞動(dòng)義務(wù)。”一些企業(yè)為了擴(kuò)大自己的用人自主權(quán)，在規(guī)定企業(yè)可單方面解除勞動(dòng)合同的情形時(shí)，怎樣對(duì)企業(yè)有利，就怎么制定。其實(shí)這是徒勞的，因?yàn)檫@樣的規(guī)定很可能是沒(méi)有法律效力的?！秳趧?dòng)法》第二十五條明確規(guī)定：“ 勞動(dòng)者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同：(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;(二)嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或者用人單位規(guī)章制度的;(三)嚴(yán)重失職，營(yíng)私舞弊，對(duì)用人單位利益造成重大損害的;(四)被依法追究刑事責(zé)任的。”也就是說(shuō)除了上述情形以外，用人單位都不得單方面隨時(shí)解除與勞動(dòng)者的勞動(dòng)關(guān)系。商

　　第三，制定程序必須合法，即必須經(jīng)過(guò)一定的民主程序討論通過(guò)。2008年1月1日將實(shí)施的《勞動(dòng)合同法》第四條也明確規(guī)定：“用人單位在制定﹑修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬﹑工作時(shí)間﹑休息休假﹑勞動(dòng)安全衛(wèi)生﹑保險(xiǎn)福利﹑職工培訓(xùn)﹑勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。”

　　第四，發(fā)布途徑必須合法，即必須向勞動(dòng)者進(jìn)行公示或告知。2008年1月1日將實(shí)施的《勞動(dòng)合同法》第四條明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”

　　只有同時(shí)具備以上四個(gè)要件的“員工手冊(cè)”,才是合法有效的規(guī)章制度，缺少任何一個(gè)要件，都會(huì)是無(wú)效的。那么，企業(yè)如何保證所制定的“員工手冊(cè)”內(nèi)容的合法性?又如何來(lái)證明所制定的“員工手冊(cè)”是經(jīng)過(guò)了合法的程序并且已經(jīng)公示了呢?一般應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：

　　1.以現(xiàn)行國(guó)家法律﹑行政法規(guī)﹑規(guī)章及政策規(guī)定為依據(jù)，將“員工手冊(cè)”中的一些條款具體化。例如：針對(duì)《勞動(dòng)法》第二十五條規(guī)定的用人單位可以解除勞動(dòng)合同的情形之一“在試用期間被證明不符合錄用條件”，建議不妨在“員工手冊(cè)”中明確規(guī)定如下內(nèi)容：

　　(1)公司對(duì)試用期員工嚴(yán)格按照錄用條件考察，對(duì)不符合錄用條件的事宜書面告知并要求簽名確認(rèn)。如：可按企業(yè)《對(duì)試用期員工評(píng)估或考評(píng)的規(guī)定》等相關(guān)制度，在試用期中的員工每月(或確定其他相應(yīng)周期)必須經(jīng)過(guò)評(píng)估或考評(píng)，評(píng)估或考評(píng)不合格的，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同。商

　　(2)員工一旦在試用期或以后被證明其在入職時(shí)向公司提供了不實(shí)個(gè)人信息，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同。可以將信息的名稱進(jìn)行列舉。

　　(3)要求試用期的員工必須履行崗位職責(zé)，遵守員工手冊(cè)。商

　　2.公司應(yīng)注意取得并保留制定的 “員工手冊(cè)”已經(jīng)公示的依據(jù)。2008年1月1日將實(shí)施的《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”

　　“員工手冊(cè)”是員工的工作、行為規(guī)范的指導(dǎo)和引導(dǎo)，但是，在實(shí)踐中，一旦發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，關(guān)于員工手冊(cè)的法律效力問(wèn)題便成了爭(zhēng)議的焦點(diǎn),也成了雙方在勞動(dòng)糾紛中勝負(fù)的關(guān)鍵。而企業(yè)往往是有口難辯，難以舉證所制定的“員工手冊(cè)”已經(jīng)公示。

　　可以以下列形式之一來(lái)保留員工手冊(cè)及修改部分已告知或已公示的依據(jù)：

　　(1)組織會(huì)議形式的“員工手冊(cè)”學(xué)習(xí)，保留有與會(huì)人員簽名的會(huì)議紀(jì)要;

　　(2)組織以傳閱形式進(jìn)行的“員工手冊(cè)”學(xué)習(xí)，保留有已閱人員簽名的記錄;

　　(3)直接向員工發(fā)放“員工手冊(cè)”，并保留簽收記錄;

　　(4)將修改部分編成問(wèn)卷，要求100%的職工書面回答并保留問(wèn)卷法。商

　　一些企業(yè)在按照上述方法進(jìn)行編制員工手冊(cè)時(shí)，往往還有員工手冊(cè)都包括什么內(nèi)容、員工手冊(cè)的架構(gòu)體系是什么等困惑?如何編寫適合企業(yè)自身情況的員工手冊(cè)呢?

　　員工手冊(cè)必要內(nèi)容一般包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)、人力資源制度、員工行為規(guī)范、崗位職責(zé)等。員工手冊(cè)的架構(gòu)體系一般為：一、前言部分，包括1、公司概況(總經(jīng)理致辭、企業(yè)簡(jiǎn)介、企業(yè)發(fā)展歷史、企業(yè)愿景);2、企業(yè)文化(企業(yè)精神、企業(yè)宗旨、企業(yè)理念);3、組織結(jié)構(gòu)(組織結(jié)構(gòu)、職能分配、部門簡(jiǎn)介);二、正文部分，包括1、員工日常行為規(guī)范(工作準(zhǔn)則、行為規(guī)范、禮儀規(guī)范);2、企業(yè)制度(人力資源制度、行政管理制度、財(cái)務(wù)制度);3、崗位職責(zé)(部門職責(zé)、關(guān)鍵崗位描述、各類工作流程);三、附則部分，包括1、手冊(cè)說(shuō)明(使用說(shuō)明、保管要求、修改程序);2、手冊(cè)效力(制定依據(jù)、約束效力、異議處理);3、員工簽收(員工意見(jiàn)、簽收回執(zhí))。

　　員工手冊(cè)的主要結(jié)構(gòu)和內(nèi)容基本上就是上述中的內(nèi)容，但行業(yè)的不同，起主要內(nèi)容都要根據(jù)企業(yè)或行業(yè)的實(shí)際情況而編寫。例如：房地產(chǎn)企業(yè)一般應(yīng)增加地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理及地產(chǎn)銷售知識(shí)、要求等;超市類企業(yè)一般應(yīng)增加賣場(chǎng)管理(衛(wèi)生狀況、商品檢查、賣場(chǎng)環(huán)境、促銷管理、服務(wù)監(jiān)督、安全消防)以及現(xiàn)場(chǎng)管理要點(diǎn)(營(yíng)業(yè)前、上午、下午及晚上、營(yíng)業(yè)結(jié)束)和防損防盜等要求;酒店賓館類企業(yè)一般應(yīng)增加酒店賓館的規(guī)模介紹、特色服務(wù)、拾遺管理、保密、小費(fèi)與禮品、財(cái)務(wù)、吸煙等規(guī)定;食品類生產(chǎn)企業(yè)一般包括質(zhì)量方針、食品衛(wèi)生要求與知識(shí)、職業(yè)禁忌等規(guī)定。另外，在設(shè)計(jì)“員工簽收”時(shí)，內(nèi)容一般要包含“我***已收到(編號(hào)№****號(hào))員工手冊(cè)并認(rèn)真閱讀過(guò)，且已全部理解。本人承諾將嚴(yán)格遵守員工手冊(cè)中的規(guī)定、要求，同時(shí)也同意企業(yè)有權(quán)對(duì)手冊(cè)進(jìn)行修改;如修改后的部分經(jīng)批準(zhǔn)且被我知悉后，也將嚴(yán)格遵守。否則，愿意承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。簽收人***(必須本人親筆簽名)”等內(nèi)容。

　　總之，編寫一本完整、合法、適用的員工手冊(cè)是人力資源管理工作的一項(xiàng)重要而艱巨的工作，一個(gè)成熟的員工手冊(cè)將凝聚著人力資源管理者的辛勞和智慧，必將載入企業(yè)發(fā)展的史冊(cè)。