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公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版

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管理制度一旦制定,在一般時(shí)間內(nèi)不能輕易變更,否則無(wú)法保證其權(quán)威性。下面是小編給大家?guī)?lái)的培訓(xùn)班管理制度,歡迎大家閱讀參考,我們一起來(lái)看看吧!

公司文件管理制度

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(一)

第一條

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合公司的實(shí)際狀況,特制訂本制度。

第二條文件管理資料主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收:

凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條公文的編號(hào)保管:

1.辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來(lái)文件流單",并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

2.公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊狀況例外)。

第六條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露資料。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)",辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的職責(zé),承辦部門(mén)接到文件應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn),以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條發(fā)文的規(guī)定:公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

第八條發(fā)文的范圍:

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

2.下發(fā)文件主要用于:(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

3.上行文件主要用于:(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;外發(fā)文主要用于:(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

4.在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

5.各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,能夠各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門(mén)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條發(fā)文程序規(guī)定:

1.各部門(mén)需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng);擬搞人應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》,并詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期;

2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā),做到狀況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

3.辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、資料不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿;

4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿資料、質(zhì)量負(fù)責(zé));

5.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理清楚;

6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;

7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印;

8.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

9.文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)狀況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

第十一條

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門(mén)應(yīng)指定一位職責(zé)心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍:

以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門(mén)日常工作中構(gòu)成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照資料、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,持續(xù)文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議構(gòu)成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度構(gòu)成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。

七、文件的銷(xiāo)毀

第十五條對(duì)于剩余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

辦公室

________年____月____日

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(二)

公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構(gòu)成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專(zhuān)人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),務(wù)必將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在,由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀(guān),由原編制構(gòu)成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也能夠收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線(xiàn)劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句,并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制構(gòu)成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷(xiāo)毀。

4、文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門(mén)或新文件編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門(mén),對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷(xiāo)毀。

5、其它規(guī)定:

(1)任何部門(mén)以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿,務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門(mén)的相互配合。

(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制構(gòu)成部門(mén)。

(6)文件發(fā)放人務(wù)必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)職責(zé)人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通用罰款單收繳。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(三)

文件管理制度

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上持續(xù)強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。

2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制,各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員務(wù)必按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都務(wù)必按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、對(duì)于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱(chēng)、日期,設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán),做封存保管。

5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息,如名稱(chēng)、編號(hào)、簽署信息等。

6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫(xiě)《借閱登記表》,然后方可透過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

3、對(duì)于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責(zé)追究

各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

文件管理制度(六):

文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版

1、目的

為規(guī)范本公司文件分類(lèi)、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作,特制定本制度,適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

2、職責(zé)

2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。

2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。

2、3部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核,及負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批,并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核,用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類(lèi)

3、1上行文:請(qǐng)示,報(bào)告,計(jì)劃,總結(jié);

3、2下行文:批復(fù),決定,通知,通告,通報(bào),制度,規(guī)定;

3、3平行文:信函,會(huì)議紀(jì)要。

4、文件格式

4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別之一。

4、2秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度,統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4、3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。文件管理制度。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字,放在居中位置;

4、6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字,與主送單位等持續(xù)一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),行間距為1、5倍,以清晰、美觀(guān)為原則;

4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè),專(zhuān)行空兩格注明"附件:______"字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào);文件無(wú)附件的,無(wú)須注明;

4、8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相關(guān)于書(shū)信中具名的位置;如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè),落款務(wù)必放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;

4、9、2制度或會(huì)議透過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)透過(guò)的日期;

4、9、3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期;

5、文號(hào)

5、1根據(jù)文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。

5、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理,管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;

5、3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。

6、用印

6、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

6、2文件打印校對(duì)完之后,由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;

6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。

7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé),應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě);

7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印,并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,還要填寫(xiě)《文件處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi),資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢后,由最后處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

7、9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部,由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

8、相關(guān)文檔

8、1文號(hào)編碼規(guī)則

8、2《文件編號(hào)使用登記表》

8、3《對(duì)外發(fā)文登記表》

8、4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對(duì)外發(fā)文格式

8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式

8、11報(bào)告總結(jié)格式

8、12會(huì)議紀(jì)要格式

8、13會(huì)議記錄格式

9、修訂及實(shí)施

9、1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(四)

文件管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱狀況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計(jì)

1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

3、借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

(二)文書(shū)管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

3、除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但務(wù)必標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本資料可根據(jù)文書(shū)具體資料進(jìn)行調(diào)整。

4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,持續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時(shí)間、資料等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

5、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意,方可銷(xiāo)毀。

6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人,若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失,辦公室人員務(wù)必查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計(jì)

起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、修改、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。

4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核透過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交,務(wù)必根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

第三條流程設(shè)計(jì)

根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了加強(qiáng)辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi),提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作,權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求,無(wú)私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié),出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。

4、辦公用品的采購(gòu),應(yīng)進(jìn)行多方比較,保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開(kāi)支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序:每月27號(hào)之前各部門(mén)將所需辦公用品報(bào)至辦公室,行政辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量,做出采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn),財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu),可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理,但務(wù)必經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。

3、根據(jù)物品所屬類(lèi)別,對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記,注明名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等,做到賬物相符。

4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時(shí)補(bǔ)填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進(jìn)行一次匯總普查。

8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查,核實(shí)庫(kù)存,保證出入庫(kù)等量。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(五)

文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版

1、目的

為規(guī)范本公司文件分類(lèi)、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作,特制定本制度,適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

2、職責(zé)

2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。

2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。

2、3部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核,及負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批,并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核,用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類(lèi)

3、1上行文:請(qǐng)示,報(bào)告,計(jì)劃,總結(jié);

3、2下行文:批復(fù),決定,通知,通告,通報(bào),制度,規(guī)定;

3、3平行文:信函,會(huì)議紀(jì)要。

4、文件格式

4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別之一。

4、2秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度,統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4、3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字,放在居中位置;

4、6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字,與主送單位等持續(xù)一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),行間距為1、5倍,以清晰、美觀(guān)為原則;

4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè),專(zhuān)行空兩格注明"附件:______"字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào);文件無(wú)附件的,無(wú)須注明;

4、8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相關(guān)于書(shū)信中具名的位置;如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè),落款務(wù)必放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;

4、9、2制度或會(huì)議透過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)透過(guò)的日期;

4、9、3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期;

5、文號(hào)

5、1根據(jù)文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。

5、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理,管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;

5、3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。

6、用印

6、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

6、2文件打印校對(duì)完之后,由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;

6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。

7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé),應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě);

7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印,并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,還要填寫(xiě)《文件處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi),資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢后,由最后處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

7、9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部,由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

8、相關(guān)文檔

8、1文號(hào)編碼規(guī)則

8、2《文件編號(hào)使用登記表》

8、3《對(duì)外發(fā)文登記表》

8、4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對(duì)外發(fā)文格式

8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式

8、11報(bào)告總結(jié)格式

8、12會(huì)議紀(jì)要格式

8、13會(huì)議記錄格式

9、修訂及實(shí)施

9、1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(六)

第一條

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收:

凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條 公文的編號(hào)保管:

1. 辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來(lái)文件流單",并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

2.公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

第六條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)",辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn),以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條 發(fā)文的規(guī)定:公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

第八條 發(fā)文的范圍:

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

2.下發(fā)文件主要用于:(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

3.上行文件主要用于:(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;外發(fā)文主要用于:(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

4.在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

5.各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門(mén)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條 發(fā)文程序規(guī)定:

1.各部門(mén)需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng);擬搞人應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》,并詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期;

2.草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

3. 辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿;

4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

5.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理清楚;

6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;

7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的'文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印;

8.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

9.文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

五、文件的借閱和清退

第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

第十一條

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條 文件的歸檔范圍:

以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。

七、文件的銷(xiāo)毀

第十五條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(七)

一、 目的

為了避免因員工處置不當(dāng),造成公司文件、資料中的重要數(shù)據(jù)、 信息遺失和泄露等情況的發(fā)生,給公司帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失,特制訂此辦法。

二、 適用范圍

適用于公司及下屬各子公司。

三、 界定標(biāo)準(zhǔn)

員工須嚴(yán)格遵守公司保密協(xié)議要求,定期對(duì)自己所保管的文件資料進(jìn)行整理,對(duì)于日常需要?dú)w檔的文件應(yīng)妥善保管,對(duì)于不需歸檔且過(guò)期作廢的資料、日常辦公作廢的文件(包括一般文件、重要文件、機(jī)密文件。如:涉及經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)、采購(gòu)渠道、商品信息、工作流程、經(jīng)營(yíng)管理技術(shù)、財(cái)務(wù)資料等文件資料)、草稿、復(fù)印廢頁(yè)及文字廢紙,磁盤(pán)、光盤(pán)、圖紙等(特別是上市公司的文件和資料)不得隨便丟棄、不得倒入垃圾桶內(nèi)、不得交予保潔人員,以防止泄密事件的發(fā)生。

四、 分類(lèi)及處理方式

員工對(duì)篩選后需銷(xiāo)毀的公司文件、資料進(jìn)行整理分類(lèi):

1、 在工作過(guò)程中形成的個(gè)人臨時(shí)性草稿及文字廢紙,由員工本人通過(guò)碎紙機(jī)自行進(jìn)行破碎銷(xiāo)毀;

2、 在工作過(guò)程中形成的日常辦公作廢的文件(指一般性文件、重要文件)、復(fù)印廢頁(yè),需報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核鑒定確已無(wú)保存價(jià)值的,

待審核通過(guò)后由部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督本部門(mén)員工使用碎紙機(jī)進(jìn)行破碎銷(xiāo)毀;

3、 日常辦公過(guò)程中形成的過(guò)期作廢的資料、日常辦公作廢的文件(指機(jī)密文件,含公司下發(fā)及上報(bào)的各項(xiàng)文件)、光盤(pán)、圖紙等,必須上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核鑒定確無(wú)保存價(jià)值的,報(bào)總裁審批,并由行政部門(mén)做好文件銷(xiāo)毀記錄,同時(shí)安排人員與上報(bào)銷(xiāo)毀文件部門(mén)的員工至少兩人在場(chǎng)進(jìn)行破碎銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的報(bào)廢文件、資料,員工不得擅自銷(xiāo)毀。

五、 附則

本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(八)

第一條、各種涉密和內(nèi)部文件、刊物、資料、檔案必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理的原則,嚴(yán)格文件、資料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷歸檔、銷(xiāo)毀等制度。

第二條、所有秘密、機(jī)密、絕密文件(資料)均應(yīng)由專(zhuān)人保管,認(rèn)真登記,妥善放置保管。

第三條、凡上級(jí)發(fā)來(lái)的和我開(kāi)發(fā)區(qū)制發(fā)的標(biāo)明密級(jí)的文件、資料及刊物,應(yīng)按規(guī)定的范圍閱讀和傳達(dá),不經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)同意,任何人不得隨意擴(kuò)大范圍和翻印。需傳閱或承辦的密件,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦人要做到及時(shí)閱批、承辦,不得橫傳、積壓。絕密級(jí)文件原則上不出辦公室,不得攜帶外出。需要承辦部門(mén)帶回辦理的`密件,應(yīng)妥善保管,不得遺失,用后及時(shí)歸還;造成失密事故的,要追究責(zé)任,嚴(yán)肅處理。

第四條、各種密件應(yīng)指定專(zhuān)人管理,查閱文件、檔案必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),并要有人監(jiān)督。

第五條、為確保密件的安全,秘密文件、資料必須存放機(jī)要室或鐵制文件柜內(nèi),并做到經(jīng)常清點(diǎn)、核對(duì);存放保密文件、資料也必須配置專(zhuān)柜,符合保密要求。工作人員離開(kāi)辦公室時(shí),不得將密件放在桌面上,閱過(guò)的文件要及時(shí)退回機(jī)要室,來(lái)不及閱讀的文件要鎖進(jìn)文件柜中或暫時(shí)退回機(jī)要室保管。

第六條、對(duì)秘密文件、資料,從擬稿到審查、修改、簽發(fā)均要保守秘密。打字、文印室是機(jī)要重地,印制秘密文件要專(zhuān)人負(fù)責(zé),打印完的文件及時(shí)送出,未完的工作件要妥善收存,廢棄文件要集中收存、統(tǒng)一銷(xiāo)毀,個(gè)人不得利用廢棄紙張另作私用或不經(jīng)清理出售,嚴(yán)防失泄密。非打字、印刷人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入文印工作場(chǎng)所。

第七條、上級(jí)下發(fā)的涉密文件、資料及黨工委、管委會(huì)印發(fā)的秘密文件、內(nèi)部資料不得作廢紙?zhí)幚恚膊坏蒙米猿鍪劢o廢品收購(gòu)部門(mén)和個(gè)體商販,要對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的涉密文件資料進(jìn)行統(tǒng)一造冊(cè),交黨政辦后按程序處理。

第八條、國(guó)家絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)文件、資料、音像制品、光盤(pán)等秘密載體應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通傳遞。確因工作需要需隨身攜帶秘密級(jí)文件、資料等秘密載體外出的人員,一律不得乘坐公共交通工具,無(wú)論在任何情況下都要做到密件不離人,不允許攜帶密件探親、訪(fǎng)友或出入公共場(chǎng)所,以防泄露國(guó)家秘密。

第九條、復(fù)印涉密文件一律到黨委辦公室辦理復(fù)印,秘密文件、資料及發(fā)文部門(mén)規(guī)定不準(zhǔn)翻印的文件,未經(jīng)原發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印。復(fù)印件與正本文件的秘級(jí)相同對(duì)待,應(yīng)嚴(yán)格收發(fā)、傳閱登記、立卷歸檔及清退、銷(xiāo)毀制度,復(fù)制的廢品要及時(shí)銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁在營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所打印、復(fù)印、傳輸國(guó)家秘密文件、資料。

第十條、嚴(yán)禁在使用移動(dòng)通信工具時(shí)談?wù)?、收發(fā)屬于國(guó)家秘密的內(nèi)容。嚴(yán)禁在涉密會(huì)議的場(chǎng)所使用移動(dòng)通信工具。

第十一條、任何單位和個(gè)人不得在與國(guó)際網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理、傳遞、輸出國(guó)家秘密信息和不宜公開(kāi)的開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)部事項(xiàng)。

第十二條、涉密信息和數(shù)據(jù)必須按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、處理、傳遞、使用和銷(xiāo)毀。

第十三條、存儲(chǔ)國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)媒體,應(yīng)按存儲(chǔ)信息的最高密級(jí)標(biāo)明密級(jí),并按照相應(yīng)的文件進(jìn)行管理。

第十四條、存儲(chǔ)過(guò)國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)媒體不能降低密級(jí)使用,不再使用的應(yīng)將其交黨政辦公室,統(tǒng)一銷(xiāo)毀,并登記備案。涉密計(jì)算機(jī)改作他用或報(bào)廢時(shí),使用部門(mén)應(yīng)報(bào)管委會(huì)同意,并將計(jì)算機(jī)硬盤(pán)進(jìn)行低級(jí)格式化處理,銷(xiāo)毀所有涉密信息。

第十五條、存儲(chǔ)過(guò)國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)媒體的維修,應(yīng)保證所存儲(chǔ)的國(guó)家秘密信息不被泄露。

第十六條、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)打印輸出的涉密文件,應(yīng)按相應(yīng)的密級(jí)文件進(jìn)行管理。

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