辦公室秘書崗位職責(zé)
說起辦公室秘書，大家都聽過，但是關(guān)于辦公室秘書的具體崗位職責(zé)，想必就不太清楚了吧?下面是小編為你整理的辦公室秘書崗位職責(zé)，希望對你有用!
辦公室秘書崗位職責(zé)
企業(yè)辦公室文秘工作者，作為以輔助決策、協(xié)調(diào)服務(wù)、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領(lǐng)導(dǎo)者的參謀助手，現(xiàn)代社會對該崗位從業(yè)者的素質(zhì)要求愈來愈高。那么，如何才能勝任企業(yè)辦公室文秘工作?下面結(jié)合本人在企業(yè)從事辦公室文秘工作十余年的工作經(jīng)歷，從三個方面來簡要加以論述：
一、端正心態(tài)，以干事創(chuàng)業(yè)的激情面對文秘工作
有人說：“十年政工一場空”，比照這一說法，也許從事企業(yè)辦公室文秘工作的人員也會有此感慨，究其原因，筆者認為不外乎兩個方面：
其一，辦公室文秘工作者所從事的辦文辦會等工作比較務(wù)虛，決定了秘書工作的成果很難用具體的經(jīng)濟數(shù)據(jù)來表述。
其二，作為各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘工作者始終處于輔助角色和從屬地位，工資收入也相對不高，而文秘工作者整天埋頭工作，苦思冥想，案牘勞形，咬文嚼字，寢食難安， “一支筆桿，兩眉不展，三更不眠，四季不閑”這句話形象地描述了其崗位特點，文秘工作者有時還會被人戲謔地稱作“書呆子”，這與當(dāng)今物欲橫流的社會時代形成強烈反差，導(dǎo)致秘書人員難免會產(chǎn)生一些自卑心理。
在此情況下，還有誰愿意去從事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住誘惑，“板凳要坐十年冷”?
照此說法，難道說文秘工作就不重要了嗎?文秘工作者就沒有價值了嗎?毋庸置疑，答案絕非如此。
在傳統(tǒng)的官本位思想意識里，人們會說“領(lǐng)導(dǎo)是尊”、“領(lǐng)導(dǎo)難當(dāng)”，其實了解文秘崗位特點的人會說：“文秘人員也值得尊重”、“文秘人員也不好當(dāng)”。因為，文秘工作崗位的特點，決定了文秘工作者在職能活動中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)等重要作用，它要求必須站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度觀察、分析和處理問題，必須具有全局觀念，同時要求必須具有較高的政策理論水平和辦文辦事能力，熟悉文書、會務(wù)、檔案、保密、信訪、通信、禮儀等方面的知識，會操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施等等。大家知道，判斷一個人是否具有價值，關(guān)鍵在于他在一個組織中是否輕易被別人所替代，文秘工作這種較高的專業(yè)性素質(zhì)要求，決定了文秘崗位不是隨便一個人就能夠輕易勝任和替代的，因此也決定了文秘工作者的價值所在。
所以，辦公室秘書人員要克服自卑心理，正確看待自己;要尋找和發(fā)揮自己的特長，讓自己更加從容自信;要端正心態(tài)，正確看待崗位工作;要不計個人得失，有著吃苦耐勞，甚至委曲求全的精神，以干事創(chuàng)業(yè)的激情從事秘書工作。
二、培養(yǎng)興趣，以扎實的語言文字功底從事秘書工作
興趣，是一個人專注于某項事物的表現(xiàn)。愛好，是興趣的持久發(fā)展。中國的一位學(xué)者曾經(jīng)說過，凡是有生活的地方就有快樂和寶藏。文秘工作雖然很枯燥、很辛苦，但是只要懷著濃厚的興趣愛好去學(xué)習(xí)、去工作，必定可以感受到事業(yè)的可貴可愛，并化為精神的愉悅和奮斗的動力源泉。
(一) 培養(yǎng)學(xué)習(xí)興趣，練就扎實的語言文字功底
“能說會道”是文秘工作者的基本功，所以要以強烈的求知欲去學(xué)習(xí)，不斷提高口頭表達能力和書面表達能力。只有在自己對文秘工作感興趣的時候，才會坐得下來、靜得下心、鉆得進去地去學(xué)習(xí)有關(guān)知識，培養(yǎng)深厚的文化底蘊及過硬的功夫，以勝任崗位工作的要求。
當(dāng)然，興趣愛好有人是先天賦予的，有人是靠后天培養(yǎng)的，文秘工作者可以通過結(jié)識一些有語言文字表達能力特長的朋友、加入興趣小組或作家協(xié)會、多讀書看報、多給報紙雜志投稿、多參加各類征文比賽活動等方式，向朋友學(xué)習(xí)、向社會學(xué)習(xí)、向書本學(xué)習(xí)，通過獲得作品發(fā)表或獲獎的機會，包括取得語言文字表達能力的不斷提升等來得到正面激勵、贏得社會尊重，反過來再不斷培養(yǎng)學(xué)習(xí)的興趣愛好，激發(fā)求知欲，形成良性循環(huán)的局面。
(二)培養(yǎng)工作興趣，把枯燥的工作變成自己的興趣愛好
心理學(xué)家亞伯拉罕.馬斯洛曾經(jīng)寫道：“人類最美麗的命運，最美好的運氣，就是在做自己喜愛的事情的同時獲得報酬?！彼裕?dāng)你喜歡上文秘工作的時候，就會心無旁騖，聚精會神，把注意力的焦點集中在學(xué)習(xí)、寫作上，就會以苦為榮，以苦為樂，投入工作，忘我工作，這樣就會欣喜地聞聽到自己的事業(yè)一天天邁向成功的鏗鏘足音。所以，與文秘工作交朋友，可以使你面對繁重的工作永遠不知疲倦;與文秘工作交朋友，可以使你面對困難和挑戰(zhàn)永遠不會畏懼。
那么，如何才能培養(yǎng)對文秘工作的興趣?筆者之見，就是在勤學(xué)苦練、夯實基本功的基礎(chǔ)上，認真對待辦文辦會辦事，深思熟慮，多出精品，減少失誤，提升價值。試想，當(dāng)自己起草的方案達到預(yù)期成效的時候，當(dāng)自己的工作受到領(lǐng)導(dǎo)表揚的時候，當(dāng)自己的價值得以發(fā)揮的的時候，你會越來越愛上文秘這一行，而且不惜為之奮斗一生。
三、嚴謹務(wù)實，以科學(xué)有序的方法做好文秘工作
要想干好文秘工作，除了上文述及的工作態(tài)度、基本能力修養(yǎng)之外，還要掌握以下幾點工作方式方法和工作技巧。
(一)獨立思考，擯棄盲從心理
一方面，文秘工作者要通過領(lǐng)導(dǎo)的日常言談舉止來洞察了解領(lǐng)導(dǎo)意圖、工作方式方法，力求在思想上和行動上與領(lǐng)導(dǎo)保持步調(diào)一致、達到“同頻共振”。另一方面，文秘工作者還要獨立思考，克服“領(lǐng)導(dǎo)咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，工作要力求想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，要善于提出個人的新見解、新建議，設(shè)身處地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。要做到這一點，就要求文秘人員要多到群眾中去，多聽取群眾對一些事情的議論和看法，多深入基層進行調(diào)查研究，多掌握第一手資料，力求所作決策切中實際，不脫離群眾。
(二)統(tǒng)籌安排，嚴謹細致
面對千頭萬緒的工作，文秘工作者切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。“好記性不如爛筆頭”，以筆者的經(jīng)驗，建議文秘工作者應(yīng)把需要辦理的事情及時登記在工作日志上，做好計劃，區(qū)別輕重緩急，理清思路，這樣才會做到不漏辦、不誤辦、不錯辦，做到事事有回音，件件有著落。
(三)嫉慢如仇，提高效率
文秘工作紛繁復(fù)雜，所以文秘人員最忌存在懶散、拖沓的壞毛病，必須樹立“嫉慢如仇、雷厲風(fēng)行”的工作作風(fēng)，高效率處理工作事物，高效率完成寫作任務(wù)。同時，文秘工作者面對著巨大的工作壓力，如果能夠做到“日事日畢，日清日高”，這也是緩解壓力的最好辦法。起草文件提前交卷，參加會議提前到場，各項事務(wù)及時辦理，這是對于一名合格的文秘工作者的基本要求。
(四)強化執(zhí)行，有令必行
作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘人員必須強化執(zhí)行意識。在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，文秘人員可以提出自己的不同意見，但是一旦領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)決策拍板的事情，一定要千方百計、不折不扣、保質(zhì)保量地去完成，切不可以各種理由去推諉、拖延，要真正做為領(lǐng)導(dǎo)身邊最為堅定的執(zhí)行者。
總之，面對企業(yè)辦公室文秘這樣一個富于挑戰(zhàn)性、艱難性和復(fù)雜性的工作崗位，從業(yè)人員只要努力做到上述三個主要方面的素質(zhì)要求，勤學(xué)苦練，甘于寂寞，心無旁騖，樂于奉獻，事業(yè)發(fā)展的空間必然會無限廣闊，事業(yè)發(fā)展的畫卷必然會異常精彩。
處理事務(wù)是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。隨著社會發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來越廣，復(fù)雜性也越來越強。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當(dāng)、得心?下面是小編為你整理的辦公室秘書崗位職責(zé)，希望對你有用!
辦公室辦會注意的幾個小細節(jié)
根據(jù)個人經(jīng)驗，辦公室在辦會時，要特別注意以下幾個小細節(jié)。
桌簽的擺放。桌簽就是出席會議領(lǐng)導(dǎo)的“名片”，為了表示對領(lǐng)導(dǎo)的尊重，桌簽必須放在領(lǐng)導(dǎo)的正前方，同時還可以起到遮擋講話稿的作用。桌簽擺放要本著“左上右下”的原則。主席臺為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)的桌簽放在正中央，根據(jù)其他與會領(lǐng)導(dǎo)的級別在主要領(lǐng)導(dǎo)的左右依次bsp; 2 主要領(lǐng)導(dǎo) 3 5，主席臺領(lǐng)導(dǎo)為單位數(shù)，擺放示意圖，5 3 主要領(lǐng)導(dǎo) 2 4 6。
麥克風(fēng)的擺放。參加一個會議時，發(fā)現(xiàn)會務(wù)組人員把麥克風(fēng)放在了領(lǐng)導(dǎo)的正前方，這是不對的，因為麥克風(fēng)放在領(lǐng)導(dǎo)正前方，就會擋住領(lǐng)導(dǎo)臉部。麥克風(fēng)要放在領(lǐng)導(dǎo)的一側(cè)，并盡量將話筒圧低，可以和領(lǐng)導(dǎo)衣服領(lǐng)口相平。會議開始之前，要對麥克風(fēng)進行調(diào)試，音量要適中，避免會議期間“炸間”問題。
水杯和煙灰缸的擺放。要放在領(lǐng)導(dǎo)的右手的上方，以方便領(lǐng)導(dǎo)拿取，同時可以避免領(lǐng)導(dǎo)不慎將水杯碰到。為領(lǐng)導(dǎo)添加熱水時，先將暖壺塞取下，一手拿暖壺，一手拿水杯，側(cè)身為領(lǐng)導(dǎo)倒水，不能正對領(lǐng)導(dǎo)，這樣可以不擋住領(lǐng)導(dǎo)視線，也避免熱水濺出，燙傷領(lǐng)導(dǎo)。
同時，在開會時，辦公室工作人員必須坐在離主席臺較近的座位上，以方便領(lǐng)導(dǎo)臨時安排工作。
辦公室秘書崗位工作標準
1 范圍
本標準規(guī)定了廠辦公室秘書崗位的職責(zé)、基本技能、工作內(nèi)容與要求、檢查與考核。 本標準適用于廠辦公室秘書崗位。
2 職責(zé)
2.1 職權(quán)
2.1.1 有權(quán)監(jiān)督各單位報送總結(jié)、計劃和文字材料草稿。
2.1.2 有權(quán)檢查各單位貫徹落實廠長辦公會、常務(wù)會議、干部例會精神情況。
2.1.3 有權(quán)拒絕和制止各部門以廠名義上報或?qū)ν獍l(fā)行不符合行文要求的文字材料，有權(quán)要求有關(guān)部門對不符合行文要求的材料重新擬寫和抄清。
2.1.4 有權(quán)制止各種情況下不符合規(guī)范的企業(yè)形象標志的使用，并責(zé)成使用部門限期糾正。
2.2 職責(zé)
2.2.1 對所辦的文字材料未按時完成及出現(xiàn)差錯負責(zé)。
2.2.2 對未按時完成廠長、黨委書記交辦的任務(wù)負責(zé)。
2.2.3 對企業(yè)形象的管理不力負責(zé)。
2.2.4 對廠長、黨委書記、辦公室主任、副主任交辦的各項任務(wù)未按時完成負責(zé)。
3 崗位人員基本技能
3.1 政策法規(guī)知識 熟悉黨和國家經(jīng)濟建設(shè)方針、政策以及企業(yè)法、電力法等有關(guān)法律、法規(guī)知識。
3.2 專業(yè)技能
3.2.1 具有中專以上文化程度，了解電力生產(chǎn)過程及我廠的各種規(guī)章制度。
3.2.2 具有較高的政策理論水平和較強的文字綜合能力。
3.2.3 熟悉黨的方針政策、本單位的基本情況和每個時期的工作部署和主要工作。
3.2.4 熟練掌握調(diào)查研究的基本功和各類信息的分析、歸納、提煉能力，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策服務(wù)。
3.2.5 具有一定的協(xié)調(diào)和會務(wù)組織能力。
3.3 實際工作能力
3.3.1 熟練掌握公文寫作技能，具有較高的文字綜合能力。
3.3.2 能正確理解國家的政策和上級指示精神，能正確的處理和協(xié)調(diào)工作中的各種關(guān)系。
3.3.3 能正確的理解和領(lǐng)會廠里制定的各項方針政策。 3.3.4 具有較高的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考意見。
3.3.5 具有一定的組織、協(xié)調(diào)能力，在工作中善于協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，使之能齊心合力的完成各項工作。
4 工作內(nèi)容要求與方法
4.1 嚴格執(zhí)行《一般干部通用標準》。
4.2 在辦公室主任、副主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)本單位的文字綜合工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，做好督辦、催辦工作，做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
4.3 負責(zé)起草本單位季度、年度工作總結(jié)和工作計劃。
4.4 負責(zé)廠長、黨委書記或其他廠領(lǐng)導(dǎo)代表廠部或黨委講話的文稿起草工作。
4.5 負責(zé)本單位文件的審核，以及信息的收集、編發(fā)工作。
4.6 參加廠務(wù)會議以及其他重要會議，做好會議記錄。
4.7 負責(zé)對各部門起草的、以本單位名義上報或下發(fā)的材料的審核。
4.8 做好調(diào)查研究和信息搜集工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
4.9 負責(zé)企業(yè)形象的管理，指導(dǎo)廠各單位使用廠標志和形象。
5 檢查與考核
5.1 按本標準檢查與考核。
5.2 按《一般干部通用標準》檢查與考核。
5.3 本標準執(zhí)行情況由辦公室主任、副主任負責(zé)檢查與考核。
5.4 考核結(jié)果按有關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。
辦公室文書崗位工作標準
1 范圍
本標準規(guī)定了廠辦公室文書崗位的職責(zé)、基本技能、工作內(nèi)容與要求、檢查與考核。 本標準適用于廠辦公室文書崗位。
2 職責(zé)
2.1 職權(quán)
2.1.1 有權(quán)拒絕使用、開具不合規(guī)定的印信。
2.1.2 有權(quán)催辦文件的傳閱。
2.1.3 有權(quán)對發(fā)文簽批手續(xù)不全的文件提出意見。
2.2 責(zé)任
2.2.1 對收發(fā)文的登記與歸檔工作不及時負責(zé)。
2.2.2 對廠印信管理工作失誤負責(zé)。 2.2.3 負責(zé)辦公用品保管及閱覽室管理不力工作。
2.2.4 對傳真的收發(fā)、收文的報批及傳閱工作不及時負責(zé)。
3 崗位人員基本技能
3.1 政策法規(guī)知識 熟悉黨和國家經(jīng)濟建設(shè)方針、政策以及企業(yè)法、電力法等有關(guān)法律、法規(guī)知識。
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